IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO. (Aggiornamento d.lgs 26 agosto 2016, n. 179)

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1 IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO (Aggiornamento d.lgs 26 agosto 2016, n. 179)

2 Dalla scrittura al documento informatico Numerosi sono i linguaggi, i supporti ed i mezzi di scrittura che si sono succeduti nel tempo: non sempre si è scritto con gli stessi segni grafici, non sempre si è scritto sulla carta, non sempre si è scritto con l inchiostro, con la penna e con la mano3, ma il valore riconosciuto alla scrittura è stato sempre simile. Con l avvento dell informatica e del computer, ci siamo trovati di fronte ad un nuovo tipo di scrittura, quella elettronica, dove il flusso degli elettroni nel computer è il nuovo inchiostro, i bits il nuovo alfabeto e la memoria della macchina la nuova carta 4. Ma la scrittura elettronica non è, come da alcuni sostenuto, un tertium genus rispetto alle altre forme d espressione tradizionali (scritta e verbale): l importante è che il documento, comunque scritto, lasci consapevolmente una traccia duratura e, dunque, leggibile della dichiarazione ivi contenuta, tanto al momento in cui la si scrive, quanto a distanza di tempo: il tipo di alfabeto e il supporto usato non contano. La scrittura si è, quindi, evoluta e con essa si è evoluto anche il documento ossia l elemento dalla lettura del quale è possibile recepire un dato significativo5.

3 Possiamo dunque oggi parlare di documento analogico : documento emesso secondo i metodi tradizionali su carta, pellicole fotografiche, cassette o nastri magnetici. documento digitale: composto da un insieme di cifre - bit - utilizzate in una precisa sequenza, così da assumere un determinato significato e memorizzate su di un supporto elettronico, magnetico o ottico. documento informatico: il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; (art.1 comma p) del CAD)

4 Dalla scrittura al documento informatico Codice Civile: atto pubblico scrittura privata Codice dell Amministrazione Digitale: il documento informatico sprovvisto di firma; il documento informatico con firma elettronica semplice; il documento informatico con firma elettronica avanzata; il documento informatico con firma elettronica qualificata; il documento informatico con firma digitale.

5 Il documento informatico Il comma 1-bis dell articolo 20 del Codice dell Amministrazione Digitale recita: L idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.

6 La firma elettronica consiste in qualsiasi marcatura elettronica che indichi l identità di un soggetto da considerarsi firmatario del documento. A titolo meramente esemplificativo, possono essere definite come firme elettroniche l abbinamento user id - password, tecnologie biometriche quali la scannerizzazione della retina, tecnologie crittografiche e qualunque altro strumento in grado di adempiere alla funzione sopra descritta. La differenza fondamentale che intercorre tra le diverse tipologie di firma elettronica è rappresentata, oltre che dalla tecnologia utilizzata, anche dalla loro maggiore o minore capacità di assicurare la presenza di tutti gli elementi richiesti per garantire la manifestazione di volontà da parte del soggetto firmatario, nonché l integrità e l immodificabilità del documento così firmato

7 La firma elettronica semplice Art.3, comma 10 dell EIDAS (già art.1 lettera q del CAD) l insieme dei dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare compiti di authentication, può essere costituita da una password, una firma scannerizzata o una firma biometrica Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza, integrità ed immodificabilità

8 La firma elettronica AVANZATA Art.26 dell EIDAS (già art. 1, comma 1, lettera q-bis del CAD) Una firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti: a)è connessa unicamente al firmatario; b)è idonea a identificare il firmatario; c) è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; d) è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l identificazione di ogni successiva modifica di tali dati Il comma 2 dell art. 21 del CAD riconosce al documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata l efficacia prevista dall articolo 2702 del codice civile. L efficacia probatoria è, dunque, equivalente alla scrittura privata fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni ivi contenute fino a querela di falso se riconosciuta da parte dell autore, o meglio del titolare della firma elettronica utilizzata.

9 La firma elettronica AVANZATA Art.26 dell EIDAS (già art. 1, comma 1, lettera q-bis del CAD) Art Efficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

10 La firma elettronica QUALIFICATA art. 3 dell EIDAS (già art. 1, comma 1 lettera r) del CAD) una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche una firma elettronica avanzata: certificata da terze parti fidate basata su un certificato qualificato realizzata attraverso un mezzo sul quale il firmatario può conservare il controllo esclusivo (TOKEN, SMART CARD, ETC.) Disconoscimento richiede querela di falso e soddisfa il requisito della forma scritta ex art punti da 1 a 12 del Codice Civile (comma 2-bis dell art. 21 del CAD)

