NECA NEGOZIO ELETTRONICO

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1 NECA NEGOZIO ELETTRONICO Manuale di supprt all utilizz del Negzi Elettrnic NECA Data pubblicazine: 14 Settembre 2018 Pagina 1 di 45

2 INDICE 1. INTRODUZIONE OBIETTIVO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI VERSIONI ACRONIMI E DEFINIZIONI COS È IL NECA PROCESSO DI REGISTRAZIONE DELL ENTE REGISTRAZIONE AD ARCA CREAZIONE E GESTIONE IMPIEGATI GESTIONE PO/PI ABILITAZIONE CONVENZIONI LIMITI DI BUDGET RICERCA CONVENZIONE E PRODOTTI RICERCA INIZIATIVE CONSULTAZIONE CONVENZIONI STATO CONVENZIONI & LOTTI Cnsultazini massimali RICERCA PRODOTTI Esprtazine file CONVENZIONI IN SOMMINISTRAZIONE: COME ACQUISTARE CREAZIONE ORDINATIVO DI FORNITURA Creazine OdF da prfil Punt Ordinante Creazine OdF da prfil Punt Istruttre Gestine OdF ACQUISTO CARRELLO E RICHIESTA DI CONSEGNA (ORDINE) Aggiunta manuale di prdtti al carrell Aggiunta prdtti al carrell tramite imprtazine di un file.xls Cme cnsultare, mdificare e verificare il Carrell CREAZIONE ED INOLTRO RICHIESTE DI CONSEGNA Creazine Rdc 1 pass (Dettagli Prdtti e Ttale Rdc) Creazine Rdc 2 pass (infrmazini su cnsegna) Creazine Rdc pass riepilgativ e Inltr Rdc Creazine Rdc Inltr all Apprvatre Ricerca Rdc Reprt RdC INSERIMENTO DELLA DATA DI RICEZIONE INTEGRAZIONE CON SISTEMI GESTIONALI ESTERNI...44 Pagina 2 di 45

3 10. GUIDE E ASSISTENZA TRAMITE CONTACT CENTER GUIDE E MANUALI CONTACT CENTER Pagina 3 di 45

4 1. Intrduzine 1.1. Obiettiv e camp di applicazine Il presente manuale di supprt all utilizz di NECA descrive il prcess di Registrazine ed utilizz del Negzi Elettrnic da parte delle Pubbliche Amministrazini Riferimenti Quest manuale cntiene riferimenti ai seguenti dcumenti, scaricabili dal sit internet di ARCA: Nme dcument 1.3. Versini Versine NECA utilizzata per la stesura del manuale: R Versine IDPC utilizzata per la stesura del manuale: Acrnimi e definizini NECA ODF RDC PO PI Negzi Elettrnic Centrale Acquisti Ordinativ di Frnitura Richiesta di Cnsegna Punt Ordinante Punt Istruttre Pagina 4 di 45

5 2. Cs è il NECA Il NECA (acrnim di Negzi Elettrnic della Centrale Acquisti ) è il catalg elettrnic delle Cnvenzini attivate da ARCA, grazie al quale gli Operatri Ecnmici che hann ttenut l'abilitazine pssn ffrire beni e servizi alle Amministrazini registrate ai servizi. Queste ultime pssn cnsultare il catalg dei prdtti, sttscrivere direttamente n-line cntratti di frnitura cn i frnitri (sul NECA Ordinativi di Frnitura OdF ) e inviare i relativi rdini di beni e servizi (sul NECA Richieste di cnsegna RdC ). L Ordinativ di Frnitura ( OdF) è il dcument sttscritt cn firma digitale da una figura delegata ad impegnare la spesa per cnt dell Amministrazine, nrmalmente il RUP, cn cui l Amministrazine cmunica al Frnitre il quantitativ l imprt che prevede di richiedere nell ambit della Cnvenzine. Tale dcument, di fatt il cntratt cn il Frnitre, rappresenta un impegn ufficiale dell Amministrazine ad acquistare nell ambit della Cnvenzine, per almen l 80% dell imprt indicat. La Richiesta di Cnsegna ( RdC) è invece rappresentata dal singl rdine di beni che l Amministrazine chiede al Frnitre di cnsegnare press le prprie sedi, fin alla cmpleta ersine del relativ Ordinativ di Frnitura. In tal cas nn è richiesta l appsizine di firma digitale sul dcument e l emissine della Richiesta di cnsegna può essere gestita dagli Impiegati addetti agli rdini dell Amministrazine. Le due tiplgie di utenti che pssn perare sul NECA sn i Punti Ordinanti e i Punti Istruttri, rispettivamente: Punt Ordinante ( PO ): l'utenza che ha ptere di spesa per accedere alle iniziative in cnvenzine di ARCA. Ha la facltà di apprvare Ordinativi di frnitura ed inltrarli al Frnitre dp l appsizine della firma digitale. Nrmalmente cincide cn il RUP cn altra figura dirigenziale interna all Amministrazine. Punt Istruttre ( PI ): l'utenza deputata alla cmpilazine delle Richieste di cnsegna e all invi delle stesse al Frnitre. Il Punt Istruttre può inltre cmpilare e predisprre Ordinativi di frnitura, che verrann successivamente apprvati e firmati dal Punt Ordinante. Nrmalmente cincide cn le figure perative all intern della struttura. Su NECA è pssibile acquistare tramite Cnvenzini a Smministrazine per cui è prevista l emissine di un Ordinativ di Frnitura (OdF), vver il cntratt cn cui l Amministrazine si impegna ad acquistare un cert quantitativ di prdtt/servizi (esprimibile in eur in quantità). L OdF viene firmat digitalmente, e, in queste tiplgie di Cnvenzine, va ad erdere direttamente il massimale della Cnvenzine. Successivamente all inltr dell OdF c è l emissine della Richiesta di Cnsegna (RdC), che rappresenta l acquist ver e prpri dei beni, cn cnsegna press la sede dell Amministrazine di una parte dell inter quantitativ previst nell Odf. Ogni singla RdC erde l impegn indicat nell OdF e nn necessita di firma digitale. Pagina 5 di 45

6 3. Prcess di registrazine dell Ente Per acquistare tramite le Cnvenzini dispnibili sul NECA, l Amministrazine deve essere registrata ai servizi dell Azienda Reginale Centrale Acquisti, ppure, se già registrata in precedenza alla piattafrma di e-prcurement Sintel, deve aver aggirnat i sui dati. La registrazine ad ARCA cnsente di accedere a tutti i servizi di ARCA: cn una sla credenziale, qualra abilitat, l utente può accedere sia alla piattafrma di e-prcurement Sintel che al Negzi Elettrnic NECA. N.B: la registrazine dell Amministrazine prevede la creazine della csì detta Utenza Master, utenza che identifica in md univc l Ente e che ha esclusive funzini amministrative e di cnfigurazine delle utenze perative in piattafrma (definite, appunt, Impiegati ). Figura 1 Prima della registrazine dell utenza Master è però necessari autenticarsi attravers un dei sistemi di autenticazine (Figura 1) prpsti di seguit: SPID (Sistema Pubblic di Identità Digitale) Gli utenti italiani pssn accedere al sistema di autenticazine/registrazine tramite credenziali SPID (Sistema Pubblic di Identità Digitale). Pagina 6 di 45

