ALLA C.A. RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO: ATTIVAZIONE NUOVO ANNO (2015)

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1 ALLA C.A. RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO: ATTIVAZIONE NUOVO ANNO () Attenzione Solo per i clienti che utilizzano il modulo OFFICINA. Chiudere tutte le commesse aperte prima di effettuare l apertura del nuovo anno oppure se possibile cancellarle e reinserirle nel nuovo anno. Sono obbligati alla chiusura delle commesse nell anno tutti coloro che gestiscono il BM. (Per approfondimenti vedi FAQ n.8, per sapere chi può evitare questa operazione.) Le seguenti fasi devono essere eseguite per ogni azienda gestita. Chiudere la fatturazione differita (se gestita) incluse le note di credito a chiusura delle liste reso. Eseguire il carico dei rimessi nell anno di competenza. Eseguire la copia dei database (che va conservata per almeno 60 giorni) (Per approfondimenti vedi FAQ n.1 e 2). Per eseguire le operazioni di apertura è necessario disporre di un utente abilitato (Livello B). Le officine autorizzate del gruppo FIAT, devono controllare nella tabella dei protocolli presente su Tabelle Parametri documenti/contropartite Protocolli (contatori) documenti, che il protocollo delle Segnalazioni Reclami, in genere SR o SR01 abbia impostato sul campo Valore Iniziale il n oppure che ci sia il flag su Mantieni Numerazione. Nel primo caso impostando il campo Valore Iniziale nell anno la numerazione ripartirà da Nel secondo caso mettendo il flag su Mantieni Numerazione nell anno successivo la numerazione sarà progressiva all ultimo numero dell anno Le concessionarie del gruppo KOELLIKER, devono controllare nella tabella dei protocolli presente su Tabelle Parametri generali Protocolli (contatori) documenti, che il protocollo degli Ordini Fornitori da trasmettere a casa madre abbia nel campo Valore iniziale il n Nel caso con la versione installata non visualizzate il campo dopo la procedura di apertura anno da tabelle Parametri documenti contropartite Protocolli (Contatori) documenti, premere il tasto F3 per visualizzare tutti i protocolli, individuare il codice del protocollo dell ordine fornitore ed impostare nella colonna ULTIMO il valore Per eseguire l operazione di attivazione del nuovo anno è necessario che nessun altro utente operi su Infinity. Pagina 1 di 10

2 Procedere secondo i punti elencati di seguito. 1. Accedere alla voce di menu Esercizi Contabili da Tabelle \ Parametri Contabilità. La finestra aperta mostra l elenco degli esercizi contabili durante i quali l azienda ha svolto e svolge la propria attività. La figura sottostante ne mostra un esempio. 01/01/ 31/12/ Se l esercizio non esiste nell elenco degli Esercizi Contabili, cliccare sul simbolo inserisci ( ), posto in alto a sinistra nella barra della finestra. A questo punto si aprirà la seguente finestra. Inserire il Codice esercizio, specificando Data Inizio, Data Fine e la Valuta Base in Euro; Cliccare sul pulsante Salva; Cliccare sul pulsante Aggiorna Registri e poi su OK per salvare ed uscire. Se l esercizio esiste eseguire i seguenti passi. Doppio click sul codice esercizio ; Effettuare l aggiornamento dei registri cliccando sull apposito pulsante Aggiorna Registri e poi su Salva; Uscire cliccando su Ok. 2. Accedere alla voce di menu Azienda da Tabelle \ Parametri Generali. Pagina 2 di 10

3 Nella finestra visualizzata Inserire in Esercizi: proposto: il codice del nuovo esercizio (ovvero ); Verificare che nel campo Esercizi: precedente: sia settato l anno In caso contrario, provvedere ad effettuare la modifica; Inserire nel campo magazzino il codice del nuovo esercizio (ovvero ); Cliccare sul pulsante Salva; Uscire cliccando su Ok. 3. Accedere alla voce di menu Apertura Nuovo Anno Magazzino da Magazzino \ Utilità Magazzino per visualizzare la seguente finestra di avviso con nuovo anno. ATTENZIONE: NON CREARE ANNI SUCCESSIVI AL Pagina 3 di 10

