MODALITÀ DI ACCESSO... 2 MENÙ PRINCIPALE... 4

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1 Pag. 1 di 29 SOMMARIO CITOLOGICO I LIVELLO... 2 MODALITÀ DI ACCESSO... 2 MENÙ PRINCIPALE... 4 LETTURA AGENDA... 5 Assistita con semaforo VERDE... 7 Accettazione dati anagrafici...7 Anamnesi Gestione esito Assistita con semaforo GIALLO Variazione dati anagrafici Variazione anamnesi Cancella accettazione Esito esame Accettazione diretta Ricerca avanzata Ricerca avanzata TRASMISSIONE PRELIEVI INDICE DELLE FIGURE VIDEATA DI ACCESSO AL SISTEMA...2 MENÙ PRINCIPALE CITOLOGICO...4 LETTURA AGENDA...5 ELENCO LETTURA AGENDA...6 ACCETTAZIONE DATI ANAGRAFICI...8 RILEVAMENTO ANAMNESI RILEVAMENTO ANAMNESI INTERVENTI GESTIONE ESITI CITOLOGICO...15 MENÙ MODIFICHE...18 RICERCA ASSISTITA...20 RICERCA AVANZATA...26 TRASMISSIONE VETRINI...28

2 Pag. 2 di 29 CITOLOGICO I LIVELLO Modalità di accesso L ambiente a disposizione dell utente che accende un qualunque PC collegato al sistema è quello tradizionale di Windows, con le eventuali funzionalità a corredo. Una volta avviato il computer occorre collegarsi a Internet Explorer, e digitare un indirizzo web (URL) per il collegamento all applicativo: Appare automaticamente la videata di Accesso alle procedure informatiche Regione Piemonte. L operatore deve inserire il suo LOGIN e la PASSWORD di accesso e cliccare sul comando Videata di accesso al sistema La corretta compilazione della chiave e della password consente di accedere a un menù che elenca tutte le funzionalità a disposizione dell operatore a secondo del profilo dell operatore stesso.

3 Pag. 3 di 29 Una volta selezionato l applicativo interessato, in questo caso l applicativo di I livello citologico, il sistema presenta la videata del Menù principale.

4 Pag. 4 di 29 Menù principale Superata la fase di identificazione si accede al Menù principale, che si compone delle seguenti funzionalità: Lettura agenda Trasmissione prelievi Centralino Menù principale Citologico

5 Pag. 5 di 29 Lettura Agenda Dal Menù principale, per selezionare la funzione di lettura agenda, occorre premere il tasto relativo. Si apre una nuova videata che presenta i seguenti dati: Dipartimento di appartenenza dell operatore connesso, campo non modificabile Azienda di appartenenza dell operatore connesso, campo non modificabile Unità operativa, viene presentata una lista dei centri che fanno riferimento all azienda Agenda, elenco delle agende associate all unità operativa Data agenda, preimpostata alla data odierna ma modificabile Lettura agenda L operatore ha la possibilità di selezionare l unità operativa e l agenda. Inoltre può digitare il giorno di agenda che gli interessa visionare, anche se diverso dalla data odierna. Cliccando sul tasto Invia data agenda, appare l agenda del giorno prescelto. Il sistema evidenzia automaticamente l elenco degli appuntamenti del giorno in ordine cronologico.

6 Pag. 6 di 29 Per ogni assistita sono riportate le seguenti informazioni: ora e minuti dell appuntamento tessera sanitaria cognome e nome data di nascita telefoni descrizione dello stato attuale nello screening selezione: il semaforo verde segnala la possibilità di selezionare l assistita e procedere con l accettazione dei dati anagrafici; il semaforo azzurro indica invece che l assistita è già stata trattata. Da questo momento non è più possibile modificare i dati. Elenco lettura agenda A partire dall elenco delle assistite in agenda, si possono svolgere le seguenti operazioni: selezione ricerca stampa dell agenda del giorno pagina avanti e indietro (v. il simbolo )

