G2 Comunicazione fatture emesse/ricevute DigitalHub

Transcript

1 Comunicazione fatture emesse/ricevute () checklist per la preparazione della Comunicazione dati fatture emesse/ricevute OPERAZIONI 1) Operazioni PRELIMINARI preliminari - a) Anagrafica società I dati obbligatori dell'anagrafica società (GES2DI) ai fini della presentazione della "Comunicazione fatture emesse/ricevute" sono: codice fiscale e partita iva nella pagina "Generale" se la società è "persona fisica " compilare il codice fiscale nella pagina generale e si consiglia di completare il riquadro "persona fisica" indicando: cognome, nome, sesso, data di nascita, comune o stato estero di nascita, provincia del comune (se estero EE) (questi dettagli non sono necessari per la "Comunicazione fatture emesse/ricevute", ma si consiglia di completarli perchè necessari per altri adempimenti fiscali) Dichiarante diverso dal contribuente (pagina "telematico"); se il contribuente è una società (diversa da persona fisica), occorre indicare in questa sezione il rappresentante legale, socio amministratore o simile, indicando anche il tipo di carica all'interno della società: codice carica compilare il codice fiscale firmatario e si consiglia di completare anche i dati cognome, nome, sesso, data di nascita, comune o stato estero di nascita, provincia del comune (se estero EE); g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 1 di 15

2 se il dichiarante è una società che presenta la Comunicazione per conto di un altro contribuente, compilare il campo "Partita iva dichiarante" (è obbligatorio compilare questo campo in caso di "codice carica" = 9). Se si trasmette la Comunicazione attraverso Digital Hub con firma digitale automatica, occorrerà indicare il legale rappresentante della società nei parametri "dichiarante diverso dal contribuente" (campo cod.fisc.firmatario) e il relativo "codice carica"; in questo caso il radio-button "comunicazione polivalente" andrà selezionato come "persona fisica". N.B.: porre particolare attenzione all'indicazione dei codici fiscali e delle partite IVA che devono essere dati formalmente corretti e registrati in Anagrafe Tributaria, pena lo scarto della comunicazione. OPERAZIONI PRELIMINARI - b) Codici IVA Nella gestione dei codici iva (GES1IV) ha particolare importanza ai fini della presentazione telematica della "Comunicazione fatture emesse/ricevute" l'indicazione della "natura IVA" (pagina "Telematici " della tabella codici iva). E' necessario sistemare correttamente i codici IVA utilizzati per le registrazioni effettuate nel periodo da presentare. N.B.: con l'installazione degli aggiornamenti Gestionale2 se non viene trovato impostato il campo "natura IVA" sulla tabella, viene effettuata una alimentazione automatica dello stesso sulla base delle caratteristiche impostate sul codice IVA; lo schema seguito per l'attribuzione automatica della natura iva è il seguente: se il codice iva è contrassegnato come "reverse charge", "Natura iva" viene impostato a "N6. Inversione contabile" se il valore della colonna della comunicazione clienti/fornitori è impostato a "4", "Natura iva" assume il valore "N5. Regime margine/iva non esposta" g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 2 di 15