4 Cliccare sul tasto Conferma. A fine processo, la finestra si chiude automaticamente ed apparirà un messaggio di conferma di avvenuta elaborazione. NB. La procedura di apertura anno può richiedere diversi minuti. NON CHIUDERE MAI FORZATAMENTE LA VIDEATA, anche se visualizzate la scritta (Non risponde) nella barra del titolo. Il sistema non è bloccato, ma sta semplicemente portando a termine l operazione richiesta. 4. Uscire dal programma Infinity. 5. Rientrare in Infinity e verificare che si stia lavorando effettivamente sull anno. Ciò si evince dalla barra del titolo della finestra di Infinity (figura sottostante). Dopo tale verifica tutti gli altri utenti potranno riprendere a lavorare. Per coloro che gestiscono la trasmissione telematica delle Accise con infinity, da Contabilità Intra Trasmissioni doganali Olio Gestione dati doganali, dovete aggiungere una nuova riga, premendo il tasto F5, ricopiando tutti i dati inseriti per l anno 2014 cambiando solo Anno Prot. Reg in e Progr. Registro con il nuovo numero assegnato dall agenzia delle dogane se siete soggetti a vidimazione del registro di carico scarico delle Accise. Pagina 4 di 10

5 Per le OFFICINE che gestiscono il monte delle preconsegne/ricondizionamenti dovranno popolare la finestra PRECONSEGNE presente su Officina Anagrafica Officina aggiungendo le righe per l anno per il nuovo e/o usato. Per aggiungere le righe, fare click sull icona di inserimento o premete il tasto F5. Importante! Le fasi sopra descritte abilitano tutti gli utenti configurati a lavorare nell anno. Per lavorare nell anno precedente occorre: Chiudere tutte le finestre aperte Aprire il menu File (in alto a sinistra); Selezionare la voce Cambia Anno Lavoro ; Scegliere dall elenco l anno 2014 e cliccare su Conferma. Ricordarsi di reimpostare l anno (con la stessa procedura vista precedentemente), per ritornare sull esercizio corrente. Per sicurezza, tutti i documenti (liste, ordini, preventivi) non accettano date con anno diverso da quello di lavoro. Non è possibile, quindi, inserire per errore documenti con data se posizionati nell anno 2014 e viceversa. Se avete fatto il cambio anno di lavoro in 2014 ed uscite da Infinity, al rientro sarà mantenuto l anno di lavoro 2014 quindi dovrete ripetere la procedura di cambio anno per tornare al. Pagina 5 di 10

6 Per eseguire le registrazioni contabili manualmente in prima nota, iva acquisti o iva corrispettivi nell anno 2014 non dovete fare il cambio anno di lavoro, ma appena aprite la videata di registrazione contabile dovete fare doppio click sull anno e cambiarlo in Questo sarà mantenuto per tutto il tempo che la videata sarà mantenuta aperta. ATTENZIONE: Solo per coloro che hanno impostato nel sezionale l anno 2014 da stampare sui documenti di fattura e note di credito variare in. Dovete eseguire l impostazione da Tabelle->Parametri documenti/contropartite ->Parametri di stampa documenti, ricercare i documenti che riportano nel campo sezionale l anno 2014 e variarlo in. ~~ FINE DELLE OPERAZIONI, NELLE PAGINE SEGUENTI UN ELENCO DI DOMANDE FREQUENTI~~ Pagina 6 di 10

7 F.A.Q. da distribuire agli utenti di IT/EDP, magazzino, officina, contabilità e veicoli Di seguito riportiamo alcune risposte alle domande più frequenti pervenuteci presso il nostro servizio di assistenza. 1) Come faccio una copia del database automaticamente? Per eseguire la copia automatica dei dati procedere come segue: Accedere al server dove risiede il database di Infinity ed accertarsi di avere spazio su disco a sufficienza da poter contenere i file di copia del DB: nei sistemi operativi con Windows server 2003, andare su Start Pannello di Controllo Operazioni Pianificate, selezionare l operazione per la copia di Infinity. Cliccare con il tasto dx del mouse e selezionare Esegui. Nei sistemi operativi con Windows server 2008, andare su Start Pannello di Controllo Strumenti di amministrazione Utilità di pianificazione, selezionare l operazione per la copia di Infinity. Cliccare con il tasto dx del mouse e selezionare Esegui. Nei sistemi operativi con Windows 2012, click con il tasto dx sul pulsante Start Pannello di Controllo Strumenti di amministrazione Utilità di pianificazione, selezionare l operazione per la copia di Infinity. Cliccare con il tasto dx del mouse e selezionare Esegui. Attenzione: Al termine della copia spostare i file su un'altra cartella o unità esterna per evitare che venga sovrascritta dalla copia programmata. 2) Non riesco a fare la copia automatica. Come faccio una copia del database manualmente? Per eseguire la copia manuale dei dati procedere come segue: Fate uscire tutti gli utenti da Infinity. Accedere al server dove risiede il database di Infinity, cercare il servizio Adaptive Server Anywhere SyInfinity (Se non lo trovate cercate SQL Anywhere - SyInfinity) dal menu Start di Windows \ Impostazioni \ Pannello di Controllo \ Strumenti di Amministrazione \ Servizi. Selezionarlo e cliccare su Arresta. Individuare la cartella del/i database (generalmente si trova sotto C:\Programmi\Infinity\Database), farne una copia fisica (attraverso il tasto destro del mouse sulla cartella selezionare Copia, spostarsi su un altra cartella dell unità che contiene spazio disponibile, ad es. C:\Temp, cliccare sul menu Modifica e scegliere l opzione Incolla). Terminata la copia attivare nuovamente il servizio Adaptive Server Anywhere SyInfinity (o SQL Anywhere - SyInfinity) (Start di Windows \ Impostazioni \ Pannello di Controllo \ Strumenti di Amministrazione \ Servizi) cliccando su Avvia. 3) Quando devo procedere con l apertura dell anno? Devo eseguirla giorno 31 dicembre oppure la devo fare il 2 di gennaio? L apertura dell anno si deve fare l ultimo giorno lavorativo dell anno in corso come ultima operazione. In alternativa si potrà eseguire nel nuovo anno come prima operazione della giornata. In entrambi i casi tutti gli Pagina 7 di 10

