Aiuti per l utilizzazione da parte del costruttore di stand del tool logistica

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1 GB Messe und Kongresszentrum Abteilung FM Dokumentname help_standbauer_de_v-1.0.doc Titel Aiuti per l utilizzazione da parte del costruttore di stand del tool logistica Ver. Datum Autor Aktivität Rapp Trans AG Verteiler Indice 1 Scopo e contenuto Istruzioni in breve Prime fasi Registrare nuovi trasporti (notificare) Passare alla visualizzazione Registrare notifica" Spiegazione dei campi di inserimento nella visualizzazione Registrare notifica... 5 Pulsanti blu e loro funzioni Cercare notifica / Seguire i trasporti Passare alla visualizzazione Cercare notifica Ricerca di determinate modifiche Seguire notifiche / i trasporti Stato delle notifiche Stampato il: :08 / JR Pagina 1 di 15

2 1 Scopo e contenuto Questo documento serve a tutti i costruttori di stand come guida all iscrizione online (notifica) dei trasporti utilizzando il nuovo Tool Logistica della Fiera di Basilea (MCH Fiera Svizzera). Nel documento sono descritte le procedure per i login, l iscrizione (notifica) dei trasporti e del procedimento spazio-temporale dalla registrazione alla conclusione del trasporto alla Fiera nella sede di Basilea. Le singole fasi vengono presentate sempre allo stesso modo una schermata con didascalia indicazione della fase seguente descrizione e spiegazione dei campi nella rappresentazione comprese le possibilità di selezione osservazioni 2 Istruzioni in breve Prime fasi Fig. 1: Pagina di iscrizione Fase 1: L iscrizione viene effettuata tramite il Tool Logistica MCH al sito Viene visualizzata la pagina della notifica (fig.1). Fase 2: Fase 3: Scelta della lingua dell utente 1 Login con indicazione del nome utente e della password 2 Fase 4: Iscrizione (cliccare sul pulsante) Pervenite in questo modo alla visualizzazione di base (fig. 2). 3 Gedruckt am: :08 / JR Seite 2 von 15

3 4 Fig. 2: Visualizzazione di base dopo l iscrizione 4 Trovate qui i vostri dati personali. Osservazione In caso di errori nell uso o nei vostri dati rivolgetevi direttamente alla Helpline ( ). Alla prima iscrizione i campi da compilare di questa pagina sono vuoti. Gedruckt am: :08 / JR Seite 3 von 15

4 3 Registrare nuovi trasporti (notificare) 3.1 Passare alla visualizzazione Registrare notifica" 5 Fig. 3: Passare alla visualizzazione Registrare notifica. Passi alla visualizzazione successiva cliccando sul pulsante Registrare notifica. 5 Fig. 4: Visualizzazione di base Registrare notifica Gedruckt am: :08 / JR Seite 4 von 15

5 3.2 Spiegazione dei campi di inserimento nella visualizzazione Registrare notifica 6 7 Fig. 5: Campi di inserimento della visualizzazione Registrare notifica (parte 1) Per notificare un trasporto a MCH Fiera Svizzera (Basilea), si devono compilare i campi spiegati qui di seguito. I campi in rosso devono essere assolutamente compilati (campi obbligatori), i campi in bianco contengono una preimpostazione utilizzata spesso che può essere modificata a seconda delle necessità. I campi in grigio vengono compilati automaticamente con i dati interni del sistema. 6 Inserimento del N. di contatto dello stato per il quale deve essere notificato un trasporto. Osservazione In quanto costruttori di stand vedete tutti i numeri di contratto per i quali lavorate come costruttori di stand. 7 Inserimento del tipo di notifica. Sono possibili gli inserimenti seguenti che significano: Extern_Vollgut_Lieferung (Esterno_merce_fornitura) = fornitura dei contenitori dal vostro deposito all area fieristica (fase di montaggio) Extern_Leergut_Abtransport (Esterno_vuoti_ritiro = Ritiro dei vuoti dall area fieristica e trasporto al vostro deposito (fase di smontaggio) Extern_Leergut_Lieferung (Esterno_vuoti_fornitura) = fornitura dei vuoti dal vostro deposito all area fieristica (fase di smontaggio) Extern_Vollgut_Abtransport (Esterno_merce_ritiro = Ritiro dei contenitori dall area fieristica e trasporto al vostro deposito (fase di smontaggio) Gedruckt am: :08 / JR Seite 5 von 15

