PS04 GESTIONE INGRESSO VISITATORI

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1 1/7 Responsabilità Settore Nominativo Firma Redazione SPAQU Bottaccio Verifica FURU Salinari Verifica DQAS Pergolotti Verifica UFIA Puddu Verifica Process Owner FUAAG De Santis Autorizzazione DIRGEN Coletti Emissione AD Ricevuto Revisione n. Motivo della revisione Data 0 Prima emissione 05/05/2006 INDICE 1. SCOPO E CAMPO D APPLICAZIONE RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE DI STRUTTURA RIFERIMENTI DEFINIZIONI SIGLE DI STRUTTURA DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ E DELLE RESPONSABILITÀ RESPONSABILITÀ DI APPLICAZIONE ATTIVITÀ Gestione Ospiti Gestione personale ditte esterne Gestione clienti Gestione automezzi DIAGRAMMA DI FLUSSO MODALITÀ DI GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ DOCUMENTI DI INGRESSO UTILIZZATI DA QUESTA PROCEDURA LISTA DI DISTRIBUZIONE PARAMETRI DI CONTROLLO MODULISTICA...7 FIRMA PER COPIA CONTROLLATA...

2 2/7 1. SCOPO E CAMPO D APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è di uniformare, regolamentare e gestire l iter d ingresso, la permanenza e l uscita dalle sedi aziendali, delle persone non in organico. APPLICABILITA Società del Gruppo CO.TRA.L. S.p.A. Sistemi di Gestione implementati Sicurezza 2. RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE DI STRUTTURA 2.1 Riferimenti La presente procedura fa riferimento al Manuale del Sistema di Gestione Integrato 1 e alle norme definite nel campo d applicazione, ai punti citati nel Manuale stesso. 2.2 Definizioni Gestione del Sistema Integrato: attività coordinate per guidare e controllare l organizzazione per tutte le attività connesse al Sistema Integrato. E, cioè, l insieme delle attività di gestione aziendale che determinano la politica, gli obiettivi e le responsabilità e li traducono in pratica, nell ambito del Sistema, attraverso la pianificazione, il controllo e il miglioramento delle attività correlate. Sistema di Gestione: strumento organizzativo/operativo con il quale si definiscono le politiche delle attività a riferimento e gli obiettivi per il loro conseguimento. Sistema di Gestione della Qualità: sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un organizzazione con riferimento alla qualità, attraverso l applicazione della norma UNI EN ISO 9001:2000. Sistema di Gestione Ambientale: sistema di gestione che comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le prassi, le procedure, i processi, le risorse per elaborare, mettere in atto, conseguire, 1 Il Manuale del Sistema di Gestione Integrato descrive le modalità di implementazione delle norme alle quali si applica la presente procedura e comprende i riferimenti a UNI EN ISO 9001:2000, UNI EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:1999.

3 3/7 riesaminare e mantenere attiva la politica ambientale, attraverso l applicazione della norma UNI EN ISO 14001:2004. Sistema di Gestione della Sicurezza: sistema di gestione che permette all Azienda di controllare i propri rischi relativi alla salute e alla sicurezza negli ambienti di lavoro e di ridurli sistematicamente, attraverso l applicazione della norma BS OHSAS 18001:1999. Sistema di Gestione Integrato Qualità Ambiente e Sicurezza: sistema che permette all azienda di tenere sotto controllo in un unico sistema le interazioni tra i Sistemi precedentemente descritti. Manuale del Sistema di Gestione Integrato: è il documento che enuncia la politica e descrive il Sistema di Gestione Integrato, con riferimento alle norme applicabili. I processi del Sistema sono solo sommariamente descritti. Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito; la non conformità si configura come uno scostamento rispetto a obiettivi e attese. 2.3 Sigle di struttura AD: Amministratore Delegato DIRGEN:Direttore Generale DLS: Delegato locale del Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro. DQAS: Delegato aziendale per la Qualità, Ambiente e Sicurezza FUAAG: Funzione Approvvigionamenti e Affari Generali FURU: Funzione Risorse Umane NC: Non Conformità RS: Responsabile del Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro. RSO: Responsabile struttura organizzativa (Direzione/Divisione/Funzione/ Servizio/Staff/Sede Operativa) SPAQU: Servizio Prevenzione Protezione Ambiente e Qualità UFIA: Servizio Internal Auditing

4 4/7 3. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ E DELLE RESPONSABILITÀ 3.1 Responsabilità di applicazione ATTIVITÀ OSPITANTE ADDETTO PORTINERIA Gestione Ospiti R R Gestione personale ditte esterne C R Gestione clienti Gestione automezzi Legenda: R = Struttura organizzativa responsabile dell attività R RSO C = Struttura organizzativa coinvolta, che fornisce un contributo significativo R 3.2 Attività Gestione Ospiti Le visite degli ospiti all interno delle sedi della Co.Tra.L. S.p.A., comportano un contatto diretto tra l Azienda ed il mondo esterno e rappresentano, quindi, una componente importante nella formazione complessiva dell immagine aziendale. Le operazioni necessarie alla gestione degli ospiti devono quindi risultare efficienti, svolgersi nel rispetto delle disposizioni vigenti (aziendali o impartite dalle autorità competenti) e garantire gli aspetti di sicurezza interna. L ospite dovrà contattare il suo referente e fissare i propri spostamenti all interno dell ambiente lavorativo Co.Tra.L. S.p.A., prima del suo arrivo. L ospitante, invece, deve garantire la sicurezza dell area e pertanto provvedere, personalmente o tramite delegato, ad: accogliere l ospite all entrata; accompagnare l ospite durante gli spostamenti; accompagnare l ospite dall ospitante successivo nel caso di visite consecutive; accompagnare l ospite all uscita.

