InfoView per la Regione Emilia-Romagna

Transcript

1 InfoView per la Regione Emilia-Romagna

2 Accesso al portale... 3 Organizzazione dei documenti... 4 Categorie aziendali... 4 Categorie personali... 4 Posta in arrivo... 5 Aprire un documento... 7 Seguendo le categorie... 7 Usando le opzioni di ricerca... 8 Navigare in un documento... 8 Aggiornamento di un documento Drill Personalizzazione del portale InfoView personale Categorie Documenti Comuni... 18

3 Accesso al portale Per accedere al portale InfoView della Regione bisogna accedere all indirizzo: Una volta collegati appare la schermata seguente: Esistono due tipi di autenticazione, da utilizzare a seconda dell utenza che si possiede: Windows AD: deve essere utilizzata da tutti gli utenti regionali, i quali dovranno accedere inserendo le credenziali di dominio regionale RERSDM. Enterprise: tipo di autenticazione riservato agli utenti esterni alla regione, questi dovranno estrare utilizzando le credenziali che gli sono state fornite. Attenzione Autenticazione Enterprise: La prima volta che si accede al portale bisogna cambiare la password. Si consiglia di usare una password sicura, lunga almeno 6 caratteri. Una volta loggati ci si trova nella homepage del portale che può essere personalizzata a piacere come verrà descritto in questo documento:

4 Organizzazione dei documenti Cliccando nel link Elenco documento si ha accesso ai documenti condivisi. Categorie aziendali Questa area contiene tutti i documenti pubblicati per essere condivisi tra più utenti. Ogni categoria può essere divisa in sotto-categorie per permettere un organizzazione migliore dei report. Inoltre, ogni utente può avere visibilità sui documenti di una o più categorie. Categorie personali I documenti presenti in quest area sono visibili solo all utente stesso e possono essere consultati solo in lettura. L utente può decidere di salvare in questa categoria una copia dei documenti aziendali più usati. I documenti personali possono essere salvati in vari formati, e spediti ad altri utenti, ma non possono essere pubblicati nelle categorie aziendali.

5 Cliccando sul link Categorie personali si accede alle categorie e report presenti in quest area e memorizzati sul server di Business Objects. Posta in arrivo Un utente BO può inviare report ad altri utenti BO per condividere con i colleghi le analisi effettuate. I report risiedono sul server di Business Objects e una volta consultati possono essere tranquillamente cancellati da chi li riceve. L utente può decidere di inviare una copia del report, oppure un link al report originale per fare riferimento sempre alla versione più aggiornata del report. Per quest ultimo caso il destinatario deve essere abilitato a vedere il report originale. Oltre all invio dei report ad altri utenti all interno di Business Objects è possibile inviare i report anche via mail, via ftp, oppure memorizzarli in una cartella del file system.

6 Quando c è un nuovo documento nella casella di Posta in Arrivo, l icona della posta cambia come nella figura seguente. I documenti ricevuti possono essere aperti in lettura, salvati in altri formati, oppure inviati ad altri utenti, ma non possono essere pubblicati nei documenti dell azienda. I report possono per esempio essere inviati a utenti che non sono abilitati a vederli direttamente sotto le categorie dei documenti dell azienda, oppure ad altri utenti per revisionarli prima di essere pubblicati nei documenti dell azienda. In seguito una screenshot dei report contenuti in una casella di posta.

7 Per inviare dei report ad altri utenti, opportunamente modificando il nome oppure la descrizione del report, basta cliccare sul pulsante Invia. Nella scheda utenti si possono selezionare uno o più utenti destinatari. Una volta definiti gli utenti destinatari, il report può essere spedito. Si può decidere se spedire il report con il nome originale o con nome personalizzato che si può inserire nella casella di testo Usa nome specifico : Aprire un documento I documenti possono essere acceduti in uno dei due modi seguenti: Seguendo le categorie Quando si conosce la categoria di pubblicazione di un documento il documento si può accedere facilmente seguendo le categorie e le sottocategorie. Se invece si conosce solo il nome del documento bisogna usare la ricerca.

