Azienda Provinciale Provincia Autonoma di Trento per i Servizi Sanitari CAPITOLATO SPECIALE per la fornitura di un sistema informativo integrato per la gestione delle risorse umane dell APSS Premessa di carattere generale I. Descrizione dell Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari (APSS) Presentazione dell APSS L Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari (APSS) nasce nel 1995, quale ente strumentale della Provincia Autonoma di Trento (PAT) a seguito della fusione delle 11 Unità Sanitarie Locali esistenti in precedenza. L APSS è una delle più grandi aziende sanitarie italiane e serve quasi mezzo milione di abitanti, a cui vanno aggiunti i turisti che determinano quasi 30 milioni di giornate di presenze annue. Può contare sulla collaborazione di quasi 7.500 dipendenti che operano in 2 ospedali principali, 5 ospedali di distretto, 13 distretti sanitari dotati di alcune decine di sedi ambulatoriali distribuite in tutto il territorio provinciale. Oltre a ciò, l Azienda garantisce l erogazione delle prestazioni anche grazie a rapporti contrattuali e convenzionali con alcune strutture ospedaliere e ambulatoriali private, con 52 Residenze Sanitarie Assistenziali e con 734 medici convenzionati. Nel 2006, il bilancio di esercizio dell APSS è stato di 923 milioni di euro e, come gli anni precedenti, si è chiuso in equilibrio. La missione dell APSS, così come è definita dalla legge provinciale 10 del 1993, è la seguente: L Azienda provinciale per i servizi sanitari, quale ente di diritto pubblico strumentale della Provincia autonoma di Trento, gestisce in modo coordinato i servizi e le attività sanitarie pubbliche per l intero territorio provinciale secondo quanto previsto dalla legge, dal Piano sanitario provinciale e dalle direttive della Giunta provinciale. Queste attività sanitarie pubbliche sono declinate nei livelli di assistenza che rappresentano l attuale specificazione delle prestazioni assistenziali. Dato lo speciale regime di autonomia di cui gode la PAT, l APSS deve garantire: - i Livelli Essenziali di Assistenza (LEA) previsti dalla normativa nazionale a tutti gli iscritti al Servizio sanitario provinciale; - alcuni livelli aggiuntivi di assistenza a favore degli iscritti al Servizio sanitario provinciale e residenti in provincia di Trento, come stabilito da una serie di normative provinciali, da provvedimenti amministrativi e da atti di programmazione sanitaria (per esempio, prestazioni aggiuntive di prevenzione, di attività 1
consultoriale, di assistenza odontoiatrica, nel campo dell handicap, del trasporto infermi, della assistenza farmaceutica, dell assistenza protesica). I LEA sono classificati in tre gruppi principali, a loro volta ulteriormente specificati: - assistenza sanitaria collettiva in ambiente di vita e di lavoro; - assistenza distrettuale; - assistenza ospedaliera. L organigramma generale dell APSS è illustrato dal seguente schema: Di seguito è fornita l articolazione delle Direzioni e Servizi Centrali, che comprendono la Direzione ed i Servizi di Gestione del personale: 2
Per una maggiore informazione circa le articolazioni organizzative dell Azienda e le relative funzioni, è possibile riferirsi al regolamento di organizzazione e funzionamento dell APSS, disponibile tra i documenti della Direzione Generale, pubblicati sul sito web dell Azienda (www.apss.tn.it). La gestione del personale nell APSS Una caratteristica esplicitata più volte nel Programma Aziendale di Sviluppo Strategico (PASS 2009 disponibile nel sito Internet dell Azienda) e negli altri documenti di indirizzo aziendale è data dal fatto che l APSS è costituita da persone che si prendono cura di altre persone che, in genere, vivono i momenti difficili della malattia, della sofferenza e della morte. Inoltre, una parte rilevante del personale delle strutture sanitarie è composta da professionisti che hanno una elevata specializzazione e una grande autonomia decisionale. Per questo il personale di un azienda sanitaria come l APSS rappresenta l elemento più importante dell intera organizzazione per raggiungere gli scopi aziendali nonché la componente principale del proprio capitale intellettuale (per un analisi dei vari fattori e risultati della gestione del personale nell APSS è utile riferirsi al capitolo 3 del documento Bilancio Sociale e del Capitale Intellettuale, anno 2006, disponibile alla home page del sito Internet dell Azienda: www.apss.tn.it). Sono circa 7.500 i dipendenti che hanno una relazione lavorativa con l APSS, diversificata sulla base di quanto previsto dai 3 contratti collettivi provinciali di lavoro di riferimento: dirigenza medica e veterinaria; dirigenza sanitaria, professionale, tecnica e amministrativa; personale non dirigenziale del comparto sanità. A questo personale dipendente va aggiunto anche il particolare rapporto di alleanza che lega l APSS con altri 734 3
professionisti tramite apposite convenzioni provinciali: i medici di medicina generale, i pediatri di libera scelta, i medici impegnati a garantire la continuità assistenziale e la medicina turistica, gli specialisti ambulatoriali convenzionati interni. Nel decennio di vita dell APSS, che nasce dalla fusione delle 11 Unità Sanitarie Locali precedenti, si è lavorato molto per uniformare le fasi del processo di gestione del personale e per migliorarne alcuni aspetti specifici rilevanti: per esempio, la formazione continua, la gestione degli incarichi, degli obiettivi e della sicurezza. In particolare, tra le iniziative di miglioramento che hanno consentito all intera APSS di ottenere il riconoscimento Committed to Excellence in Europe da parte di EFQM, alcune sono state rivolte al miglioramento della gestione del personale. In tale ambito, è stato anche realizzato uno strumento di autovalutazione per aiutare le diverse componenti aziendali (assistenziali e amministrative, centrali e periferiche) a considerare la gestione del personale in modo diverso. L obiettivo è di considerare in un macro-processo unitario, basato sul modello delle competenze, tutti i numerosi processi che sono realizzati da molti soggetti per gestire i diversi momenti della vita lavorativa (i servizi del personale, ma anche il servizio di formazione, il servizio prevenzione e protezione, le