3 se la percentuale del codice iva in esame NON è zero, allora "Natura Iva" viene impostato a "[imponibile]". se nessuna delle precedenti condizioni si verifica, allora sarà valutato il campo "Tipo operazione exblacklist" e "Natura iva" assumerà i seguenti valori: - per "Tipo operazione ex-blacklist" a "Non imponibile", "Natura iva" diventa "N3. Non imponibili" - per "Tipo operazione ex-blacklist" a "Esente", "Natura iva" diventa "N4. Esenti" - per "Tipo operazione ex-blacklist" a "Non soggetta", "Natura iva" diventa "N2. Non soggette" - per "Tipo operazione ex-blacklist" a "Fuori campo", "Natura iva" diventa "N1. Escluse ex art. 15" - per "Tipo operazione ex-blacklist" a "Imponibile", "Natura iva" diventa "[Imponibile]". Nonostante il recupero e l'automatica attribuzione della natura IVA, consigliamo comunque di scorrere i codici IVA per effettuare una verifica del corretto abbinamento. l campo "natura IVA " deve essere valorizzato per tutti i codici IVA presenti nella tabella utilizzati per le registrazioni effettuate nel periodo da presentare. La natura deve essere valorizzata per le operazioni che non comportano l'esposizione dell'iva in fattura, per cui deve essere specificato il "motivo" per il quale l'imposta non è stata indicata. In tutti gli altri casi (codice IVA con percentuale di assoggettamento) si dovrà indicare nel campo "natura iva" in Gestionale2 il valore "Imponibile". A titolo indicativo (ma in caso di dubbi è necessario consultare il proprio consulente fiscale per individuare le corrette casistiche gestite ), elenchiamo i possibili abbinamenti per particolari operazioni: - acquisti in reverse charge = N6 (le fatture andranno indicate una sola volta nella sezione dei documenti ricevuti compilando anche i campi "imposta" e "aliquota") - acquisti intracomunitari non imponibili = N3 - acquisti intracomunitari esenti = N4 - prestazioni di servizi nei confronti di soggetti extra-ue = N2 - cessioni intracomunitarie = N3 - operazioni in split payment = Imponibili (verranno comunicate con "aliquota" e "imposta" ma con anche l'indicazione del campo "esigibilità" impostato a "S", ovvero "scissione dei pagamenti") g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 3 di 15

4 Il campo "beni / servizi " è importante che sia correttamente valorizzato per i codici che vengono utilizzati per le registrazioni di acquisti intracomunitari; se non è possibile individuare una causale contabile specifica per l'identificazione di "fatture acquisto intracomunitario beni (TD10)", diversa da "fatture acquisto intracomunitario servizi (TD11)", per stabilire a quale delle due tipologie attribuire la fattura verrà preso in considerazione il maggior imponibile del castelletto associato a codici IVA = beni o servizi. OPERAZIONI PRELIMINARI - c) Causali contabili Nella gestione delle causali contabili (GES1CO) ha particolare importanza ai fini della presentazione telematica della "Comunicazione fatture emesse/ricevute" l'indicazione del "tipo documento" (pagina "Telematici " della tabella codici causali). Il campo definisce la codifica utilizzata nella produzione del file XML per la trasmissione telematica della Comunicazione fatture emesse/ricevute ma anche nella produzione del file xml delle Fatture elettroniche PA e B2B. Il campo "tipo documento" deve essere valorizzato per i codici causali presenti nella tabella utilizzati per le registrazioni effettuate nel periodo da presentare. Risulta disabilitato quando il campo della tab "generale" "Attività" risulta non impostato, oppure in caso di "tipo registro" = "corrispettivi" o "ventilazione". In tutti gli altri casi attribuire il corretto tipo documento in base alle caratteristiche della causale, e in caso di dubbi consultare il proprio consulente fiscale per individuare le corrette casistiche gestite N.B.: con l'installazione degli aggiornamenti Gestionale2 se non viene trovato impostato il campo "tipo documento" sulla tabella, viene effettuata una alimentazione automatica dello stesso sulla base dell'attributo parametrico utilizzato per la fatturazione elettronica PA/B2B (se gestito). g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 4 di 15