8 Usando le opzioni di ricerca Quando non si sa la locazione di un report, oppure si cercano più report contenenti nel titolo una stringa si può usare la ricerca semplice. Cliccando sulla freccia come indicato sotto si visualizzano le opzioni di ricerca: L opzione Ricerca avanzata permette di estendere la ricerca in base alla locazione di appartenenza del report, in base alla data di pubblicazione e permette di personalizzare i risultati della ricerca. Navigare in un documento Cliccando sul nome di un report il report viene aperto per visualizzare i dati. I report creati con il client di Business Objects vengono visualizzati in vari formati, tra i quali html e PDF.

9 I report creati con WebIntelligence (client web) possono essere visualizzati anch essi nei formati html e PDF, ma in più è possibile effettuare analisi interagendo con tali report. Gli elementi principali di ogni report sono: 1. Il menu principale per salvare o inviare un report.

10 L opzione di modifica sotto la voce Documento è abilitata solo per gli utenti che hanno creato il report, oppure agli utenti con diritti di amministratori. Cliccando su Documento appare la finestra seguente, che ci permette di a) salvare i report come documenti dell azienda, e quindi visibili a tutti gli utenti abilitati alla categoria dove risiederà il report. Per pubblicare il report bisogna essere abilitati a tale operazione. b) salvarlo in formato excel, pdf oppure csv sul proprio PC. 2. I pulsanti in alto a destra del report servono rispettivamente ad aggiornare e chiudere il report. In presenza di prompt quando si clicca su aggiorna, si presenta una finestra per inserire i valori voluti: Il pulsante Aggiorna i valori permette di vedere tutti i valori che il campo può assumere, prendendo dal database i valori aggiornati in tempo reale:

11 Una volta scelti i valori di interesse, si clicca su Esegui Query. 3. In questa area ci sono i link alle varie schede all interno dello stesso report. 4. In questo panello è presente l indice delle pagine che compongono la scheda attiva del report. Aggiornamento di un documento Ogni report di Business Objects è formato da un insieme di dimensioni di analisi un insieme di variabili (numeri o indicatori) da analizzare in base alle dimensioni predefinite. Inoltre, ogni report può contenere dei prompt per permettere all utente di selezionare i dati di interesse: per esempio un prompt potrebbe contenere data inizio e data fine per permettere di visualizzare le attività formative che stanno in quel intervallo. Quando il report viene pubblicato è composto dai parametri di analisi e da un insieme di valori per quei parametri. Per aggiornare questo insieme di valori bisogna aggiornare il report. L aggiornamento serve a prendere gli ultimi dati disponibili e/o a scegliere le porzioni di dati di interesse per l analisi. Per visualizzare eventuali prompt presenti nel report è sufficiente espandere il panello di destra:

12 Dopo l aggiornamento del report, in aggiunta al panello dei prompt, si può usare anche il panello a sinistra che permette di navigare facilmente tra le sezioni del report. Drill La funzionalità di drill nei report creati con Web Intelligence permette di scendere e salire nei livelli di una gerarchia. Per esempio, se in un report sono presenti la dimensione Anno e degli importi associati a questa dimensione, sfruttando la funzionalità del drill, gli importi possono essere visualizzati anche per quadrimestre o mese. Quando nel report è stata inserita la modalità di drill, in alto a sinistra del report appare un iconcina che ha la forma di una lente come indicato nella figura seguente: Per attivare il drill basta scegliere la lente e cliccare sulla dimensione di analisi da studiare a un maggiore livello di dettaglio:

13 Si noti nella figura seguente, come nella colona della segnatura del documento si è apparsa una freccia verso l altro per indicare la possibilità di fare un drill-up. Quando si è nella modalità di drill nel report appare un nuovo menu a tendina che permette di scegliere gli elementi padre nella gerarchia. Le varie screenshot considerano come esempio un report del mondo del protocollo, dove la gerarchia consiste di un fascicolo che al suo interno contiene uno o più documenti. Quando si clicca sul fascicolo vengono visualizzati i documenti al suo interno. Per visualizzare invece i documenti all interno di altri fascicoli si usa il menu a tendina rappresentato qui sotto.