direzioni sanitarie, le unità operative, ecc.). La discussione avvenuta nel gruppo di lavoro e le risultanze dell applicazione dello strumento di autovalutazione hanno messo in evidenza altri aspetti e possibili aree di miglioramento della gestione. In particolare, è risultata evidente la necessità di procedere con una mappatura più approfondita del processo di gestione del personale che, a partire dagli applicativi informatici che ne gestiscono le diverse fasi, sia finalizzata ad un ottimizzazione dell intero processo. Al riguardo, nel corso del 2006, è stato avviato un programma di cambiamento dei metodi e degli strumenti della gestione del personale. II. Descrizione del Programma di Sviluppo dei Sistemi di Gestione delle Risorse Umane In ogni azienda di servizi le persone hanno un ruolo primario per il conseguimento degli obiettivi strategici presenti e futuri. Ciò è ancora più vero in una azienda di servizi sanitari dove le componenti livello di servizio e competenze/know how impattano in modo così forte su un tema sociale di grande rilievo come la salute della collettività servita. L APSS ha indicato nel proprio Piano Aziendale di Sviluppo Strategico (il già citato PASS 2009) la necessità di evoluzioni e miglioramenti significativi allo scopo di servire al meglio le esigenze e le aspettative di tutte le parti interessate al funzionamento dell azienda. In tale contesto la parte relativa alle Persone costituisce una porzione particolarmente importante del documento e definisce una serie di esigenze evolutive su diversi fronti, tra i quali, per citarne alcuni, i cambiamenti culturali, organizzativi ed in termini di competenze; il tutto con la necessità di un approccio integrato e complessivo. In sintesi, i processi di gestione del Personale richiedono un allineamento ai nuovi indirizzi strategici e di visione integrata, sia in termini di processi amministrativi e di supporto (al fine di ottenere maggiore efficienza, flessibilità, fluidità) sia in ambito di gestione e soprattutto sviluppo delle Risorse Umane, al fine della loro costante motivazione, crescita, soddisfazione. 4
In riferimento a tali processi gli attori in gioco sono, oltre alla Direzione del Personale ovviamente, le altre Direzioni aziendali (in quanto gestori diretti delle Risorse) e tutti i dipendenti, anche in qualità di clienti interni della Direzione del Personale stessa; oltre ché la Direzione Sistemi Informativi, in quanto preposta alla fornitura di sistemi informativi più funzionali ed integrati che permettano di diminuire i carichi di lavoro operativi, liberando tempo e attenzione verso le attività a maggior valore aggiunto necessarie per allinearsi alle nuove strategie aziendali. E proprio allo scopo di soddisfare i bisogni di miglioramento dei processi e degli strumenti di gestione del personale, che è stato definito un programma di cambiamento per fasi (di seguito chiamate progetti ) che è brevemente descritto nel presente paragrafo e che è rivolto ad integrare le attività di sviluppo organizzativo con la realizzazione dei sistemi informativi di supporto. La seguente è la definizione sintetica dei singoli progetti compresi nel programma: Durata Progetto Contenuto P1 - Realizzazione del disegno organizzativo Disegno organizzativo Definizione delle specifiche funzionali e tecniche per l'implementazione dei sistemi di RU. Progetto concluso nel mese di Disegno del modello di gestione delle competenze. Ottobre 2007 ± 9 mesi ± 18 mesi P2 - Implementazione dei processi e dei sistemi di gestione Implementazione dei sistemi e dei delle Risorse Umane secondo i tempi, le modalità e le processi di gestione delle Risorse specifiche definite nel primo progetto, di disegno Umane organizzativo, concluso nel mese di Ottobre 2007. Attività post - implementazione Implementazione delle funzionalità aggiuntive non comprese nel secondo progetto d implementazione dei sistemi. Miglioramento continuo dei processi, dei sistemi e dell organizzazione per la gestione delle risorse umane Una rappresentazione di massima del programma complessivo di cambiamento è fornita dal seguente diagramma: 5
Programma di sviluppo Risorse Umane APSS (a tre anni) Fine P1 Fine P2 Fine P3 Attività pre-progetto Concezione del Programma Realizzazione disegno organizzativo Specifiche funzionali e tecniche Disegno modello di gestione delle competenze Realizzazione dei piani di sviluppo personali STATO ATTUALE Avvio nuovi processi RU Abilitazione del cambiamento Approvvigionamento software e servizi Implementazione soluzione software Project Management Adeguamento Intranet / modifiche sistemi collegati Integrazione organizzativa funzionalità aggiuntive SI miglioramento continuo processi e strumenti Allineamento graduale dei processi e delle competenze di gestione RU Processi e sistemi di gestione delle Risorse umane Supporto al cambiamento Legenda: 10 mesi 18-20 mesi 6 mesi Progetto compreso nel Programma Attività/Progetto tecnologico collegata/o al Programma (da valutare) Attività di supporto al cambiamento 1 Approvazione per il proseguimento Da evidenziare che il primo progetto, di disegno organizzativo, concluso nel mese di Ottobre 2007, mette a disposizione del secondo progetto, oggetto della presente gara, i seguenti risultati principali (deliverable). Risultati del primo progetto di disegno organizzativo Il primo progetto compreso nel programma di sviluppo Risorse Umane (P1 - disegno organizzativo), è stato concluso con successo nel mese di Ottobre 2007. Tale progetto mette a disposizione i seguenti risultati principali che sono particolarmente rilevanti per il secondo progetto, di realizzazione, oggetto della presente gara: Analisi degli attuali processi, sistemi e strumenti di gestione del personale, raccolta delle esigenze di miglioramento e disegno dei processi a tendere. Analisi dell attuale sistema informativo e dell Intranet, definizione delle funzionalità e delle integrazioni da implementare in funzione dei processi a tendere disegnati; Definizione del modello generale di gestione delle competenze in APSS con stesura di 2 profili di ruolo (Primario e Caposala) con i relativi requisiti di ruolo ed avvio del piano di formazione e di sviluppo delle competenze. Inoltre, è stata attivata la seguente organizzazione di progetto, che sarà mantenuta con le opportune modifiche anche per la realizzazione del progetto d implementazione: 6
