Bavutti Paolo Consulting Come ridurre le scorte al minimo

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1 Bavutti Paolo Consulting Come ridurre le scorte al minimo Presentiamo una soluzione totalmente diversa da altre offerte sul mercato. Un vero e proprio strumento operativo capace di far ridurre in modo efficace le scorte di magazzino, mantenendolo sempre snello e allineato alla variazione dei consumi [ di Ettore Zanatta ] Paolo Bavutti, amministratore della Bavutti Paolo Consulting Sas il magazzino della mia azienda ha Perché un valore così elevato?. Perché capita che nel magazzino non è presente ciò di cui ho bisogno mentre è pieno di articoli che non vendo?. Queste sono solo un paio delle domande che più frequentemente si fanno i responsabili di magazzino. Insieme ad alcune considerazioni, come Anche i costi del magazzino potrebbero calare notevolmente se riduco le scorte e Ho tempi produttivi molto alti che mi costringono a lavorare su previsioni lunghe. O ancora: Sono costretto a produrre lotti di grosse quantità per contenere i costi di lavorazione o Devo sottostare a vincoli di fornitura per continuare a essere competitivo Una cosa è certa: le maggiori criticità di una qualsiasi azienda riguardano l elevato valore del magazzino generato dalle previsioni e la difficoltà di tenere aggiornati i parametri di gestione del sistema informatico a causa delle continue variazioni dei consumi. Dal punto di vista economico si può considerare che i costi d ammortamento (strutture, attrezzature, spazi occupati) e d esercizio (consumi vari, manutenzione, assicurazioni, pulizia, personale, gestione HW e SW, deperimento dei bancali, eccetera) aumentano mediamente il costo del prodotto dal 6% al 15% l anno. In pratica, significa che considerando ad esempio un valore medio/basso dell 8% una riduzione del magazzino di euro comporta un risparmio diretto di euro l anno. In molti settori, altri costi da non sottovalutare sono determinati dal maggiore rischio d obsolescenza dei materiali (svalutazione, di- Commercio Italia Giugno

2 stribuzione di prodotti scaduti e ripallettizzazione o ricondizionamenti di prodotti obsoleti). Una gestione delle scorte poco attenta, dunque, può influire negativamente anche sul rispetto dei tempi di consegna, con un impatto diretto sul servizio al cliente e sull immagine aziendale. Cosa sapere sulle scorte Solo le aziende efficienti possono lavorare in modo competitivo, mantenendo un elevato livello di servizio al cliente, con un basso livello di scorte. La loro riduzione è possibile insieme alla diminuzione o all eliminazione delle inefficienze. Cosa non bisogna fare, dunque? Sicuramente non abbassare il livello delle giacenze in modo indiscriminato, senza introdurre delle politiche adeguate di gestione delle scorte; non abbassare i tempi di fornitura o di produzione (i cosiddetti Lead Time ) degli articoli/prodotti senza che esista una corrispondenza di questi parametri con la realtà; non abbassare le quantità dei lotti prodotti senza intervenire sul processo produttivo; non mantenere più a magazzino la scorta di un articolo/prodotto. E allora cosa occorre fare? Se il valore del magazzino e/o della puntualità delle consegne oggi rappresentano un problema per l azienda, la pianificazione e la programmazione delle produzione, la gestione dei magazzini, le politiche di scorta e il modo di utilizzare il sistema informatico sono senz altro degli aspetti su cui bisogna intervenire. Una valida soluzione Una soluzione è rappresentata da Economiadellaproduzione.it, un iniziativa on-line che offre una nuova possibilità per facilitare l ottenimento dei risultati aziendali, con l obiettivo finale di ridurre i costi, semplificare l attività lavorativa delle persone coinvolte in progetti di miglioramento e istruire le persone direttamente sul campo, attraverso l uso di un metodo di lavoro efficace. Ma cos è esattamente Economiadellaproduzione.it? Ci risponde il suo creatore, Paolo Bavutti, amministratore della Bavutti Paolo Consulting Sas, società di consulenza e formazione aziendale: Si tratta di una possibilità concreta e innovativa per ridurre i costi migliorando le prestazioni dell azienda, accompagnate da soluzioni pratiche e semplici. Queste idee trasformate in prodotti sono la sintesi di oltre 15 anni di consulenza operativa spesa nella gestione di progetti e nella formazione. Prodotti che non nascono dallo studio occasionale di alcuni sistemi, ma si basano su esperienze concrete. Non si tratta di semplici corsi creati da teorici, ma nascono dalla mia esperienza personale diretta. Sono un concentrato di 25 anni di lavoro 64 Commercio Italia Giugno 2010