8 utenti devono essere disconnessi da Infinity. 4) Quanto tempo dura la procedura dell apertura dell anno? Tutta la procedura viene eseguita in pochi minuti. 5) Cosa posso controllare per capire se tutta la procedura di apertura dell anno è andata a buon fine? Intanto al primo accesso nella barra del titolo dovrai trovare l anno di lavoro e poi da tabelle->parametri documenti contropartite ->Protocolli (contatori) documenti, premi il tasto F3 e dovrai visualizzare tutti i protocolli con l anno. 6) Come faccio ad aprire una commessa dell anno 2014 se mi trovo nell anno? Non si rende necessario fare il cambio anno di lavoro, così come avviene per le liste di magazzino, ma basta selezionare l anno nell omonimo campo della finestra Apertura Commessa. 7) Devo caricare un rimesso fornitore con data bolla 2014 ma la merce è arrivata nel, come devo eseguire il carico? Il rimesso deve essere caricato nell anno 2014 perché anche la fattura del fornitore sarà datata 2014, così sia i costi della fattura di acquisto che il costo di magazzino confluiranno nell anno di competenza. Pertanto si dovrà procedre come segue: Cambiare l anno di lavoro in 2014 da File Cambio Anno Lavoro; Caricare gli articoli nella lista di acquisto. Cambiare nuovamente l anno di lavoro in ; Per ribaltare le rettifiche dall anno 2014 al deve essere eseguito l allineamento delle giacenze tramite Allineamento Giac./Costi fra anno corrente e precedente da Magazzino \ Utilità di magazzino. Impostare il flag su Allinea esistenza. 8) Posso fare le rettifiche di inventario a gennaio per l anno 2014, anche dopo la procedura di apertura anno? Sì, seguendo questi passi: Indicare l anno 2014 in Cambio Anno Lavoro accessibile da File; Accedere alla voce di menu Rettifica Inventario Articoli da Magazzino \ Documenti Interni; Dopo aver apportato le relative modifiche, generare le rettifiche tramite il pulsante Genera Rettifica ; Cambiare nuovamente l anno di lavoro in ; Per ribaltare le rettifiche dall anno 2014 al deve essere eseguito l allineamento delle giacenze tramite Allineamento Giac./Costi fra anno corrente e precedente da Magazzino \ Utilità di magazzino. Impostare il flag su Allinea esistenza. 9) Devo stampare l inventario al 31/12/2014, è necessario eseguire il ricalcolo delle giacenze alla data? No. Il ricalcolo delle giacenze è necessario solo se si deve stampare un inventario diverso dal fine anno. Pagina 8 di 10

