Programma di screening della Provincia di Reggio Emilia. Sonia Prandi

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1 Programma di screening della Provincia di Reggio Emilia Sonia Prandi

2 Che cos è un programma di screening? E un intervento programmato di prevenzione secondaria - diagnosi precoce effettuato dal Servizio Sanitario rivolto ad un gruppo ben definito di persone a cui viene offerto attivamente un test di facile esecuzione, ripetibile, innocuo, di basso costo. Viene garantita l assistenza diagnostica e terapeutica qualora si renda necessario

3 Definizione di programma di screening Il programma di screening è un programma organizzato in cui è sistematicamente invitata tutta la popolazione in età giudicata a rischio. I soggetti destinatari aderiscono volontariamente, sulla base di strategie tese a promuoverne la partecipazione consapevole. È la struttura sanitaria che inizia il contatto e prende in carico il destinatario dell intervento, assicurando l organizzazione, nel territorio di riferimento del cittadino, di un percorso basato su evidenze scientifiche e garanzie di qualità strutturale, tecnicoprofessionale e di umanizzazione. La qualità e la sicurezza del programma sono sistematicamente promosse e valutate.

4 Con queste definizioni si rappresenta un intervento molto complesso di Sanità Pubblica che vuole essere il meglio della organizzazione su vasta scala

5 Organizzazione dello screening Linee Guida Europee 2008 Deve essere definita chiaramente la popolazione target fin dall inizio: per una efficienza amministrativa ottimale e per una stabilità statistica ogni area di screening non può comprendere meno di abitanti residenti

6 Identificazione dei professionisti e degli strumenti Organizzazione dello screening Linee Guida Europee 2008 Specialisti di salute pubblica con basi epidemiologiche statistiche e di comunicazione Prelevatori: medici, infermieri, paramedici, ostetriche. In Danimarca ed in Olanda sono coinvolti direttamente i medici di famiglia

7 Organizzazione dello screening Linee Guida Europee 2008 Laboratori di Anatomia Patologia Centri di diagnosi e di trattamento con ginecologi di provata esperienza nell esecuzione di colposcopie e di trattamenti

8 Organizzazione dello screening Linee Guida Europee 2008 Staff informatici e di segreteria Medici di famiglia anche se non hanno funzione di prelievo Responsabile-Coordinatore del programma per l organizzazione, le relazioni con i media, il budget, l assicurazione di qualità.

9 Nel 1995 le Regioni Italiane hanno deciso autonomamente di investire risorse, promuovendo interventi alle ASL a presentare progetti di fattibilità. REGIONE EMILIA ROMAGNA 1995 richiesta di presentazione di progetti delle ASL. I progetti sono stati preparati sulla base di risorse locali già esistenti, ma anche diversi fra loro. Lasciata propria autonomia gestionale provinciale approvazione dei progetti e finanziamento in base al numero delle donne residenti.

10 Provincia di Reggio Emilia Popolazione femminile target provinciale fra i anni nel 1995 = Inizio primo round = periodo triennale programmato che consente di invitare tutta la popolazione target 1999 Inizio secondo round; popolazione target 1999 = fine 2 round = Popolazione femminile provinciale Target al 1/1/2011 (ultimo anno 5 round) età fra i anni In 15 anni popolazione femminile è

11 Progetti RER I progetti erano diversi fra loro anche nel titolo PROVINCIA DI REGGIO EMILIA : Progetto salute donna A CUI COLLABORANO LE 2 AZIENDE SANITARIE DELLA PROVINCIA DI REGGIO EMILIA AZ-USL RE E ARCISPEDALE S. MARIA NUOVA

12 Protagonisti dello screening Operatori e Sedi Centro Screening (centro di coordinamento del programma) e Centro di citologia cervicovaginale CCV (laboratori e centro di lettura proviciale di pap test) all interno della struttura ospedaliera Arcispedale S. Maria Nuova- ASMN. Primo livello: Sedi di prelievo: Consultori familiari della Provincia di RE (n 29) ed ambulatorio CCV (ASMN). Ostetriche n 44.

13 Protagonisti dello screening Operatori e Sedi Secondo livello: Ambulatori Colposcopici screening - n 5 per 6 Distretti Sanitari Provinciali nelle strutture ospedaliere e 11 Ginecologi colposcopisti di screening. Coordinamento di epidemiologia e statistica dei 3 programmi di screening Az USL RE

14 Popolazione target TUTTE LE DONNE RESIDENTI E DOMICILIATE (ISCRITTE ALL ANAGRAFE SANITARIA) FRA I 25 ED I 64 ANNI. Sono effettuati pap test gratuiti con lo stesso percorso diagnostico e terapeutico alle donne straniere non regolari afferenti al Centro per la famiglia straniera ed alla Caritas

15 CENTRO SCREENING Organizzazione Segreteria: 2 amministrativi + 1 laureato in statistica con contratto di consulenza Front office 1^ livello per cambio appuntamento, informazioni screening: 2 postazioni telefoniche con 2 operatori sanitari. Apertura al pubblico ore 8-14 lunedì al sabato. Mediamente 180 telefonate al giorno.