7 Pag. 7 di 29 Assistita con semaforo VERDE Accettazione dati anagrafici Selezionando un assistita da accettare (semaforo verde) appare la videata con i dati anagrafici: tessera sanitaria cognome e nome dell assistita data di nascita dell assistita comune di nascita codice fiscale carta di identità indirizzo di residenza e comune di residenza dell assistita numero telefonico dell abitazione e dell ufficio codice del medico, nominativo del medico curante situazione del medico nello screening: 1 aderisce 2 non aderisce 3 non contattato 4 contattato informazioni al medico curante, si/no. AGGIORNAMENTO DEL 12/10/2006 La videata di accettazione dati anagrafici presenterà un nuovo paragrafo atto ad inserire un eventuale indirizzo presso cui recapitare le comunicazioni inviate all assistita nell ambito del round in corso. Tale indirizzo, se inserito dall operatore, verrà utilizzato in sostituzione di quello di residenza o di domicilio.

8 Pag. 8 di 29 Accettazione dati anagrafici I dati relativi all indirizzo temporaneo saranno facoltativi. Qualora vengano immessi la gestione sarà la seguente: Comune : l utente deve indicare il comune di riferimento; il campo non sarà editabile direttamente, ma verrà compilato tramite il bottone cerca. Quando l operatore clicca sul bottone cerca, il sistema visualizza il seguente pop-up

9 Pag. 9 di 29 A fronte dell inserimento di un valore, il sistema ricerca e propone un area di selezione in cui sono indicati tutti i comuni il cui nome contiene la stringa introdotta e restituisce il codice ISTAT del comune selezionato.

10 Pag. 10 di 29 Individuato il comune, deve essere valorizzata la descrizione ed il CAP. In base al comune selezionato, si potranno avere due diverse situazioni : La selezione di un comune diverso da Torino (istat ), deve permettere all utente l inserimento libero dell indirizzo e del numero civico, senza ulteriori controlli. Nel caso in cui il comune selezionato sia Torino, occorre rendere visibile il tasto cerca per consentire la selezione dell indirizzo tramite lo stradario (tavola VIA campo Via). L introduzione di un indirizzo non presente nella tavola VIA non deve essere consentito, il numero civico rimane libero ed il CAP deve essere modificabile (anche se precedentemente caricato in automatico). Per salvare gli eventuali dati immessi occorre schiacciare il tasto appare automaticamente la videata dell Anamnesi.. I dati sono salvati ed

11 Pag. 11 di 29 Anamnesi Rilevamento anamnesi - 1 I campi sono preimpostati a No ma è possibile modificarli. I campi visualizzati sono: data ultime mestruazioni (obbligatorio) gravida (default NO) allatta (default NO) pillola (default NO) IUD (default NO) menometrorragie (default NO) terapia estrogenica (default NO) chemioterapia (default NO) radioterapia (default NO) precedente vaccinazione HPV (default NO); tale informazione sarà presente per le sole assistite sottoposte a Triage

12 Pag. 12 di 29 Dopo aver inserito i dati occorre cliccare sul tasto dell anamnesi riguardante gli interventi. e passare così alla seconda videata Rilevamento anamnesi interventi - 2 I campi visualizzati riguardano gli interventi e sono: conizzazione e relativo anno isterectomia subtotale - anno amputazione collo dell utero - anno isterectomia totale- anno annessiectomia bilaterale- anno isterectomia radicale - anno DTC - anno Crioterapia - anno Laser ANSA - anno motivo ultimo intervento altro motivo precedenti citologici: mese, anno, esito

13 Pag. 13 di 29 L anamnesi contiene le informazioni che l assistita fornisce sulle sue attuali condizioni. La data ultime mestruazioni è l'unico campo che deve essere necessariamente compilato. Per le donne in menopausa o che non ricordano la data esatta delle ultime mestruazioni, sarà sufficiente immettere l anno. Tutti gli altri campi sono impostati al valore di default (No). Il settore degli interventi è destinato alla rilevazione di eventuali trattamenti precedentemente subiti dall assistita, selezionando la voce interessata si rende necessario specificare anche l anno di esecuzione. Impostando almeno un indicatore di trattamento si rende obbligatoria l immissione di un motivo ultimo intervento. Le principali cause di intervento sono codificate nel seguente modo: CIN1 CIN2 CIN3 CA (COLLO O CORPO) FIBROMI DISPLASIA ALTRO PROLASSO Se la causale non rientra tra quelle codificate, è possibile selezionare la causale ALTRO e descrivere la diagnosi nel campo successivo ALTRO MOTIVO. Anamnesi Precedenti Citologici