11 La firma elettronica QUALIFICATA art. 3 dell EIDAS (già art. 1, comma 1 lettera r) del CAD) Art Atti che devono farsi per iscritto. Devono farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità: 1) i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili; 2) i contratti che costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili, il diritto di superficie, il diritto del concedente e dell'enfiteuta; 3) i contratti che costituiscono la comunione di diritti indicati dai numeri precedenti; 4) i contratti che costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione; 5) gli atti di rinunzia ai diritti indicati dai numeri precedenti; 6) i contratti di affrancazione del fondo enfiteutico; 7) i contratti di anticresi; 8) i contratti di locazione di beni immobili per una durata superiore a nove anni; 9) i contratti di società o di associazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo indeterminato; 10) gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie salve le disposizioni relative alle rendite dello Stato ; 11) gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari; 12) le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai rapporti giuridici menzionati nei numeri precedenti; 13) gli altri atti specialmente indicati dalla legge.

12 Certificati di firma elettronica QUALIFICATA art. 28 del CAD Art In aggiunta alle informazioni previste nel Regolamento eidas, fatta salva la possibilità di utilizzare uno pseudonimo, nel certificato di firma elettronica qualificata può essere inserito il codice fiscale. Per i titolari residenti all'estero cui non risulti attribuito il codice fiscale, si può indicare il codice fiscale rilasciato dall'autorità fiscale del Paese di residenza o, in mancanza, un analogo codice identificativo univoco, quale ad esempio un codice di sicurezza sociale o un codice identificativo generale. 3. Il certificato di firma elettronica qualificata può contenere, ove richiesto dal titolare o dal terzo interessato, le seguenti informazioni, se pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per il quale il certificato è richiesto: a) le qualifiche specifiche del titolare, quali l'appartenenza ad ordini o collegi professionali, la qualifica di pubblico ufficiale, l'iscrizione ad albi o il possesso di altre abilitazioni professionali, nonché poteri di rappresentanza; b) i limiti d'uso del certificato, inclusi quelli derivanti dalla titolarità delle qualifiche e dai poteri di rappresentanza di cui alla lettera a) ai sensi dell'articolo 30, comma 3; c) limiti del valore degli atti unilaterali e dei contratti per i quali il certificato può essere usato, ove applicabili. 3-bis. Le informazioni di cui al comma 3 possono essere contenute in un separato certificato elettronico e possono essere rese disponibili anche in rete. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite le modalità di attuazione del presente comma, anche in riferimento alle pubbliche amministrazioni e agli ordini professionali.

13 Requisiti per la convalida delle firme elettroniche qualificate art. 32 EIDAS 1. Il processo di convalida di una firma elettronica qualificata conferma la validità di una firma elettronica qualificata purché:.. g) l integrità dei dati firmati non sia stata compromessa; h) i requisiti di cui all articolo 26 fossero soddisfatti al momento della firma; 2. Il sistema utilizzato per convalidare la firma elettronica qualificata fornisce alla parte facente affidamento sulla certificazione il risultato corretto del processo di convalida e le consente di rilevare eventuali questioni attinenti alla sicurezza

14 La firma elettronica DIGITALE art. 1, comma 1 lettera S) del CAD un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici cifrario asimmetrico: 2 chiavi diverse: 1 per cifrare (chiave diretta), 1 per decifrare (chiave inversa).

15 La firma elettronica DIGITALE sistema a doppia chiave Le proprietà fondamentali di un tale sistema sono: non si può decifrare il testo con la stessa chiave usata per cifrarlo; le due chiavi sono generate con la stessa procedura e correlate univocamente; In tal modo, una delle due chiavi può essere resa pubblica, mentre l altra deve essere mantenuta segreta.

16 La firma elettronica DIGITALE procedimento cifrare solo un brevissimo riassunto del testo stesso (procedura di hash) che produce pochi caratteri (digest) (giochiamo con hash ) Si cifra il digest e lo si associa al documento Se la decifra con chiave pubblica fornisce un digest = a quello che si produce con la stessa procedura di hash applicata al testo in chiaro OK

17 Documento informatico con FIRMA AUTENTICATA art. 25 del CAD L autenticazione della firma elettronica, anche mediante l acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata, consiste nell attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l ordinamento giuridico. CARATTERISTICHE: attestazione da parte del pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare previo accertamento dell identità (CLASSICO) attestazione da parte del pubblico ufficiale sulla validità del certificato rilasciato al titolare della firma (NUOVO) attestazione da parte del pubblico ufficiale che il documento non è in contrasto con l ordinamento giuridico

18 La firma elettronica DIGITALE

19 Posta Elettronica Certificata PEC cato non averla Dal 1º luglio 2013 le comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione devono avvenire solo via posta elettronica certificata (PEC), non essendo più accettate le comunicazioni in forma cartacea. La posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. AGID

20 Posta Elettronica Certificata PEC cato non averla Un messaggio di posta elettronica certificata (PEC) è uguale a una raccomandata (D.Lgs. 185/2008). Il mittente riceve le stesse prove della classica raccomandata, cioè la ricevuta di spedizione e quella di consegna ( avviso di ricevimento ). Solo, invece di averle su carta, si trovano dentro la posta elettronica.