7 La prima registrazine cn credenziali SPID prevede 4 step: Nella sezine «Autenticazine cn LA TUA IDENTITA DIGITALE PASSWORD UNICA» cliccare su «Entra cn SPID»; Selezinare l ID prvider, inserire le credenziali SPID e cnfermare; Selezinare il pulsante «NUOVA REGISTRAZIONE»; Cmpilare le pagine del percrs di registrazine ai servizi di ARCA. CNS (Carta Nazinale dei Servizi) Gli utenti italiani pssn accedere al sistema di autenticazine/registrazine utilizzand la Carta Reginale dei Servizi (CRS) la Carta Nazinale dei Servizi (CNS). La prima registrazine cn CRS/CNS prevede 3 step: Nella sezine «Autenticazine cn CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI» cliccare su «Entra cn CNS» Autenticarsi cn CNS ( è necessari aver installat il Sftware CRS, aver inserit la Smartcard nel lettre e cnscere il relativ cdice PIN.) Cmpilare le pagine del percrs di registrazine ai servizi di ARCA. Username e Passwrd (IdPC-Identity Prvider del Cittadin) La registrazine prevede 2 step: 1. Nella sezine Autenticazine cn username e passwrd cliccare su Entra cn ID e passwrd e successivamente su Registrazine a IDPC. Inserisci i dati richiesti e riceverai le credenziali di access direttamente nella casella di psta indicata. 2. Registrazine ad ARCA: Una vlta ttenute le credenziali, ritrna nella pagina di access e cmpleta il prcess di registrazine (richiederà pchi minuti). NOTA: L effettiv recapit delle cmunicazini inviate dalla casella PEO di IdPC dipende dalle seguenti tiplgie di caselle destinatarie utilizzate e indicate dall utenza in fase di registrazine: Pagina 7 di 45

8 PEC: il canale di cmunicazine funzina a cndizine che la casella di psta PEC del destinatari sia cnfigurata in md da pter ricevere messaggi di psta rdinaria; PEO: il canale di cmunicazine funzina senza garanzie per il mittente che il messaggi sia stat effettivamente recapitat; CEC PAC (Cmunicazine Elettrnica Certificata tra Pubblica Amministrazine e Cittadin): il canale di cmunicazine NON funzina piché le caselle CEC PAC sn a circuit chius, dedicate alle relazini cn la Pubblica Amministrazine che le ha rilasciate all utenza Registrazine ad ARCA Una vlta inserite le credenziali persnalizzate nella maschera di autenticazine (in base al servizi di autenticazine scelt), l utente ptrà accedere al mdul per cmpletare la registrazine ad ARCA, dve verrann chieste ulteriri infrmazini sull Ente (tiplgia di Ente, dati di cntatt, infrmazini sul Rappresentante Legale, ecc..). Dp aver inserit tutti i dati, scaricat, firmat e allegat il pdf del mdul di registrazine, per cnfermare i dati inseriti sarà necessari cliccare sul pulsante Registra. N.B: i campi Partita IVA se valrizzat e Cdice Fiscale (bbligatri) ptrann essere cmpilati esclusivamente cn 11 cifre numeriche Se l Ente per cui si sta eseguend la registrazine è già presente nel menù a tendina del frm di registrazine, al termine della prcedura l utente riceverà una di cnferma di avvenuta registrazine. A quest punt sarà pssibile accedere al NECA. Al cntrari, se L Ente nn risulta censit sarà necessari aspettare che ARCA apprvi i dcumenti dell att cstitutiv e dell Statut, allegati durante il prcess di registrazine, per pter accedere alla piattafrma. 4. Creazine e gestine impiegati Per utilizzare il NECA l utente dvrà avere delle credenziali, denminate Impiegati, frnite dal sistema stess; tali credenziali sarann utili anche all access a Sintel (e viceversa) se prpriamente abilitate. Nel cas una persna abbia Pagina 8 di 45

9 già l utenza di Impiegat di Sintel, nn ccrrerà crearne di nuve ma sltant abilitarla all access a NECA e assciarla al rul desiderat (Punt Ordinante Punt Istruttre, vedi par. 4.1). L Utenza Master dell Ente dvrà creare gli Impiegati a cui sarà assciat il rul di Punt Ordinante (vedi par. 4.1). I Punti Ordinanti ptrann invece creare gli Impiegati a cui assciare esclusivamente il rul di Punti Istruttri. Per creare gli Impiegati, cliccare sull appsit link presente nella clnna Azini del menu Anagrafica Enti. Il mdul di registrazine è cmpst da 5 sezini: La prima riguarda l inseriment delle Infrmazini Utente. La secnda dei Dati Anagrafici dell Impiegat in creazine. N.B: il camp Cdice Fiscale dvrà essere cmpilat cn 16 caratteri e rispettare la seguente sequenza: 6 caratteri alfabetici 2 caratteri alfanumerici 1 carattere alfabetic 2 caratteri alfanumerici 1 carattere alfabetic 3 caratteri alfanumerici 1 carattere alfabetic Nella sezine successiva è pssibile mdificare gli Indirizzi per le diverse sedi (Operativa, di Spedizine e di Fatturazine). La quarta sezine permette di definire a quali servizi di ARCA può accedere l utenza Impiegat. Figura 2 L ultima sezine, Ruli e Pteri nel Negzi Elettrnic permette infine di definire i pteri e i ruli che l impiegat ptrà assumere all intern del Negzi Elettrnic. Pagina 9 di 45

10 Figura 3 Per terminare il prcess di creazine dell Impiegat cliccare su Crea. L impiegat riceverà via le credenziali per l access e la passwrd tempranea. N.B. il NOME UTENTE (ID) inserit in SINTEL verrà utilizzat dalla piattafrma per creare, in md autmatic, l utenza IdPC da utilizzare per accedere alla piattafrma. Alla fine del prcess di creazine dell utenza verrà inviata, all indirizz di psta dell impiegat appena creat, una mail cntenente la passwrd prvvisria da mdificare al prim access. Nel cas in cui l utilizzatre dell utenza appena creata usi cme sistema di Autenticazine SPID (Sistema Pubblic di Identità Digitale) ptrà tranquillamente ignrare le credenziali inviate via mail tramite IdPC Gestine PO/PI Dp aver creat gli Impiegati, è pssibile prfilarli secnd le due tiplgie di Punt Ordinante (PO) e Punt Istruttre (PI). Cliccand sul menu Gestine punti rdinanti/istruttri presente nella sezine Amministrazine, sarà visualizzata l alberatura gerarchica della prpria struttura. Per prfilare un Impiegat cme Punt Ordinante è necessari: accedere al NECA cn l utenza Master, l unica utenza abilitata alla creazine di Punti Ordinanti; cliccare su Crea Nuv PO. Si aprirà la pagina cui si dvrà indicare: Stat (scegliere abilitat nel cas in cui si vglia attivare direttamente l utente); l Ente di appartenenza è selezinat in autmatic. Pagina 10 di 45

11 l Impiegat (creat in precedenza nella sezine anagrafica) cui crrispnde la nuva psizine. L utenza Master visualizzerà nell elenc sl gli Impiegati a cui nn è stat assegnat nessun rul; le Cnvenzini su cui l utente è abilitat ad acquistare, i limiti di budget entr cui ptrà acquistare (vedi par.5.1) e il valre ttale (espress in eur in dsi) delle Richieste di Cnsegna emesse per quella Cnvenzine (dal PO stess e dagli Impiegati appartenenti alla prpria struttura). Tutte le Cnvenzini su cui acquistare sarann selezinate di default (vedi par.0). Figura 4 A sua vlta, gni tip di utenza perante sul NECA (Master, PO e PI) ha la facltà di crearsi una sttstruttura cmpsta da Punti Istruttri, i quali pssn essere assciati a più Punti Ordinanti appartenenti all amministrazine dell Ente. Per avviare il prcess di prfilazine di una utenza Punt Istruttre, dal menu Gestine punti rdinanti/istruttri, cliccare sul link Crea PI che si trva nella clnna Azini in crrispndenza degli utenti già presenti in tabella (vedi figura seguente). Pagina 11 di 45