16 CENTRO SCREENING Organizzazione Front office 2^ livello per 5 ambulatori colposcopici di screening una postazione telefonica attiva dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 13,30 (appuntamento colposcopico, follow up, interventi): 1 ostetrica + 2 infermiere professionali di supporto.

17 Attività di Centro Screening -Gestisce il programma attivo con modalità di reclutamento della popolazione target che si avvale dall aggiornamento periodico dell Anagrafe Sanitaria Assistiti Provinciale. -Controlla il Sistema informativo dedicato per la coordinazione del programma screening che si interfaccia: - con il programma informatico nelle sedi Consultoriali e degli Ambulatori Colposcopici, - con il programma di Citologia e HPV test, - con l Anatomia Patologica.

18 Attività di Centro Screening Coordina e gestisce la popolazione afferente ai Centri prelievo di I livello con preparazione degli inviti in base alle esigenze delle Ostetriche nei singoli punti di prelievo dei 6 Distretti Sanitari, con pianificazione delle liste periodiche consegnate ogni 15 giorni alla Ditta esterna che garantisce l invio delle lettere a domicilio (Selecta).

19 Attività del Centro Screening Organizzazione degli inviti La gestione delle liste di invito rappresenta un momento delicato di equilibrio fra il numero di donne da invitare e il tempo messo a disposizione dalle ostetriche ad effettuare i pap test nelle sedi Consultoriali. NON DEVONO ESSERCI DISSERVIZI per le Utenti ed i Prelevatori, ma ottimizzazione dell impiego del tempo/ operatore.

20 Attività del Centro Screening Organizzazione degli inviti L invito a screening è la risultante di un insieme di situazioni diverse fra: Donne invitate a scadenza A Donne invitate che non si sono presentate dopo 2 mesi da sollecitare S Donne invitate, sollecitate mai presentate B Donne nuove entrate nel programma per età o trasferimento M Donne domiciliate C Donne che hanno cambiato indirizzo E

21 CAST. SOTTO PERE P STDISTR STRDES PEDATA DATA ORAR A-01 B-04 C-07 D E-06 M-02 R S-03 totale attesa C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 08: ,5 C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 09: C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 09: ,5 C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 10: C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 10: ,5 C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 11: C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 11: ,5 C10 09 CAST. SOTTO 02-gen /01/1990 martedì 12: ,3 DATE % adesione attesa 0,7 0,3 0,3 0,9 0,1 0,6 0 0,2 aggiuntiv a 01-dic ore complessive 4 07-dic donne invitate tot dic donne attese tot 13,3 1,2 0 3,6 0 2,4 0 0,8 21,3 21-dic donne attese all'ora 3,3 0,3 0,0 0,9 0,0 0,6 0,0 0,2 5,3 uguale alla prec pianificazione GIORNI TOT 4 (non usare il giorno 17/11, che era diverso) ORE/POSTI TOT

22 Nella nostra Provincia si è scelto di inviare una lettera con un appuntamento prefissato presso una sede consultoriale precisa vicina alla residenza/ domicilio, in una fascia oraria di mezz ora. Nella nostra organizzazione si è deciso di eseguire 3 pap test convenzionali ogni ½ ora cioè 6 pap test ora.

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24 SOLLECITO Vengono effettuati solleciti per lettera per coloro che non si presentano all invito circa due mesi dopo il primo invito.

25 LETTERA DI SOLLECITO

26 Tipologia delle lettere Le lettere inviate alle utente devono avere le seguenti caratteristiche: Semplici, chiare, corte con pochi messaggi. Deve essere visualizzata la sede, l orario e giorno dell appuntamento. Ben evidente il numero di telefono per cambio appuntamento o informazioni. Semplici indicazioni inerenti al test.

27 Attività del Centro Screening -Verifica ed inserimento dei dati degli esami citologici già accettati dal laboratorio, battitura esiti citologici e test HPV (studio pilota) negativi con invio informatico da Ditta specializzata (1^ livello diagnostico), per il 2^ livello invio, tramite lettera, di esiti citologici positivi / di colposcopia. - Per scelta comunichiamo alle donne gli esiti negativi e positivi secondo la classificazione citologica sec. S. Bethesda 2001 con i consigli inerenti al risultato del pap test.