È stato istituito un Comitato Guida facente funzione di organo decisorio, in cui sono rappresentate le principali direzioni aziendali (Direzioni Centrali: Direzione Generale, Cura e riabilitazione, Igiene e sanità pubblica, Amministrazione/ Controllo/ Affari Generali, Personale e sistemi informativi ; Direzioni di Ospedale e di Distretto: Distretto di Fiemme e Fassa ). E stato formato un Gruppo di Progetto in qualità di organo operativo, nel quale sono presenti le principali Funzioni Aziendali (Staff del DG - PM, Direzione Personale e sistemi informativi, Direzione Cura e riabilitazione, Ospedali e Distretti). Il Comitato Guida ha la responsabilità di valutare, con frequenza almeno trimestrale, le attività svolte, decidendo in merito a quanto proposto dal Gruppo di Progetto. Il Gruppo di Progetto, riunito con frequenza mensile, cura l implementazione delle diverse fasi del progetto. L organizzazione di progetto dell APSS è integrata dal personale esterno fornito dall R.T.I. composto da Exeo Consulting ed SDG, che manterrà un ruolo importante nel progetto successivo di implementazione oggetto della presente gara. In particolare l R.T.I. fornirà i servizi di assistenza alla gestione del progetto, di abilitazione del cambiamento e di monitoraggio delle attività d implementazione, allo scopo di fornire continuità tra la fase di disegno organizzativo e la successiva fase d implementazione del sistema. L apporto di tali servizi di assistenza al progetto d implementazione sarà precisato in un punto successivo del documento. 7
Art. 1 Oggetto della fornitura L appalto ha per oggetto la realizzazione di un sistema integrato per la gestione delle risorse umane dell APSS avente le caratteristiche descritte nel presente documento. La fornitura dovrà comprendere le seguenti soluzioni e servizi: Oggetto della Fornitura Descrizione Licenze software Licenze d uso per il soddisfacimento dei requisiti descritti nel capitolato tecnico Servizi di configurazione, implementazione ed avviamento del sistema presso gli utenti due anni di garanzia comprendenti i servizi di assistenza e manutenzione. Servizi per l installazione, la configurazione, lo sviluppo delle personalizzazioni e delle integrazioni (il progetto d implementazione comprenderà sia le attività di configurazione della soluzione software che le eventuali personalizzazioni ad-hoc necessarie per il raggiungimento dei requisiti descritti nel presente capitolato, distinti tra requisiti prioritari e supplementari) Servizi per il trasferimento della soluzione agli utenti: formazione, avviamento presso gli utenti del sistema, documentazione. Servizi di assistenza al project management. Tali servizi sono richiesti a forfait. Servizi di assistenza remota e manutenzione Servizi di assistenza remota Servizi di manutenzione correttiva ed adeguativa I livelli di servizio richiesti sono precisati nel seguito del capitolato. La durata dei servizi di assistenza e manutenzione da comprendere nell offerta è di 6 anni, successivi al periodo di garanzia. Il servizio verrà rinnovato di anno in anno. 8
Art. 2 Requisiti funzionali e tecnologici 2.1 - Il contesto di riferimento I processi e le organizzazioni di seguito descritte costituiscono il contesto di riferimento per la definizione dei requisiti funzionali e tecnologici del nuovo sistema. La gestione delle risorse umane dell APSS è rappresentata dai i seguenti processi e sottoprocessi principali (a tendere), rispetto ai quali sono stati definiti i requisiti funzionali per il nuovo sistema: PIANIFICAZIONE Pianificazione strategica a 3 anni Pianificazione organizzativa ad 1 anno e budget ACQUISIZIONE Reclutamento Selezione Assunzione Inserimento Mobilità (interna ed esterna) RELAZIONI SINDACALI Accordi integrativi aziendali SVILUPPO Sviluppo competenze Valutazione prestazioni Sistema incentivante Assegnazione Incarichi o Definizione PO o Incarichi dirig. e valutaz. fine incarico 9
GESTIONE Trasformazione Rapporto di Lavoro o Regime orario ridotto o Part time Provvedimenti disciplinari Verifica idoneità Libera professione FORMAZIONE Definizione Master Plan Aggiornamento annuale Progettazione ed erogazione AMMINISTRAZIONE Gestione stipendiale o Analisi/controllo costo del lavoro o Gestione anagrafica Gestione previdenziale E da precisare che sono in corso le attività per l avvio graduale dei nuovi processi ed il cambiamento dei processi attuali. Tali attività proseguiranno nei prossimi mesi in modo coordinato con l avviamento delle funzionalità del nuovo sistema. Per una migliore comprensione del contesto progettuale, in allegato è la descrizione dei processi sopra elencati [Raccolta dei documenti di descrizione sintetica dei processi RU a tendere (Allegato A c.s. Processi RU a tendere.zip)]. Il seguente è l attuale organigramma della Direzione Personale e Sistemi Informativi dell APSS con l articolazione delle strutture che svolgono a livello centrale le attività di gestione di risorse umane ed organizzazione. L organigramma è un riferimento nella descrizione dei requisiti funzionali in quanto in esso sono identificati i principali attori relativi ai processi di gestione delle risorse umane. 10
Organigramma Direzione Personale e Sistemi Informativi (attuale Ottobre 2007) DIREZIONE DEL PERSONALE E SISTEMI INFORMATIVI SEGRETERIA SERVIZIO GESTIONE RISORSE UMANE SERVIZIO ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE SERVIZIO FORMAZIONE SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI 1 Organigramma attuale ( 2/4) SERVIZIO GESTIONE RISORSE UMANE SEGRETERIA NUCLEO OPERATIVO ACQUISIZIONE RISORSE UMANE NUCLEO OPERATIVO GIURIDICO Concorsi pubblici e selezioni interne assunzioni Selezioni pubbliche e borse di studio mobilità Part time e regime ridotto Contratti di lavoro, comandi, riammissioni Frequenze volontarie, idoneità fisica, causa di servizio, contratti libero professionali e cococo Dotazione organica, piano aziendale del personale Posizioni organizzative Incarichi dirigenziali e valutazione della dirigenza Provvedimenti disciplinari e assunzioni ex legge 68/99 2 11