6 Fig. 6: Campi di inserimento della visualizzazione Registrare notifica (parte 2) 8 Inserimento del tipo di veicolo. Sono possibili gli inserimenti seguenti che significano: Autovettura Autovettura con rimorchio (auto + rimorchio) Furgone = camioncino con peso totale autorizzato inferiore a 3.5 t Furgone con rimorchio Camioncino = camioncino con peso totale autorizzato tra 3.5 t e 7.5 t Camion = camion con peso totale autorizzato superiore a 7.5 t (soltanto motrice) Camion con rimorchio (camion + rimorchio) Autoarticolato = semirimorchio 9 Inserimento dell altezza Sono possibili le indicazioni seguenti: < 3.5 m = altezza del veicolo inferiore a 3.5 m >3.5 m = altezza del veicolo superiore a 3.5 m 10 Inserimento sdoganamento Sono possibili le indicazioni seguenti che significano: Sì Il veicolo importa in Svizzera dei vuoti non sdoganati dalla zona UE o viceversa. I documenti doganali devono essere presentati alle autorità alla frontiera o in loco a Basilea entro 24 ore. No Il veicolo non trasporta contenitori per i quali sono necessarie pratiche doganali in loco a Basilea. Gedruckt am: :08 / JR Seite 6 von 15

7 11 12 Fig. 7: Campi di inserimento della visualizzazione Registrare notifica (parte 3) 11 Inserimento della data desiderata. La data desiderata si riferisce al giorno al quale i contenitori devono essere consegnati. Sono possibili le indicazioni seguenti: Inserimento della data nel formato gg.mm.aaaa nel campo in rosso oppure cliccando sul simbolo del calendario si apre un calendario. Le cifre in grassetto possono essere selezionate come giornata di trasporto, le altre invece non possono essere selezionate. 12 Inserimento dell orario desiderato L orario desiderato si riferisce all ora in cui i vostri contenitori devono arrivare all area di trasbordo. Sono possibili le indicazioni seguenti: Dalle 7.00 alle Dalle alle Dalle alle Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori otterrete la visualizzazione seguente: Gedruckt am: :08 / JR Seite 7 von 15

8 Fig. 8: Notifica compilata per un trasporto Pulsanti blu e loro funzioni Memorizzare 13 Ogni volta che si memorizza (pulsante blu) le modifiche/gli inserimenti effettuati vengono memorizzati risp. aggiornati nella banca dati. La domanda di notifica può essere da voi modificata a piacere quanto volete. (Visualizzazione: notifica effettuata nel campo in rosso) 14 Nel campo stato trovate la registrazione preparato. 15 Gedruckt am: :08 / JR Seite 8 von 15

9 16 17 Fig. 9: Notifica compilata per un trasporto / funzione pulsante Pass di consegna richiesto 16 Cliccando il pulsante pass di consegna richiesto la vostra richiesta di notifica viene inviata al disponente di Fiera Svizzera Basilea (MCH). Nel campo stato la registrazione Pass di consegna richiesto. Importante: A partire da questo momento non potete più apportare nessuna modifica. Con questa fase si conclude la notifica per uno dei vostri trasporti. Annullato 17 Se doveste notare che una richiesta di trasporto è in parte sbagliata o non è più necessaria, potete annullarla. Osservazione Nell elenco dei contenitori nella parte inferiore della visualizzazione si trovano ulteriori pulsanti di funzione. Questi pulsanti non sono necessari per Baselworld 2012 e saranno attivati soltanto nel Gedruckt am: :08 / JR Seite 9 von 15

10 4 Cercare notifica / Seguire i trasporti 4.1 Passare alla visualizzazione Cercare notifica 18 Fig. 10: Passare alla visualizzazione Registrare notifica. 18 Per avere una visione d insieme dello stato di tutte le notifiche per il vostro stand, cliccate su Cercare notifica. Potrete vedere la visualizzazione seguente: Gedruckt am: :08 / JR Seite 10 von 15

11 Fig. 11: Struttura della visualizzazione Cercare notifica. Questa pagina è composta da 2 parti: o la parte superiore rappresenta la maschera di ricerca. o la parte inferiore rappresenta l elenco delle notifiche. Sulla base di criteri definiti, con la maschera di ricerca potete cercare determinate notifiche. Nell elenco delle modifiche sono indicati i risultati della ricerca. Gedruckt am: :08 / JR Seite 11 von 15

