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Antonino Berti
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2 Sommario Sommario... 2 Il contesto... 3 L azienda ALIMENTARIA... 3 Principali needs del Top Management... 4 Il PPM presso il Cliente... 5 Le specifiche espresse

3 Il contesto L azienda ALIMENTARIA Alimentaria è un azienda italiana che si propone come fornitore internazionale di prodotti e servizi alimentari. La sua Mission recita: Il nostro obiettivo è di essere leader globale nell alimentazione umana. La nostra missione è di creare valore distintivo e il nostro approccio è di essere affidabili, creativi e intraprendenti. Aiutiamo le persone a vivere meglio, portando ogni giorno nella loro vita il benessere e la gioia del mangiar bene. Lavoriamo per garantire sicurezza, trasparenza e affidabilità al consumatore Nel corso dell ultimo secolo Alimentaria e cresciuta per acquisizioni e incorporazioni riuscendo a spiccare in tre rami di business principali: Agricoltura di base coltivazione e lavorazione di o Sementi per grandi colture Cereali: frumento tenero e duro, orzo, avena, mais, girasole e cereali minori (farro, orzo da caffè, segale) Proteiche e oleaginose: soia, pisello, favino, colza e girasole o Sementi per colture orticole industriali o Cipolle, pomodoro, fagiolino, tuberi di patata, etc, Sementi per colture orticole (da mercato fresco) Fagiolini, pomodoro, peperoni, melanzane, zucchini, melone, etc. Logistica di raccolta e distributiva o Sistemi automatici di raccolta dei prodotti o Sistemi di stoccaggio e prima lavorazione o Sistemi di distribuzione verso l industria alimentare Qualità e controllo della filiera o Analisi di laboratorio o Tracciabilità dei prodotti o Rapporti con le istituzioni Un attenta analisi del mercato ha identificato nella filiera corta un nuovo ramo di business molto promettente. Si tratta di una semplificazione della attuale filiera di distribuzione che consenta al consumatore finale di saltare il sistema della grande distribuzione e degli intermediari commerciali per avere un prodotto controllato e tracciato ad un prezzo molto più conveniente. Alimentaria è controlla con partecipazioni societarie una costellazione di piccole aziende agricole indipendenti specializzate nella coltivazione e nella raccolta dei prodotti dell agricoltura di base. La divisione di logistica distributiva e la divisione qualità rappresentano il cuore dell attività della holding e sono saldamente nelle mani della proprietà. Alimentaria infatti può contare su 5 centri di raccolta e trasformazione dei prodotti di base completamente automatizzati e geograficamente distribuiti in Italia, Francia, Spagna Germania e Slovenia per rispondere alle richieste della grande industria, oltre che una serie di centri di 3

4 raccolta più piccoli e specializzati nei prodotti tipici locali che rappresentano i principali attori del nuovo business. Il gruppo, cresciuto per acquisizioni ed incorporazioni, ha un sistema ERP centrale che è stato imposto alle varie aziende del gruppo affinché i dati di produzione e di vendita confluissero nel sistema di elaborazione centrale e venissero ridistribuiti alla periferia sotto forma di report della performance produttiva commerciale e finanziaria. All interno delle aziende più piccole del gruppo, sono presenti diversi dipartimentali software cresciuti nel tempo in base alle competenze e alla fantasia commerciale e non integrati con la piattaforma centrale. Questa asincronia software rende più complicato controllare in modo uniforme la performance dei nuovi progetti locali legati alla logistica, alla distribuzione, alla tracciabilità e alla qualità ed è stata indicata come uno dei principali problemi di controllo del nuovo business. Il nuovo progetto però è sufficientemente promettente per tentare un miglioramento organizzativo basato su una nuova gestione integrata dei progetti e sufficientemente trasversale per garantire un salto in avanti nella qualità dei dati provenienti dalla periferia. Principali needs del Top Management Il Top Management di ALIMENTARIA si trova di fronte ad una serie di problemi legati principalmente alla difficoltà di ottenere informazioni coerenti sullo stato di avanzamento delle iniziative progettuali da loro approvate in sede di budget, sia in termini di spending ma anche e soprattutto in termini di efficacia dei benefici attesi stimati Dopo una attenta analisi, si é giunti a sintetizzare nei seguenti punti le principali questioni a cui si chiede risposta: parziale asimmetria nei dati di misura dell avanzamento delle iniziative presentati al board trimestralmente: spesso, i progetti non sono tutti aggiornati, o presentano dei livelli di dettaglio non confrontabili tra loro difficoltà nella verifica del livello di efficacia dei progetti attivati a causa della non congruenza tra le iniziative approvate in sede di budget e i reali progetti attivati: progetti creati con l ottica della execution che difficilmente sono riconducibili alle iniziative di budget create invece con ottica finance. mancanza di visibilità sulla reale capacità di portare a termine i progetti sulla base degli impegni delle risorse disponibili assenza di una banca dati strutturata dalla quale attingere in maniera veloce per elaborare report basic sullo stato avanzamento progetti, quali ad esempio: confronto planned / forecast di tempi e costi, disponibilità reale rimanente delle risorse per Dipartimento e Ruolo, Milestone plan dei principali rilasci previsti nel prossimo periodo (mese) tool informatici non standardizzati a livello aziendale Sulla base di queste esigenze, ALIMENTARIA ha attivato una iniziativa per l introduzione di un nuovo tool di PPM e si trova in questa fase nello step di Software Selection 4