3 svolto. La mia garanzia è che se io stesso non avessi già applicato direttamente sul campo queste tecniche non potrei fornire queste indicazioni. Ma quali benefici concreti si possono ottenere con quest iniziativa? Risponde così Bavutti: La possibilità di ridurre il livello delle scorte mantenendo un magazzino snello e sempre allineato alla variazione dei consumi. Se in un azienda non sono mai state eseguite attività specifiche di miglioramento, è normale pretendere di recuperare mediamente dal 25% al 40% rispetto al valore attuale del magazzino, con la possibilità in taluni casi di superare anche di molto queste percentuali (fino al 50%). Questo sistema favorisce il rispetto dei tempi di consegna, per un servizio al cliente ottimale e garantisce sempre la presenza del materiale in entrata, a fronte di una produzione livellata. A differenza di un buon libro teorico, esso è una soluzione specifica, perché unisce l esperienza del consulente nel gestire un problema con metodo e nel proporre delle soluzioni con le persone dell azienda, che sono le uniche a conoscere fino in fondo la realtà e la mentalità aziendale. Solo dalla perfetta integrazione di questi due aspetti possono nascere i risultati migliori: obiettivi garantiti anche dalla presenza di un assistenza concreta, disponibile in qualsiasi fase del progetto. Con questo prodotto, inoltre, si fornisce all azienda uno strumento operativo adeguato a risolvere problemi logistici e produttivi, in modo semplice e autonomo, senza dover sostenere i costi elevati di una consulenza esterna. Fino a poco tempo fa le condizioni sopra I sette passi del percorso TRS 1. Analizza la situazione attuale 2. Ripristina le condizioni di base per una corretta gestione 3. Attiva il progetto pilota per ridurre le scorte in tempi brevi 4. Introduci un sistema di controllo delle prestazioni e la registrazione delle anomalie 5. Stabilizza il processo eliminando le anomalie 6. Estendi le azioni di miglioramento a tutti i materiali in scorta 7. Introduci automatismi per la gestione delle scorte indicate non esistevano raggruppate in un unico prodotto. Anche per questo motivo ho creato il Tool per ridurre le scorte al minimo (TRS). In cosa consiste e i benefici Il TRS è composto da documenti in formato digitale, scaricabili direttamente da Internet ed è finalizzato a far ottenere elevati recuperi alle aziende, in modo pratico e semplice. È uno strumento operativo costituito da modelli già pronti, esempi e scalette di attività che si possono utilizzare per sviluppare il progetto ed essere rapidamente produttivi. Il TRS, dunque, è un sistema efficace per affrontare in modo autonomo, attraverso un percorso logico, la gestione delle scorte. Precisa Paolo Bavutti: È studiato per chi ha poco tempo da dedicare a definire Qual è il metodo migliore per fare?, Come posso fare per?, Quali sono i passaggi per arrivare a?, ma vuole concentrare tutta la sua attenzione nella ricerca delle soluzioni e del risultato. È anche da considerare come un know-how concreto e scritto che l azienda e le persone acquisiscono: procedure che si possono replicare anche a distanza di tempo, per migliorare in futuro un progetto analogo già sviluppato. Il TRS prevede soluzioni operative che si integrano perfettamente con le logiche della Lean Manufacturing (fabbrica snella), quindi se in azienda avete già intrapreso o intendete avviare un progetto di questo genere, il percorso del TRS accrescerà sicuramente i risultato attesi. Un percorso completo Il TRS citato da Paolo Bavutti è un percorso completo volto a ridurre le scorte a magazzino in Commercio Italia Giugno