5 Nonostante il recupero e l'automatica attribuzione del "tipo documento", consigliamo comunque di scorrere i codici causali per effettuare una verifica del corretto abbinamento. In linea generale si segnala: indicare "Nessuno" se i documenti con questa causale NON devono essere trasmessi all'agenzia delle Entrate (es. per causali AUTOFATTURE relative alla registrazione su registro vendite) i tipi documento TD02, TD03, TD06 non vengono trasmessi nella comunicazione all'agenzia delle Entrate. Inoltre: "autofatture ", ovvero quelle fatture emesse dal cessionario/committente nei casi in cui non abbia ricevuto la fattura di acquisto (vengono registrate sia sul registro vendite che sul registro acquisti); queste autofatture non vanno presentate con le fatture "emesse" ma vanno presentate con le sole fatture "ricevute", in maniera da non "duplicare" i dati trasmessi; abbinare quindi il corretto "tipo documento" (es. TD01 - Fattura) solo sulla causale che prevede la stampa del movimento di primanota sul registro degli acquisti, e lasciare "nessuno" nel tipo documento della causale che prevede la stampa sul registro vendite. "autofatture intra"e "reverse charge", seguono la stessa logica delle "autofatture" citate al punto precedente: in caso di acquisto intracomunitario, la fattura ricevuta ai sensi degli articoli 38 e seguenti del decreto-legge n. 331/1993 va integrata con l IVA e quindi registrata sia tra le fatture emesse che tra quelle di acquisto. Analogamente avviene nel caso di prestazione di servizi rese da soggetti passivi comunitari a soggetti passivi italiani. Ai fini della trasmissione della comunicazione, i dati di tali fatture devono essere riportati una sola volta nella specifica sezione dei documenti ricevuti, valorizzando l elemento "Natura" con il codice "N6" (inversione contabile/reverse charge) e compilando sia il campo "imposta" che il campo "aliquota". Abbinare quindi il corretto "tipo documento" (es. TD01 - Fattura) solo sulla causale che prevede la stampa del movimento di primanota sul registro degli acquisti, e lasciare "nessuno" nel tipo documento della causale che prevede la stampa sul registro vendite. per le "fatture intra", se è possibile farlo, abbinare il corretto tipo documento "TD10" in caso di acquisto intracomunitario di beni e "TD11" in caso di acquisto intracomunitario di servizi. Se non è possibile attribuire univocamente la codifica di "beni" o "servizi" alla singola causale, è possibile abbinare il codice generico "TD01 Fattura" che verrà intercettato da Gestionale2 al momento della creazione del file telematico e se attribuito ad una fattura acquisto con fornitore appartenente ad una nazione CEE (codice ISO), verrà tradotto in TD10 o TD11 sulla base del maggior imponibile nel castelletto IVA attribuito a codici iva di tipo "beni" o "servizi". eventuali causali dedicate alle registrazioni delle "schede carburanti" non devono essere presentate e quindi devono essere lasciate abbinate al tipo documento "nessuno". se sono stati registrati documenti "riepilogativi" (art.6 c1,6 DPR 9/12/1996 n riepilogo documenti inferiori ai 300 ), questi non possono essere trasmessi poichè è richiesta la comunicazione dei dati delle singole fatture che li compongono (indicare "nessuno" come tipo documento per la causale contabile e procedere con l'inserimento manuale delle singole fatture nella comunicazione da trasmettere). g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 5 di 15

6 OPERAZIONI PRELIMINARI - d) Tabella Nazioni Nella gestione della tabella Nazioni (GES1NA) ha particolare importanza ai fini della presentazione telematica della "Comunicazione fatture emesse/ricevute" l'indicazione del "codice ISO" attribuito alla Nazione. E' necessario sistemare correttamente i codici Nazione utilizzati per le registrazioni delle anagrafiche clienti/fornitori. Consigliamo di accedere allo zoom dei codici Nazione e verificare (scorrendo la griglia) di aver attribuito a tutte le Nazioni il proprio codice ISO. g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 6 di 15