Organigramma attuale ( 3/4) SERVIZIO ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE GESTIONE LIBERA PROFESSIONE INTRAMOENIA RELAZIONI SINDACALI GRADUATORIE PERSONALE CONVENZIONATO GESTIONE SISTEMA INCENTIVANTE 3 Organigramma attuale ( 4/4) SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE SEGRETERIA NUCLEO OPERATIVO TRATTAMENTO ECONOMICO NUCLEO OPERATIVO TRATTAMENTO PREVIDENZIALE NUCLEO OPERATIVO TRATTAMENTO GIURIDICO NUCLEO OPERATIVO PERSONALE CONVENZIONATO 4 Il nuovo sistema è rivolto alla gestione di un elevato numero di dipendenti e sarà distribuito ad un numero elevato di utenti. La consistenza numerica del personale ne determina alcuni importanti requisiti tecnologici. Il numero dei dipendenti dell APSS è rappresentato da quasi 7,500 gestite nominalmente nell anagrafica del personale, corrispondenti a circa 7000 unità di lavoro equivalenti (a fine 2006): 12
Consistenza del personale 2003 2004 2005 2006 2006/ 2005 2006/ 2003 Dirigenti medici e veterinari 927,9 945,7 948,1 952,8 0,5% 2,6% Altri dirigenti 139,9 141,1 141,2 138,9-1,7% -0,7% Personale non dirigente 5.671,7 5.657,5 5.706,0 5.841,5 2,3% 2,9% Totale personale 6.739,5 6.744,3 6.795,3 6.933,2 2,0% 2,8% Tra questi, i dipendenti informatizzati cui potenzialmente è rivolto il nuovo sistema sono circa 5000 (utenti nominativi dei sistemi informativi con accesso all Intranet aziendale e ai servizi di posta elettronica). 2.2 Caratteristiche generali della soluzione Alcune caratteristiche generali ricercate nel nuovo sistema appaiono particolarmente importanti. Tali caratteristiche generali sono comprese nella griglia di valutazione dei requisiti funzionali e tecnologici (allegato B al capitolato speciale) descritta nel seguito del documento e saranno oggetto di un attenta considerazione nel corso della valutazione delle offerte e nella dimostrazione prototipale. Soluzione Integrata Con l intento di superare l attuale frammentazione degli applicativi informatici in uso nell Azienda e di ottimizzare l intero processo della gestione del personale, l APPS ha individuato in una soluzione integrata l architettura applicativa più adatta alle proprie esigenze. Si ritiene infatti che un architettura di questo tipo possa garantire all Azienda una serie di vantaggi sia di tipo funzionale che economico : Una soluzione integrata di mercato è tipicamente caratterizzata da una maggiore ricchezza funzionale rispetto ad una soluzione ad-hoc, e quindi offre maggiori garanzia di poter rispondere anche in futuro ai requisiti dell Azienda, che tendono ad evolversi nel tempo. Inoltre una soluzione di questo tipo è tipicamente caratterizzata da funzioni integrate, maggiori funzionalità di servizio (gestione delle utenze, sicurezza, gestione delle modifiche...), sistemi di workflow integrati, ecc... Un altra caratteristica importante è costituita dall omogeneità nell interfaccia utente per tutte le funzioni applicative, che può facilitare l accettazione da parte dell utente finale e ne riduce i tempi di apprendimento. Al fine quindi di dare la massima fruibilità ed ottenere i benefici attesi dal nuovo sistema, sarà preferita una soluzione basata su di una piattaforma applicativa standard soggetta a release generalizzate, comprendente moduli integrati in modo nativo, atti a coprire tutte le funzionalità richieste e a garantire evoluzioni future. 13
Copertura funzionale completa E importante che il nuovo sistema sia in grado di fornire una copertura completa dei principali processi oggetto del capitolato ed elevate potenzialità di estensione verso ulteriori funzionalità, in modo da salvaguardare l investimento dell Azienda in ottica di possibile estensione futura su aree riguardanti la gestione del personale e non esplicitamente richieste nel presente capitolato. Sarà inoltre preferita una soluzione che risponda in massima parte in modo nativo sulla versione standard del software ai requisiti funzionali richiesti o che consenta di coprire tali requisiti solo attraverso attività di parametrazione e di modellazione (configurazione). Si intende infatti automatizzare le attività amministrative e gestionale richieste limitando al minimo le attività di modifica tecnica sul codice del software (personalizzazione), ai fini di preservare l integrità del sistema e limitarne i costi di esercizio in futuro. In considerazione dell ampio bacino di utenza destinatario del nuovo sistema, saranno inoltre preferite le soluzioni che presentino interfacce semplici e amichevoli, dotate di help in linea e che aiutino gli utenti con suggerimenti sulle azioni da intraprendere a fronte di eventi specifici. Modello delle competenze Un elemento particolarmente qualificante ed innovativo che ci si attende dal nuovo sistema informativo del personale e il supporto al modello di gestione e sviluppo basato sulle competenze, cosi come definito nel progetto di disegno organizzativo. Tale modello di sviluppo delle competenze presenta delle caratteristiche peculiari connesse con la specifica attività dell Azienda, e pertanto e importante disporre di un sistema che supporti al meglio tale modello. In considerazione della peculiarità dell APPS di Trento e dei ruoli aziendali che saranno gestiti dal nuovo sistema, è importante che la soluzione presenti un alta flessibilità nella gestione del modello dello sviluppo competenze. Il modello dello sviluppo delle competenze che l Azienda intende adottare si basa sulla definizione di profili di ruolo interpretati come un aggregato di attributi di vario tipo (es. area di attività, attività, criteri di performance, competenze) che concorrono a definire il profilo di ruolo e che possono variare nel tempo. I profili sono attribuiti ad un ruolo ma anche ad una singola persona, in modo da agevolare l analisi dello scostamento del profilo di ruolo standard da quello della persona. Il nuovo sistema dovrà supportare nella maniera più ampia ed articolata possibile questa definizione di profili (insiemi di attività, criteri di performance, comportamenti, conoscenze, competenze, altre caratteristiche...) e la loro correlazione al ruolo ma anche a varie e diverse entità (es. unità organizzativa, famiglia professionale, posizione, ecc..) che saranno individuate come quelle rappresentative per l organizzazione dell Azienda. Inoltre e intenzione dell Azienda dotarsi di un sistema che interpreti il modello delle competenze come il nucleo centrale a partire dal quale si possano elaborare le strategie di sviluppo del personale: e quindi essenziale che la soluzione proposta non solo possa rappresentare al meglio tale modello, ma anche che esso sia disponibile ed accessibile ad un ampia gamma di funzioni diverse, quali ad esempio 14