12 Figura 5 Cmparirà l stess mdul utilizzat per la creazine di un Punt Ordinante e verrann richieste le medesime infrmazini; cliccand la checkbx nminata Abilita l utente in blcc su tutte le cnvenzini è pssibile selezinare le Cnvenzini su cui acquistare (vedi par.0 ). Anche per i Punti Istruttri, accant al bx cntenente il limite di budget (vedi par. 5.1) che si intende assegnare all Impiegat, è presente il camp RdC inltrate cntenente il valre (indicat in eur in dsi) delle RdC inltrate fin a quel mment (sia dal PI stess che dalla sua sttstruttura). Una vlta prfilati gli Impiegati cme Punti Ordinanti appartenenti alla prpria amministrazine, l Utenza Master ha cnclus il su perat sul NECA. Da quest mment, per acquistare sul NECA, gni Impiegat dvrà effettuare il lgin utilizzand un tra i sistemi di autenticazine (SPID, Username e passwrd, CNS/CRS) cn la prpria utenza che, cme già accennat precedentemente, sn valide anche per accedere a Sintel, gdend delle dvute abilitazini. 5. Abilitazine Cnvenzini Il Punt Ordinante sarà abilitat di default su tutte le Cnvenzini a cui l Ente di appartenenza è stat a sua vlta abilitat. L Utenza Master ptrà mdificarne le impstazini accedend alla sezine. Un utenza di tip Punt Istruttre nn sarà abilitata di default sulle Iniziative/Cnvenzini; il Punt Ordinante ppure l utenza da cui è gerarchicamente dipendente il Punt Istruttre, ptrann effettuare le abilitazini attravers le seguenti mdalità: Pagina 12 di 45

13 per l abilitazine all intera Iniziativa, cliccare sulla checkbx a fianc delle Iniziativa in md che appaia il segn vist (flag); per l abilitazine alla singla Cnvenzine, cliccand sul segn + verrann visualizzate le Cnvezini dell Iniziativa successivamente cliccare sulle relative checkbx delle Cnvezini; per l abilitazine su tutte le Iniziative a cui il Punt Ordinante è a sua vlta abilitat, cliccand sulla checkbx Abilita l utente in blcc su tutte le cnvenzini. Figura 6 E sempre pssibile riaccedere alla sezine e mdificare le impstazini Limiti di budget Cme accennat precedentemente, è pssibile gestire il limite di budget per gli acquisti a livell di Iniziativa/Cnvenzine. E pssibile imprre un limite di budget sia alle utenze cn il rul di Punt Ordinante che di Punt Istruttre. Per gli Impiegati PO viene assegnat un limite di budget che vincla l emissine di OdF (il ttale degli OdF emessi per un utenza cn budget limitat nn deve superare l imprt del budget impstat). Sempre per gli utenti cn rul di PO nn è pssibile assegnare un limite di budget cn valre superire al massimale residu della Cnvenzine ppure il valre massim del massimale specific impstat da parte del Gestre delle Iniziative (vedi paragraf 6.3 Stat Cnvenzini & Ltti Pagina 13 di 45

14 Di seguit il dettagli degli Stati che le Cnvenzini, e cnseguentemente i sui Ltti, ptrann assumere nel lr lifecycle: Attiva : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, si ptrann emettere OdF ed effettuare RdC; Scaduta cn cntratti attivi : indicherà Cnvenzini & Ltti scaduti, ma cn almen un OdF ancra in crs di validità e cn residu dispnibile. Le Stazini Appaltanti nn ptrann emettere nuvi OdF, ma ptrann effettuare RdC nei limiti dell imprt residu dell OdF attiv; Scaduta : indicherà Cnvenzini & Ltti scaduti per cui sn scaduti tutti gli OdF ppure sn cmpletamente ersi. Le Stazini Appaltanti nn ptrann emettere nuvi OdF RdC; Sspesa : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, nn si ptrann emettere nuvi OdF ed effettuare nuve RdC. Chiusa : : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, nn si ptrann emettere nuvi OdF ed effettuare nuve RdC. Cnsultazini massimali). Per gli Impiegati cn il rul di PI invece il limite di budget è riferit all emissine di RdC (il valre ttale delle RdC emesse nn ptrà superare il valre del budget impst per queste utenze). In generale, il limite di budget è sempre gestit dall utenza da cui si è gerarchicamente dipendenti e, quindi, della stessa struttura di appartenenza. Di cnseguenza, nn ptrà mai essere superire né a quell impst per l utenza gerarchicamente superire, tantmen al valre di eventuali RdC inltrate fin a quel mment sia dall utenza stessa che dalla sua sttstruttura. E pssibile attribuire il rul di apprvatre a più impiegati di livelli differenti. Quest significa che, indipendentemente dal pssess del rul, se l impiegat che crea la RdC ha degli apprvatri di livell superire, questa dvrà essere apprvata da tutti questi fin all ultim (generalmente il PO) che avrà la facltà di inltrarla al Frnitre (vedi par Creazine Rdc Inltr all Apprvatre). 6. Ricerca Cnvenzine e prdtti Pagina 14 di 45

15 6.1. Ricerca Iniziative All intern della pagina Iniziative in Cnvenzine, le Iniziative vengn presentate in frma tabellare ed è pssibile ricercarle filtrandle per i campi Iniziativa, Ambit e Stazine Appaltante. Tramite il menù a tendina Visualizza è pssibile effettuare un ulterire filtr alla Ricerca. Figura 7 Accendend alla pagina Iniziative in Cnvenzine verrà mstrat di default l elenc delle Iniziative in base alle Autrizzazini di visibilità dell Utente rispett alle Iniziative. Il filtr Visualizza è cstituit da un drp dwn menu delle Iniziative che l utente desidera visualizzare. Le pzini dispnibili sn le seguenti: Iniziative sulle quali si è abilitati a perare: l utente visualizza sl le Iniziative che hann almen una Cnvenzine sulla quale la sua utenza è abilitata a perare (in sintesi un sttinsieme (alcune tutte) delle iniziative che vede l utenza Master); Iniziative sulle quali il prpri Ente è abilitat ad perare (sl per p/pi): l utente PO/PI visualizza tutte le Iniziative per le quali su Ente ha almen una Cnvenzine sulla quale è abilitat a perare; Tutte le Iniziative visualizzabili: l utente visualizza un differente insieme di Iniziative a secnda degli attributi di visibilità predefiniti. I due pulsanti Trva e Cancella permettn, rispettivamente, di visualizzare le Iniziative che crrispndn ai criteri selezinati e di cancellare il cntenut dei campi filtr. Cliccand su Elenc in crrispndenza della clnna Cnvenzine, si visualizza l Elenc delle Cnvenzini dell Iniziativa, ssia la pagina di Ricerca delle Cnvenzini. La clnna Prdtti presenta 3 link cn le seguenti etichette Visualizza, Excel e CSV. Pagina 15 di 45

16 Cliccand su Visualizza l utente visualizza l Elenc dei Prdtti di quella specifica Iniziativa sl per la cnsultazine del catalg; Cliccand su Excel l utente può esprtare l elenc dei prdtti per quell Iniziativa in frmat Excel; Cliccand su CSV l utente può esprtare l elenc dei prdtti per quell Iniziativa in frmat CSV. Tramite la clnna Ntifiche l utente può selezinare deselezinare una checkbx per gni Iniziativa per ricevere le ntifiche relative all Iniziativa crrispndente Cnsultazine Cnvenzini Nella sezine Elenc Cnvenzini, presente nel menu di sinistra, l Ente e i sui Impiegati pssn: Ricercare le Cnvenzini presenti sul NECA, tramite i filtri dell appsita funzinalità di ricerca; Visualizzare la Stazine Appaltante, l Iniziativa e il Frnitre di appartenenza; Visualizzare le Date di Attivazine e Scadenza della Cnvenzine; Visualizzarne l Stat; Accedere direttamente alla sezine Prdtti relativi alla Cnvenzine di interesse tramite il link Visualizza nella clnna Prdtti ed eventualmente prcedere all acquist, se abilitat, tramite l appsit bx di acquist in crrispndenza di gni prdtt; Visualizzarne il Dettagli tramite l mnim link nella clnna Azini; Pagina 16 di 45