12 4.2 Ricerca di determinate modifiche 19 * 20 Fig. 12: Struttura della visualizzazione Cercare notifica / pulsanti. La maschera di ricerca al di sopra dell elenco delle notifiche vi permette di selezionare diversi criteri di ricerca in campi diversi. Possono essere selezionati nel campo: Numero di notifica: Ditta: Contatto: Numero di contratto: Stato: Data: Stand: Padiglione: Manifestazione: inserimento di un numero di notifica a voi noto ditta o persona che ha effettuato la notifica inserimento del nome del vostro responsabile della logistica tutti i numeri di contatto per gli stand di vostra competenza. tutti i possibili stati che hanno a che fare con un trasporto al relativo stand. inserimento di una data in cui deve essere effettuato il trasporto. inserimento del numero dello stand dell esposizione (per es. A36). inserimento del numero del padiglione in cui si trova lo stand. inserimento di una determinata manifestazione (fiera oppure evento) 19 * 20 Pulsante Ricerca : con questo pulsante avviate la ricerca. Pulsante Memorizzare filtro di ricerca : questo pulsante vi permette di memorizzare diversi filtri di ricerca, con i quali potete abbreviare le procedure di ricerca ricorrenti. Gedruckt am: :08 / JR Seite 12 von 15

13 4.3 Seguire notifiche / i trasporti Fig. 13: Struttura della visualizzazione Cercare notifica / pulsanti. Nell elenco delle notifiche vedete dapprima tutte le notifiche che sono state fatte per il vostro stand. Nelle colonne sono indicate in forma breve le informazioni seguenti: Notifica: N. della notifica (viene attribuito dal sistema) Stato: stato della notifica (viene in parte disposto dal sistema (vedere cap. 4.4)) Ditta: persona che ha effettuato la notifica Manifestazione: manifestazione (fiera, salone, evento ecc.) (per esempio Baselworld 2012) Padiglione: Stand: Data: Dal / al: numero del padiglione in cui si trova lo stand numero dello stand giorno in cui può essere effettuato il trasporto finestra temporale in cui il vostro veicolo può andare al checkpoint Simbolo ( tonnellata ): serve a chiamare i dettagli di questa notifica Simbolo ( codice a barre nero ): per visualizzare e chiamare il pass di consegna rilasciato. L autista deve mostrare questo stampato al momento in cui si presenta al checkpoint. Senza pass di consegna non è consentito l accesso al checkpoint. Simbolo ( codice a barre verde ): per visualizzare e chiamare il pass di consegna ricevuto. Questo stampato viene consegnato all autista dal responsabile del checkpoint prima che parta per la zona di consegna deve presentare questo documento al Gedruckt am: :08 / JR Seite 13 von 15