7 OPERAZIONI PRELIMINARI - e) Controllo partite iva e codici fiscali Eseguire il programma di controllo partita iva/codici fiscali (programmi UTIIVC e UTIIVF) presente nel menu di Gestionale2, area "sistema" > "archivi" > "utilità" per clienti e per fornitori, e procedere con la correzione delle eventuali anomalie. Il controllo sulla presenza e correttezza degli identificativi fiscali non è da sottovalutare perché è previsto che in fase di accoglimento della Comunicazione, l Agenzia delle Entrate farà controlli specifici e scarterà le Comunicazioni che presentano questo tipo di anomalie. OPERAZIONI PRELIMINARI - f) Anagrafiche clienti e fornitori Escludere dalla presentazione le anagrafiche che non vanno comunicate (esempio "schede carburante" oppure le PA/B2B se passati da Sdi e non si desidera presentarli, oppure i clienti intestatari delle AUTOFATTURE o i clienti GENERICI Intra/reverse charge ricordando però che è anche possibile escludere queste registrazioni a livello di causale contabile, non abbinando il campo "tipo documento"); per escludere una anagrafica accedere alla pagina "parametri generali" e spuntare il checkbox "escludi da Spesometro" verificare che il checkbox "persona fisica" sia attivo soltanto per le anagrafiche che hanno indicato un "nome" e "cognome" negli appositi campi e che hanno compilato solo il codice fiscale (e non la partita iva) per le società verificare che sia indicata una partita iva nella pagina "generale" (se società estera deve essere indicato un identificativo fiscale nell'apposito campo "partita iva estera") se sono compilati i dati della "sede legale" nella pagina "indirizzi" verificare che siano indicati tutti i dati disponibili per l'indirizzo perchè questi prevalgono sull'indirizzo della sede operativa (tab generale) per le registrazioni fatture acquisto "bollette doganali" se non è stato indicato il fornitore "originale" (richiesta impostata nella causale contabile) e quindi è stato registrato il generico fornitore "DOGANA", impostare nella partita iva il codice fittizio (undici volte 9) e non indicare nulla nell'indirizzo (verrà compilato automaticamente con dati "fittizi" indicati dall'agenzia Entrate). Si segnala che questo tipo di registrazioni non saranno più possibili a partire dal 2018 quando sarà obbligatorio presentare la Comunicazione delle "bollette doganali" intestate al fornitore originale e non alla generica anagrafica "dogana". g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 7 di 15

8 OPERAZIONI PRELIMINARI - g) Parametri integrazione Digital Hub / CADI La prima volta che si accede al programma della Comunicazione fatture emesse/ricevute, viene richiesto di completare i parametri di integrazione con Digital Hub o con CADI on-site. Se il portale Digital Hub risulta essere già attivo per il servizio "Fatturazione elettronica PA e B2B" oppure per la "Comunicazione dati liquidazione IVA" dell'azienda Gestionale2, i parametri di collegamento con Digital Hub risulteranno già compilati. Integrazione con Digital Hub, servizio CADIW "Comunicazione fatture emesse/ricevute", con servizio di firma digitale automatica. Spuntare il checkbox "Usa il Digital Hub (CADIW)" e inserire nella tab "Digital Hub " i parametri di connessione al WebService ottenuti con la mail di abilitazione ai servizi Digital Hub. Se la rete aziendale prevede un server proxy per la connessione internet, indicare il nome/indirizzo del server proxy, la porta di dialogo e le credenziali (nome utente e password) per permettere il collegamento web. Il bottone "Prova la connessione " permette di effettuare una connessione di test con Digital Hub allo scopo di controllare se i parametri inseriti sono corretti. Se il test di connessione ha esito positivo, è possibile utilizzare il bottone "Ottieni i servizi di firma digitale disponibili " allo scopo di alimentare la tabella di Gestionale2 con i servizi di firma eventualmente disponibili per l'azienda cedente (contribuente) presente sul portale Digital Hub. Se si vuole attivare la creazione del file di log delle connessioni/disconnessioni/chiamate WebService tra Gestionale2 e, spuntare il checkbox "Produci un file di log". Normalmente il checkbox viene lasciato vuoto poichè non è necessario creare il file di log, ma a scopo di controlli e verifiche può essere richiesta dall'assistenza Gestionale2 l'attivazione di questo checkbox. Spostarsi sulla tab "Comunicazione Fatture " per completare i parametri di configurazione in Gestionale2. Indicare nel campo "Versione XML " il livello richiesto per la creazione del file XML: il numero di versione del file XML è indicato nelle note tecniche distribuite dall'agenzia delle Entrate. g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 8 di 15