17 Figura 8 Cme per le Iniziative, anche la ricerca delle Cnvenzini Il filtr Visualizza è cstituit dalle seguenti pzini: Cnvenzini sulle quali si è abilitati a perare: l utente visualizza sl le Iniziative che hann almen una Cnvenzine sulla quale la sua utenza è abilitata a perare (in sintesi un sttinsieme (alcune tutte) delle iniziative che vede l utenza Master); Cnvenzini sulle quali il prpri Ente è abilitat ad perare (sl per p/pi): l utente PO/PI visualizza tutte le Iniziative per le quali su Ente ha almen una Cnvenzine sulla quale è abilitat a perare; Tutte le Cnvenzini visualizzabili: l utente visualizza un differente insieme di Iniziative a secnda degli attributi di visibilità predefiniti. Le infrmazini di Dettagli di una Cnvenzine sn suddivise in quattr distinte sezini: 1. Dettagli Cnvenzine: la sezine presenta in alt le infrmazini generali sulla Cnvenzine, seguite da un apprfndiment sulla Cnvenzine, da un Camp nte e dall elenc dei Servizi aggiuntivi, cme rappresentat in Figura 9. Figura 9 Tra le infrmazini di Dettagli cnsultabili, si invita a prre particlare attenzine su: Cdice Gara: il cdice della Gara Sintel; Cdice Gara ID Sintel: Il cdice identificativ della Gara Sintel è un link che rimanda ai Dcumenti di Gara presenti nel prtale di ARCA nella pagina Bandi e Cnvenzini ; Stat: l stat della Cnvenzine (ved par. 6.3); Data Scadenza Prrga: pssibilità di inserire una data di scadenza della prrga della Cnvenzine; Pagina 17 di 45

18 Validità Ordinativi di Frnitura: espressa sempre in girni e può decrrere dalla data di creazine dell OdF ppure da una data prestabilita dal Gestre; Ore di stand-by degli OdF: perid entr il quale è pssibile rifiutare un Ordinativ di frnitura anche se inltrat al Frnitre; Ore di stand-by delle RdC: perid entr il quale è pssibile rifiutare una RdC inltrata al Frnitre. Nel cas in cui ARCA abbia impstat un stand-by RdC, il Frnitre ptrà visualizzarle ma nn gli sarà pssibile effettuare nessuna azine; Mdalità cnteggi tempi di cnsegna: le mdalità di cnteggi sn due, dalla data di inltr della RdC ppure dalla data indicata nella RdC. Tali pzini permettn di calclare i tempi di cnsegna necessari per evadere la RdC; Temp di cnsegna (girni): camp espress in girni necessari per applicare la mdalità di cnteggi descritta spra. 2. Dettagli Ltti: : la sezine presenta in alt le infrmazini generali sulla Cnvenzine, seguite dall elenc dei Ltti e dal pulsante Visualizza massimali specifici, se attivati dal Gestre della Cnvenzine, cme rappresentat in Figura 4. Figura 10 Tra le infrmazini di Dettagli cnsultabili, si invita a prre particlare attenzine su: Stat Ltt: in cui si visualizzerà l stat del Ltt (ved. Par.6.3); Data estensine: in cui cmpare, ve presente, la data di estensine del massimale del Ltt; Massimale Estes: in cui cmpare, ve presente, la data di estensine del massimale del Ltt; 3. Dcumentazine: la sezine presenta in alt le infrmazini generali sulla Cnvenzine, seguite dalla tabella di visualizzazine degli allegati, cme rappresentat in Figura 5. Pagina 18 di 45

19 Figura Stat Cnvenzini & Ltti Di seguit il dettagli degli Stati che le Cnvenzini, e cnseguentemente i sui Ltti, ptrann assumere nel lr lifecycle: Attiva : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, si ptrann emettere OdF ed effettuare RdC; Scaduta cn cntratti attivi : indicherà Cnvenzini & Ltti scaduti, ma cn almen un OdF ancra in crs di validità e cn residu dispnibile. Le Stazini Appaltanti nn ptrann emettere nuvi OdF, ma ptrann effettuare RdC nei limiti dell imprt residu dell OdF attiv; Scaduta : indicherà Cnvenzini & Ltti scaduti per cui sn scaduti tutti gli OdF ppure sn cmpletamente ersi. Le Stazini Appaltanti nn ptrann emettere nuvi OdF RdC; Sspesa : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, nn si ptrann emettere nuvi OdF ed effettuare nuve RdC. Chiusa : : per le Cnvenzini & Ltti in quest Stat, nn si ptrann emettere nuvi OdF ed effettuare nuve RdC Cnsultazini massimali Pagina 19 di 45

20 Nella sezine Dettagli Ltti è pssibile cnsultare il Massimale, il Residu della Cnvenzine e il Massimale Residu Ente (nel cas in cui il Gestre dell Iniziativa abbia impstat un massimale specific per quella Cnvenzine) Ricerca prdtti Questa perazine è pssibile sia da interfaccia web che tramite l esprtazine di un file excel (vedi par Esprtazine file). La cnsultazine dei prdtti direttamente dal NECA è pssibile accedend alla sezine Iniziative in Cnvenzine e cliccand sul link Visualizza nella clnna Prdtti. Per Iniziativa in Cnvenzine si intende la singla iniziativa di gara che ha riginat le Cnvenzini (es. Farmaci, Vaccini ad us uman, Vaccini antinfluenzali, Cancelleria, ) cnsultabili anche sul prtale di ARCA (sezine Cnvenzini ). I prdtti di un catalg e le relative infrmazini pssn essere visualizzati: 1. Dal camp Ricerca pst in alt a sinistra, digitand le inf richieste dai vari parametri dispnibili e cliccand su Vai 2. Cliccand sul link Visualizza nella clnna Prdtti della sezine Iniziative in Cnvenzine in crrispndenza dell Iniziativa di interesse; in tal md si accede alla pagina di visualizzazine delle mercelgie in cnvenzine dispnibili sul Negzi Elettrnic Esprtazine file Per cnsultare anche al di furi del NECA la lista dei prdtti di una iniziativa in Cnvenzine è pssibile perare l esprtazine tramite file Excel/csv. Quest file riprta i dati relativi ai prdtti (Cdice, Nme, Valuta, Prezz, Unità di misura, Girni di Cnsegna, ecc. ) ed alle relative Cnvenzini (Nme Cnvenzini, Nme e cdice ltti, nme cluster, ecc.). NOTA:il file esprtat risulta mlt utile per semplificare la fase di selezine dei prdtti da aggiungere al Carrell L esprtazine dei file excel è pssibile cliccand sugli appsiti link excel /csv presenti nella clnna Prdtti in crrispndenza di gni Iniziativa in Cnvenzine. Pagina 20 di 45

21 7. Cnvenzini in smministrazine: cme acquistare L iter di acquist ha rigine nel prcess di creazine degli impiegati, che pi ptrà utilizzare e mdificare per tutti i successivi acquisti. Ciò gli permette di avere le basi per dare avvi al prcess di stipulazine del cntratt (denminat Ordinativ di Frnitura, vedi par.7.1). Nell OdF il RUP (Respnsabile Unic del Prcediment) impegna frmalmente l Amministrazine nei cnfrnti del Frnitre. Successivamente all invi dell OdF al Frnitre, si ptrà prcedere cn il prcess d invi dell rdine (denminat Richiesta di Cnsegna RdC) per i prdtti richiesti (Creazine Rdc vedi par. 7.3). Infine si cnclude cn il prcess di registrazine dell avvenuta ricezine della merce rdinata (vedi par.8). Figura 12 Pagina 21 di 45