5 5/7 L ospitante è, inoltre, responsabile dell attività svolta, delle azioni e del comportamento tenuto dall ospite durante la sua permanenza presso Co.Tra.L. S.p.A. N.B.: Per i lavori in appalto l ospitante deve trasmettere la documentazione e le autorizzazioni alla portineria, al fine di agevolare l ingresso dei mezzi delle Ditte appaltatrici. L addetto alla portineria deve inoltre: 1. acquisire all ingresso i dati identificativi dell ospite; attraverso un documento di identificazione valido; 2. trattenere un documento di identificazione valido; 3. rilasciare all ospite un permesso di accesso ( Pass ), che lo abilita all accesso; 4. comunicare all ospite l obbligatorietà di portare sempre con sé, in modo ben visibile e per l intero periodo di permanenza, il documento d identificazione interna (Pass) rilasciato. 5. ritirare all ospite, a visita compiuta, il documento rilasciato all ingresso e registrare il movimento d uscita, riconsegnando il documento trattenuto. Una volta ricevuto il Pass l ospite dovrà apporlo sulla propria persona in maniera visibile; dovrà indossarlo per tutta la durata della visita e riconsegnarlo all addetto alla portineria, quando lascia l azienda, in modo da permettere l effettuazione dei controlli e la registrazione dell uscita. Eventuali richieste di visite da parte di esponenti delle varie istituzioni (scuole, partiti politici, giornali ed enti pubblici o privati) devono essere valutate e programmate dal RSO in collaborazione con il RS ed il DLS Gestione personale ditte esterne La Ditta esterna che dovrà provvedere ad effettuare degli interventi presso la Sede aziendale riceverà un nulla osta da parte del RSO che ne ha richiesto le prestazioni. Analogamente a quanto avviene per gli ospiti in visita presso la Co.Tra.L. S.p.A., anche il personale delle Ditta esterne deve inizialmente espletare tutte le operazioni e le formalità legate alla emissione del pass. In caso poi di interventi che per un certo arco temporale verranno effettuati quotidianamente, non sarà necessario ripetere ogni giorno le operazioni, ma si

6 6/7 dovrà informare il responsabile del Servizio interessato, sui propri orari e le attività che verranno svolte. Al momento della conclusione delle operazioni è comunque necessario provvedere alla registrazione dell uscita dall azienda. Il personale di Ditte esterne che effettua interventi di assistenza tecnica, manutenzione, controllo su impianti e macchine in attività deve essere accompagnato nella zona di lavoro direttamente da un referente del Servizio richiedente l intervento Gestione clienti Nel caso in cui all interno dell area siano previste attività di sportello con il pubblico, come per esempio nel caso della Sede Operativa di Latina, presso la quale si svolge l attività di emissione di tessere di viaggio, sarà necessario controllare gli spostamenti e l afflusso di clienti. Questi andranno registrati all ingresso, ed informati in merito all ufficio da raggiungere ed al divieto di spostarsi all interno dello stabilimento Gestione automezzi Nelle specifiche aree interne alle proprietà della Co.Tra.L. S.p.A. può parcheggiare solo il personale autorizzato e quello autorizzato di volta in volta dal RSO. Gli ospiti, i visitatori ed i clienti si potranno servire di eventuali parcheggi esterni. Nel caso di automezzi appartenenti alle ditte appaltatrici il loro ingresso deve essere autorizzato dal Responsabile del servizio interessato ai lavori. Il mezzo ed il conducente dovranno essere identificati all ingresso, ed a questo punto il personale di controllo avviserà il responsabile del servizio interessato. Gli autisti dovranno seguire il percorso indicato sul piazzale. 3.3 Diagramma di flusso Non previsto 3.4 Modalità di gestione delle non conformità Mancata registrazione delle entrate ed uscite di soggetti esterni alla Sede aziendale.

7 7/7 3.5 Documenti di ingresso utilizzati da questa procedura Autorizzazioni propedeutiche all accesso di lavoratori di ditte esterne 3.6 Lista di distribuzione La procedura è accessibile tramite la rete locale aziendale. 4. PARAMETRI DI CONTROLLO I parametri di controllo sono consuntivati periodicamente da RS sulla base delle informazioni ricevute: numero di ospiti mensili; numero di ditte esterne presenti presso la Sede aziendale nel mese; 5. MODULISTICA Modulo Supporto Struttura organizzativa responsabile di archiviazione Tempo di conservazione Luogo di archiviazione Registrazione accesso visitatori cartaceo Portineria 2 anni Portineria