9 Se sono disponibili dei servizi di firma digitale automatica su Digital Hub, selezionare la firma da utilizzare per la Comunicazione fatture emesse/ricevute nel campo "Servizio di firma digitale". Per ottenere il caricamento della tabella delle firme digitali in Gestionale2, utilizzare il bottone "Ottieni i servizi di firma digitale disponibili" nella tab "Digital Hub" dei parametri. Se non si indica uno specifico servizio di firma, verranno utilizzate le impostazioni effettuate sull'azienda cedente/contribuente e sull'azienda master di Digital Hub. Confermare le impostazioni dei parametri e proseguire con la Comunicazione fatture emesse/ricevute. COMUNICAZIONE FATTURE EMESSE / RICEVUTE PREPARAZIONE COMUNICAZIONE Eseguite le operazioni preliminari si può procedere con la preparazione della comunicazione 1. Acquisire i dati dalla primanota - Selezionare il periodo che si vuole presentare impostando anno e periodo e spostarsi con il tab - Importare i dati dalla primanota accedendo a Acquisisci dati contabili g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 9 di 15

10 - Dalla finestra che si apre cliccare su Esegui l acquisizione - Se è stato flaggato Mostra elenco fatture scartate verrà mostrata una griglia contenente i documenti che non vengono inclusi nella comunicazione e la motivazione dello scarto. Verificare la correttezza degli scarti e nel caso sistemare e reimportare g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 10 di 15

11 - Uscire dalla finestra di acquisizione e controllare le fatture emesse e ricevute importate - Andare nella tab Trasmissioni, verificare la correttezza dei dati del contribuente e dell eventuale Dichiarante -Cliccare su Anteprima per verificare cosa verrà trasmesso: non esiste modello ministeriale di questa comunicazione e non è stato messo a disposizione il foglio di stile da parte dell Agenzia, per cui se si vuole una stampa di ciò che sarà inviato si consiglia di esportare la griglia dell anteprima in excel g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 11 di 15

12 - Confermando la trasmissione nella griglia Trasmissioni si crea una riga ogni file xml creato e trasmesso: ricordiamo infatti che la comunicazione delle fatture emesse, di quelle ricevute e degli annullamenti devono avvenire con invii separati, così come le rettifiche che possono contenere un solo documento per volta. Inoltre esistono dei limiti sulle dimensioni dei file da creare che possono contenere al massimo 1000 clienti con un massimo di 1000 documenti per ciascun cliente per il file delle fatture emesse, idem per quello delle fatture ricevute. - Selezionare una alla volta tutte le righe di log trasmissione e cliccare su Interroga stato per ricevere la risposta di Scarto o Accettazione g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 12 di 15

13 - Selezionare una alla volta tutte le righe di log trasmissione che hanno ricevuto notifica di esito e cliccare su Informazioni per vedere i motivi dello scarto o avere informazioni ulteriori e protocollare la trasmissione. g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 13 di 15

14 COMUNICAZIONE FATTURE EMESSE / RICEVUTE POSSIBILI OPERAZIONI POST ACCETTAZIONE COMUNICAZIONE - Se fosse necessario RETTIFICARE uno o più documenti inviati e accettati, sarà necessario protocollare la registrazione e poi entrare nel dettaglio del documento e premere RETTIFICA : verrà creato un duplicato del documento che può essere modificato in ogni sua parte prima di essere ricreato e inviato nuovamente. Verrà creato un xml per ogni documento rettificato. - Se fosse necessario ANNULLARE uno o più documenti inviati e accettati, sarà necessario protocollare la registrazione e poi entrare nel dettaglio del documento e premere ANNULLA : il documento verrà predisposto per essere inviato come annullamento del precedente. Verrà predisposto un invio per ogni documento annullato. g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 14 di 15

15 - Se fosse necessario ANNULLARE un intera trasmissione inviata e accettata, sarà necessario protocollare la trasmissione e poi entrare nella riga di log che la identifica e premere ANNULLA : verrà inviato un file xml che annulla la precedente trasmissione. N.B. Anche le trasmissioni di Annullo trasmissione, Annullo documento e Rettifica documento riceveranno notifica di esito che potrà essere letta e protocollata in G2 Clicca qui per consultare il manuale online Gestionale2 Comunicazione fatture emesse/ricevute. Documento aggiornato al 29/08/2017 g2_checklist_comfattemessericevute.doc / Gestionale 2 Zucchetti pag. 15 di 15