Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. - 2 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano LA FATTURAZIONE ELETTRONICA DEI PAGAMENTI Responsabile: Cognome:CARNEVALE Nome:MARIA DOMENICA Telefono: 0659587339 E-mail: mariadomenica.carnevale@ipost.it Ruolo: DIRIGENTE Referente: Cognome: DAVIDE Nome: IOCCHI Telefono: 0659587945 E-mail: davide.iocchi@ipost.it Ruolo: C1 Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:......di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:.... - a carico di altre Fonti (indicare quali).. x Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) x piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente x altro (specificare) ADEGUAMENTO AI SENSI ART.1 COMMI DAL 209 AL 214 LEGGE N.244/2007 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit x richiesta del vertice (politico o amministrativo) x altro (specificare) ADEGUAMENTO NORMATIVO 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate x sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Adeguamento normativo per consentire di accogliere le fatture in formato elettronico Che provengono dal Ministero dell Economia e delle Finanze e per il tramite l Agenzia delle Entrate 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder x esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 5 -
1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Il progetto risponde all obiettivo di predisporre gli strumenti contabili e informatici per consentire di accogliere il flusso di fatture elettroniche che provengono dall esterno. In particolare: 1. automatizzare l acquisizione dei flussi di fatturazione elettronica dei pagamenti tramite la firma digitale dei fornitori dell ente 2. monitorare i flussi di spesa; 3. ridurre i costi connessi alla conservazione delle fatture; 4. velocizzare la diffusione delle fatture elettroniche nelle relazioni tra le imprese e l Ente. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) x utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene x personale del settore/dei settori su cui si interviene x personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Attraverso la condivisione degli obiettivi che scaturiscono dall obbligo della legge finanziaria. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) x dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Il volume ed il numero delle fatture che sono pagate annualmente, emesse dai fornitori utenti dall Ente. 80% x dati di funzionamento (specificare quali): Sono stati analizzati gli attuali flussi di provenienza delle fatture per il pagamento al servizio Contabilità e Finanza, con riduzione dei costi di primo intervento del 15% Altro (specificare) - 6 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi x della soluzione: x coinvolgere il personale x utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) x innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) L introduzione della Fattura Elettronica per i pagamenti consentirebbe la completa sostituzione dei titoli cartacei con documenti informatici, organizzati secondo standard prestabiliti, ciò garantirebbe l unicità del pagamento, la possibilità di essere aggiornati in tempo reale sulla posizione debitoria del fornitore che ha inviato la fattura elettronica e si potranno attivare con più efficacia il blocco dei pagamenti, inoltre si potranno ridurre i costi connessi alla conservazione delle fatture e monitorare i flussi di spesa. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1. Automatizzare l acquisizione dei flussi di fatturazione in acquisto da parte dell Ente; 2. Monitorare i flussi di spesa; 3. Ridurre i costi connessi alla conservazione delle fatture, sia in capo ai fornitori sia per l Ente 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento La ricezione della fattura elettronica per il Servizio Contabilità consentirebbe la riduzione dei documenti cartacei, la possibilità di disporre di un documento informatico con il quale verrebbe garantita la certezza dell autenticità della data, l origine ed il contenuto attraverso l apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo, inoltre la possibilità di essere aggiornati sulla posizione debitoria del fornitore, Il piano di miglioramento gestionale consente all ente di adeguarsi all obbligo di legge e contestualmente progettare l ambiente per la fatturazione elettronica dei pagamenti, in luogo di quella analogica, attualmente in essere nell ente. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Implementazione del software per gestire in modo informatizzato una fase di realizzazione del servizio. - 8 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Comunicazione del gestore del Sistema Direttive Analisi della procedura 1 di Interscambio tramite il Decreto del governative 2 3 4 5 6 7 8 9 Fasi n. 9 MEF Implementazione del software per la Rilascio ricezione e la gestione delle fatture account al elettroniche sul sistema contabile dei personale pagamenti autorizzato Formazione del personale addetto ai Nr 2 giornate pagamenti di tutti i servizi dell ente dedicate alla formazione Comunicazione ai fornitori delle nuove Invio procedure per l invio delle fatture raccomandate e/o e-mail Assistenza al personale ed informazioni Help desk e/o ai fornitori call center Sviluppo del nuovo processo dei Prima pagamenti mediante fatture elettroniche sperimentazione Attività operative e messa in Ricevimento produzione del progetto fattura elettronica Collaudo del progetto Verifica della funzionalità sugli operatori del sistema Completa operatività della procedura Procedura attuale al 100% Analisi del processo informativo 30 dipendenti coinvolti 802 fornitori dell ente Nr delle telefonate 20% a marzo 2009 30% ad aprile 2009 50% a giugno 2009 100% al 31/12/2009-9 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) riduzione dell 80% delle fatture analogiche. Indicatore (descrizione e unità di misura) Riduzione dei costi per acquisto carta del 20% del totale della spesa Target -20% costi per acquisto carta 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si x No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Altro personale 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Il numero dei dipendenti coinvolti sono circa 30 impiegati, sia con ruoli dirigenziali che titolari di posizioni organizzative. 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Altri enti del comparto degli enti di Previdenza con i quali ci si confronta sulle procedure adottate (INPDAP-INPS-INAIL-IPSEMA-ENPALS). 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le consulenze previste sono quelle relative all implementazione del software del sistema contabile dell ente e del sistema documentale. - 10 -
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Si prevedono comunicazioni trimestrali agli organi dell ente per informative sul processo di evoluzione del progetto della fatturazione elettronica dei pagamenti. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento avviene attraverso riunioni periodiche denominate Stato Avanzamento dei Lavori (SAL) con l elaborazione di verbali sottoscritti fra tutti i soggetti coinvolti nel progetto. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Lo sviluppo delle attività è monitorato dalla Direzione del Servizio di Contabilità e Finanza, che controlla e verifica gli scostamenti sui risultati attesi previsti. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Comunicazioni via e-mail interna ed esterna degli atti informali. Con Raccomandata A/R per gli atti ufficiali inerenti il progetto. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Le criticità sono ravvisabili nel grado di coinvolgimento degli utenti esterni, ovvero i fornitori che non hanno la strumentazione elettronica per emettere fatture elettroniche certificate. - 11 -
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Anno 2009 gennaio febbraio marzo aprile maggiogiugnoluglioagostosettembre ottobre novembredicembre 1: Comunicazione del gestore del sistema di interscambio tramite il decreto del M.E.F. 2: Implementazione del software per la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche sul sistema contabile dei pagamenti. 3: Formazione del personale addetto ai pagamenti di tutti i servizi dell Ente. 4: Comunicazione ai fornitori delle nuove procedure per l invio delle fatture. 5: Assistenza al personale ed informazioni ai fornitori. 6: Sviluppo del nuovo processo dei pagamenti mediante fatture elettroniche. 7: Attività operative e messa in produzione del progetto. 8: Collaudo a regime del progetto. 9: Completa operatività delle procedure. - 12 -