14 momento di entrare nella zona di consegna. Senza pass di accesso non è consentito accedere alla zona di consegna. 4.4 Stato delle notifiche Tute le notifiche per il vostro stand sono sempre connesse a uno stato. I singoli stati sono: Preparato : La domanda di trasporto è ancora in fase di preparazione da parte vostra, cioè è stata effettuata, ev. memorizzata. Potete modificarla o annullarla del tutto in qualsiasi momento. Il disponente di Fiera Svizzera (MCH) non elaborerà questa richiesta sino a quando non l avrete inviata. Effettuate quest invio premendo sul pulsante pass di consegna richiesto. Una volta effettuato l invio, lo stato passa automaticamente da preparato a pass di consegna richiesto. Pass di consegna richiesto : La domanda di trasporto (notifica) è pervenuta a MCH. A partire da questo momento il disponente ha 48 ore di tempo per rilasciarvi il pass di consegna. Da questo momento non potete più effettuare nessuna modifica alla vostra richiesta. Pass di consegna rilasciato: Il disponente MCH vi ha rilasciato un pass di consegna (PC). È disponibile in formato PDF. Il pass di consegna deve essere stampato e presentato in forma cartacea dall autista del veicolo adibito a trasporto all arrivo al checkpoint. Nell ultima colonna si vede un codice a barre su fondo bianco. Pass di consegna rilasciato in loco: L autista del trasporto non possedeva il pass di consegna in forma cartacea e non ha potuto provare che il suo trasporto per il relativo stand era stato notificato. Per questo motivo l incaricato della logistica della fiera ha dovuto effettuare una notifica supplementare a pagamento che ha richiesto un certo tempo. È stato rilasciato un pass di consegna in loco che autorizzava l accesso al checkpoint. Arrivo CP ok: Il veicolo adibito a trasporto è giunto al checkpoint entro il lasso di tempo indicato sul pass di consegna e si procede al trasbordo. Arrivo CP troppo presto: Il veicolo adibito a trasporto è giunto troppo presto al checkpoint e non può ancora accedere al checkpoint. Arrivo CP troppo tardi: Il veicolo adibito a trasporto è giunto troppo tardi al checkpoint. Viene effettuato il controllo del carico e vengano rilevate le informazioni supplementari. Viene cercata una nuova finestra temporale per l accesso a un area di trasbordo adeguata. Non si può garantire che sarà trovata una soluzione nel giorno stesso. Pass di consegna rilasciato Il vicolo adibito a trasporto si trova al checkpoint in posizione di attesa. Sono state rilevate le informazioni supplementari, il controllo del carico è stato concluso con successo ed è stato rilasciato il pass di accesso. Nell ultima colonna si vede un codice a barre su fondo verde. Respinto al checkpoint a causa del carico: Il vicolo adibito a trasporto si trova al checkpoint in posizione di attesa. Le informazioni supplementari sono state rilevate, dal controllo del carico è risultato che i contenitori non possono essere portati allo stand con gli usuali mezzi di trasporto (per es. carrelli elevatori). Per questo motivo lo spedizioniere della fiera trasborda a pagamento i contenitori e li trasportata allo stand con un altra finestra temporale. La persona che ha notificato il trasporto e l espositore ricevono ognuno una comunicazione con il motivo/documentazione di questa misura. Gedruckt am: :08 / JR Seite 14 von 15

15 Partenza CP: Il veicolo ha lasciato il checkpoint e sta dirigendosi alla zona di consegna. L autista porta con sé il pass di consegna che ha ricevuto al checkpoint mettendolo in modo ben visibile sul parabrezza. Arrivo ZC: Il veicolo adibito al trasporto è giunto nell area di trasbordo e i contenitori vengono trasbordato (carico/scarico). Partenza ZC ok: Il trasbordo dei contenitori viene effettuato con successo, il veicolo ha lasciato la zona di consegna. Nella colonna Ditta potete vedere chi ha effettuato la notifica. L espositore, voi in quanto costruttore dello stand oppure l'incaricato della logistica della fiera. Ogni notifica può essere elaborata o annullata soltanto da chi aveva fatto la richiesta. Partenza ZC non ok: Il trasbordo dei contenitori è stato effettuato con successo, il veicolo ha lasciato la zona di consegna in ritardo. Il motivo per il quale non è stata osservata la finestra temporale è stato annotato sul pass di accesso e controfirmato dal personale MCH (responsabile consegne) e dall autista. A causa di questo superamento del tempo è stata trattenuta la cauzione per l accesso. Partenza ZC non ok (wild): Il trasbordo dei contenitori è stato effettuato, il veicolo ha lasciato la zona di consegna senza che il personale MCH (responsabile zona di consegna) potesse controfirmare il pass di accesso. Per questo motivo non è stato possibile rendere all autista la cauzione per l accesso. MCHL richiesto : La vostra richiesta di trasporto per determinati contenitori (elenco dei contenitori nel Tool Logistica disponibile soltanto nel 2013) è pervenuta all incaricato della logistica della fiera. Viene organizzato il trasporto dei contenitori desiderati immagazzinati nel deposito dell incaricato della logistica. A partire da questo momento il disponente ha 48 ore di tempo per indicare quando i vostri contenitori saranno scaricati nel padiglione. A partire da questa situazione dello stato non potete più effettuare nessuna modifica alla vostra richiesta. MCHL rilasciato : Per la vostra richiesta di trasporto (elenco dei contenitori dal 2013) di determinati contenitori l incaricato della logistica della fiera ha riservato un periodo di tempo in un area di trasbordo in cui i vostri contenitori saranno scaricati nel padiglione. Potete vedere questa finestra temporale selezionando nell elenco delle notifiche la relativa notifica e visualizzandola con il pulsante visualizzazione. Gedruckt am: :08 / JR Seite 15 von 15