5 Si tenga in considerazione che giá in passato, l Azienda aveva lanciato, senza successo, una iniziativa analoga. Il PPM presso il Cliente In Azienda é formalizzato da qualche anno un processo di PPM che dovrebbe garantire una visione end to end sull intero processo di acquisizione/selezione di iniziative e sulla execution fino alla delivery finale. Tale processo é strutturato secondo un approccio a stage / gate che ne garantisce uno sviluppo controllato dalla emissione di ben identificati deliverables. Si riporta di seguito il processo PPM dell Azienda: Le specifiche espresse In questa sezione sono evidenziate le specifiche formalizzate dal gruppo di lavoro che é stato incaricato di procedere con la software selection. Sulla base di questi punti, si invitano i Vendor a presentare uno scenario di utilizzo del proprio strumento che meglio indirizza i needs della Azienda. I seguenti punti sono da considerare anche le metriche di base per la selezione finale del SW più adeguato alle caratteristiche della azienda. Fase del processo Step del processo Chi Must Have Valutazione Nuove iniziative Censimento iniziale Utente business Scheda web per la raccolta controllata dei dati Valutazione Nuove iniziative Definizione business case (HL) Utente business - Costi Capex/Opex annuali - Benefici annuali - Allineamento strategico Valutazione Nuove iniziative Prima validazione Validatore - Stage/gate workflow Valutazione Nuove iniziative Definizione business case (DL) Utente business - Risk Assessment - Benefici annuali - Allineamento strategico - Fabbisogno risorse per ruolo Definzione budget annuale Consolidamento e aggiornamento dati top-down/bottom-up - predisposizione inziale budget e aggiornamenti successivi Valutazione Nuove iniziative / Valutazione stato portafoglio Analisi e prioritizzazione e PMO centrale - Simulazioni di portafoglio - Confronto tra scenari 5

6 iniziative congelamento budget Integrazione budget progetto / budget aziendale Attivazione progetti per iniziativa PMs / PMO Planning and Execution Definzione pianificazione inziale e aggiornamento di progetto PM - WBS / OBS - RACI - Milestone Plan, - Pianificazione di dettaglio - Assegnazione risorse e scheduling, livellamento risorse - Baseline multiple - Avanzamento di progetto, - gestione status date, - aggiornamento: tempi e costi actual ETC, earned value Planning and Execution Gestione ordinaria di progetto PM, PMO, Team - Funzioni di collaborazione: upload documenti al progetto e ciclo di vita del documento, - Gestione issue, gestione change, forum,... - workflow per la gestione operativa e per i processi approvativi - funzioni di configuration management - gestione rischi di progetto - disponibilità funzioni di consuntivazione ore (timesheet) Trasversale Reporting istituzionale e reporting di lavoro All - Report ufficiali emessi - estrazioni pivot 6

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