21 Posta Elettronica Certificata PEC cato non averla E se spedisco a una casella non PEC? Anche in questo caso, il mittente ha dei vantaggi sulla normale posta elettronica. Il mittente riceve infatti quanto meno la ricevuta di invio, che testimonia la data e l ora di spedizione, e il destinatario.

22 PEC: problemi PEC cato non averla Cosa non viene garantito dalla PEC? La lettura del messaggio Orari di ricezione Che tu ci sia o no chi ti ha spedito la PEC ha in mano una ricevuta.. Le PEC sono documenti informatici Conservazione.

23 PEC: ATTENZIONE!! ART 1 NUOVO CAD 1-ter. Ove la legge consente l'utilizzo della posta elettronica certificata è ammesso anche l'utilizzo di altro servizio elettronico di recapito certificato.

24 DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 art. 61 d.lgs. 179/2016 «. fino all adozione del suddetto decreto ministeriale, l obbligo per le amministrazioni pubbliche di adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti, di cui all articolo 17 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014, è sospeso, salva la facoltà per le amministrazioni medesime di adeguarsi anteriormente

25 DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014

26 Documento informatico art.3 formazione 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

27 Documento informatico art.3 formazione memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi Caratteristiche di immodificabilità ed integrità

28 Documento informatico art.3 formazione Immodificabilità ed integrità Per lettera a) [redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software] a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione

29 Documento informatico art.3 formazione Immodificabilità ed integrità Per lettera b) [acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico] le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.

30 Documento informatico art.3 formazione Immodificabilità ed integrità Per lettera c e d) [uno o più database ] le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di registrazione dell esito della medesima operazione e dall applicazione di misure per la protezione dell integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione

31 Documento informatico art.3 formazione 7. Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale (se non c e scritto dentro il file ) 8. L evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell allegato 2 (DOCX, HTML, PDF,...) (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG,...) (MP3, WAV,...) (MPG, MPEG, AVI, WMV,...) (EXE,...) (SMTP/MIME, )

32 Documento informatico art.3 formazione Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita. La scelta tra i formati dipende dalle caratteristiche proprie del formato e dei programmi che lo gestiscono. Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1. apertura 2. sicurezza 3. portabilità 4. funzionalità 5. supporto allo sviluppo 6. diffusione

33 Documento informatico art.3 formazione 9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L insieme minimo dei metadati, come definiti nell allegato 5 al presente decreto, è costituito da: a) l identificativo univoco e persistente; b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l eventuale destinatario; f) l impronta del documento informatico.

34 Documento informatico art.4 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (scansione) 1.La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all art. 22, commi 2 e 3, del Codice è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell originale e della copia. 3. Laddove richiesta dalla natura dell attività, l attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato

35 Documento informatico art.5 Duplicati informatici di documenti informatici 1. Il duplicato informatico di un documento informatico di cui all art. 23 -bis, comma 1, del Codice è prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.

36 Documento informatico art.5 Copie e estratti informatici di documenti informatici (p.es. OCR, Save As ) 1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico di cui all art. 23 -bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso l utilizzo di uno dei formati idonei di cui all allegato 2 al presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell originale e della copia. 2. La copia o l estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

37 Documento informatico art.5 Copie e estratti informatici di documenti informatici (p.es. OCR, Save As ) 3. Laddove richiesta dalla natura dell attività, l attestazione di conformità delle copie o dell estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L attestazione di conformità delle copie o dell estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

38 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione 2. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell art. 40, comma 1, del Codice, formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 bis, 40-bis e 65 del Codice.

39 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione ART. 5-BIS: Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche via telematica Art. 47. Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni comunicazione tra pubbliche amministrazioni via MAIL (o cooperazione applicativa) comunicazioni tra PA e propri dipendenti via MAIL Art. 6-ter: Le amministrazioni pubbliche devono avere un indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l'invio di documenti a tutti gli effetti di legge tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e i privati. Art. 65. Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica 1. Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni sono valide: (1) a) se sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata (2) b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della CIE o CNS ; c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo 64, comma 2, SPID c-bis) ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell'articolo 6, comma 1, secondo periodo)

40 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione Art. 65. Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica 1. Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni sono valide: (1) a) se sottoscritte mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore qualificato; b) ovvero, quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), nonché attraverso uno degli altri strumenti di cui all'articolo 64, comma 2-novies, nei limiti ivi previsti; (CIE+CNS) c) ovvero sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d'identità; c-bis) ovvero se trasmesse dall'istante o dal dichiarante mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell'articolo 6, comma 1, secondo periodo. Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l'uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributario.

