Digital day - 9 marzo 2015 FATTURAZIONE ELETTRONICA, ISTRUZIONI PER L USO. In collaborazione con

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1 Digital day - 9 marzo 2015 FATTURAZIONE ELETTRONICA, ISTRUZIONI PER L USO

2 DIGITAL CHAMPIONS

3 SOMMARIO Cos è la fatturazione elettronica? Perché diventa obbligatoria la fatturazione elettronica? Chi è interessato alla fatturazione elettronica? Quali sono le scadenze per la fatturazione elettronica? Come funziona la fatturazione elettronica nei confronti della PA? Quali sono gli adempimenti per le PA? Quali sono gli adempimenti per imprese e professionisti?

4 COS È LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

5 DEFINIZIONE La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture

6 FATTURAPA La FatturaPA è un documento informatico strutturato elaborabile ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni

7 PERCHÉ DIVENTA OBBLIGATORIA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

8 RIDUZIONE ATTIVITÀ MANUALE RIDUZIONE DEI COSTI DIMINUZIONE MATERIALI DI CONSUMO (CARTA, BUSTA E BOLLI) RIDUZIONE DEL TEMPO DESTINATO ALL'ARCHIVIAZIONE E ALLE SUCCESSIVE RICERCHE RIDUZIONE DEI COSTI PER GLI SPAZI OCCUPATI PER L'ARCHIVIAZIONE

9 INCREMENTO DI EFFICIENZA ELIMINAZIONE DEI RITARDI E DEI DISGUIDI DERIVANTI DALL'INOLTRO CARTACEO DELLE FATTURE RIDUZIONE DEL CONTENZIOSO DERIVANTE DA ERRORI DI FATTURAZIONE MAGGIORE VELOCITA NEI PAGAMENTI

10 SPENDING REVIEW 1,5 miliardi di Euro annui di risparmi grazie alla fatturazione elettronica nei confronti della PA (fonte: Osservazione Fatturazione Elettronica Politecnico di Milano, 2014)

11 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA DIVENTA OBBLIGATORIA FINANZIARIA 2008 Stabilisce il principio della fatturazione in via esclusivamente elettronica nei confronti della PA Fa divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura elettronica Istituisce il Sistema di Interscambio (SdI) come punto di transito obbligato delle fatture elettroniche Demanda al Ministro dell economia e delle finanze, di concerto col Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione, la regolamentazione attuativa

12 OBBLIGHI E DIVIETI L. 244/2007, art. 1 c. 209: l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica L. 244/2007, art. 1 c. 210: le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio in forma elettronica

13 RIPASSIAMO GLI STRUMENTI BASE

14 STRUMENTI DI BASE FIRMA DIGITALE PEC SISTEMA DI CONSERVAZIONE CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI (solo per alcune soluzioni)

15 FIRMA DIGITALE Firma Digitale Valore di forma scritta ad substantiam ex lege Non ripudiabilità La firma digitale consente la sottoscrizione di tutti i contratti che richiedano forma scritta ad substantiam, e ad probationem inclusi quelli aventi ad oggetto il trasferimento di diritti reali su beni immobili Il disconoscimento della firma digitale comporta un inversione dell onere della prova, che grava in capo al firmatario, tenuto a dimostrare che la firma sia stata apposta a sua insaputa Possibilità di rilascio da remoto La firma digitale, grazie a particolari modalità di riconoscimento, può essere rilasciata da remoto, eliminando la necessità di presenza fisica del titolare Necessaria la presenza di una Third Trusted Party (CA) che assume la responsabilità di riconoscimento e rilascio del certificato Tecnologia definita dalla normativa (regole tecniche di firma) Giurisprudenza consolidata sulla validità del documento firmato digitalmente e l inversione dell onere della prova Possibilità di richiederla GRAUTITAMENT E presso la CCIAA Tutti gli imprenditori devono avere una Firma Digitale per la presentazione del bilancio al RI

16 CONSERVAZIONE IL CONTESTO Il sistema di conservazione deve garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, garantendo nel tempo l accesso al documento conservato indipendentemente dall evoluzione del contesto tecnologico Creazione Gestione Storage Conservazione Conservazione processo che consente di conservare nel tempo i documenti in formato elettronico; garantisce l integrità, la disponibilità e la riservatezza, in modo da assicurarne il mantenimento del valore legale; il processo è regolato dal DPCM 3/12/13, recante le nuove regole tecniche di conservazione che hanno sostituito la Deliberazione CNIPA 11/04; In ambito fiscale, opera anche il DPCM 17/06/2014 alla conclusione del processo di conservazione si può provvedere alla distruzione dell eventuale originale cartaceo.

