Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 1

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1 Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 1 Il MESSENGER AZIENDALE riunisce in un unico strumento le funzionalità di Instant Messaging (chat) e di posta elettronica. Uffici e reparti aziendali possono comunicare e trasferirsi file di qualsiasi natura con estrema semplicità ed efficienza, senza alcuna necessità di connessione ad Internet. Il MESSENGER AZIENDALE è strettamente legato a Wess.Net, i contatti sono gli utenti di Wess.Net. Tutte le conversazioni ed i messaggi di posta interna sono archiviati nel database aziendale. La comunicazione avviene in rete locale generando un traffico di rete minimale. Sulla rete viaggiano brevissime stringhe di notifica, NON il testo delle conversazioni e/o i file scambiati tra gli utenti. Il MESSENGER AZIENDALE si avvia automaticamente con Wess.Net (se la licenza lo prevede) e può essere eventualmente disabilitato dall anagrafica utenti.

2 Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 2 Per evitare chiusure accidentali del MESSENGER AZIENDALE, il click sulla X della finestra non chiude il programma ma lo riduce ad icona. Per chiudere esplicitamente il MESSENGER AZIENDALE è necessario usare la voce Esci e chiudi disponibile nel menù Messenger. La voce Impostazioni e preferenze permette al singolo utente di modificare il comportamento predefinito del MESSENGER AZIENDALE all avvio di Wess.Net: Come già detto più sopra, il MESSENGER AZIENDALE riunisce in un unico strumento le funzionalità di Instant Messaging (chat) e di posta elettronica. Le utilità di questo strumento sono molteplici per aziende di qualsiasi dimensione. Per aziende con molti uffici, magazzini e reparti semplifica enormemente la comunicazione. Il MESSENGER AZIENDALE è meno invasivo del telefono. Conversazioni e posta interna non generano traffico Internet. La chat è utilissima per conversazioni immediate anche quando, ad esempio, una persona è al telefono con un cliente e deve avere risposte in tempo reale dal magazziniere o da un reparto di produzione. Anche all interno di un singolo ufficio il MESSENGER AZIENDALE offre vantaggi. Se, ad esempio, l impiegata commerciale ha di fronte un cliente e la collega amministrativa le vuole far presente che il cliente ha problemi di pagamento, tale comunicazione non potrebbe essere fatta a voce. Un messaggio istantaneo (di chat) risolve il problema in modo discreto ed efficace. Ripetiamo che tutte le comunicazioni (conversazioni e posta interna) sono salvate nel database aziendale. Questo consente di avere traccia costante e continua di quanto avviene. Permette di usare messaggi di posta interna come pratiche la cui storicità è garantita. L archiviazione nel database delle conversazioni elimina, inoltre, qualsiasi conflitto del tipico non me lo avevi detto.

3 Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 3 LE CONVERSAZIONI (chat) La chat riproduce le funzionalità tipiche dei software di IM (Skype e simili). Le conversazioni intercorse tra due utenti sono salvate su base giornaliera. La riapertura della finestra di chat con un dato interlocutore riporta sempre l intera conversazione della giornata. Le conversazioni recenti, precedenti alla giornata odierna, sono consultabili direttamente dal MESSENGER AZIENDALE (pagina Recenti ). L intera storicità è invece disponibile dall apposito menù di Wess.Net. Un utente può impostare il proprio stato agendo sull icona a sinistra del proprio nome: Ad una conversazione possono essere allegati file di qualsiasi natura, sia usando il pulsante Invia file sia con drag-and-drop, ovvero trascinando uno o più file nella casella in cui si digita il messaggio. Un messaggio è inviato semplicemente digitando il tasto Invio oppure con click sul pulsante Invia messaggio.

4 Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 4 LA POSTA INTERNA (mail interne) Il modulo di posta interna è estremamente simile a Microsoft Outlook. Ha possibilità di invio ad N destinatari, anche in Cc (copia carbone) ed in Ccn (copia carbone nascosta). La scelta dei destinatari avviene con click su uno dei pulsanti A, Cc, Ccn:

5 Wess.Net MESSENGER AZIENDALE 5 Ad un messaggio di posta interna può essere risposto e/o il messaggio può essere inoltrato come qualsiasi altra mail ricevuta da un client di posta Internet. Come già fatto presente, né il testo del messaggio né gli allegati viaggiano sulla rete, sono altresì salvati nel database aziendale per ciascun mittente/destinatario a formare un archivio storico centralizzato e permanente. I messaggi di posta sono suddivisi in posta Ricevuta, Inviata e Cestino. Un messaggio può essere rimosso dagli elenchi semplicemente selezionando la riga e digitando CANC. A differenza di Microsoft Outlook, la cancellazione di un messaggio dal Cestino non determina la perdita dello stesso, soltanto lo rimuove dalla vista dell utente. Messaggio ed allegati rimangono permanentemente archiviati nel database aziendale. In Wess.Net il menù Messenger Aziendale Consulta permette di consultare tutte le conversazioni ed i messaggi di posta interna, con le solite possibilità di filtro disponibili per gli altri elenchi. Oltre alle motivazioni pratiche già illustrate possono individuarsi anche motivazioni più manageriali nell adottare il MESSENGER AZIENDALE: Evitare conversazioni con persone esterne su argomenti tutt altro che inerenti il lavoro, molto probabili quando si lascia utilizzare Skype a tutti. Evitare inutili passeggiate tra uffici e reparti, non sempre motivate dalla reale necessità di un confronto de visu tra le persone. Limitare al massimo l uso di fotocopie per lo scambio di documenti. Rendere completamente inutili cartelle per la condivisione di file, in cui tutti possono attingere. Garantire la totale riservatezza nello scambio di informazioni e di documenti. NOTE TECNICHE Le comunicazioni avvengono sulla porta UDP Se necessario, il firewall deve essere opportunamente configurato per consentire il traffico UDP tramite la suddetta porta. Il numero della porta ed altri parametri possono essere cambiati personalizzando la funzione SQL udflanmsn_init.