4 sette passi. È suddiviso in moduli, ognuno dei quali costituisce un passo delle attività previste. I primi tre moduli sono utilizzabili durante tutto il percorso del TRS. Si tratta di: Il Modulo Intro è l introduzione necessaria per utilizzare il TRS con il massimo beneficio. Contiene informazioni importanti relative agli obiettivi, qualche premessa e le istruzioni per l uso, oltre ad alcuni consigli. È presente anche una mappa mentale in forma grafico/visiva che riepiloga tutte le attività passo-passo presenti nel Tool. Il Modulo Info raccoglie una documentazione approfondita sulla teoria di programmazione e gestione delle scorte. È costituita da slide di corsi di formazione già riconosciuti per essere in sintonia con le esigenze concrete delle aziende e con le quali si possono ottenere i primi suggerimenti su come applicare praticamente e rapidamente i vari principi del programma all azienda. 66 Commercio Italia Giugno 2010

5 Il Modulo Passo-0 racchiude il piano completo delle attività previste già preimpostato. È utile per rendere visibile e monitorare l avanzamento del progetto, identificare le responsabilità e le scadenze (in forma Project o, in alternativa, Excel). È poi presente un modulo per ogni passo del percorso. All interno di ognuno si trovano: le istruzioni operative (il cuore del Tool), da cui partono gli impulsi che governano l avanzamento corretto di tutto il progetto, oltre che l uso dei modelli disponibili. esempi di applicazione pratica dei metodi di elaborazione dei dati indicati nelle istruzioni operative (sono file non modificabili, con caricati dei dati simulati che hanno lo scopo di indicare l utilità del documento e il risultato finale). modelli reimpostati per l elaborazione dei dati (in tal caso si tratta di file modificabili, utilizzabili Commercio Italia Giugno

6 per eseguire le attività previste). Infine, due moduli per il controllo delle prestazioni e del progetto: Modulo KPI, per il calcolo degli indicato di monitoraggio delle prestazioni e la valorizzazione dei recuperi. È il cruscotto di comando per controllare i risultati del lavoro svolto e verificare se sono allineati con gli obiettivi stabiliti. Modulo Check Assessment (solo per versione Executive), per eseguire il controllo delle attività svolte. Ha la doppia funzione di check-list delle attività eseguite e di autovalutazione a punteggio, relativa all andamento del progetto. Per rispondere meglio alle diverse esigenze aziendali e affinché ogni imprenditore possa apprezzare il valore delle informazioni contenute, sono disponibili due versioni del prodotto: Executive e Premium. Nella prima, oltre alle istruzioni operative e agli esempi, sono presenti anche i modelli preimpostati modificabili, già predisposti per inserire ed elaborare rapidamente i dati necessari allo sviluppo del progetto. 68 Commercio Italia Giugno 2010

7 A chi è utile il Tool Agli imprenditori abituati a monetizzare i benefici delle attività svolte e delle risorse impiegate, risulterà semplice valorizzare i recuperi, il periodo di ripaga mento e la rendita di questo investimento. I dipendenti che utilizzano questo prodotto devono considerare la possibilità di crescita professionale, il risparmio di tempo e il beneficio ottenibile nell essere protagonista di un risultato concreto. Gli aspiranti consulenti aziendali o i consulenti alle prime armi possono considerare il TRS come un utile guida pratica capace di indicare la direzione del percorso per arrivare all obiettivo senza deviazioni. Commercio Italia Giugno