41 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione 3. Il documento amministrativo informatico, di cui all art 23 - ter del Codice, formato mediante una delle modalità di cui all art. 3, comma 1, del presente decreto, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all art. 53, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all art. 40, comma 4, del Codice, con le modalità descritte nel manuale di gestione.

42 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione 5. Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui all art. 3, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al comma 3.

43 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.9 formazione 7. Al documento amministrativo informatico viene associato l insieme minimo dei metadati di cui all art. 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono contenere al proprio interno o avere associati l insieme minimo dei metadati di cui all art. 3, comma 9, come descritto nel manuale di gestione 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile a) l identificativo univoco e persistente; b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l eventuale destinatario; f) l impronta del documento informatico.

44 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.10 Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici 1. Fatto salvo quanto previsto all art. 4, l attestazione di conformità, di cui all art. 23 -ter, comma 3, del Codice, della copia informatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla pubblica amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del funzionario delegato. 2. L attestazione di conformità di cui al comma 1, anche nel caso di uno o più documenti amministrativi informatici, effettuata per raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell originale e della copia, può essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l impronta di ogni copia. Il documento informatico prodotto è sottoscritto con firma digitale o con fi rma elettronica qualifi cata del funzionario delegato

45 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.11 Trasferimento nel sistema di conservazione 1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale: a) provvede a generare, per uno o più documenti informatici, un pacchetto di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il responsabile della conservazione e previsti dal manuale di conservazione; b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in conformità con le norme vigenti in materia, con il sistema di classificazione e con il piano di conservazione, i tempi entro cui i documenti debbono essere versati in conservazione; c) verifica il buon esito dell operazione di versamento tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.

46 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.12 Misure di sicurezza 1. Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale predispone, in accordo con il responsabile della sicurezza e il responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell ambito del piano generale della sicurezza ed in coerenza con quanto previsto in materia dagli articoli 50 -bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall Agenzia per l Italia digitale. Le suddette misure sono indicate nel manuale di gestione.

47 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.13 Formazione fascicoli informatici 1. I fascicoli di cui all art. 41 del Codice e all art. 64, comma 4, e all art. 65 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l insieme minimo dei metadati indicati al comma 2 ter del predetto art. 41 del Codice,.. 2-ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione: a) dell'amm. titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell'oggetto del procedimento; e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2- quater. e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo.

48 Documento AMMINISTRATIVO informatico art.14 Formazione dei registri e repertori informatici 1. Il registro di protocollo e gli altri registri di cui all art. 53, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, i repertori, gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico in luogo dei registri cartacei di cui all art. 40, comma 4, del Codice sono formati ai sensi dell art. 3, comma 1, lettera d). 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

49 Protocollo Informatico D.P.C.M (Regole tecniche in materia di protocollo informatico) SCADENZA !!! a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento (art. 50 del TUDA); b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; d) adottare il manuale di gestione; e) definire i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal DPR 445/2000.

50 Protocollo Informatico Cosa devo registrare? (Art.52 DPR 445/2000) - i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione; - tutti i documenti informatici; - le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica; - le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata; - le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica; ricordate????

51 Protocollo Informatico Registro Giornaliero di Protocollo SCADENZA !!! (Art.52 DPR 445/2000): il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo. (Art.7, comma 5 DPCM ) (Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico): «5. Il registro giornaliero di protocollo e' trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilita' del contenuto.» REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO: registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l identificazione univoca del documento informatico all atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti

52 Protocollo Informatico Registro Giornaliero di Protocollo CONTENUTO Il registro giornaliero di protocollo deve contenere, in modo ordinato e progressivo, l elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno, che sono: a) il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema; b) la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti; d) l oggetto del documento; e) la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica; g) indicazione del registro nell ambito del quale è stata effettuata la registrazione