14 Pag. 14 di 29 Le causali relative al campo PRECEDENTI CITOLOGICI pap-test - sono le seguenti: esterno, privato, pubblico, non sa, mai fatto, non ricorda. I campi mese e anno sono obbligatori, se non si sanno immettere i codici fittizi 99 (mese) 9999 (anno). Le causali relative al campo ESITO precedente citologico sono: negativo, inadeguato / infiammazione / acr, ASCUS (borderline, dubbio), LSIL (cin 1, HPV, coilocitosi), HSIL (cin2, cin 3), displasia (ASCUS e +, ma la donna non lo sa), non negativo (inadeguato e +, se la donna sa solo che il test non era completamente negativo), non displasia (negativo + inad/infiammaz. Se la donna sa che non c era displasia, ma non sa specificare) CA, non sa o non ricorda. Tasto Precedenti Descrive lo stato dell ultimo esame eseguito nel round precedente, la data ultimo esame di primo livello, l esito dell ultimo pap-test. Se per l assistita non è disponibile nessuna informazione appare la seguente videata.

15 Pag. 15 di 29 Tasto Conferma Dopo aver inserito tutti i dati relativi agli interventi e ai precedenti citologici, premendo il tasto Conferma avviene il salvataggio automatico delle informazioni ed è reso disponibile il tasto Gestione esito Per ogni assistita accettata (data ultime mestruazioni significativo) l operatore procede all effettuazione dello striscio, dopodiché, inserisce le informazioni relative all'esito del prelievo (avvenuta effettuazione del test, tipo di prelievo, n. di vetrini utilizzati, eventuali osservazioni ecc.). Gestione esiti citologico

16 Pag. 16 di 29 In caso di prelievo eseguito, per ciascuna donna vengono prodotti uno o due (in caso di pazienti isterectomizzate) vetrini. Il set di vetrini, opportunatamente fissati e conservati, viene inviato con scadenze prestabilite al laboratorio di competenza. Qualora l operatore decida di non eseguire il prelievo deve aggiornare l archivio di screening giustificando la sua scelta. I possibili motivi di non esecuzione del prelievo sono: flusso mestruale (l operatore ritiene che lo striscio sarà inadeguato per presenza di un tappeto di emazie) impossibilità tecnica (l operatore non riesce ad eseguire un prelievo corretto, il motivo più frequente è una reazione dolorosa da parte della paziente) Gravi problemi cervico vaginali (l'operatore ha fondati dubbi, in base all'ispezione, che sia presente un tumore invasivo questa giustificazione di mancato esame deve essere usata con cautela) Infiammazione (l'operatore ritiene altamente probabile, in base all'ispezione, che lo striscio sarà inadeguato per presenza di infiammazione oscurante) Imene integro Rifiuto La prima informazione da inserire è relativa all esito del prelievo: Prelievo eseguito non eseguito per invio in colpo non eseguito per rifiuto non eseguito per impossibilità tecnica non eseguito per imene integro non eseguito per infiammazione non eseguito per flusso o altro Se non viene eseguito alcun prelievo, non occorre riportare ulteriori informazioni. Se il prelievo viene eseguito, occorre specificare la data in cui è stato eseguito (si propone la data dell appuntamento in agenda) e il tipo, se trattasi cioè di prelievo standard, relativo alla cupola vaginale o in presenza di stenosi del canale endocervicale: 1 standard 2 cupola vaginale 3 in presenza di stenosi Il numero dei vetrini è solitamente 1 ma comunque modificabile. Il tipo pap-test, informazione introdotta relativamente al nuovo protocollo di refertazione, è da specificare obbligatoriamente in caso di prelievo eseguito; può assumere i valori 1 convenzionale 2 in fase liquida Il codice dell ostetrica può essere modificato (selezionandolo dall elenco) se l inserimento dei dati viene effettuato da un operatore diverso da quello che ha eseguito l esame. Le osservazioni a lato sono codificate e proposte all operatore: 1 polipo endocervicale

17 Pag. 17 di 29 2 prolasso cervico vaginale totale 3 invio al ginecologo per gravi problemi cervico vaginali Le note al prelievo possono contenere eventuali osservazioni per un massimo di 30 caratteri. La determina l avanzamento di stato nello screening. Nella videata di lettura agenda lo stato assistita risulterà: PRELIEVO ESEGUITO/o non eseguito con causale relativa. E sempre consigliabile stampare l agenda del giorno in corso.