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30 Attività di SEGRETERIA del Centro Screening -Controllo e verifica dell adesione della popolazione afferente ai Centri di II livello e mette in atto procedure per le non aderenti. -Applicazione del Sistema di controllo qualità rivolto agli Operatori (Ostetriche, Citolettori) con invio trimestrale ed annuale dei report per operatore. -Invio periodico di report ai Coordinatori dei consultori sull attività dello screening.

31 Responsabile di programma a Reggio Emilia Verifica dell attività organizzativa del programma di reclutamento e del suo avanzamento per le donne negative, dell applicazione delle procedure per il reclutamento delle pazienti positive inviate alla colposcopia e di follow up.

32 Responsabile di programma a Reggio Emilia Sorveglia e mette in atto delle procedure per la popolazione non aderente al I^ e II ^l. Identifica i Percorsi Diagnostici Terapeutici Assistenziali dedicati, verifica la sua applicazione da parte dei ginecologi.

33 Responsabile di programma Formazione del nuovo personale dedicato. Aggiornamento periodico degli operatori. Applicazione del Sistema di controllo qualità e valutazione dei punti critici. Counseling e supporto per il I ed II livello (numero di telefono su tutte le lettere). Accreditamento programma.

34 Responsabile di programma Collabora all aggiornamento periodico sullo stato di avanzamento del programma, dei risultati, alla valutazione dei dati con il Centro Epidemiologico Screening per l invio dei risultati alla RER, GISCi, ONS. Informa e coinvolge periodicamente la popolazione.

35 Comunicazione dello screening alla popolazione Fondamentale ed importantissima Valutare e studiare di come raggiungere la popolazione che dipende dal contesto del territorio. Sono necessarie più campagne ripetute (primo/ secondo anno), (primo/ secondo round), rispetto a una unica lunga. Scegliere strategie diversificate, giornali, televisioni locali, spot televisivi. Strategie per arrivare a tutta la popolazione: lo screening si rivolge a tutte ricche e povere, ma sono le più indigenti, coloro che non si fanno controllare a maggior rischio di patologia cervicale.

36 Oltre la campagna pubblicitaria devono essere previste iniziative di promozione che vanno studiate nel contesto in cui si opera es. assemblee rionali, riunioni in fabbriche. Non sempre spendendo tanto si ottengono buoni risultati. Le iniziative gratuite non sono da sottovalutare anzi a volte portano a risultati di sensibilizzazione veramente ottimi.

37 Punti deboli dello screening - front office di primo livello: scegliere personale sanitario adeguato, prepararlo a rispondere con gentilezza e pazienza, che sappia parlare in modo corretto, chiaro con bella voce che abbia un po di dimestichezza con il p.c. Non mettere un uomo. E il biglietto da visita, la porta d ingresso dello screening: le signore che telefonano dovranno rimanere soddisfatte delle risposte. - ostetriche: valutare i carichi di lavoro..

38 Punti deboli dello screening - front office di secondo livello: scegliere personale sanitario adeguato, prepararlo a rispondere con gentilezza, pazienza e soprattutto con competenza nella materia e con capacità di informare adeguatamente senza creare apprensioni.

39 Punti deboli dello screening - secondo livello: applicazione dei protocolli concordati di secondo livello da parte di tutti i ginecologi con collaborano con il programma di screening.

40 RIFLESSIONI L inizio è stato molto faticoso. Le risorse economiche dalla RER affidate all Az USL RE, responsabilità e gestione del programma affidata l Arcispedale S.Maria Nuova. Le risorse economiche assegnate utilizzate principalmente 1 per le modifiche dei programmi informatici utilizzando il programma esistente dell Anatomia Patologica e della citologia cervico-vaginale, costruendo un nuovo programma adattato 2 per la campagna informativa e di sensibilizzazione alla popolazione.

41 Fra le due Aziende si è giunti all accordo: attività di screening remunerata a costo di tutte la attività svolte (personale, laboratorio, ambulatorio)

42 Riflessioni Le risorse del personale sono il vero costo del programma e a seconda delle qualifiche scelte in qualsiasi settore, possono far lievitare a dismisura i costi. Gli operatori, a qualsiasi livello siano inseriti, fanno la differenza della buona riuscita,ma indipendentemente dalla qualifica, devono sentire lo stesso trasporto e la stessa motivazione: questa è la forza del successo del programma.

43 53,8 49,7 49,5 47,8 42,6 96,9 74,7 70,9 68,5 68,4 61,7 99,8 74,3 70,5 68,2 68,0 61,4 99,8 Copert ura del test Copert ura docum entabil e del test Adesi one all'invi to corrett a Adesi one corrett a Adesi one grezza Allinea mento del progra mma 42,6% DOMICILIATE 61,7% RESIDENTI 61,4% A Aderenti o spontanee con test recente in screening P Popolazio ne bersaglio 31/12/2010