le funzioni di autovalutazione (in ottica di sviluppo), quelle di definizione del piano di formazione individuale, quelle di selezione, ecc... A tale scopo si richiede che la soluzione offerta sia dotata di un catalogo delle competenze centralizzato e fortemente integrato con tutte le altre funzioni dell area del personale, in particolare con le funzioni afferenti all area della valutazione e dello sviluppo. Valutazione Il nuovo sistema informativo per il personale dovrebbe gestire in modo semplice tutti gli aspetti correlati alla valutazione del personale. Infatti l Azienda intende dotarsi di uno strumento che consenta da un lato alla Direzione del Personale di poter definire, direttamente e senza interventi di natura informatica, schede di valutazione diversificate per rispondere ai requisiti relativi a gruppi di popolazione diversi, dall altro che abbia strumenti di tipo Self-Service che consentano di demandare alcune attività direttamente ai dirigenti, ai dipendenti ed al Nucleo di Valutazione. E essenziale che il sistema permetta alla Direzione del Personale di avere la massima autonomia nella definizione delle schede di valutazione, e che in particolare siano disponibili funzioni dedicate a tale ufficio che consentano in modo semplice : la definizione di documenti di valutazione differenziati per popolazioni diverse la pubblicazione di questi documenti verso la popolazione target il monitoraggio dell intero processo In altri termini si richiede che sia possibile definire documenti di valutazione senza la necessità di interventi di natura tecnica sul codice dell applicazione. Si vuole in questo modo garantire alla Direzione del Personale la possibilità di modificare i documenti di anno in anno ed al sistema di adeguarsi in maniera dinamica ad eventuali esigenze che possano emergere in futuro. Sono elencate di seguito alcune particolari tipologie di valutazione che il sistema dovrà supportare. Tale elenco e fornito a solo titolo di esempio e pertanto e da ritenersi non esaustivo: la gestione dell autovalutazione delle competenze relative al proprio profilo di ruolo, secondo quanto specificato nell ambito dei requisiti relativi allo sviluppo la valutazione a 360 gradi la gestione della valutazione delle prestazioni dei dirigenti, con una scheda che comprenda gli obiettivi incentivati, gli obiettivi personali, la valutazione di sintesi e l orientamento allo sviluppo la gestione della valutazione delle prestazioni dei dirigenti Responsabili di AOF/Dipartimento con una scheda che comprenda gli obiettivi, la valutazione di sintesi e le motivazioni allo sviluppo la gestione della valutazione delle prestazioni per il personale titolare di Posizioni Organizzative 15
la gestione della assegnazione e/o valutazione degli obiettivi relativi ai progetti-obiettivo la gestione della valutazione delle prestazioni per i Professionisti del comparto la gestione della valutazione delle prestazioni per le altre tipologie di personale del comparto ( per questa tipologia e in genere richiesta una scheda semplificata con la sola valutazione di sintesi). Le valutazioni dovranno essere memorizzate di anno in anno ed entrare a far parte del fascicolo personale del dipendente. Il sistema nell area della valutazione dovrà mettere a disposizioni strumenti di tipo Self-Service che garantiscano la decentralizzazione di alcune attività dalla Direzione delle Risorse Umane verso la dirigenza, i dipendenti e il Nucleo di Valutazione, in particolare demandando ad essi la compilazione o revisione del documento di valutazione nelle varie fasi. Il processo di valutazione delle prestazioni dovrà essere inoltre controllato e monitorato da meccanismi di workflow che possano coordinare i diversi attori coinvolti nel processo e avvisare gli interessati sulle scadenze dei tempi di esecuzione. Ad esempio dovrà essere possibile rilevare situazioni di scostamento rispetto al piano di esecuzione stabilito e avvisare i responsabili della singola attività da svolgere mediante sistemi di notifica. Questo per permettere un esecuzione secondo i tempi prestabiliti del processo di valutazione evitando inutili ritardi che impatterebbero sul livello di efficienza delle altre attività connesse. Il sistema pertanto dovrà mettere a disposizione la reportistica necessaria per il monitoraggio del processo che possa mettere in evidenza lo stato di avanzamento delle attività e lo scostamento rispetto al piano previsto. Architettura tecnica Le soluzione applicativa proposta dovrà essere coerente con le più recenti tecnologie presenti sul mercato e mantenere come riferimento i seguenti parametri generali di indirizzo: Utilizzo di sistemi operativi e tecnologia di rete conformi agli standard internazionali; Utilizzo di basi dati relazionali; Le esigenze legate alle componenti tecnologiche a supporto della soluzione applicativa individuati e richiesti dalla fornitura sono: Flessibilità. La soluzione applicativa proposta dovrà essere flessibile in modo da garantire, anche attraverso un concetto di scalabilità di tipo tecnologico, l adeguamento alle mutanti esigenze dell Azienda sia in termini di numerosità di utenti che di aree applicative da implementare. In particolare: o deve essere possibile gestire e riconfigurare dinamicamente tutte le componenti software, anche accedendo al sistema da postazioni remote. 16