18 Pag. 18 di 29 Assistita con semaforo GIALLO Dalla lettura agenda selezionando un assistita già accettata (semaforo giallo), vengono proposte in alto della videata le opzioni previste. Menù modifiche Variazione dati anagrafici Questa funzione consente la variazione di: codice fiscale, carta di identità, num.tel. abitazione, num.tel.ufficio, informazioni al medico curante (s/n). In caso di immissione errata di una accettazione diretta si dovrà cancellare l accettazione (tasto Cancella accettazione) e quindi reinserire i dati dell assistita. Variazione anamnesi Questa funzione consente la variazione dei dati relativi all anamnesi. Cancella accettazione Se l operatore rileva un errore ha la possibilità di cancellare l accettazione erroneamente inserita. La cancellazione dell accettazione comporterà il ripristino dello stato attuale dell assistita a quello precedente e l annullamento del numero lastra. In caso di Adesione spontanea (ossia una donna che si presenta senza appuntamento e che non ha ricevuto lettere di invito) la cancellazione implica automaticamente anche la cancellazione dell appuntamento e dei dati anagrafici dell assistita. Esito esame La funzione consente il passaggio diretto nella videata della gestione esiti e permette di modificare eventuali errori.

19 Pag. 19 di 29 E possibile navigare tra le varie funzioni selezionando le voci relative (anamnesi, cancella accettazione, gestione esame).

20 Pag. 20 di 29 Ricerca assistita E possibile attivare questa funzione di ricerca dalla videata di Lettura agenda. Inserendo una data agenda fittizia comparirà il bottone Cerca assistita; ciccandolo apparirà una videata in cui sarà possibile immettere i parametri per la ricerca. Ricerca assistita Ricerca Semplice: E sufficiente inserire il cognome, anche parziale, dell assistita per effettuare la ricerca. I parametri possibili sono: cognome: intero o parziale, obbligatorio, nome; facoltativo data di nascita: facoltativa, data appuntamento: facoltativa, per default quella odierna. Se si intende cercare una donna con appuntamento precedente o successivo alla data odierna occorre inserire la data corrispondente.

21 Pag. 21 di 29 Premendo il bottone si ottiene la visualizzazione degli appuntamenti della/e assistita/e presenti nella/e agenda/e richiesta/e, in ordine alfabetico. Nel caso in cui la ricerca fallisse, ossia l assistita non viene trovata, è possibile effettuare una ricerca all interno dell anagrafe. Cerca assistita in anagrafe Se anche questa ricerca non ha buon esito è possibile attivare il tasto di Accettazione diretta e procedere con l inserimento dei dati.

22 Pag. 22 di 29 Effettua Accettazione Diretta La funzione di accettazione diretta sarà ovviamente utilizzata soltanto quando l assistita non compare nell elenco prodotto dalla ricerca per cognome.

23 Pag. 23 di 29 Accettazione diretta Questa funzionalità può essere attivata cliccando sul bottone di Accettazione diretta dalla videata Risultato ricerca e riguarda l'accettazione di assistite che vogliono essere inserite nel programma. Ciccando sul tasto Effettua accettazione diretta apparirà la seguente videata: Prerequisiti per il trattamento Le assistite devono soddisfare i requisiti di età compresa tra i 25 e i 65 anni. Queste assistite verranno trattate analogamente alle assistite invitate dal programma. Ricerca dei dati dell assistita La prima operazione disponibile consiste nella ricerca dei dati dell'interlocutrice. Due sono le possibili situazioni che si possono presentare all'operatore: 1. la signora risulta già presente nell'archivio dello screening; 2. la signora non risulta nell'archivio dello screening.

24 Pag. 24 di Assistita già presente in archivio. La prima situazione può essere conseguente a un precedente contatto con il programma di screening. In questo caso esistono varie possibilità. a) L'assistita è stata inserita per la prima volta nel programma di screening ma non le è ancora stata inviata una lettera di invito. b) L'assistita è stata inserita nel programma di screening e le è già stata inviata almeno una lettera di invito. Per le assistite già presenti in archivio, si può procedere all accettazione diretta solo nei casi in cui l assistita sia nei seguenti stati: C000 C001 C007 C015 C031 C033 C037 C038 C039 Invito sospeso per cambio medico in attesa di giudizio medico esclusa a 3 anni per giudizio medico inserita nel programma di screening - invitabile Invitata in u.p. Sollecitata dopo invito di I liv. App. tel. per adesione spontanea Accettazione diretta in u.p. Invito telefonico dopo sollecito Nel caso A) è possibile proseguire con le modalità standard di accettazione e registrazione dell esame. Nel caso B) invece, e cioè se l'assistita aveva già ricevuto un invito ed era stata sollecitata, compare la segnalazione ATTENZIONE-ASSISTITA GIA' PRESENTE. In questo caso occorre passare dal Centralino per fissare un appuntamento nella data corrente in modo da potere accettare l assistita. 2. Assistita NON presente in elenco. Se dopo la ricerca del nominativo l'elenco risulta vuoto o se comunque non compare il nominativo esatto, è necessario proseguire la ricerca sull'anagrafe assistiti selezionando il tasto CERCA SU TUTTA L ANAGRAFE. A questo punto si possono verificare due possibilità: a) nessun nominativo rispondente ai requisiti richiesti è reperito in anagrafe; si immettono i dati e si procede all accettazione; b) almeno un nominativo viene visualizzato. In questo caso, se i dati corrispondono a quelli dell'assistita presentatasi, è possibile effettuare la selezione del nominativo e procedere con l'accettazione. Dopo la selezione del nominativo si procede secondo le modalità standard di accettazione e registrazione dell esame. Indipendentemente dalla presenza o meno della donna nell'archivio screening, il primo controllo effettuato dal programma è sull'età dell'assistita ricercata. Nel caso in cui la donna risulti essere fuori fascia di età, il sistema non permetterà l inserimento. Rientrando nel menù di LETTURA AGENDA per effettuare l'accettazione di assistite invitate dal programma, l'operatore non troverà il nominativo delle accettate direttamente, mentre tale nominativo comparirà nell'elenco di Verifica dell'attività giornaliera.

25 Pag. 25 di 29 Nella parte superiore si immettono i dati anagrafici dell assistita: tessera sanitaria: obbligatorio cognome: obbligatorio, nome: obbligatorio, data di nascita: obbligatorio, codice fiscale: facoltativo, Nella parte inferiore appare automaticamente la data e l ora dell appuntamento (di default data e ora corrente) che è comunque possibile cambiare fintanto che i dati non vengano elaborati dalla procedura batch. Occorre poi inserire l indirizzo, il numero civico e il comune di residenza dell assistita. Se l assistita non è residente è possibile, selezionando il campo Domicilio, inserire l indirizzo e il comune di domicilio, e tutte le informazioni necessarie riguardanti: num.tel.abitazione, num.tel.ufficio, codice e nominativo del medico curante, informazioni al medico curante. La conferma dell adesione implica l inserimento dei dati anagrafici e l assegnazione di un appuntamento. L accettazione diretta verrà rifiutata se esistono già altre assistite con gli stessi dati anagrafici immessi dall operatore. Premendo il tasto si procede con l inserimento dell Anamnesi. In caso di errori da parte dell operatore è possibile effettuare la cancellazione dell accettazione (v. Menù Modifiche Annulla Accettazione).

26 Pag. 26 di 29 Ricerca avanzata Se dalla videata di Ricerca semplice l operatore seleziona la ricerca avanzata appare una videata che propone la verifica dell attività giornaliera consentendo eventuali modifiche. Ricerca avanzata Selezionando la Ricerca avanzata è possibile visualizzare sia la: Verifica attività giornaliera (pap test), ossia il numero di assistite che si sono presentate nel giorno di agenda prescelto. Occorre inserire il giorno di agenda e dare un invio. Appare la videata di lettura agenda con l elenco delle donne accettate in quel giorno. Dall elenco è possibile selezionare le assistite e procedere alle eventuali modifiche (vedi paragrafo Assistite con semaforo giallo del presente manuale).