53 Protocollo Informatico Registro Giornaliero di Protocollo PROCESSO DI CONSERVAZIONE

54 Protocollo Informatico Registro Giornaliero di Protocollo metadati 1. Identificativo univoco e persistente 2. Data di chiusura (data di creazione del registro) 3. Soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale; qualora il registro è generato automaticamente dal sistema informatico, il nome dell operatore può essere sostituito dall indicazione della denominazione di tale sistema) 4. Soggetto produttore 2 (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale) 5. Destinatario (Nome, Cognome, Codice fiscale se disponibile) 6. Impronta del documento informatico 7. Codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA) 8. Denominazione dell amministrazione 9. Codice identificativo dell'area organizzativa omogenea

55 Protocollo Informatico Registro Giornaliero di Protocollo metadati 10. Responsabile (Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale) 11. Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. Registro giornaliero di protocollo, Registro giornaliero delle modifiche di protocollo, ecc.) 12. Codice identificativo del registro 13. Numero progressivo del registro 14. Anno 15. Numero della prima registrazione effettuata sul registro 16. Numero dell ultima registrazione effettuata sul registro 17. Data della prima registrazione effettuata sul registro 18. Data dell ultima registrazione effettuata sul registro. Sarà cura dell Ente individuare ulteriori metadati (ad es. metadati di profilo archivistico, organizzativo, ecc.) da associare al documento informatico in oggetto. A tal proposito si ricorda che nel manuale di gestione devono essere riportati i metadati definiti per ogni tipologia di documento.

56 CONSERVAZIONE DIGITALE Proteggere nel tempo gli archivi digitali prodotti dalle pubbliche amministrazioni, impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione Consentire l accesso controllato a dati, documenti e informazioni e la diffusione degli stessi per fini amministrativi e di ricerca; tutelare e valorizzare la memoria storica Conservare è Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti Predisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi

57 Conservazione digitale DPCM 3 dicembre art.1 3. Il sistema di conservazione garantisce l accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico.

58 CONSERVAZIONE DIGITALE QUALI SONO GLI OGGETTI INFORMATICI DA SOTTOPORRE ALLE ATTIVITA DI CONSERVAZIONE? FASCICOLI informatici DOCUMENTI (amministrativi) informatici

59 Conservazione digitale art.4 «oggetti della conservazione» 1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento; b) pacchetti di archiviazione; c) pacchetti di distribuzione. 2. Ai fini dell interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4, almeno per la gestione dei pacchetti di archiviazione.

60 Conservazione digitale DPCM 3 dicembre art.6 RUOLI Produttore: persona fisica o giuridica che trasmette i documenti da conservare mediante pacchetti di versamento. Nelle PA solitamente si identifica con il Responsabile della gestione documentale ( ricordate?? ) Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato Utente: persona fisica o giuridica che richiede l accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire dati, documenti e informazioni Produttore Sistema di conservazione Utente Responsabile della conservazione

61 Conservazione digitale PRODUTTORE: COSA FA?? Concorda con il conservatore gli elementi contenuti nel manuale di conservazione (tipologie documentali, tempi di versamento e conservazione, formati e metadati descrittivi) Definisce le modalità di colloquio con il conservatore e di generazione del Pacchetto di versamento Produce il Pacchetto di versamento contenente i documenti e i relativi metadati descrittivi Invia il Pacchetto di versamento al conservatore e verifica l esito della procedura di trasferimento (accettazione o rifiuto)

62 Conservazione digitale RESPONSABILE CONSERVAZIONE (art.6) 5. Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell art Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. 8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

63 Conservazione digitale RESPONSABILE CONSERVAZIONE (art.7) 1. Il responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi.. oltre che con il responsabile della gestione documentale a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

64 Conservazione digitale RESPONSABILE CONSERVAZIONE (art.7) g) al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell art. 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all art. 8 e ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

65 Conservazione digitale RESPONSABILE CONSERVAZIONE (art.7) 3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. 4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

66 Conservazione digitale MANUALE DI CONSERVAZIONE (art.8) a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

67 Conservazione digitale MANUALE DI CONSERVAZIONE (art.8) i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; (cosa succede dopo il tempo di retention?) k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; (conservazione dei documenti analogici originali unici) l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti. (cfr. SIA ) ( Comune di Segonzano )

68 Conservazione digitale PROCESSO DI CONSERVAZIONE (art.9) a) l acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; b) la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato all art. 11 [formati ]; c) il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie; d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; e) l eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4 e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione;

69 Conservazione digitale PROCESSO DI CONSERVAZIONE (art.9) g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente; [può essere richiesta anche da remoto con apposita autenticazione ] h) ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione; i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; j) la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all art. 11, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; k) lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore;

70 Conservazione digitale MA QUANTO FIRMA IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE?? e) l eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4 e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; g) la preparazione e la sottoscrizione con fi ma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente; [può essere richiesta anche da remoto con apposita autenticazione ]

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