o Il sistema deve saper esprimere ampie capacità di integrazione con altre componenti software esterne al sistema oggetto di fornitura; tale capacità dovrà basarsi su protocolli e metodologie riconosciute standard di mercato. E richiesta al sistema la capacità di integrazione attraverso formati XML e dei protocolli di scambio da essi derivati (Web Services). Sicurezza ambientale e logica: la soluzione applicativa proposta dovrà essere sicura sia dal punto di vista infrastrutturale (rete di trasmissione, protezione dei server fisici ecc.), che da quello applicativo (profilatura e controllo degli accessi al sistema). In particolare: o la soluzione applicativa proposta dovrà offrire un unico sistema di controllo degli accessi che consenta la definizione centralizzata di politiche autorizzative che possano tenere sotto controllo le autorizzazioni di accesso alle funzioni ed ai dati, limitando tale accesso ai soli utenti, interni o esterni all organizzazione, che l organizzazione stessa di volta in volta individuerà in base alle necessità. o La soluzione applicativa proposta dovrà offrire un sistema di Logging e Auditing e strumenti per garantire la conservazione dei dati storici; le politiche di autenticazione e controllo degli accessi dovranno essere tali da garantire l espletamento di periodiche revisioni e controlli (anche in funzione di quanto richiesto dalla legge 675/96). Connettività estesa: la soluzione dovrà essere completamente fruibile da qualunque posto di lavoro, interno o esterno all organizzazione, che ospiti un web browser standard e con assenza di software sul client. L obiettivo e di rendere accessibile qualunque componente applicativa a qualunque tipologia di utenza e di minimizzare e semplificare il lavoro in genere molto oneroso di manutenzione ed installazione. In particolare: o dovra essere garantito l accesso consistente alle informazioni gestite dal sistema attraverso canali multipli (web, wireless, mobile ), o il sistema, nel suo complesso, dovrà essere tale da garantire una manutenzione minimale (possibilmente nulla) dei posti di lavoro; a tale scopo, l architettura dovrà essere tale da rendere fruibile la componente di presentazione dell interfaccia utente esclusivamente tramite webbrowser standard. Tale caratteristica dovrà inoltre consentire la massima fruibilità delle applicazioni del sistema da qualunque posto di lavoro abilitato, e senza necessità di interventi preventivi di allestimento dello stesso con installazione di software client. o il sistema dovrà garantire un operatività efficiente anche su rete geografica WAN e su rete Internet pubblica. Il sistema dovrà inoltre consentire bassi costi di gestione: viene richiesto un sistema che consenta un amministrazione e manutenzione totalmente centralizzata del software applicativo, con evidenti vantaggi organizzativi, garanzia di uniformità delle versioni e risparmio di tempo di installazione ed aggiornamento. 17
Tutte le componenti dell applicativo dovranno essere completamente integrate e supportate dello stesso stack tecnologico. Le componenti applicative dovranno essere percepite dai vari utilizzatori come un sistema unico: l interfaccia utente e la logica di funzionamento del sistema dovranno essere quindi comuni all intera soluzione applicativa che quindi presenterà maschere, modalità operative, parametri, tasti funzione ecc. tra loro congruenti e consistenti, indipendentemente dalle funzionalità associate. Fondamentale strumento di definizione e manutenzione dei processi applicativi sarà un motore di workflow integrato con il sistema stesso; tale motore di workflow, dovrà quindi sovrintendere all evoluzione dei processi applicativi e all interazione di questi con gli utenti del sistema o coinvolti nei processi stessi. 2.3 Requisiti specifici funzionali, tecnologici e d integrazione. Le caratteristiche generali richieste dal nuovo sistema ed illustrate al paragrafo precedente sono state precisate nella forma di una griglia di valutazione (in allegato), che è articolata nelle seguenti sezioni: requisiti funzionali, articolati secondo i processi e sottoprocessi della gestione delle risorse umane dell APSS, requisiti d integrazione con altre applicazioni utilizzate da APSS per coprire i processi di gestione delle Risorse Umane, requisiti non funzionali o tecnologici della soluzione. Nel compilare tale griglia, allegata al documento, è richiesta una descrizione del grado di conformità della soluzione offerta (il modo in cui la soluzione software proposta risponde ai requisiti funzionali e tecnologici dell APSS). A tale scopo, l allegato B. Griglia di valutazione funzionale e tecnica (Allegato B c.s. griglia di valutazione.xls) è stato organizzato nel seguente formato: Elemento della tabella Gerarchia Criterio Priorità Copertura Funzionale Descrizione / valori ammessi Codice di identificazione del processo o della funzionalità /requisito Titolo del requisito (descritto nell allegato C c.s. Specifiche dei Requisiti) Livello di priorità attribuito dall APSS, distinto tra: P = Prioritario S= Supplementare Le risposte possibili da parte dell offerente sono: 18
1 Supportato completamente nel software standard attraverso una configurazione del prodotto, senza necessità di personalizzazione. 2 - Supportato parzialmente o non supportata, ma soddisfabile attraverso una personalizzazione o sviluppo ad-hoc 1. 3 - Non supportato nella release attuale ma la funzionalità sarà supportata nella prossima release entro 6 mesi. 4 - Non supportato e non soddisfabile. Grado di personalizzazione Per le funzionalità supportate attraverso una personalizzazione o sviluppo (risposta = 2) e per le interfaccia richieste l offerente dovrà indicare uno dei seguenti valori: Stima personalizzazione (giorni uomo) Descrizione soluzione B - Semplice. Meno di 3 giorni-uomo richiesti. M - Medio. Tra 3 a 7 giorni-uomo richiesti. A - Complesso. Più di 7 giorni richiesti. Quantità dei giorni stimati dall offerente per ogni requisito da personalizzare o per ogni interfaccia da sviluppare Descrizione del modo in cui la soluzione proposta risponde al requisito richiesto Con riferimento alla distinzione fra requisiti prioritari e supplementari si precisa che oggetto della presente aggiudicazione sono unicamente le licenze ed i servizi di implementazione del software standard per la realizzazione dei requisiti prioritari così come definiti dal presente articolo; l A.P.S.S. di Trento si riserva la facoltà di procedere, una volta iniziato il progetto ed in base alle risultanze dell analisi di dettaglio, all acquisizione anche: i) delle licenze e servizi corrispondenti ai requisiti supplementari ; ii) dei servizi relativi alle personalizzazioni del software e iii) dei servizi relativi alle interfaccia. In caso di implementazione di tali servizi di personalizzazione e sviluppo, la quantificazione dei servizi offerti e del relativo prezzo dichiarato nell offerta economica sarà considerata come un ammontare di giornate/uomo da non eccedere. 1 Personalizzazione intesa come un attività di programmazione del software (attraverso modifica e/o sviluppo del codice) rivolta all APSS per fornire una soluzione non compresa nella versione del software standard disponibile in modo generalizzato per tutti i clienti utilizzatori dell applicazione. 19
