MODULO DELLE ACQUISIZIONI IN ALEPH

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1 UNIVERSITA DI PISA Sistema biblitecari di atene MODULO DELLE ACQUISIZIONI IN ALEPH LINEE GUIDA

2 Versine Settembre 2015 Linee guida a cura del Grupp di lavr sulle acquisizini Crdinatre Elisabetta Sldati Rsa Baviell Giulia Bracci Maria Teresa Carit Daniela Fiaschi Dnatella Matteucci Carmen Lier 2

3 PROCEDURA ORDINI IN ALEPH OPERAZIONI PRELIMINARI Aprire il mdul Acquisizini Fare la ricerca per verificare la presenza del dcument nel catalg Se esiste già il recrd bibligrafic ccrre sltant creare l rdine cliccare su Ordini si apre la schermata del Mdul d rdine divis in due sezini, cliccare su NUOVO ORDINE : nella maschera TIPOLOGIA D ORDINE verificare che il cdice che cmpare sia quell della prpria bibliteca, altrimenti svrascrivere il dat presente 1 riempire i campi della sezine sttstante: Generalità, Frnitre, Quantità e prezz (fare attenzine a nn inserire il prezz nel camp della quantità!) salvare cliccand su AGGIUNGI i dati principali dell rdine appena salvat verrann visualizzati nella parte sprastante della schermata, usare il tast INVIA per stampare l rdine Invi per psta elettrnica 1 Per avere cme default la sigla della prpria bibliteca: Aprire la cartella AL500_20, quindi aprire Acq, quindi tab, pi ACQ. Stt il titlett [rder number] digitare la sigla della bibliteca dp PrefixString=. Salvare 3

4 assicurarsi che la cnfigurazine di stampa sia STAMPA NORMALE (cliccare cl tast dx sull icna della stampante in fnd alla pagina ) assicurarsi che nel recrd indirizzi del frnitre sia stat inserit l indirizz e mail nel menu 3.Frnitre selezinare e mail dalla tendina Invi lettera per Stampa lista di rdini Questa prcedura permette di inviare ad un frnitre una lettera cn una lista di rdini. Nel menu 3. Frnitre selezinare Lista dalla tendina Invi rdine Assicurarsi che dp l invi dell rdine l status sia RSV (Prnt per essere inviat al frnitre) Dp aver cmpilat tutti gli rdini si prcederà alla stampa all invi della lista. Aprire il menu SERVIZI Selezinare Ordini e slleciti Invia lista rdini al frnitre (acq 14) e riempire la scheda Ricrdarsi che i campi cntrassegnati da asterisc sn bbligatri File di utput del reprt: inserire il nme del file in cui si vule che lettere vengan salvate Cdice frnitre: ricercare nella tendina il cdice del frnitre al quale si vule inviare la lista Sttbibliteca: selezinare la prpria bibliteca Mdalità di acquisizine: si può scegliere di includere nella lista da inviare sl gli rdini che presentan una specifica mdalità di acquisizine (es.: acquist fndi di bibliteca) altrimenti lasciare spuntata la casella Tutti Aggirna database: selezinare il si. La lista d'rdini verrà inviata al frnitre, e l status dell'rdine verrà cambiat da RSV a SV. Frmat del reprt: scegliere 01 italian Ora di esecuzine/alle re: permette di indicare al sistema quand lanciare la prcedura di estrazine Si cnsiglia di spuntare la casella Aggiungi stric. L pzine permette di memrizzare la prcedura impstata in md da pterla richiamare in qualunque mment tramite il pulsante Vedi stric. Dp aver cmpilat i campi necessari cliccare Esegui per inviare la prcedura alla cda batch. 4