17 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Per certificare l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale. LA PEC E UNO DEI MODI PER MANDARE UNA FATTURA ELETTRONICA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

18 CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) è uno strumento di identificazione in rete che consente la fruizione dei servizi delle amministrazioni pubbliche. La CNS non contiene la foto del titolare e non richiede particolari requisiti di sicurezza per il supporto plastico. LA CCIAA DI PADOVA RILASCIA GRATUITAMENTE LA CNS ALL AMMINISTRATORE DELLA SOCIETÀ

19 CHI È INTERESSATO ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

20 SOGGETTI INTERESSATI PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI FORNITORI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

21 QUALI SONO LE SCADENZE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

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23 COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA?

24 LE FATTURE DIVENTANO DOCUMENTI INFORMATICI Formato della Fattura Elettronica: file XML (extensible Markup Language), secondo una struttura ben precisa descritta sul sito Sottoscrizione della Fattura Elettronica: l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura

25 LA TRASMISSIONE ATTRAVERSO IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO È il sistema deputato alla trasmissione delle fatture verso le Pubbliche Amministrazioni. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA effettuare controlli sui file ricevuti inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie

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27 QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER LE PA?

28 LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI DEVONO attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fatture nell l Indice della PA (IPA); comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica; ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne; inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione; monitorare i file FatturaPA secondo le modalità riportate sul sito FatturaPA; conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

29 QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER LE IMPRESE E PROFESSIONISTI?

30 I FORNITORI DELLA PA DEVONO Predisporre le fatture in formato.xml Sottoscrivere le fatture con firma qualificata o digitale Ricevere le notifiche e i riscontri dalla PA attraverso il Sistema d Interscambio Conservare le fatture elettronicamente (senza stamparle)

31 COME RENDIAMO FACILE IL PASSAGGIO?

32 courtesy of InfoCert SpA IN SINTESI Emissione esclusivamente in forma elettronica (XML) delle fatture, note, parcelle, conti e simili. Trasmissione Conservazion e Pagamento esclusivamente con strumenti elettronici, utilizzando il Sistema di Interscambio gestito dall Agenzia delle Entrate, tramite il «braccio operativo» Sogei. Possono essere utilizzati degli intermediari; Sogei deve mettere a disposizione delle PMI strumenti di supporto esclusivamente e obbligatoriamente in forma elettronica, secondo le regole tecniche (MEF del 17/06/2014; DPCM 3/12/2013). Questo comporta per tutte le PA e i fornitori della PA di gestire obbligatoriamente la fatturazione elettronica, di tutte o parte delle proprie fatture (sezionali). le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all invio del documento in forma elettronica 32

33 MISURE DI SUPPORTO L Agenzia per l Italia digitale mette a disposizione, gratuitamente, strumenti: per la generazione, comunicazione con SdI, conservazione delle fatture in collaborazione con Unioncamere ( per la generazione e visualizzazione delle fatture, nel formato previsto dal SdI in collaborazione con LaIT (

34 MISURE DI SUPPORTO Per le PMI operanti sul Mercato Elettronico della P.A. sono resi gratuitamente disponibili i servizi di: generazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di interscambio conservazione delle fatture comunicazione col Sistema di interscambio

35 QUADRO DELLE ESIGENZE SE I RAPPORTI VERSO LE PPAA AVVENGONO VIA MEPA UTLIZZA IL SERVIZIO GRATUITO DEL MEPA che consente di Creare la fattura nel formato corretto Inviare la fattura allo SDI Conservare la fattura per i 10 anni previsti. L unico adempimento è l istituzione del SEZIONALE DISTINTO

36 QUADRO DELLE ESIGENZE SE SEI UNA PMI E FAI MENO DI 24 FATTURE ANNO UTLIZZA IL SERVIZIO GRATUITO DELLE CAMERE che consente di Creare la fattura nel formato corretto Inviare la fattura allo SDI Conservare la fattura per i 10 anni previsti. L unico adempimento è l istituzione del SEZIONALE DISTINTO

37 QUADRO DELLE ESIGENZE SE SEI UNA IMPRESA STRUTTURATA E HAI ESIGENZE SPECIFICHE RICORRI AL MERCATO, CHE OFFRE UNA SERIE DI SOLUZIONI Integrazioni native con ERP Conservazione della documentazione Automazioni nel caricamento, nella spedizione, nella gestione di più partite IVA

38 FatturaPA SITI WEB PER APPROFONDIRE Agenzia per l Italia Digitale

39 GRAZIE PER L ATTENZIONE