Per una migliore comprensione dei requisiti, è allegato un documento di specifica denominato allegato C: specifiche dei requisiti funzionali, tecnologici e d integrazione (allegato C c.s. Specifiche dei Requisiti.doc). In riferimento alla compilazione della griglia funzionale (allegato B), è richiesta l indicazione della versione del software disponibile sul mercato con la lista dei moduli in offerta, utilizzata per la risposta al presente capitolato. Per questo, l offerente dovrà compilare un modello allegato, che comprende anche una richiesta di descrizione delle politiche di evoluzione e manutenzione del software standard [Politiche di Manutenzione ed Evoluzione (Allegato D c.s. Politiche Manutenzione ed Evoluzione.doc)]. 2.4 Esclusioni E esclusa la fornitura di quanto segue: tutto l'hardware necessario per l'implementazione del sistema (sia server che postazioni di lavoro client, dispositivi di rete e cablaggio); le piattaforme software di base (a livello di client, di application server e di database server/rdbms) i servizi di rete: la connettività richiesta per l utilizzo della soluzione; la configurazione della rete locale e dei dispositivi di rete 20
Art. 3 Requisiti del progetto d implementazione E richiesta la definizione di un progetto che dovrà illustrare i metodi proposti per il raggiungimento dei risultati richiesti nel capitolato. I principali elementi da considerare per la definizione della proposta progettuale sono i seguenti: Implementazione dei requisiti funzionali, tecnici e d integrazione Formazione e documentazione Durata e fasi di rilascio del sistema Project Management 3.1 Implementazione dei requisiti funzionali, tecnici e d integrazione Il progetto d implementazione del nuovo sistema sarà rivolto a realizzare i requisiti funzionali, tecnologici e d integrazione esposti all art. 2 del capitolato. La definizione del potrà avvenire secondo la metodologia d implementazione ed i piani di lavoro standard utilizzati dal fornitore per la realizzazione di progetti analoghi, opportunamente adattati per l APSS. Indipendentemente dalla metodologia utilizzata, il progetto comprenderà tra gli altri i seguenti gruppi di attività per l implementazione della soluzione: Mappatura dei requisiti rispetto alle specifiche funzionali già prodotte nel progetto concluso (P1) Disegno / integrazione delle specifiche e della soluzione Configurazione della soluzione e sviluppo delle integrazioni Validazione / test della soluzione completa Transizione ed avviamento del sistema presso gli utenti E previsto che il gruppo di progetto dell APSS fornirà in fase di analisi dettagliata e di mappatura dei requisiti la documentazione di analisi elaborata nel corso del primo progetto comprensiva della descrizione dei processi, delle specifiche funzionali di dettaglio e dei requisiti tecnici e funzionali oltre che del modello dei dati per l implementazione del software. E anche previsto che sarà fornita l assistenza necessaria per la corretta interpretazione dell analisi e delle relative specifiche. 21
3.2 Trasferimento della soluzione all organizzazione dell APSS Il progetto dovrà comprendere le attività rivolte all adozione della soluzione completa da parte dell organizzazione dell APSS: la formazione applicativa necessaria ai referenti funzionali del gruppo di progetto dell APSS previsti nel piano dell organizzazione di progetto proposto dall offerente la formazione applicativa e tecnologica necessaria ai referenti tecnici informatici dell APSS previsti dall offerente per il supporto al progetto e per il successivo supporto tecnologico e specialistico al nuovo sistema l assistenza all istruzione degli utenti finali del sistema, secondo le modalità, gli strumenti e le tecniche formative che l offerente ritiene più adatte al contesto dell APSS. Tali attività saranno specificate nel piano della formazione compresa nel progetto, articolato per metodo proposto (ad es. formazione in aula, a distanza e mista) e per tipo di destinatario (ad es. gruppo di progetto ed utenti finali). Per assicurare il trasferimento della soluzione completa, l offerente sarà tenuto inoltre a consegnare una documentazione esauriente d installazione, i manuali di utilizzo del sistema e la manualistica tecnica necessaria alla piena comprensione della soluzione realizzata, il tutto in lingua italiana. Inoltre, nel corso del progetto sarà richiesta una documentazione condivisa delle procedure e modalità per l espletamento dei servizi e del supporto alla soluzione, con la precisazione delle obbligazioni del Fornitore e dell APSS, allo scopo di una corretta gestione delle richieste da parte degli utenti e per assicurare al Sistema la piena funzionalità nel corso del tempo. 3.3 Durata e fasi di rilascio della soluzione APSS ritiene che il progetto debba essere completato nell arco di circa 12 mesi dalla data effettiva di partenza. All interno di tale durata complessiva devono essere previsti due rilasci principali: Il primo rilascio, entro 4 mesi dall avvio del progetto, comprensivo dei seguenti gruppi di funzionalità: Sistema gestione accessi/utenti e altri moduli di base della soluzione Anagrafica Organizzazione erecruiting Selezione, assunzione Mobilità (liste) 22
Interfacce: Sigma e Sigeco Report ed analisi relativi ai processi sopraindicati Workflow relativi ai processi sopraindicati Funzionalità di self-service relative ai processi sopraindicati Un secondo rilascio, entro i 12 mesi dall avvio del progetto, comprensivo dei seguenti gruppi di funzionalità: Sviluppo Competenze Formazione (interfaccia ECM) Valutazione Prestazioni (incluso val. fine incarico) Inserimento Mobilità (gestione richieste) Report ed analisi relativi ai processi sopraindicati Workflow relativi ai processi sopraindicati Funzionalità di self-service relative ai processi sopraindicati 3.4 Project Management E richiesta l assegnazione di un proprio project manager che avrà la responsabilità completa delle attività di progetto in carico al fornitore stesso. Esso opererà all interno del team di Project Management del progetto, composto dal capo progetto dell APSS e dal capo progetto di Exeo Consulting. Più precisamente è richiesta la collaborazione nella pianificazione e controllo integrato del progetto, in modo da documentare oggettivamente lo stato di avanzamento del progetto rispetto ai piani, periodicamente aggiornati, per ogni attività in carico al fornitore. In particolare è richiesto un assistenza da parte dell offerente per lo svolgimento dei seguenti processi di Project Management: Processo di Avvio di Progetto, rivolto a: la pianificazione del progetto; la definizione consensuale degli obiettivi operativi; lo sviluppo del project team; il disegno dell'organizzazione di progetto; valutazione dei rischi del progetto 23
Processo di Controllo di Progetto, rivolto a; la verifica dello stato di avanzamento del progetto; la gestione del cambiamento degli obiettivi e/o dei confini del progetto; la direzione complessiva (e tempestiva) del progetto. Lo stato di avanzamento del progetto sarà discusso ed approvato in appositi incontri mensili con il gruppo di progetto ed almeno trimestrali con il comitato guida, ai quali sarà richiesta la partecipazione del project manager dell offerente. Processo di Chiusura del Progetto, rivolto a; Il piano di completamento delle attività residue da svolgere nella fase postprogetto; la valutazione finale del progetto, documentata in un report finale; la creazione della documentazione alla data di chiusura; lo scioglimento del project team ed il trasferimento del "know-how" all'interno dell'organizzazione base. All offerente non sono richieste le seguenti importanti attività di comunicazione ed abilitazione al cambiamento organizzativo e dei sistemi, che saranno svolte direttamente da APSS: Attività di informazione e di comunicazione del progetto nei confronti delle parti interessate; Analisi e pianificazione dei fabbisogni di sviluppo e di formazione per cluster omogenei di dipendenti / utilizzatori del nuovo sistema. 24
Art. 4 Prototipo dimostrativo della soluzione offerta La facilità di utilizzo e di configurazione dell applicazione è un fattore importante nel processo di valutazione della soluzione offerta. Quindi, è richiesto di fornire una dimostrazione delle principali e più rilevanti funzionalità e tecnologie comprese nel prodotto a beneficio di alcuni referenti dell APSS, nella forma di un prototipo dimostrativo. Condizione preliminare per l'aggiudicazione è la verifica tecnica di un prototipo realizzato dal Fornitore con le modalità di seguito descritte. Scopo del prototipo è di verificare alcune tra le funzionalità indicate nella griglia di valutazione e descritte nella offerta tecnica, nonché gli aspetti qualitativi, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le modalità di configurazione e di sviluppo. Il prototipo dovrà essere svolto presso l APSS, per dare la possibilità al personale dell APSS di comprendere meglio le tecnologie e le funzionalità utilizzate. E richiesta la disponibilità del fornitore a fornire la sua assistenza per un tempo massimo di 3 gg. lavorativi, in date da concordarsi, e da svolgersi presso la sede dell APSS in Trento. La prova sarà effettuata in forma di prototipo su sistemi di proprietà dell offerente (sia client che server, il server potrà essere accessibile attraverso la rete internet in remoto a scelta dell offerente) e da persone di fiducia indicate dall offerente. Il prototipo avverrà sulla versione del software attualmente disponibile sul mercato, oggetto di valutazione nella presente gara. Il prototipo sarà svolto con i seguenti passi: connessione delle apparecchiature ed inizializzazione del prodotto standard; configurazione dell ambiente software; test dello scenario. La prova richiesta non avrà l obiettivo di realizzare tutte o in parte le funzioni previste dal Capitolato né di soddisfare tutti i requisiti funzionali definiti nel medesimo Capitolato, ma di valutare un sottoinsieme significativo di tali elementi, in particolare la flessibilità degli strumenti proposti e le caratteristiche architetturali della soluzione. A tale scopo l Azienda ha individuato alcuni temi di prova, come di seguito specificato. 1) Flessibilità : si vuole verificare il grado di rispondenza del sistema offerto ad alcune esigenze peculiari dell Azienda e la capacità nel tempo di adeguarsi ad eventuali esigenze sopravvenute. 25
Argomento scelto Rappresentazione del modello delle competenze Elementi della prova Definizione delle macroattività Definizione delle attività collegate a macroattività Definizione delle competenze Definizione degli obiettivi Definizione di un ruolo e del suo profilo Collegamento tra ruolo, macroattività, attività, competenze, obiettivi 2) Gestione dei processi : si intende valutare la capacità del sistema di rispondere in modo semplice ad alcuni processi che coinvolgono ampie aree di popolazione con aspetti diversificati. Argomento scelto Valutazione delle prestazioni Elementi della prova Definizione di 2 diversi documenti di valutazione delle prestazioni (per aree diverse della popolazione aziendale) Pubblicazione documenti Funzioni per il valutato Funzioni per il valutatore Controllo dello stato avanzamento del processo Stampa documenti 3) Completezza funzionale : si intende valutare la capacità del sistema di fornire supporto ai principali processi oggetto del capitolato e la possibile estensione futura su aree riguardanti la gestione del personale e non esplicitamente richieste nel presente capitolato. Si vuole inoltre verificare il grado di integrazione tra le varie componenti del sistema Argomento scelto Recruiting Formazione Self Service Elementi della prova Individuazione di una posizione scoperta Collegamenti con il profilo di ruolo ed il catalogo delle competenze Pubblicazione Ricevimento dei curricula Scelta del candidato Assunzione Offerta formativa Piano individuale della formazione Collegamento con il catalogo delle competenze Sarà richiesto di presentare le funzioni disponibili in questo ambito 26