5 Per stampare inviare la lista cliccare sull'icna selezinare da Task manager FileList e cntrllare se è già stata eseguita. Selezinare il file remt (se vgliam pssiam salvarl anche in lcale attravers un click sulla freccia che sta tra le due finestre), scegliere la cnfigurazine di stampa dai menu a tendina e lanciare la stampa. Se nn esiste il recrd bibligrafic sarà necessari crearl Cntrllare l esattezza dei dati del dcument da rdinare su banche dati cmmerciali su OPAC attendibili. Per evitare la creazine di recrd dppi, è necessari creare la nuva ntizia subit dp aver fatt il cntrll sull OPAC di atene aprire il Mdul CATALOGAZIONE aprire il Menù a tendina stt Catalgazine scegliere APRI BOZZA DI CATALOGAZIONE scegliere MnOrdine.mrc (UPI01) cliccare su APRI e cmpletare la scheda catalgrafica secnd le indicazini della Guida alla catalgazine in Aleph dp avere salvat il recrd cliccare sull icna Apri il Recrd nelle Acquisizini cliccare su NUOVO ORDINE e prcedere cme precedentemente spiegat CHIUSURA DELL ORDINE All arriv del libr: aprire il Mdul di Acquisizine cercare l rdine cliccand su RICERCA ORDINE in INSERISCI STRINGA scrivere il numer dell rdine (es. ING2015/ ) invi appare l elenc degli rdini, evidenziare quell interessat, e cliccare su SELEZIONA appare la scheda dell rdine, cliccare su ARRIVI stt [L] LISTA ORDINI DEL RECORD appare la lista arrivi, cliccare su NUOVO ARRIVO, scrivere il numer di cpie arrivate, e pi AGGIUNGI trnare su [L] LISTA ORDINI DEL RECORD, andare su Generalità e cambiare l status dell rdine da SV a CLS (rdine chius) e aggirnare 5

6 DESCRIZIONE DEL MODULO DELLE ACQUISIZIONI Il mdul delle acquisizini è identificat dalla seguente icna: Sn dispnibile tre barre per la ricerca velce di infrmazini relative ai peridici, agli rdini delle mngrafie e alle fatture. L unica da utilizzare è quella cntrassegnata dal simbl tramite il menu a tendina è pssibile selezinare la mdalità di ricerca: Bib titl Titl Numer d rdine Cdice frnitre Riferiment frnitre ISBN Barcde Usare questa funzine sl per ricerche per cdici fissi (es. numer d rdine) e mai per titl. Quest ultim tip di ricerca può generare risultati furvianti. Infatti il sistema ricerca: Se si usa la funzine Bib titl, su tutt il database bibligrafic ma utilizzand sempre l peratre di adiacenza Se si usa la funzine Titl, nella lista dei titli cui è legat un recrd amministrativ e ccrre anche inserire la stringa esatta cmpres l articl iniziale Dalla clnna di sinistra è pssibile scegliere le perazini che si pssn effettuare in quest mdul: Cme in tutti i mduli individua la funzine di ricerca attravers la quale è pssibile interrgare tutt il database bibligrafic. 6

7 RICERCA ORDINE. Cnsente di ricercare un rdine attravers diverse mdalità (V. la sezine Ricerca rdini per lista indice). AMMINISTRAZIONE. Cmprende varie vci che riguardan la gestine amministrativa, in particlare è qui che si crean si ricercan le ntizie relative ai frnitri (V. la sezine Frnitri). LISTA ORDINI DEL RECORD. E in questa sezine che vengn creati gli rdini e in cui si effettuan tutte le perazini di gestine degli rdini stessi (mdifiche, registrazine dell arriv, chiusura) FATTURA. (NON UTILIZZATA) PERIODICI (NON UTILIZZATA) 7

8 RICERCA ORDINE PER LISTA INDICE OPERAZIONI PRELIMINARI Aprire il mdul di Acquisizine Cliccare sull icna Ricerca rdine Lista indice Selezine degli indici (filtri): 1. aprire il menù a tendina INDICE scegliere in quale INDICE rdinare la lista (per esempi: nme del prpnente, numer d rdine, cdice frnitre) in Inserisci stringa scrivere il termine da cui partire per la ricerca nell indice scelt Si pssn quindi selezinare i seguenti filtri: Sttbibliteca Status rdine Tip d rdine Grupp d'rdine Data rdine da: a: : Status frnitre Status arriv Status fattura Urgenza Ogni vce è accmpagnata da un menu a tendina in cui selezinare l pzine desiderata 2. cliccare su APPLICA FILTRO: apparirà una lista rdinata secnd le impstazini definite 3. dalla lista si ptrà scegliere l rdine che interessa 8

9 Università di Pisa Sistema biblitecari d atene Schemi guida per peratri Aleph Prcedura rdini/settembre2015 E pssibile scegliere quali dati dell rdine visualizzare aprend, cn il click del tast destr del muse (psizinandsi sulla barra della visualizzazine) la finestra della Cnfigurazine intestazini. 9

10 FORNITORI: Ricerca, mdifica, inseriment Prima di creare un rdine ccrre essere certi che il frnitre, cui intendiam rivlgerci, sia presente nel relativ archivi. Se nn è presente, prcedere all inseriment. L icna apre il menu Amministrazine, di cui utilizziam, sltant, l pzine [V] FORNITORI. RICERCA La funzine Mdalità di ricerca prevede quattr pssibilità: Nme: cnsente di accedere e scrrere la lista relativa al nme dei frnitri Cdice: cnsente di accedere e scrrere la lista relativa al cdice dei frnitri Esatt: ricerca per cdice esatt del frnitre MODIFICA Una vlta selezinat il frnitre dalla lista, pssn essere mdificati: i dati relativi alla scheda del frnitre visualizzata nella parte inferire della schermata: sn mdificabili tutti i campi tranne quell del cdice; i dati relativi all indirizz. Per visualizzare queste infrmazini basta cliccare sull mnima vce. INSERIMENTO DI UN NUOVO FORNITORE 10

11 Cliccare sul pulsante Nuv. Si aprirà una maschera cmpsta da quattr sezini: Infrmazini generali Cnt Sttbibliteca Sttbibliteca Ogni sezine è cmpsta da vari campi, alcuni bbligatri, altri facltativi, altri ancra cmpilati autmaticamente dal sistema. 1.Infrmazini generali Data di apertura (cmpilat in autmatic) Data di aggirnament (cmpilat in autmatic) Catalgatre (cmpilat in autmatic) Cdice frnitre (20 caratteri alfanumerici) È un cdice univc che identifica il frnitre, in mancanza di regle precise si cnsiglia di seguire queste semplici nrme: preferire la sigla al pst della frma scilta, inserire il nme del frnitre senza qualifiche (es. Feltrinelli per Libreria Feltrinelli) Nme del frnitre (150 caratteri alfanumerici) Inserire la ragine sciale del frnitre e nn il su indirizz Status del frnitre Tra le pzini dispnibili scegliere AC Attiv lasciare in bianc Lingua del frnitre (bbligatri): deve essere sempre ITA Paese (facltativ) Tip di materiale (facltativ) Nta (facltativ, Camp di 200 caratteri) 2.Cnt 11

12 Valuta (1 4) Scegliere dal menu a tendina la(le) valuta(e) utilizzata(e) dal frnitre Cnsegna rdine (scegliere tra le pzini previste) Frmat lettera (scegliere tra le pzini previste) Frmat lista (scegliere tra le pzini previste) Metd Invi lettera (scegliere tra le pzini previste) Metd Invi lista (scegliere tra le pzini previste) 3. Sttbibliteca Mdalità di cnsegna Tempi di cnsegna Per gni mdalità di cnsegna inserire il numer girni previsti per la cnsegna servirà al sistema per calclare la data di arriv 4. Sttbibliteca Nn utilizzat Utilizzare il tast Aggirna per memrizzare, il frnitre appena creat verrà inserit nella lista dei frnitri. Per cmpletare l inseriment dei dati andrà cmpilata la scheda relativa all indirizz. Cliccare su Indirizzi si aprirà una nuva maschera dve andrà inserit, in 1. Indirizz rdini, l indirizz cmplet di numeri telefnici, fax, e mail (utilizzare caratteri minuscli, rispettand vviamente maiuscle e minuscle) Memrizzare cliccand su Aggirna Ogni bibliteca ha la pssibilità di persnalizzare la scheda del frnitre. Il tast Aggiungi sttlivell apre una finestra dve è necessari selezinare la prpria bibliteca, cnfermare cn OK Si aprirà di nuv la scheda del frnitre, mdificare i dati e salvare. 12

13 Servizi Dal menu servizi è pssibile attivare alcune prcedure di estrazine di dati. 1. Ordini e slleciti Reprt slleciti e lettere per rdini mngrafie Questa prcedura permette di prdurre un reprt che elenca le mngrafie che nn sn ancra arrivate e prduce lettere di sllecit da inviare al frnitre. E pssibile effettuare questa estrazine sl se nella scheda d rdine è stata selezinata la casella Slleciti batch. Una vlta aperta la scheda, prcedere cn l inseriment dei dati. Ricrdarsi che: I campi marcati cn l asterisc sn bbligatri. I nmi dei file di utput e di imput devn essere inseriti in caratteri minuscli File di utput del reprt: Inserire il nme del file cn cui si vule salvare il reprt File di utput della lettera: Inserire il nme del file cn cui si vule salvare il reprt per la stampa delle lettere di sllecit Aggirna database: Se viene scelt Si il sistema aggirnerà il cntatre che tiene traccia del numer di lettere di sllecit che sn state inviate e inserirà la lettere di sllecit nella finestra Lista dei slleciti Sttbibliteca: Selezinare la bibliteca desiderata Unità d rdine: Nn utilizzata Cdice frnitre: Inserire il cdice del frnitre per il quale si vule un reprt di slleciti Numer dei slleciti già inviati: Si tratta di un filtr che funzina sl se si è scelt di aggirnare il database, se si inserisce ad es. il numer 1 verrà fatta l estrazine sl per gli rdini di mngrafie per i quali è già stata fatta una lettera di sllecit Numer di girni dal prssim sllecit: Se si è scelt Si per il camp Aggirna il database, questa pzine cnsentirà al sistema di calclare il numer dei girni per il prssim sllecit a partire dalla data in cui si è lanciata la prcedura. Se nn si cmpila quest camp, la data del prssim sllecit verrà calclata usand i dati presenti nel recrd del frnitre 13

14 Frmat lettera e frmat reprt: scegliere i frmati dal menu a tendina Ora di esecuzine/alle re: permette di indicare al sistema quand lanciare la prcedura di estrazine Attenzine: Nn è pssibile fare un filtr per data, la prima vlta che verrà lanciata l estrazine il sistema la effettuerà su tutti gli rdini nn ancra chiusi presenti nel database, in seguit i reprt sarann effettuati a partire dalla data dell ultima prcedura di sllecit. Stampa/Invi manuale delle lettere di sllecit Dp aver selezinat l rdine da sllecitare andare su Lista rdine del recrd e selezinare [c] Slleciti. Si aprirà una finestra, cliccare su Nuv sllecit e pi su Aggiungi (fig. 12) Il sistema prdurrà immediatamente un file di sllecit chiamat claimltr.prn che ptrà essere stampat da Task manager. Selezinare il file in FileList Nme lcale (, scegliere la cnfigurazine di stampa dai menu a tendina e lanciare la stampa 2. Recupera e stampa recrd acquisizini Scheda recuper dati Questa funzine recupera numeri di recrd d rdine secnd i filtri prescelti. Verrà creat quindi un file di utput cstituit sl da un elenc di numeri di recrd. Per prdurre un reprt da quest file sarà necessari attivare la prcedura Stampa recrd acquisizini (acq 03) Una vlta aperta la scheda, prcedere cn l inseriment dei dati. Ricrdarsi che: I campi marcati cn l asterisc sn bbligatri. I nmi dei file di utput e di imput devn essere inseriti in caratteri minuscli File di utput del reprt: Inserire il nme del file cn cui si vule salvare il reprt Recuper per: selezinare il filtr dal menu a tendina e nei campi sttstanti digitare l pzine desiderata per il filtr 14

15 Se si vule eseguire un filtr per un arc di temp (da a) ci sn due pssibilità: 1. stabilire un range di numeri d rdine: inserire il numer d rdine da nel camp 1 e quell a nel camp 2 (cnsigliat) 2. per data di apertura rdine: inserire le date entr cui gli rdini sn stati aperti. La data "da" nel camp 1 e "a" nel camp 2 Si cnsiglia di spuntare la casella Aggiungi stric. L pzine permette di memrizzare la prcedura impstata in md da pterla richiamare in qualunque mment tramite il pulsante Vedi stric. Dp aver cmpilat i campi necessari cliccare Esegui per inviare la prcedura alla cda batch. Ritrnare in Servizi selezinare Recupera e stampa recrd acquisizini Stampa recrds acquisizini acq 03 Ricrdarsi che: I campi marcati cn l asterisc sn bbligatri. I nmi dei file di utput e di imput devn essere inseriti in caratteri minuscli File di imput: inserire il nme del file di Output appena creat File di utput: inserire il nme del file in cui si vule che i recrd di acquisizine vengan salvati Frmat del reprt: selezinare dal menu a tendina fin a 10 elementi Ora di esecuzine/alle re: permette di indicare al sistema quand lanciare la prcedura di estrazine Si cnsiglia di spuntare la casella Aggiungi stric. L pzine per mette di memmrizzare la prcedura impstata in md da pterla richiamare in qualunque mment tramite il pulsante Vedi stric Dp aver cmpilat i campi necessari cliccare Esegui per inviare la prcedura alla cda batch. Per stampare il file andare su Task manager cntrllare se l perazine è già stata eseguita in FileList Nme remt. Selezinare il file remt (è pssibile salvarl anche in lcale attravers un click sulla freccia che sta tra le due finestre), scegliere la cnfigurazine di stampa dai menu a tendina e lanciare la stampa 15