14 Personalizzazione del portale Il portale contiene alcune opzioni di visualizzazione e navigazione report che vengono accedute tramite il menu Preferenze. Le varie opzioni sono suddivise in 7 schede che descriveremo in dettaglio:

15 Scheda Generale - Permette di definire la pagina iniziale, il layout del portale, la lingua e lo spazio dedicato a Mio Infoview Scheda Cambia password Permette di cambiare la password attuale inserendo una nuova password. Quest ultima deve essere una delle ultime tre password usate.

16 Scheda Web Intelligence Permette di definire le opzioni di visualizzazione dei report creati con interfaccia web sia in modalità normale che in modo interattivo usando le opzioni di drill. 1. Si consiglia di usare per la visualizzazione il formato Web in quanto permette di navigare il report. 2. Si consiglia di lasciare la selezione predefinita delle opzioni di drill in quest area. 3. Per quanto riguarda invece le opzioni di drill si può scegliere se visualizzare il nuovo livello di dettaglio nella scheda esistente o in una nuova scheda a parte. Scheda Desktop Intelligence Quest area permette di definire le opzioni di visualizzazione dei report creati con lo strumento desktop di Business Objects. Si può selezionare web se i report si vogliono visualizzare all interno del browser, PDF se il report si vuol stampare e Desktop Intelligence se il report si vuole modificare. Per quest ultima opzione bisogna aver installato in locale Desktop Intelligence.

17 Le altre tre schede servono a definire le opzioni di visualizzazione di formati particolari di report, che per il momento non vengono usati. InfoView personale Per accedere a quest area bisogna settare come pagina iniziale Infoview personale dalle Preferenze: InfoView personale visualizza dati da diverse fonti in una sola pagina Web. È possibile impostare InfoView Personale per ottenere in un istante le informazioni desiderate dividendo la finestra del browser in diversi portlet (un portlet è un area di una pagina web che può essere aggiornata indipendentemente dalle altre aree senza dover ricaricare l intera pagina web). È possibile visualizzare contemporaneamente più portlet, contenenti ognuno informazioni diverse. È possibile anche spostare o eliminare i portlet. Infoview personale può essere settato come pagina iniziale una volta loggati nel sito, per avere subito sotto occhio i documenti più rilevanti.

18 Categorie Documenti Comuni Le categorie dei documenti visibili a tutti i dipendenti regionali sono rappresentate nella schermata seguente: I report principiali presenti in queste categorie sono:

19 DGORG Strutture Organizzative\Organigramma Questo report permette di visualizzare le direzioni e i servizi sottostanti in una data di riferimento. DGORG Giuridico Economico\Elenco Dipende00.rep Questo report visualizza tutti i dipendenti regionali e le caratteristiche del loro rapporto con la Regione (incarico, ruolo, liv. econ., prof. professionale. ecc). N.B. Questo report viene aggiornato ogni notte in automatico e contiene la fotografia più recente del personale in Regione. Vista la grande quantità di dati che il report va ad analizzare e di conseguenza il grande carico che tale elaborazione genera sul server, all utente Infoview non è permesso l aggiornamento del report. DGORG Giuridico Economico\Elenco Dipende01.rep Simile al report precedente, però permette gli aggiornamenti e visualizza i dipendenti sotto una o più direzioni nella data di riferimento desiderata. DGORG Giuridico Economico\Elenco Dipendenti 03.wid Questo report web permette, oltre ad visualizzare i dipendenti sotto una direzione in una data di riferimento, di effettuare operazioni di drill e di impostare dei filtri. DGORG Giuridico Economico\Incarichi.rep Questo report raggruppa per ogni direzione i dipendenti appartenenti in base ai loro incarichi.