MANUALE PER IL FORNITORE

MANUALE PER IL FORNITORE

2 Operazioni per profilo Sommario 3 Parte I Fornitore 1 Notifica di un... nuovo Ordine di Lavoro 3 2 Accesso al sistema... 4 3 Pagina principale... (Home) 6 4 Tasto "Visualizza... Piano ODL" 7 5 Tasto "ODL preventivi... / correttivi" 9 6 Compilazione... del Rapporto di Lavoro 12 Tempi ed esito... dell'intervento Manodopera... Procedure... Ricambi... Documenti... Salvataggio e... completamento del Rapprto di Lavoro 13 14 15 16 17 18 7 Stampa del Rapporto... di Lavoro 19 8 Tasto "RDL... aperti / da autorizzare / non conformi" 20 9 Inserimento... e conferma dei costi 22 10 Consultazione... dell'archivio RDL 26

Fornitore 1 3 Fornitore Gli interventi effettuati dai fornitori devono essere registrati nel Portale Manutenzioni e Servizi fornito da Novacoop. Il fornitore potrà consultare gli Ordini di Lavoro a proprio carico, sia programmati sia su segnalazione, e compilare i relativi Rapporti di Lavoro, indicando tempi, ricambi, procedure seguite ed eventuali costi da contratto. In particolare, la compilazione sarà effettuata in due tempi: dapprima il manutentore compila tecnicamente il Rapporto di Lavoro quindi, dopo aver ricevuto l'approvazione del punto vendita, l'ufficio si occuperà di inserire i costi. Dopo l'inserimento dei costi e al termine di un ulteriore processo di autorizzazione, verrà emesso l'ordine per la prestazione. 1.1 Notifica di un nuovo Ordine di Lavoro L'avviso per l'esecuzione degli interventi arriverà via mail alla casella di posta indicata a Novacoop. Tale avviso arriverà con due settimane di anticipo per i lavori programmati; per gli interventi non programmati la mail arriverà invece subito all'emissione dell'ordine di Lavoro. Il messaggio conterrà il riferimento al punto vendita interessato, la descrizione dell'intervento, la data di scadenza e la priorità richiesta. Ad esempio: Ordine di Lavoro: ODL2014_00007 Asset: 40-FV-2031-00-IP-EL-FOTVO - fotovoltaico Descrizione: inverter fotovoltaico in anomalia Priorità: 2: Urgenza

4 Operazioni per profilo Data pianificata: 20/12/2014 Note: Cliccando sul codice dell'ordine di Lavoro si accederà direttamente al Portale Manutenzione e Servizi. Novacoop fornirà ad ogni fornitore un nome utente e una password per l'accesso. 1.2 Accesso al sistema Per accedere al sistema, aprire il browser internet e digitare l'indirizzo del Portale Manutenzione e Servizi - HOLIS: pms.novacoop.coop.it Comparirà la pagina di benvenuto:

Fornitore 5 Digitare nelle apposite caselle il nome utente e la password fornite da Novacoop e premere il tasto "Accedi". Qualora il nome utente o la password fossero errate, comparirà un avviso. Verrà mostrata la pagina a cui si era diretti, ovvero l'ordine di Lavoro se si arriva dalla e-mail di avviso:

6 Operazioni per profilo oppure la pagina iniziale (Home) negli altri casi (vd. prossimo capitolo): Una volta entrati nel sistema, per uscire premere sulla scritta "Esci" in alto a destra: 1.3 Pagina principale (Home) Accedendo direttamente, senza passare dalla mail di avviso, verrà mostrata la pagina principale del Portale Manutenzione e Servizi (pagina "Home"); da questa schermata sarà possibile accedere alle funzioni principali del sistema:

Fornitore 7 Oltre ai pulsanti per accedere alle diverse operazioni su Ticket, Ordini di Lavoro e Rapporti di Lavoro, nella barra superiore ci sono le seguenti possibilità: premendo sul logo Novacoop o sulla scritta Home, si ritorna a questa pagina da qualunque altro punto del programma premendo sulla scritta Gestione, vengono mostrati i menu operativi (gli stessi raggiungibili dai pulsanti centrali) premendo sulla scritta Cambia Password, è possibile variare la password assegnata da Novacoop premendo sulla scritta Esci, si esce dal programma E' importante uscire dal programma tramite la funzione Esci per permettere al sistema di effettuare le necessarie operazioni di pulizia delle sessioni di lavoro. La pagina di cambio password si presenta come segue: Per impostare una nuova password occorre digitare la vecchia nel campo Vecchia password, la nuova nei campi Nuova password e Password (ancora) e poi premere sul tasto Cambia la password. I tasti centrali servono per l'operatività quotidiana e vengono illustrati nel prossimi capitoli. 1.4 Tasto "Visualizza Piano ODL" Per visualizzare la programmazione degli interventi nel proprio punto vendita si prema il tasto "Visualizza piano ODL": Compare la pagina mostrata di seguito:

8 Operazioni per profilo Inserire quindi: le date entro le quali vedere gli interventi programmati, il tipo di visualizzazione: Ordini di Lavoro raggruppati per punto vendita se avere un prospetto per mese o per giorno (campo unità visualizzata) Premendo quindi il tasto Lancia l'elaborazione verrà mostrato il calendario delle manutenzioni: Le linee rappresentano i lavori programmati per i diversi punti vendita; passando il mouse sopra di essi, compaiono alcune informazioni sintetiche: Infine, cliccando in corrispondenza di un Ordine di Lavoro, ne viene mostrato il dettaglio in una nuova finestra:

Fornitore 9 Alla stessa funzione si può arrivare dal menu Gestione --> Operativo --> Visualizza piano ODL. 1.5 Tasto "ODL preventivi / correttivi" Tramite i due tasti "ODL preventivi" e "ODL correttivi" è possibile visualizzare le manutenzioni sul proprio sito, rispettivamente programmate o a richiesta: In entrambi i casi si arriva alla lista degli Ordini di Lavoro (rispettivamente preventivi o correttivi): Per ogni Ordine di Lavoro ancora attivo, si può leggere il punto vendite e l'asset (sede tecnica) su cui avverrà l'intervento, la descrizione dell'intervento, la data, la priorità, lo stato di esecuzione ed eventuali note.

10 Operazioni per profilo E' possibile visualizzare solo gli interventi di un mese, premendo la relativa scritta nella sezione Filtro per mese. Per vedere il dettaglio di un Ordine di Lavoro occorre fare doppio click sulla relativa riga: Sono indicati: il codice dell'ordine di Lavoro l'asset coinvolto e il punto vendita la descrizione dell'intervento la priorità la data di scadenza (con eventualmente l'ora, per interventi con priorità alta) il contratto di riferimento eventuali note e documenti allegati Per prendere in carico il lavoro e, di conseguenza, compilare il Rapporto di Lavoro, premere sul tasto Crea Rapporto di Lavoro in alto a destra nella barra del titolo: verrà creato un nuovo Rapporto di Lavoro da compilare (vd. prossimi capitolo). Tramite il tasto Stampa si ottiene la stampa dell'ordine di Lavoro sotto forma di file pdf:

Fornitore 11 Cliccando sul nome del file lo si può aprire e quindi stampare: Alla stessa funzione è possibile arrivare tramite i menu Gestione -> Operativo -> Ordini di Lavoro preventivi e Gestione -> Operativo -> Ordini di Lavoro correttivi.

12 1.6 Operazioni per profilo Compilazione del Rapporto di Lavoro La creazione del Rapporto di Lavoro avviene premendo il tasto Crea Rapporto di Lavoro nella pagina di dettaglio dell'ordine di Lavoro: Viene quindi presentato il Rapporto di Lavoro da compilare, dove sono riportate le informazioni sull'intervento e le sezioni vuote relative a: dati principali dell'intervento (stato ed esito dell'intervento, data di inizio e fine, descrizione dell'intervento ed eventuali note) manodopera impiegata procedure seguite e dettaglio delle attività ricambi utilizzati documenti allegati Di seguito un esempio:

Fornitore La compilazione delle diverse sezioni viene illustrata nei prossimi capitoli. 1.6.1 Tempi ed esito dell'intervento Nella prima parte del Rapporto di Lavoro occorre inserire: lo stato del lavoro: In esecuzione, completato o sospeso lo stato dell'asset, ovvero l'esito dell'intervento: conforme o non conforme data e ora di inizio e fine lavoro descrizione dell'intervento eventuali segnalazioni (note) 13

14 1.6.2 Operazioni per profilo Manodopera Per indicare le ore di manodopera per ogni manutentore impiegato nell'intervento, premere il tasto Aggiungi manodopera nella barra superiore: Si apre una finestra in cui indicare il nome dell'addetto, la qualifica (Tecnico specializzato o Aiutante) e le ore impiegate: Premere il tasto Salva per salvare le informazioni e chiudere la finestra o il tasto Salva e aggiungi nuovo per aggiungere altra manodopera. Le ore inserite compariranno nel Rapporto di Lavoro:

Fornitore 15 Per modificare i dati inseriti, selezionare la riga e premere il tasto Modifica l'elemento selezionato 1.6.3. Procedure Occorre quindi indicare la procedura utilizzata, scegliendola da un elenco preimpostato adatto al tipo di attrezzatura su cui si sta operando. Per scegliere la procedura, premere il tasto Aggiungi procedura nella barra del titolo: Nella finestra che verrà aperta, selezionare la procedura adatta e premere il tasto "Seleziona": Nel Rapporto di Lavoro compariranno la procedura e l'elenco delle attività di cui si compone:

16 Operazioni per profilo Occorre indicare quindi le attività svolte (tipicamente tutte) selezionandole e scegliendo Sì nelle caselle Eseguito e Conforme (o No qualora le attività non abbiano dato l'esito previsto); è possibile anche indicare eventuali note relative all'attività: Le scelte vengono salvate passando da una riga all'altra, oppure premendo il tasto Salva la riga modificata sotto la tabella. Se tutte le attività sono state completate, al salvataggio del Rapporto di Lavoro, anche la procedura risulterà completata. 1.6.4 Ricambi Premendo il tasto Aggiungi ricambio è possibile indicare i ricambi utilizzati: Nella finestra che si apre, occorre indicare il tipo e il numero di ricambi utilizzati:

Fornitore 17 Premere il tasto Salva per salvare le informazioni e chiudere la finestra o il tasto Salva e aggiungi nuovo per aggiungere un altro ricambio. 1.6.5 Documenti Infine possono essere aggiunti documenti al Rapporto di Lavoro (fotografie, certificati, scansioni) premendo il tasto "Aggiungi un documento": Si aprirà una finestra in cui indicare il file da allegare ed una eventuale descrizione: Al termine, premere il tasto Salva per aggiungere il documento al Rapporto di Lavoro e chiudere la finestra oppure Salva e aggiungi nuovo per inserire un ulteriore documento.

18 1.6.6 Operazioni per profilo Salvataggio e completamento del Rapprto di Lavoro Una volta compilate tutte le sezioni, il Rapporto di Lavoro sarà come in figura: Dopo aver ricontrollato i dati, premere il tasto Salva per salvare il Rapporto di Lavoro e dichiarare l'intervento Completato.

Fornitore 19 In questo modo il punto vendita potrà procedere al controllo dell'intervento e permettere poi all'ufficio di inserire i costi (vd. capitolo "Inserimento e conferma dei costi"). L'esito del controllo del punto vendita (Conforme o Non conforme) verrà mostrato nella casella Controllo punto vendita. 1.7 Stampa del Rapporto di Lavoro Per ottenere la stampa del Rapporto di Lavoro, premere il tasto Stampa nella barra del titolo: Come per la stampa dell'ordine di Lavoro, si otterrà una finestra da cui scaricare il file pdf contenente la stampa: Nota importante La stampa del Rapporto di Lavoro contiene i dati salvati: non vengono riportate le informazioni variare a video e non salvate. Di seguito un esempio di stampa:

20 Operazioni per profilo 1.8 Tasto "RDL aperti / da autorizzare / non conformi" L'elenco dei Rapporti di Lavoro aperti è consultabile premendo uno dei tasti nella pagina Home:

Fornitore 21 In particolare, il tasto RDL aperti mostrerà l'elenco dei Rapporti di Lavoro che risultano ancora attivi (ossia che non sono hanno ancora superato tutto il processo di approvazione di Novacoop); il tasto RDL da autorizzare P.V. porterà alla lista degli interventi completati ma non ancora approvati dal punto vendita; infine, il tasto RDL non conformi porterà all'elenco degli interventi che occorre rivedere in quanto il punto vendita non ha dato la sua approvazione. Tutte le liste dei Rapporti di Lavoro hanno la struttura mostrata in figura: Vengono indicati: punto vendita asset (sede tecnica) descrizione dell'intervento stato del lavoro data di inizio tipo di intervento (Preventivo o Correttivo) A seconda delle impostazioni potranno essere visualizzate altre colonne. Per entrare in un Rapporto di Lavoro e visualizzarne il dettaglio, selezionare la riga e premere il tasto Dettaglio. Nota A seconda dello stato dell'intervento (In esecuzione o Completato) e del suo stato di approvazione, alcune sezioni del Rapporto di Lavoro non saranno modificabili.

22 1.9 Operazioni per profilo Inserimento e conferma dei costi Dopo che il manutentore ha completato l'intervento, questo viene controllato dal responsabile del punto vendita, che fornisce la sua approvazione. A questo punto, l'ufficio del fornitore torna sul Rapporto di Lavoro e inserisce gli eventuali costi, reperendoli dal contratto di riferimento o, in sua assenza, inserendoli liberamente. La pagina di accesso per l'ufficio è leggermente diversa da quella del tecnico e prevede in più il pulsante RDL da valorizzare: Premendo tale tasto, si viene indirizzati alla lista dei Rapporti di Lavoro approvati dal punto vendita e con costi assenti o non ancora confermati: Per entrare in un Rapporto di Lavoro, selezionarlo e premere il tasto Dettaglio. Compare la pagina compilata dal tecnico e approvata dal punto vendita; sono inoltre presenti le informazioni relative ai costi:

Fornitore Presa visione delle attività, il fornitore dovrà: 1. indicare i costi da attribuire all'intervento 2. valorizzare eventuali ricambi 23

24 Operazioni per profilo 3. allegare ulteriori documenti Per inserire i costi per l'intervento, premere il tasto nella barra del titolo per far comparire una finestra con l'elenco delle voci di costo definite nel contratto: Occorre quindi selezionare le voci di costo da attribuire al Rapporto di Lavoro e premere il tasto Salva sopra la lista. Se le voci di costo non ci stanno su una pagina, è possibile attivare la ricerca tramite il tasto "Filtro rapido": Una volta inserite tutte le voci di costo, la sezione Costi da contratto del Rapporto di Lavoro

Fornitore 25 conterrà i costi concordati: Se invece non è presente un contratto, sempre tramite lo stesso tasto sarà possibile inserire voci libere: Per valorizzare i ricambi è invece sufficiente cliccare sulla riga del ricambio, inserire il costo unitario e premere il tasto Salva la riga modificata presente sotto la lista: il totale viene calcolato automaticamente ma viene mostrato solo dopo aver ricaricato la lista tramite il tasto Aggiorna lista. Man mano che i costi sono inseriti, la tabella dei costi del Rapporto di Lavoro viene aggiornata con i totali:

26 Operazioni per profilo Per confermare i costi e rilasciare il Rapporto di Lavoro ai successivi livelli di approvazione, spuntare la casella "Costi confermati" e salvare: 1.10 Consultazione dell'archivio RDL Per consultare l'archivio completo dei propri Rapporti di Lavoro occorre accedere al Portale Manutenzione e Servizi, andare nel menu Gestione -> Archivio -> Rapporti di Lavoro:

Fornitore 27 Accedendo al dettaglio di un Rapporto di Lavoro sarà possibile vedere se per esso è stato emesso il relativo Ordine SAP: