Rapportini e Commesse Rapportini e Commesse è un sistema, sviluppato in ambiente IBM Lotus Notes/Domino, per la pianificazione e consuntivazione dei rapporti di intervento, per il controllo avanzamento delle attività su commessa e la gestione dei rimborsi spese. Gestione commesse ed attività: PRINCIPALI FUNZIONALITA Tramite il modulo Gestione Commesse ed attività è possibile definire i dati base della commessa (codice, descrizione), la validità (stato, data inizio/fine), i responsabili, le ore previste ed i dati anagrafici del cliente.
Il sistema prevede tre livelli di organizzazione delle informazioni: commessa, sotto-commessa ed attività, con la possibilità di gestire responsabili diversi sulle varie sotto-commesse ed autorizzare in maniera selettiva i diversi utenti al caricamento di ore sulle singole attività. Inoltre è possibile definire il criterio di controllo dell avanzamento dei lavori totalizzando le ore a livello di commessa oppure parzializzando la consuntivazione sulle sotto-commesse. Pianificazione delle attività (proposte intervento): Dal punto di vista della pianificazione, il modulo Gestione Rapportini permette di gestire delle proposte di intervento (mettendo in evidenza in rosso quelle in attesa di conferma); le proposte possono essere inserite oltre che dall utente finale (solo per sé stesso) anche da uno o più utenti pianificatori (opportunamente autorizzati a livello di amministrazione del sistema). I dati delle proposte di intervento pianificate (confermate o da confermare), inoltre, vengono salvati in tempo reale nel diario di Lotus Notes dell utente e sono quindi disponibili per l utilizzo nelle funzioni standard del sistema di collaboration di IBM Lotus Notes. Ad esempio, tramite il sistema IBM Lotus Notes Traveler, è possibile sincronizzare il diario di Lotus Notes (contenente quindi anche gli impegni generati dalla Gestione Rapportini) con quello del proprio smartphone (tra i dispositivi supportati ci sono i sistemi Apple iphone/ipad, Nokia Symbian, Android, Windows Mobile, ecc.) Il planning di proposte/rapportini può essere visualizzato in diverse modalità (solo proposte, proposte+rapportini), con diversi criteri di raggruppamento (per commessa, cliente, periodo) oppure può essere esportato in formato MS Excel sia per il controllo delle attività consuntivate che per la verifica della pianificazione futura. Inoltre è possibile utilizzare la classica visualizzazione di tipo diario :
I pianificatori possono accedere al planning degli altri utenti consultando le proposte tramite le viste Lotus Notes disponibili nella sezione pianificazione, dove è presente anche una funzione di estrazione in formato MS Excel:
Consuntivazione delle attività (rapportini intervento): Dopo l effettiva esecuzione dell attività (pianificata, come si è visto, attraverso una proposta di intervento) la consuntivazione avviene tramite l inserimento di un rapporto di intervento, composto da diverse sezioni: dati di testata: dettaglio delle attività svolte: dati per il rimborso spese: Un rapportino può provenire da una proposta preventivamente pianificata, oppure può essere creato ex-novo, ad esempio a seguito di un attività estemporanea non prevista (servizi di assistenza tecnica, ecc.). Tramite un apposita funzione di stampa è possibile generare i rapporti di intervento in formato pdf, ad esempio per il successivo invio al cliente. Il sistema dispone anche di un interfaccia web che permette di eseguire tutta una serie di operazioni direttamente da browser (senza dover necessariamente utilizzare una postazione con il client Lotus Notes installato), tra cui
l inserimento di proposte/rapporti di intervento, la trasformazione di proposte in rapportini e relativa stampa in pdf. Controllo ed amministrazione: Gli utenti autorizzati hanno a disposizione diversi strumenti per il controllo dello stato di avanzamento delle commesse (ad es. rispetto alle ore preventivate) e del dettaglio delle attività svolte: Report ed estrazione dati: Sempre con finalità di controllo, è possibile estrarre i dati in appositi report in formato MS Excel
Il sistema mette anche a disposizione (sia al singolo utente che ai pianificatori) una serie di riepiloghi dei rapporti di intervento (per settimana, mese, anno) sia attraverso consultazioni all interno dell applicazione Notes: che come esportazioni in formato MS Excel: Infine, è possibile genare un prospetto settimanale con i dati per la richiesta di rimborso spese:
PREREQUISITI Ambiente applicativo: Il sistema di gestione commesse e proposte/rapporti di intervento è stato sviluppato da CITIEMME Informatica srl su piattaforma applicativa IBM Lotus Notes e richiede come prerequisito per il funzionamento il server IBM Lotus Domino 8.5. Client: Gestione commesse, generazione riepiloghi ed estrazione dati: client IBM Lotus Notes 8.5 Caricamento proposte/rapportini e generazione rapporti intervento pdf: client IBM Lotus Notes 8.5 oppure browser internet.