9 10) Devo stampare l inventario al 31/12/2014, quali stampe posso fare? Innanzitutto, bisogna impostare il campo Anno uguale a 2014 in Cambio Anno Lavoro accessibile da File. È possibile stampare due tipi di inventari: Inventario fisico attraverso il seguente percorso Stampe \ Stampe \ Categoria: Inventari - Situaz. Giacenze \ Inventario Fisico; Inventario valorizzato attraverso il percorso Stampe \ Stampe \ Categoria: Inventari - Situaz. Giacenze. In tal caso selezionare la valorizzazione che si intende stampare: Valorizzazione per Articolo; Valorizzazione per Precodice. 11) Come faccio a Gennaio a creare registrazioni contabili per l'anno 2014? Dalle voci di menu Iva Acquisti, Iva Vendita, Iva Corrispettivi, Prima Nota (accessibili da Contabilità \ Registrazioni contabili) è possibile passare all anno 2014 facendo doppio click sul campo Esercizio ed impostandolo al valore desiderato. 12) Gli Ordini clienti e fornitori aperti nel 2014, possono essere evasi nell anno? Si. 13) Vedo il menu Apertura nuovo anno Magazzino, ma appena faccio click sul menu visualizzo il messaggio L UTENTE NON E AUTORIZZATO AD ESEGUIRE QUESTA OPERAZIONE e dopo aver fatto click su OK Errore in fase di avvio programma : Per abilitare l utente ad eseguire questa operazione andare su Tabelle ->Configurazioni visualsoftware - >Regole permessi autorizzazione, ricercare la regola MAG_0040 ed impostare il campo VALORE = CONSENTI. Per approfondimenti ed ulteriori chiarimenti sulla gestione delle regole riferirsi all apposito documento che trovate nella documentazione sul sito. 14) Devo sempre eliminare tutte le commesse di officina non chiuse nell anno 2014 e reinserirle nel? Chiudere le commesse ha tutti i vantaggi e non è un obbligo. L'unico aspetto negativo per i lavori non ancora completati, è quello che in questo caso per le lavorazioni\ricambi restanti dovrete aprire una nuova commessa nell anno e consegnare al cliente due fatture una per i lavori del 2014 e l altra per i lavori del. I principali vantaggi sono notevoli per: Valorizzazione di magazzino L analisi officina (calcolo della produttività sul fatturato per gli operai) Non rilevare le fatture da emettere per assegnare i costi di competenza di lavorazioni e ricambi nell anno 2014 e lo storno del conto fatture da emettere nell anno successivo per ogni conto cliente, con ulteriore aggravio di tempo per chi gestisce i centri di costo. Maggior controllo sui dati del BM per chi lo gestisce. Maggior controllo sulle fatture di acquisto di lavorazioni terzi su lavori eseguiti che sicuramente vengono conteggiate Pagina 9 di 10

10 Migliore gestione che chi vuole gestire i controlli dell inventario a fine anno. Il prezzo da pagare è portarsi avanti nel lavoro. Per i lavori in garanzia, ove non è possibile chiuderle nell anno 2014 lasciatele aperte, possibilmente, senza iniziare lavorazioni e scaricare ricambi e poi si completeranno nel nuovo anno. Comunque è possibile non eliminare le commesse di officina aperte solo quando lo scarico contabile della giacenza dei ricambi avviene con il documento di chiusura. In questo caso contabilmente i ricavi di manodopera e ricambi saranno valorizzati per intero nell anno di fatturazione e l esistenza di tutti gli articoli verranno scaricati nell anno di inserimento e chiaramente si dovrà valorizzare contabilmente il ricavo della manodopera nell anno di competenza e per questo per rilevare contabilmente il valore degli articoli e delle lavorazioni per le commesse rimaste aperte alla data del 31/12/2014 e quantificare l imponibile delle fatture officina da emettere potrete eseguire la stampa da Stampe Stampe Categoria: Inventari e Situaz. Giacenze Valorizz. Art/Lav. Presenti in commesse aperte alla data. I principali campi da selezionare sono: Raggr. Depositi: scegliere dall elenco un raggr. che contenga il deposito da ricercare Carico lav./ric.: scegliere dall elenco C per le sole righe a carico cliente Anno: 2014 Data di Riferimento: 31/12/2014 Raggr. Documenti: scegliere dall elenco un raggr. Che contenga le liste commesse officina non i documenti di chiusura (fatture/ricevute fiscali). Cons. Tipo Mov.: opzionalmente mettere il flag e scegliere un valore dall elenco. 15) Ho eseguito la stampa della fattura e nel sezionale riporta l anno 2014 anziché, cosa devo impostare per riportare il dato corretto? Da Tabelle->Parametri documenti/contropartite ->Parametri di stampa documenti, ricercare i documenti che riportano nel campo sezionale l anno 2014 e variarlo in. 16) Perché non posso impostare la data di RICHIESTA CONSEGNA sulla scheda del veicolo Nuovo o Usato? Nella scheda del veicolo Nuovo inserendo la DATA RICHIESTA CONSEGNA vedo il campo NUM. CONSEGNE DISPONIBILI pari a 0 / 0. Come indicato a pag.5: Per le OFFICINE che gestiscono il monte delle preconsegne/ricondizionamenti dovranno popolare la finestra PRECONSEGNE presente su Officina Anagrafica Officina aggiungendo le righe per l anno per il nuovo e/o usato. Per aggiungere le righe, fare click sull icona di inserimento o premete il tasto F5. Pagina 10 di 10