22 Si ricrda che, dp il prim acquist effettuat sul NECA, l iter spra descritt nn richiede nuvamente la creazine degli Impiegati (salv la necessità dell Ente di crearne di nuvi) ma parte dalla Creazine e Invi OdF: nn è necessari quindi creare un anagrafica per gni acquist, ma l si può sempre mdificare in qualsiasi mment Creazine Ordinativ di Frnitura L Impiegat che intende acquistare sul NECA per una Cnvenzine in smministrazine dvrà accedere cn le prprie credenziali e, perand cn rul di Impiegat (impstat di default nella tendina) dvrà, cme prim pass, creare un nuv Ordinativ di Frnitura. Per creare un nuv OdF è necessari accedere alla sezine Ordinativi di Frnitura presente nel menu a sinistra. Si ricrda che questa perazine risulterà crrettamente eseguita sl nel cas in cui: il punt rdinante/istruttre sia stat preventivamente abilitat per la Cnvenzine in ggett; l imprt dell rdinativ nn sia superire all eventuale budget assegnat al Punt Ordinante per la Cnvenzine (vedi par. 5.1); l imprt dell rdinativ nn superi il massimale residu del ltt/cnvenzine (vedi par.6.3.1) Creazine OdF da prfil Punt Ordinante Cliccand sul pulsante Crea presente nella sezine Ordinativi di Frnitura, si accede al percrs guidat di creazine di un Ordinativ di Frnitura, cmpst da due pagine. Nella prima pagina nminata Crea OdF 1/2 il Punt Ordinante inserisce i dati riguardanti l rdine che si intende creare. Nell specific questa prima pagina è cmpsta da una prima sezine cntenente i dati relativi alla cnvenzine. Più precisamente il punt rdinante dvrà scegliere la Cnvenzine sulla quale si vule emettere l Ordine di Frnitura. In autmatic il sistema carica i ltti della Cnvenzine selezinata. Effettuata la scelta, si attiverà il camp Data di scadenza relativ alla validità dell OdF (N.B. La scadenza dell OdF è da intendersi fin alla mezzantte del girn indicat in piattafrma). Il camp RUP Ente risulterà precmpilat cn il nme e il cgnme del Punt Ordinante che sta creand l Ordinativ di frnitura. Il camp DEC Ente risulterà invece da cmpilare; In questa prima sezine è altresì pssibile inserire degli allegati (ve richiest). Pagina 22 di 45

23 Figura 13 La secnda sezine della pagina Crea OdF 1/2 è cmpsta da una tabella cn tutti i ltti presenti nella Cnvenzine: selezinare e inserire l imprt (in quantità in valuta secnd l indicazine presente) per gni ltt su cui si intende rdinare e cmpilare il camp nminat CIG derivat1 ; Figura 14 L ultima sezine cmprende invece la cmpilazine delle sezini Intestatari della Fattura e Destinatari della Fattura che risultan già precmpilate (vedi par Creazine Rdc 2 pass (infrmazini su cnsegna)) tranne il camp del Cdice Uffici FE, crrispndente all indirizz al quale si intende ricevere la fattura elettrnica relativa all OdF (il cdice deve essere presente tra gli uffici censiti all intern del sit dell indice delle Pubbliche Amministrazini Inltre è pssibile selezinare l indirizz del Destinatari della Fattura tramite il menù a tendina Specificare l'indirizz del destinatari. In quest elenc sarann presenti tutti gli indirizzi creati dall utenza Master in fase di rganizzazine dell uffici virtuale. Tra le infrmazini da cmpilare si trverann i campi Indirizz mail PEO (psta rdinaria) e Indirizz mail PEC (psta certificata); 1 È il cdice CIG che l Amministrazine richiede per identificare i singli cntratti stipulati a valle di accrdi quadr, di cnvenzini ai sensi dell articl 26 della legge n. 488/1999 e di altre cnvenzini similari. Fnte: sit AVCP, sezine FAQ. Pagina 23 di 45

24 Figura 15 Cliccand sul pulsante Salva e prcedi è pssibile passare alla pagina Crea OdF 2/2. La selezine di quest pulsante permette già il salvataggi dell rdinativ di frnitura. Nella secnda pagina è presente invece la sezine relativa alla firma digitale dell rdinativ di frnitura. Dp aver verificat la crrettezza dei dati inseriti nella pagina precedente (Crea OdF 1/2), grazie al riepilg iniziale, cliccand sul pulsante Genera PDF in fnd alla pagina è pssibile scaricare il file in frmat.pdf, firmarl digitalmente e allegarl cliccand sul pulsante Sfglia. Cliccand, in fnd alla pagina, sul pulsante Inltra al frnitre si prcede cn l inltr al frnitre dell rdinativ di frnitura. Il Sistema ritrnerà alla all Elenc degli Ordinativi di Frnitura cn l aggirnament dell inseriment appena effettuat. Premend il pulsante Inltra al frnitre, ltre alla validità della firma digitale, viene anche effettuat un cntrll sulla crrispndenza tra il C.F. cntenut nel certificat di firma e quell dell utente che sta creand l rdinativ di frnitura. Nel cas in cui nn vi sia crrispndenza tra i due C.F. la piattafrma prprrà un alert nn blccante, ciò significa che premend nuvamente il pulsante Inltra al frnitre sarò pssibile prseguire nella creazine dell OdF. Cliccand su Mdifica OdF è pssibile trnare alla pagina Crea OdF 1/2 ed eventualmente mdificare parte dei dati inseriti precedentemente. Cliccand invece su Annulla si prcede all annullament dell perazine. Se tale pulsante viene cliccat nella pagina Crea OdF 1/2 i dati inseriti verrann persi. Nel cas in cui invece l utente si trvi nella pagina Crea OdF 2/2 la selezine del pulsante Annulla cmprterà il reindirizzament alla pagina Orinativi di frnitura, dve Pagina 24 di 45

25 l rdinativ di frnitura precmpilat assumerà l stat In cmpilazine nella tabella degli OdF. Per cmpletarl è necessari selezinare l pzine Cmpleta presente nella clnna Azini. Figura Creazine OdF da prfil Punt Istruttre Anche il Punt Istruttre può creare l Ordinativ di Frnitura: dp la cmpilazine del mdul per l Ordinativ di frnitura, il Punt Istruttre clicca sul pulsante Crea. In tal md, inltrerà l OdF appena cmpilat al Punt Ordinante di riferiment, che prcederà all apprvazine dell ODF ed all inltr dell stess al Frnitre, dp aver firmat digitalmente e ricaricat in piattafrma. Per prcedere all apprvazine dell Ordine di Frnitura, il Punt Ordinante, accedend alla sezine Ordinativi di Frnitura, dvrà ricercare l OdF da apprvare (cn stat Inltrat a PO ). Figura 17 Cliccand sul pulsante Apprva (clnna Azini) è pssibile visualizzare nel dettagli l OdF. Il Punt Ordinante ha la pssibilità di mdificarne i dati all infuri dell Iniziativa e della Cnvenzine. Cliccand pi su Salva e prcedi è pssibile passare alla pagina Crea OdF 2/2 dve il Punt Ordinante ptrà scaricare il file pdf e riallegarl firmat digitalmente (tra la fase di esprtazine e quella in cui si allega il file firmat digitalmente, è necessari né uscire dalla schermata di creazine dell OdF né chiudere il NECA). Pagina 25 di 45

26 Cliccand nuvamente sul pulsante Inltra al frnitre che si trva in fnd alla pagina, si termina il prcess di apprvazine dell OdF. (clnna Azini ). N.B. il camp RUP Ente verrà precmpilat autmaticamente nn appena l utente Punt Istruttre avrà scelt il Punt Ordinante a cui inltrare l rdinativ di frnitura. Figura 18 Pagina 26 di 45

