InvoiceComm Document Exchange Guida rapida di compilazione in data entry, firma e spedizione di Fatture Elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, attraverso l applicazione InvoiceComm. 1. Cosa fare prima di iniziare ad inviare una Fattura Elettronica verso la PA. 1.1. Dalla Home: selezionare l azienda con cui si intende lavorare dal menu a tendina: seleziona azienda. La lista delle società collegate all utente loggato non ha alcuna preselezione e i dati mostrati sulla pagina (avvisi e attività pendenti) si riferiscono a tutte le società insieme. Non vengono mostrati i servizi disponibili e quindi la navigazione è limitata a questa pagina; quando l utente effettua una selezione dalla lista delle società di lavoro i dati vengono filtrati contestualmente alla società scelta e può iniziare la sessione di lavoro. 1.2. Accedere alle funzionalità di fatturazione cliccando Fatture Elettroniche dall area Servizi Attivi. 1.3. Accedere all area Preferenze dal menu principale (a sx della pagina web) e compilare con attenzione le seguenti sezioni (si segnalano in C le sezioni obbligatorie): a. Dati società. b. Conti Correnti. c. Layout PDF (solo per invio B2B). d. Allegati (solo per ricezione B2B). e. Comunicazioni. f. Conservazione*. g. Profilo. h. Monitor. * il censimento del cliente lato Conservazione, parte al momento della Conferma dei dati inseriti che blocca le successive modifiche ed invia al Conservatore i dati inseriti dal cliente, dopo 3 giorni lavorativi il Cliente sarà in grado di inviare fatture elettroniche. 2. Cosa fare per inviare una Fattura Elettronica alla PA. 2.1. Dopo aver compilato e salvato la profilatura in Preferenze, cliccare su Inserimento e Nuovo. 2.1.1.La ricerca della controparte a cui spedire la fattura viene separata in due ambiti: su IPA e CBI in caso di ricerca per partita iva/codice fiscale; solo su IPA in caso di ricerca per ragione sociale. 2.1.2.Le società visualizzate sono già idonee alla ricezione della fattura. 2.2. Se la ricerca non produrrà risultati: cliccare nuova fattura PA tale fattura potrà essere inviata solo quando il destinatario PA risulterà censito sull indice IPA. 2.3. Compilare le informazioni richieste in ognuna delle pagine di data entry assicurandosi di inserire correttamente tutti i campi obbligatori (segnalati in G). 1
2.4. Salvare ogni pagina con il passaggio al tab successivo tramite le freccette in basso (oppure cliccando direttamente sulla pagina successiva in alto). 2.5. Verificare i dati contenuti nella fattura tramite la preview in Riepilogo. a. nel caso fossero presenti errori o campi mancanti nelle pagine di data entry, alla pagina Riepilogo, comparirà un dettaglio degli errori/campi assenti. b. Sarà quindi necessario ripercorrere ogni pagina e verificare gli eventuali errori segnalati con un campo di colore giallo. 2.6. Salvare l anteprima nella pagina di Riepilogo (pulsante in basso a dx). 2.7. Tornare sulla pagina Inserimento, selezionare la o le fatture in stato Inserito e cliccare sull icona Genera (menu in basso). 2.8. Cliccare la voce di menu: Gestione, selezionare la o le fatture da inviare e cliccare sull icona Crea Distinta (menu in basso) per accedere automaticamente all area Distinte. 2.9. Selezionare la o le Distinte di fatture da spedire e cliccare Firma. La firma richiederà alcuni minuti, una volta eseguita correttamente, cliccare su Spedisci. a. Eventuali Scarti o Sospesi saranno visibili cliccando gli appositi pulsanti in basso. 3. Cosa fare dopo aver inviato una Fattura Elettronica alla PA: 3.1. Lo stato di spedizione delle distinte sarà disponibile cliccando la voce di menu Spedizioni. 3.2. Le fatture saranno formalmente emesse solo a seguito di esito di accettazione da parte dello SDI. 3.3. Le fatture consegnate saranno visibili nell area Inviate e contestualmente nell area Conservazione (Home Conservazione a Norma Conservazione ). a. Attenzione! Ai fini del passaggio delle fatture in Conservazione a Norma è indispensabile aver compilato la sezione Conservazione in Preferenze. b. Se le informazioni in Preferenze non sono state correttamente inserite il sistema avviserà l utente con un alert. 3.4. Per verificare lo stato delle fatture in fase di Conservazione a Norma, cliccare Resoconto. 3.5. Al termine del processo di Conservazione a Norma le fatture saranno disponibili in Esibizione a Norma. 30 giorni dopo l invio in Conservazione le fatture saranno pubblicate in Esibizione a Norma e corrisponderanno al documento originale da esibire in caso di controlli fiscali. 2
Come utilizzare il servizio: FASE 1: PRIMA DI INVIARE UNA FATTURA ELETTRONICA: Welcome page: Dopo aver effettuato la profilatura utenti, accedendo alla Welcome page di InvoiceComm saranno visibili i servizi attivi. 1 1 Seguire la numerazione per comprendere il workflow: 2 Compilare tutti i dati richiesti nelle seguenti pagine della sezione Preferenze: 2 3 3 Dati Società: sono dati di tipo anagrafico e societario. E importante che ad ogni variazione dei dati venga effettuato un aggiornamento. In caso contrario le fatture saranno emesse con dati obsoleti. Conti Correnti: sono dati di tipo bancario indispensabili nel caso in cui il cliente riceva pagamenti tramite Bonifico. 3