27 Pag. 27 di 29 NEW: possibilità di stampare l elenco visualizzato tramite il pulsante Verifica delle adesioni spontanee visualizza invece l elenco e il totale delle donne che si sono presentate spontaneamente, senza appuntamento, nel giorno agenda prescelto. NEW Verifica attività giornaliera (test HPV), SELEZIONE ABILITATA SOLO PER I DIPARTIMENTI IN CUI E ATTIVO IL PROGETTO PILOTA HPV ossia il numero di assistite che si sono presentate nel giorno di agenda prescelto per eseguire il test HPV nell ambito del progetto pilota. Occorre inserire il giorno di agenda e dare un invio. Appare la videata di lettura agenda con l elenco e il totale delle donne accettate per test HPV in quel giorno. Dall elenco è possibile selezionare le assistite e procedere alle eventuali modifiche (vedi paragrafo Assistite con semaforo giallo del presente manuale). E possibile stampare l elenco visualizzato tramite il pulsante Trasmissione prelievi Nelle sere dei giorni prefissati i dati relativi ai prelievi eseguiti vengono trasmessi alle citologie. In corrispondenza, nei giorni prefissati avviene il trasferimento fisico dei vetrini tramite corriere. In caso di coincidenza con una festività, la preparazione dei dati per le citologie viene eseguita il giorno prima. L ostetrica, al termine dell ultimo giorno di attività precedente uno dei giorni prefissati, provvede a segnalare al sistema se ha dati da trasmettere e indica fino a che giorno di agenda i dati devono essere ricercati. La trasmissione può essere sospesa per accordi organizzativi intercorsi tra l Unità di Prelievo e l Area di Epidemiologia, il laboratorio destinato a ricevere e refertare i vetrini di ogni unità viene stabilito dall U.V.O.S. Selezionando la funzione il sistema propone un piccolo prospetto riepilogativo in cui sono proposti i dati per il trasferimento delle informazioni: unità operativa (quella identificata al momento del collegamento) e data limite per il trasferimento (la data corrente). Queste informazioni possono essere modificate in caso di necessità. La richiesta di allestimento dei dati viene memorizzata nel momento in cui è confermata con il comando conferma. Dal controllo in archivio viene prelevata la decodifica dell unità operativa che deve essere attiva e ne viene visualizzato l indirizzo per agevolare il controllo. Contemporaneamente un messaggio comunica di aver inserito la richiesta nel giornale delle elaborazioni serali.

28 Pag. 28 di 29 I campi relativi alla funzione Trasmissione prelievi sono i seguenti: Codice dell unità operativa Indirizzo dell U.O. Comune di riferimento dell U.O. Tipo: centro prelievo di I liv., colposcopia, centro prelievo di I liv. (trial), colposcopia (trial), Attività: fissa, non permanente, U.Mobile in standalone, extrascreening, trial, screening / trial, U.M. no in standalone Stato dell U.O: attivo, disattiva, inesistente Data trasmissione, data ultima trasmissione prelievi Invio automatico: no, semaforo verde, l operatore può immettere o modificare la data di trasmissione prelievi per le U.O. che non prevedono l invio automatico dei vetrini (decisione presa a livello organizzativo dai singoli Uvos); si, semaforo azzurro l operatore NON può immettere o modificare la data di trasmissione prelievi perché già impostata automaticamente a livello organizzativo. Trasmissione vetrini

29 Pag. 29 di 29 VERIFICHE E APPROVAZIONI CONTROLLO APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE EMISSIONE VERSIONE REDAZIONE. NOME DATA NOME DATA NOME DATA V06 Pitruzzella Gennaio 2011 V05 Pitruzzella Febbraio 2010 V04 Pitruzzella Gennaio 2008 V03 Gazzaneo Novembre 2005 V02 Cattarello Settembre 2003 V01 Berra Settembre 2002 STATO DELLE VARIAZIONI VERSIONE PARAGRAFO O PAGINA DESCRIZIONE DELLA VARIAZIONE V06 Pag Aggiornamento funzionalità Verifica attività giornaliera V05 Tutto il documento Aggiornamento totale del documento V04 Tutto il documento Aggiornamento totale del documento V03 Tutto il documento Aggiornamento totale del documento V02 Pag.2-3 Aggiornamento delle videate V01 Tutto il documento Versione iniziale del documento codice documento Scr_mut_Icit Uso: pubblico