27 Figura 19 Slamente quand il Punt Ordinante apprverà l OdF, quest sarà visibile al Frnitre. Il Sistema, per agevlare la gestine degli OdF, prevede l invi autmatic di una mail di ntifica dell esistenza di OdF in attesa di apprvazine al Punt Ordinante. Una vlta apprvat l OdF, quest sarà visibile al Frnitre che ptrà visualizzarl nel dettagli. Nel mment in cui l OdF verrà visualizzat dal Frnitre, quest assumerà l stat di Vist dal Frnitre. Da quest mment l Ente, secnd necessità, può emettere Richieste di Cnsegna per rdinare i beni/servizi che intende acquistare Gestine OdF Nel menu di sinistra è presente la sezine Ordinativi di frnitura. In questa sezine è pssibile: Inserire il Cdice di Fatturazine Elettrnica (Cdice Uffici FE) esclusivamente per gli OdF presenti nell elenc generat cliccand su Apri in alt alla pagina (sl cn utenza PO). Ricercare gli Ordinativi di Frnitura emessi dal Punt Ordinante e dai prpri Punti Istruttri; Visualizzare l elenc degli Ordini di Frnitura presenti sul Negzi; Riassegnare un prpri Ordinativ di Frnitura; Creare un nuv Ordine di Frnitura; Apprvare un OdF (azine valida slamente per i PO) nel cas in cui sia stat predispst da un PI; Pagina 27 di 45

28 Rifiutare un OdF (azine pssibile slamente se nella Cnvenzine è previst Cnvenzine un perid di stand-by dell OdF ppure se è in stat Inltrat a PO ); Cmpletare un OdF (sl per gli OdF in stat In cmpilazine ); Rimuvere un OdF (sl per gli OdF in stat In cmpilazine Inltrat a PO ); Esprtare un file in frmat. xls ppure.csv degli OdF visualizzati nella tabella sttstante; i dati cntenuti nei file esprtati sn a livell di OdF/Ltt e le infrmazini pssn essere utili alla pubblicazine ai sensi della legge 190/2012. Figura 20 Quand un OdF assume l stat di Inltrat a Frnitre nn può più essere mdificat annullat dall Ente. E però pssibile rifiutarl se il Gestre della Cnvenzine ha impstat un perid di stand-by dell OdF (vedi paragraf 6.2). Nel cas si renda necessari prcedere alla mdifica annullament di un OdF già apprvat ed eventualmente furi dal perid di stand-by, è necessari inltrare la richiesta al Gestre dell Iniziativa. NOTA: la mdifica annullament dell OdF può avvenire slamente se ad ess nn sn legate delle RdC. Se l'ordinativ di frnitura è in stat Inltrat a PO, è pssibile sia apprvarl che rifiutarl. Pagina 28 di 45

29 Un PO può assegnare un prpri ODF ad un altr PO: dp aver cliccat sul pulsante Riassegna, il PO accederà ad una pagina di riepilg cn i dati dell OdF ed a un menu a tendina dve ptrà scegliere il PO al quale ri-assegnare l OdF. Cliccand su Assegna l OdF nn risulterà più visibile nella tabella cntenente tutti gli OdF del PO che l ha creat, ma andrà a pplare l elenc di OdF del nuv assegnatari. NOTA: tale perazine può essere effettuata dal PO che ha emess l OdF, ma anche dall utenza Master, dal Gestre delle Iniziative e dal Gestre del servizi. Accedend al Dettagli di un OdF è pssibile, ltre a visualizzare tutte le infrmazini che l cmpngn, anche cnsultare le RdC ad ess cllegate. Infatti, in fnd al dettagli è presente una tabella riepilgativa delle RdC emesse e crrelate a quell specific OdF. Cliccand sul link del Nme RdC Ente è pssibile accedere direttamente al dettagli della RdC. Figura Acquist Carrell e Richiesta di Cnsegna (rdine) Dp l emissine dell OdF, l Impiegat che vrrà acquistare sul NECA per una Cnvenzine in Smministrazine dvrà accedere cn le prprie credenziali e, perand cn rul di Impiegat (impstat di default nella tendina) dvrà aggiungere al Carrell i prdtti che desidera acquistare. E pssibile perare manualmente tramite l imprtazine di un file excel. Pagina 29 di 45

30 Aggiunta manuale di prdtti al carrell Per aggiungere i prdtti al Carrell in mdalità manuale, è pssibile ricercare i prdtti tramite l appsita funzinalità di Ricerca, ppure cliccare sul link Visualizza nella clnna Prdtti in crrispndenza dei menu Iniziativa in Cnvenzine ed Elenc Cnvenzini dal bx Cnvenzini. Il link Visualizza della clnna Prdtti rimanda l utente alla pagina Ricerca prdtti, in cui per gni prdtt trverann, se abilitati ad acquistare se il prdtt è in stat Attiv Rttura di Stck, il bx di acquist. Figura 22 In quest avrem a dispsizine tutte le infrmazini necessarie all acquist, cmpresi i bx di inseriment quantità desiderata e prezz ttale. Figura 23 In questa pagina andrà inserita, nel relativ bx, la quantità di prdtti desiderata e successivamente, cliccand su Calcla si visualizzerà l imprt cmplessiv. Qualra il prdtt che si intende aggiungere al carrell dispnga Pagina 30 di 45

31 dell indicazine Multipli Ordinabili sarà necessari inserire nel bx Quantità desiderata un numer che sia effettivamente multipl di quant indicat nel prdtt. Nel cas in cui si intenda prcedere cn l acquist, sarà necessari cliccare su Aggiungi. Per cnscere ulteriri dettagli invece è pssibile cliccare su Dettagli prdtt. Figura 24 I prdtti selezinati, nelle quantità desiderate, sarann caricati autmaticamente nel Carrell. NECA mstrerà un messaggi indicante l avvenuta perazine ( Prdtt aggiunt al carrell ) visualizzabile fin al termine della creazine della Richiesta di Cnsegna. Figura 25 Per prcedere cn la creazine della RdC è necessari accedere al Carrell. Tale perazine è pssibile, tramite la vce di menu Carrell della sezine Acquisti ppure dall icna Carrell presente in alt a destra della pagina. Pagina 31 di 45

32 Figura 26 Per utilizzare la funzinalità Ricerca è necessari inserire i dati del prdtt che si desidera acquistare direttamente nell appsit camp e il NECA effettuerà un estrazine del prdtt ricercat. I filtri di ricerca dispnibili sn: Nme, Descrizine, Cdice, Cdice secndari, Prduttre, Cdice CPV, Descrizine CPV, Cdice appartenente a classificazine secndaria e Descrizine del cdice appartenente a classificazine secndaria. Indipendentemente dai filtri di ricerca utilizzati, il risultat riprterà l elenc dei prdtti trvati cn i relativi bx specifici per l acquist. Indicand la quantità desiderata è pssibile inserire il prdtt nel carrell Aggiunta prdtti al carrell tramite imprtazine di un file.xls L altra mdalità per aggiungere i prdtti al carrell è tramite il file Excel (.xls) ppure in frmat.csv che si scarica in fase di Esprtazine Anagrafiche (vedi par ). In quest file è presente una clnna nminata Quantità desiderata all intern della quale è pssibile esprimere numericamente la quantità che si desidera acquistare per quel prdtt. Cliccand nel menu di sinistra la vce Aggiungi prdtti da file sarà pssibile caricare su NECA quest file e aggiungere i prdtti al Carrell, se abilitati ad acquistare se il prdtt è in stat Attiv Rttura di Stck. Pagina 32 di 45

33 Figura 27 Inserend la quantità desiderata nell appsita clnna del file, basterà semplicemente caricare il file e cliccare sul pulsante Invia. Anche in quest cas va tenut in cnsiderazine il cntrll di cerenza dei Multipli Ordinabili (descritt nel capitl Aggiunta manuale di prdtti al carrell ) quand si cmpila la clnna Quantità Desiderata del file. Dp aver caricat il file, il sistema prterà autmaticamente l utente all intern del Carrell. NOTA: è pssibile inserire nel Carrell prdtti appartenenti ad Iniziative/Cnvenzini differenti. Sarà NECA, in autmatic, a raggruppare i prdtti distintamente all intern del Carrell. Per l inseriment dei prdtti nel Carrell è anche dispnibile la Ricerca presente nella sezine in alt del Negzi Elettrnic: il risultat riprterà l elenc dei prdtti trvati cn i relativi bx specifici per l acquist ed, indicand la quantità desiderata, sarà pssibile inserire i prdtti nel carrell Cme cnsultare, mdificare e verificare il Carrell. Il pass successiv per il prcess di acquist prdtti è l access al Carrell tramite l appsita vce nel menu di sinistra, nel cas di aggiunta manuale dei prdtti, tramite icna situata in alt a destra dell elenc prdtti. Figura 28 Pagina 33 di 45

34 NOTA: Tale icna risulterà visibile esclusivamente se nel Carrell sn presenti dei prdtti e sl per il rul di Impiegat. Nn sarà visualizzata invece mentre si sta perand cn rul Gestre delle Iniziative. Il Carrell cntiene i vari prdtti raggruppati per Cnvenzine dve gni raggruppament sarà cmpst di una sezine iniziale cn le infrmazini base della Cnvenzine (Iniziativa, Cnvenzine e Frnitre) e da una tabella cntenente i prdtti che si intendn acquistare. Le infrmazini presenti in questa tabella sn: Ltt, Cdice prdtt, Prdtt, Unità di misura, Prezz unitari, Multipli Ordinabili, Quantità, Imprt e Azini. E pssibile mdificare la quantità dei prdtti cliccand sul link Mdifica presente accant alla quantità indicata, ppure rimuverli dal raggruppament tramite il link Rimuvi presente nella clnna Azini. Anche in fase di mdifica quantità del prdtt, la nuva Quantità inserita deve essere un multipl del Cnfezinament Acquistabile. Una vlta verificata la crrettezza delle infrmazini sarà pssibile prcedere all acquist cliccand sul pulsante Prcedi. Tale pulsante permetterà di accedere alla pagina di creazine della RdC Creazine ed inltr Richieste di Cnsegna Cme indicat nel precedente paragraf, cliccand sul pulsante Prcedi in crrispndenza di gni raggruppament di prdtti, sarà pssibile accedere al prcess di creazine ed inltr della relativa RdC Creazine Rdc 1 pass (Dettagli Prdtti e Ttale Rdc) Sezine iniziale cntenente le infrmazini base della RdC vver: Numer RdC Ente (già cmpilat ma mdificabile, inserend il numer intern dell rdine generat dal prpri gestinale); Centr di Cst (da cmpilare facltativamente); Punt Ordinate di riferiment (in cas si stia creand una RdC da PI senza rul di apprvatre avente due più PO differenti cme svrastruttura; Iniziativa; Cnvenzine; Frnitre; Pagina 34 di 45

35 se previsti dalla Cnvenzine, sarà presente la tabella relativa ai servizi aggiuntivi, i quali pssn prevedere un increment del prezz ttale della RdC pari al cst del servizi (indicat a fianc della descrizine dell stess). Da questa tabella sarà pssibile selezinare il servizi aggiuntiv di interesse tramite appsizine di un flag; sezine riguardante i prdtti: nme del ltt di riferiment; menu a tendina per la scelta dell OdF cn accant all indicazine del residu; raggruppament dei prdtti suddivis in ltti (nel cas in cui la Cnvenzine preveda più di un Ltt); centr di cst per singl prdtt (facltativ); Tabella riepilgativa degli imprti della RdC. Figura 29 Sul fnd della pagina sn dispnibili due pulsanti: Trna al carrell : le infrmazini inserite in quest pass nn sarann salvate; Salva e prcedi : sarà pssibile accedere al pass successiv. Nel cas in cui il valre ttale della RdC sia inferire a quant previst cme minim di spesa per gni RdC dalla Cnvenzine, sarà visualizzata la seguente scritta infrmativa: Attenzine: Il ttale in eur risulta inferire a quant previst in Cnvenzine per il minim di acquist. Il Frnitre ptrebbe in quest cas rigettare la RdC e nn effettuare la cnsegna. Pagina 35 di 45

36 Creazine Rdc 2 pass (infrmazini su cnsegna) In questa fase si dvrann inserire tutte le infrmazini relative al lug di cnsegna/spedizine, ed un riepilg dei dati relativi all intestatari e al destinatari della fattura (vedi par ). Vi è anche la pssiblità di inserire un allegat e di mdificare nline il Destinatari della Fattura. Figura 30 La Data di cnsegna è quella in cui l Ente richiede la cnsegna della merce ed è un camp precmpilat ma mdificabile da parte dell utente. Cliccand su Mdifica in crrispndenza del Destinatari della Fattura, è pssibile mdificarne i dati senza salvare, ma direttamente cliccand su Prcedi una vlta inserite le mdifiche. A fnd pagina sarann presenti i pulsanti Trna indietr, Salva RdC e Prcedi. Cn il pulsante Trna indietr si trna al pass precedente, mentre cn il pulsante Salva RdC si ha la pssibilità di salvare tutte le infrmazini inserite nella RdC. Il pulsante Prcedi permette invece di inltrare la RdC al Frnitre. Il sistema prterà l utente alla pagina di Riepilg ed inltr RdC. Pagina 36 di 45

37 Creazine Rdc pass riepilgativ e Inltr Rdc La sezine di Riepilg ed inltr RdC è diversificata in base all utenza che sta creand la RdC, sprattutt in base ai pteri assciati in fase di creazine/prfilazine dei ruli (vedi par. 4.1). Nell specific per le utenze Punt Ordinante le perazini pssibili sn: esprtare il/i pdf (il numer dei pdf è in relazine al numer dei ltti cinvlti nella RdC); inltrare la RdC al Frnitre; trnare alla pagina precedente cn il pulsante Mdifica RdC. Figura 31 Per le utenze Punt Istruttre l inltr della RdC può essere effettuat vers il Frnitre (se l utenza ha il rul di apprvatre vedi par ) ppure vers il Punt Ordinante/Istruttre di riferiment per l apprvazine (nel cas in cui l utente nn abbia il rul di Apprvatre). Nel cas di un PI abbia il rul di Apprvatre RdC, la pagina di riepilg ed inltr RdC sarà identica a quella prpsta alle utenze PO. Per quant riguarda i PI senza il rul spra indicat, le perazini cnsentite sn le seguenti: esprtare il/i pdf (il numer dei pdf è in relazine al numer dei ltti cinvlti nella RdC); inltrare la RdC all apprvatre; trnare alla pagina precedente cn il pulsante Mdifica RdC. Nel cas in cui il valre ttale della RdC sia inferire a quant previst cme minim di spesa per gni RdC dalla Cnvenzine, sarà visualizzata la seguente scritta infrmativa: Attenzine: Il ttale in eur risulta inferire a quant previst in Cnvenzine per il minim di acquist. Il Frnitre ptrebbe in quest cas rigettare la RdC e nn effettuare la cnsegna. Pagina 37 di 45

38 Figura 32 NOTA: tutti i file pdf delle RdC presentati agli utenti sn quelli generati da NECA. Il file Pdf riepilgativ può essere scaricat anche dalla schermata Richieste di Cnsegna accedend direttamente al dettagli della RdC. Nel cas in cui l access al dettagli sia antecedente alla generazine del reprt, si trverà il messaggi che il reprt è in fase di generazine. Inltrand la RdC al Frnitre ppure all apprvatre (sempre in base al rul dell utenza che sta creand la RdC) il sistema riprterà autmaticamente l utente al Carrell dve sarà presente un messaggi di avvenut inltr della RdC Creazine Rdc Inltr all Apprvatre Una RdC creata da un utenza che ha un più apprvatri di livell superire, dvrà essere apprvata da gni singl apprvatre fin quand l ultim, generalmente il PO, avrà la facltà di inltrarla al Frnitre. Nel passaggi da un apprvatre all altr, la RdC assumerà l stat Inltrata all apprvatre e le azini dispnibili si espleterann tramite il link Apprva Rifiuta. Tutte le utenze destinatarie del Cicl apprvativ, dall utenza creatrice della RdC all utenza Frnitre, sn cnsultabili in fnd al Dettagli di una RdC (vedi par ); gnuna di esse può scegliere il nminativ di chi si vul far risultare cme emittente della RdC e tale scelta cmprta una dicitura che indicherà a chi sta per essere inltrata la RdC. Pagina 38 di 45

39 Figura 33 Il prcess apprvativ si cnclude cn l inltr al Frnitre della RdC da parte dell ultim apprvatre. Figura 34 N.B.: nel cas in cui venga rimss il rul di Apprvatre per un utente PO/PI, quest può cmunque svlgere il suddett per le RdC che ha ancra in caric Ricerca Rdc Accedend alla sezine Richieste di Cnsegna sarà pssibile cnsultare e gestire le RdC emesse dalla prpria utenza ed eventualmente dalla prpria stt-struttura. Le azini cnsentite sn: Rifiuta : questa azine è pssibile per l utenza del Punt Ordinante anche nell stat Inltrata a Frnitre slamente se è previst nella Cnvenzine un perid di stand-by RdC. Il rifiut di una Richiesta di Cnsegna Pagina 39 di 45

40 prevede l inseriment di un cmment bbligatri che sarà inviat tramite direttamente all utente che ha creat la RdC e in cpia al Frnitre assciat alla Cnvenzine. Dettagli : permette la visualizzazine di tutte le infrmazini della Richiesta di Cnsegna; nel cas in cui sia presente un cicl apprvativ, permette di visualizzare il prim apprvatre previst dal cicl grazie alla tabella nminata Cicl apprvativ a fnd pagina, dve vengn elencati, di vlta in vlta, gli utenti cinvlti nel prcess apprvativ cn le lr azini (scandite tempralmente) fin all inltr della RdC al Frnitre. Mdifica : azine pssibile slamente per le RdC che si trvan in stat In cmpilazine vver nn ancra inltrate al Frnitre. La selezine di quest link riprterà l utente al pass di creazine RdC Crea Rdc (1/2). Per cmpletare la RdC sarà necessari prseguire nella creazine cme indicat nel precedente paragraf (vedi par ); Apprva Rifiuta : questa azine è prpria delle utenze cn rul di Apprvatre (vedi par.7.3.4). Cliccand su quest link l utenza apprvatrice avrà la pssibilità di visualizzare nel dettagli la RdC e la facltà di apprvarla (pulsante Apprva ) rifiutarla (pulsante Rifiuta ). Rifiutand invece una RdC in stat Inltrata all apprvatre, questa trna in caric all utenza creatrice in stat In cmpilazine e si attiva l azine Mdifica. Una vlta inltrata la Richiesta di Cnsegna il Frnitre dvrà evaderla, accettandla e indicand la data di spedizine nel dettagli dell rdine. All intern del dettagli, sia per i Punti Ordinanti sia per i Punti Istruttri, è presente la clnna Attestazine riceviment, all intern dei quali sarà pssibile indicare per gni singl prdtt l attestazine del riceviment della merce. Il camp Data, presente a fnd pagina del dettagli di una RdC, è valrizzat di vlta in vlta cn le date inserite da Ente e Frnitre (vedi nel dettagli par.8) Reprt RdC Nella pagina Hme Richieste di Cnsegna è pssibile scaricare un reprt dedicat alle infrmazini desiderate relative alle RdC generate. I reprt cnterrann il risultat di quant selezinat nel mtre di ricerca presente nella parte superire di questa sezine (Ente, Iniziativa, Cnvenzine, ecc ). Il reprt RdC è dispnibile in tre versini: Elenc RdC, Elenc RdC cn Dettagli Ltti ed Elenc RdC cn Dettagli Prdtti. Ogni Versine si differenzia dall altra per la quantità di infrmazini che cntiene; tutti i reprt hann in cmune le seguenti infrmazini: N RdC Neca, N RdC Ente, Data RdC, Stat RdC, Data spedizine, N OdF Pagina 40 di 45

41 NECA, N OdF Ente, Data OdF, Ente (Ente richiedente),c.f. Ente (Ente richiedente), Utente (impiegat che ha emess la RdC), Centr di cst, Cnvenzine e Frnitre, C.F. Frnitre e P.IVA Frnitre. Oltre a quant indicat spra, il reprt Elenc RdC cntiene le seguenti infrmazini aggiuntive: Imprt prdtti (imprt ttale dei prdtti facenti parte della RdC), Imprt servizi aggiuntivi e Imprt ttale (Imprt prdtti + Imprt servizi aggiuntivi); Il reprt Elenc RdC cn Dettagli Ltti cmprende le infrmazini relative al/ai ltt/i di riferiment di gni RdC, cn gli imprti e i servizi aggiuntivi suddivisi per ltt; Al reprt Elenc RdC cn Dettagli Prdtti si aggiungn invece le infrmazini relative ai dettagli dei prdtti cntenuti in gni RdC. Essend quest un reprt mlt dettagliat nn sarann presenti i dati relativi agli Imprti servizi aggiuntivi e Imprti ttali ma sl l imprt ttale dei singli prdtti. Figura 35 Per scaricare un reprt RdC è sufficiente cliccare il link crrispndente link tra quelli psizinati in bass a destra. 8. Inseriment della data di ricezine Una vlta ricevuta, verificata e accettata la merce, l Ente è tenut ad indicare la data di effettiva ricezine entrand nel menu Acquisti Richieste di Cnsegna. All intern del Dettagli di una RdC, nel cas in cui si trvi in stat In Spedizine, nella clnna Attestazine riceviment è presente una checkbx in crrispndenza di gni prdtt già selezinata di default e il camp Data riceviment da valrizzare cn la data di effettiva ricezine della merce. Pagina 41 di 45

42 In cas di ricezine cmpleta della merce è sufficiente indicare la data di riceviment nell appsit cap Data riceviment. Nel cas in cui si ricevan sltant alcuni prdtti della Richiesta di Cnsegna è pssibile ntificarl al Frnitre deselezinand l pzine in crrispndenza del/dei prdtt/i nn ricevut/i. In quest md la richiesta cambierà il su stat in parzialmente ricevut. Pagina 42 di 45

43 Figura 36 Pagina 43 di 45

44 La RdC assumerà l stat di Vist da Frnitre nel mment in cui il Frnitre ne avrà effettivamente pres visine, mentre l stat Gestit da Frnitre ne indicherà la sua accettazine; l stat In spedizine sarà assunt nel mment in cui viene inserita la data di spedizine merce. Il prcess si chiude cn la cmunicazine autmatica al Frnitre dell avvenuta ricezine. L stat dell rdine di acquist cambierà in Ricevut e verrà valrizzat all intern del Dettagli della RdC il camp Data riceviment. Figura Integrazine cn sistemi gestinali esterni E pssibile integrare il sistema gestinale di un Amministrazine cn le funzinalità del NECA tramite appsiti web service. Ciò rende pssibile emettere Ordinativi di Frnitura e Richieste di Cnsegna direttamente dal gestinale, nn replicand in tal md le perazini. A tal fine, l Amministrazine dvrà richiedere l abilitazine alla Azienda Reginale Centrale Acquisti e, una vlta ttenuta, tutti gli Impiegati ptrann generare in autnmia la chiave d access (del tutt indipendente dalla passwrd per l access all applicativ) che cnsentirà l utilizz del servizi integrativ. Pagina 44 di 45