Comunicazioni: sezione che prevede l inserimento degli indirizzi email a cui far pervenire eventuali comunicazioni.. Conservazione: sezione obbligatoria che prevede l inserimento: o della data di chiusura dell anno fiscale. o della numerazione dei registri contabili e sezionali IVA (secondo determinati parametri di parti fisse e variabili) a cui ogni tipologia di documento conservato a norma dovrà fare riferimento. Il Salvataggio comporta la memorizzazione dei dati inseriti che possono comunque essere ancora modificabili, la Conferma invece blocca la modifica e/o l inserimento ed invia al Conservatore i dati inseriti, dopo massimo 3 giorni lavorativi il Cliente sarà in grado di inviare/ricevere fatture elettroniche (lo Stato sarà verde). Il sistema provvederà ad inviare una mail di notifica dell avvenuto censimento in conservazione, tramite l indirizzo e-mail inserito dal Cliente in Comunicazioni. FASE 2: PER INVIARE UNA FATTURA ELETTRONICA. Permette di ritornare alla Welcome page che elenca monitor attività pendenti e servizi attivi. Permette di visualizzare l elenco delle fatture ricevute e di protocollarle. Permette di visualizzare l elenco delle fatture già inviate e ricevute dal destinatario. Permette di compilare in modalità data entry tutte le fatture attive da inviare in ambito B2B e B2G. Permette di importare i flussi delle fatture da inviare in XML CBI (B2B) o in formato SOGEI (B2G). Permette di gestire le distinte di fatture inserite/ importate, firmarle e procedere con la spedizione. Permette di visualizzare lo stato delle fatture spedite in ambito B2B e per le fatture B2G consente di visualizzare e scaricare gli esiti provenienti dallo SDI (SOGEI) Permette di creare, modificare e visualizzare le anagrafiche delle controparti. Permette di creare una nuova fattura in data entry partendo dall anagrafica esistente se quest ultima è censita sul CBI o sull IPA oppure è presente l indirizzo email del destinatario. L area Preferenze deve sempre essere aggiornata e manutenuta dall azienda per garantire congruità delle informazioni riportate. Permette di impostare dati societari, layout delle fatture in ambito B2B, registri e sezionali IVA per la Conservazione a Norma etc 4
Per caricare nel sistema le Fatture Elettroniche da emettere posso procedere in due modalità: o Data Entry manuale: o Importazione di un flusso in SOGEI delle fatture da inviare tramite upload Creazione, Gestione ed Invio di una nuova fattura attiva. 4 5 inserendo Partita IVA/Cod Fiscale e/o Ragione Sociale e cliccando su Cerca, il sistema effettuerà un interrogazione sull IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) per verificare l effettivo censimento dell ente destinatario. 3 4 La fattura elettronica potrà essere inviata tramite CBI solo se la controparte risulterà censita in ambito B2G come ente registrato all IPA. Cliccare quindi su Fattura 6 6 7 5
Compilare tutti i campi di Creazione in data entry. 7 Alcuni campi sono obbligatori, nel rispetto della normativa vigente. Il sistema manterrà la fattura in stato di bozza fino all inserimento di tutti i campi obbligatori. L anteprima sarà disponibile in Riepilogo anche se i campi obbligatori non saranno tutti inseriti, ma la fattura non potrà essere creata. L anteprima della fattura caricata visibile in Riepilogo corrisponde allo standard di visualizzazione di SOGEI per le fatture verso la PA. Cliccando Salva nella sezione Riepilogo, la fattura compare nell area Inserimento con stato: Inserita (in questo stato la fattura può ancora essere modificata). Per creare la fattura è necessario cliccare Genera. 8 8 Ora le fatture saranno disponibili in area Gestione, qui dovranno essere selezionate e raccolte in Distinte con la funzione Crea Distinte. 9 10 Le fatture portate in distinte non saranno più visibili nell area Gestione e si dovrà quindi cliccare sul tasto Distinte. 11 9 10 11 Il sistema aprirà direttamente l area Distinte, per inviare le fatture le distinte dovranno essere selezionate e firmate con le funzioni: Aggiungi Firma. 12 e Spedisci 13 Cliccare Aggiorna Stato per verificare l avvenuta spedizione 14 6
13 12 14 FASE 3: DOPO AVER INVIATO UNA FATTURA ELETTRONICA Per tutte le fatture inviate sarà possibile: Verificare lo stato di spedizione delle fatture. 15 Verificare l avvenuta ricezione del documento da parte del destinatario. 16 Verificare l eventuale stato della Conservazione a Norma, (se l Azienda ha aderito alla Conservazione a Norma tramite InvoiceComm). 17 15 16 17 7
Conservazione a Norma: Permette di ritornare alla Welcome page che elenca monitor attività pendenti e servizi attivi. Permette di visualizzare l elenco delle distinte inviate in Conservazione Permette di visualizzare l elenco delle fatture in processo di Conservazione a Norma. Permette di visualizzare tutti gli avvisi da parte del Conservatore. Permette di scaricare gli originali firmati delle fatture già portate in Conservazione 8