Istruzione operativa I08 (ex P12I01) Versamento dei documenti dall archivio corrente all archivio di deposito Responsabile processo: Strutture interessate: Segretario generale tutte Edizione 4 aggiornamento modalità operative Redattore Firma G. Tedeschi Responsabile funzione Firma Responsabile processo Firma R. Zanon Responsabile qualità Firma P. Vedovato Segretario generale Firma R. Zanon Protocollo n 4442 data 04 mar 2015
1. Versamento dei documenti dall archivio corrente all archivio di deposito: Periodicamente ogni struttura e ogni singola commissione (quest ultima di norma a conclusione della legislatura) devono conferire al responsabile dell archivio i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, o in ogni modo non più oggetto di trattazione corrente, curandone il relativo elenco di versamento. La struttura versante, attraverso un funzionario responsabile o un suo delegato, deve fare in modo che i fascicoli siano preventivamente sfoltiti a seguendo le modalità di seguito descritte: eliminare: stampati in bianco; depliant, opuscoli a stampa non attinenti in modo rilevante alle pratiche; libri e giornali; oggetti vari di cancelleria, agende personali, timbri, etc.; fotografie, floppy, disegni tecnici piegati; fotocopie e brutte copie. ordinare le carte in volumi, buste, fascicoli 1 legati evitando l uso di elastici, spilli, raccoglitori di fogli in plastica trasparente a diretto contatto con il documento, usando punti metallici nichelati e graffette antiruggine, fettuccia in tela; raccogliere i pezzi in scatoloni, precedentemente numerati, all interno dei quali deve essere inserita una copia dell elenco del materiale contenutovi; mettere all esterno di ogni scatolone elenco del contenuto; redigere un elenco-verbale di versamento, in duplice copia, di tutta la documentazione che si intende versare con indicazioni l ufficio di competenza, l affare trattato o la serie di atti, estremi cronologici e la quantità e lo scatolone in cui è contenuto; consegnare la duplice copia dell elenco-verbale di versamento all Unità protocollo e archivio perché questo prima di tutto possa predisporre lo spazio per accogliere il materiale, e possa anche controllare se il materiale versato corrisponde a ciò che è stato dichiarato (una copia verrà resa controfirmata dal responsabile dell Unità archivio e protocollo dopo le verifiche). Al momento del passaggio all archivio di deposito il responsabile dell Unità archivio e protocollo procede alla verifica dell archiviazione corretta avvenuta nell archivio corrente, controllando cioè l avvenuta raccolta dei documenti in fascicoli. Non si accetteranno carte sciolte, né miscellanee ma ogni documento deve essere inserito in un fascicolo preciso sulla scorta di quanto individuato nella fase di riordino. 1 Non sembra superfluo ricordare che ogni affare trattato e tutti i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo. Con fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo. L esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso. Per fascicolazione si intende l inserimento del documento in un apposito fascicolo. I documenti sono conservati all interno del fascicolo, secondo l ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione (il documento più datato è sul fondo), secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Istruzione operativa codice di identificazione I08 ( ex P12I01) Edizione N 3 5 mar 2015 Pagina 2 di 4
Ogni struttura o commissione individuano le serie e le sottoserie precise in cui si articola la documentazione in base al titolario in vigore, ossia i raggruppamenti di documenti con caratteristiche omogenee sia per l oggetto e la materia trattati. L archivio ha in questo modo un organizzazione seriale rispecchiata dalla posizione fisica del materiale e assicura l ordinamento della documentazione e il rapido recupero delle carte a scopi amministrativi e di ricerca. La richiesta per il trasporto fisico del materiale presso l'archivio di deposito deve essere inoltrata, tramite lettera, al dirigente della struttura competente per la logistica e al responsabile dell'unità archivio e protocollo. Istruzione operativa codice di identificazione I08 ( ex P12I01) Edizione N 3 5 mar 2015 Pagina 3 di 4
2. Allegati Modulo I08Mu01 - Elenco e verbale di versamento Modulo I08Mu02 - Elenco di consistenza Istruzione operativa codice di identificazione I08 ( ex P12I01) Edizione N 3 5 mar 2015 Pagina 4 di 4
Modulo I08Mu01 Ed. 02 del 05 mar 2015 Archivio del Consiglio regionale del Veneto ELENCO e VERBALE DI VERSAMENTO Il sottoscritto dipendente di codesta amministrazione con la qualifica di appartenete all CHIEDE di poter versare presso il deposito d archivio di Marcon la seguente documentazione, opportunamente sfoltita: tipologia documentaria contenitore n. buste estremi cronologici di consegna il dichiarante Il responsabile dell archivio
Modulo I08Mu02 Ed. 02 del 05 mar 2015 Archivio del Consiglio regionale del Veneto ELENCO DI CONSISTENZA SCATOLONE Struttura / commissione Elenco di consistenza scatolone n. n. busta/fascicolo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. titolo esterno della busta titolo fascicoli con classificazione estremi cronologici NOTE Il responsabile