1 Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti mi Dicembre 2008 SISTEMI INFORMATIVI E STATISTICI Evoluzione servizi di Post@ Elettronic@ ced.nomentana@infrastrutture.gov.it 1. Il nuovo dominio @mit.gov.it Sommario A seguito dell accorpamento del Ministero delle infrastrutture e del Ministero dei Trasporti nel ricostituito Ministero delle infrastrutture e dei trasporti è stato creato il nuovo dominio di posta elettronica @mit.gov.it su un ambiente tecnologico gestito dal personale tecnico dei Sistemi Informativi del Ministero. Con il passaggio al nuovo ambiente l utente avrà la possibilità di ricevere i messaggi inviati alla casella di posta elettronica @infrastrutture.gov.it, @trasporti.gov.it, @infrastrutturetrasporti.it, che verranno automaticamente reindirizzati sulla nuova casella email. La nuova casella di posta, con la rubrica, appuntamenti, attività e contatti personali potrà essere utilizzata da qualunque postazione di lavoro, anche fuori dall ufficio, utilizzando l interfaccia web disponibile all indirizzo https://webmail.mit.gov.it Articoli Principali Il nuovo dominio 1 Policy 2 Istruzioni e consigli 3 Configurazione del client Outlook 5 Creare una cartella personale 15 Aggiungere un file *.pst ad una cartella personale 16 Notizie Flash Sicurezza e privacy 2 Razionalizzazione investimenti 3 Tecnologia e servizi 12 Ricordarsi che 13
2 2. Policy Sicurezza e Privacy Le modalità di gestione della posta elettronica per quanto riguarda il trattamento dei dati personali degli utenti sono in linea con quanto previsto dall'art. 13 del d.lgs. n. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali. Il Responsabile del trattamento è il Direttore Generale per il personale, il bilancio ed i servizi generali 2. Si ricorda che, per motivi di sicurezza, la password deve soddisfare le seguenti regole: Non deve contenere tutto o parti del nome account dell utente. Deve essere almeno di otto caratteri e deve contenere caratteri da almeno tre delle seguenti quattro categorie: Caratteri maiuscoli (dalla A alla Z) Caratteri minuscoli (dalla A alla Z) Numeri (da 0 a 9) Caratteri non alfabetici (per esempio,, $, #, %) 2. La massima dimensione di ogni messaggio inviato o ricevuto è 10 MB (contro i 5 MB dell attuale sistema di posta elettronica @trasporti.gov.it ); questo valore è comprensivo del testo del messaggio ed eventuali file allegati. 3. Lo spazio assegnato sul server per ciascuna casella di posta è pari a 150 MB per le caselle standard e 300 MB per quelle funzionali. a. Quando la casella di posta raggiunge un occupazione pari al 75% del limite massimo consentito, l amministratore di sistema invierà una mail di avviso all utente ma sia la ricezione che l invio dei messaggi rimangono attivi. b. Quando la casella di posta raggiunge un occupazione pari all 85% del limite massimo consentito, l amministratore di sistema invierà una mail di avviso ed impedirà all utente l invio di ulteriori messaggi, la sola ricezione dei messaggi rimane comunque attiva. c. Quando la casella di posta raggiunge un occupazione pari al 100% del limite massimo consentito l amministratore di sistema invierà una mail di avviso e bloccherà sia l invio che la ricezione di ulteriori messaggi. d. Per sbloccare la casella occorre cancellare dei messaggi oppure memorizzarli in locale (secondo le procedure indicate di seguito). 4. Il sistema di posta elettronica è protetto dai virus e blocca tutti i messaggi contenenti virus o file potenzialmente pericolosi anche se non infetti dandone informazione al destinatario mediante un testo allegato al messaggio originale del mittente. I file bloccati sono quelli aventi le seguenti estensioni: *.ade *.bat *.erg *.js *.mp3 *.msp *.sr *.adp *.chm *.exe *.jse *.mpa *.mst *.sct *.asf *.cmd *.hlp *.lnk *.mpe *.nra *.shs *.avi *.com *.hta *.m3u *.mpg *.ogg *.url *.b4s *.cpl *.inf *.mda *.mpeg *.pcd *.vb *.bas *.crt *.ins *.mde *.msc *.pi *.vbe *.jsp *.mdz *.msi *.pls *.vbs
3 5. Tutti i messaggi che i sistemi di sicurezza individueranno come spam verranno etichettati con ***SPAM*** e archiviati nella cartella posta indesiderata. E responsabilità dell utente cancellarla periodicamente per evitare di occupare inutilmente lo spazio mail assegnato a ciascun utente. 6. Per i dipendenti in aspettativa o comando presso altre Amministrazioni è prevista la sospensione della casella, che verrà riattivata nel momento in cui il dipendente rientra in servizio. Invece, in caso di abbandono dell Amministrazione, la casella verrà conservata per i successivi 30 giorni e poi rimossa definitivamente dal server. Nell attuale sistema di posta elettronica @infrastrutturetrasporti.it e @trasporti.gov.it lo spazio assegnato sul server per ciascuna casella di posta è pari a 30 MB per le caselle standard e 100 MB per quelle funzionali. 3. Istruzioni e consigli per un migliore utilizzo Razionalizzazione degli investimenti L operazione di migrazione del servizio di posta elettronica in ambienti gestiti con risorse interne rientra nel quadro degli interventi politici volti a razionalizzare gli investimenti e valorizzare le risorse umane e strumentali esistenti. L attuale gestione del dominio @trasporti.gov.it è affidata ad una società esterna, nell ambito di un contratto quadro CNIPA in scadenza il 31 dicembre 2008, che prevede un costo a casella email gestita pari a 104,6/anno. L Amministrazione avrà, quindi, la possibilità di dotare ciascun dipendente di una casella di posta elettronica (come previsto dal Codice della Pubblica Amministrazione), senza gravare sul bilancio dello Stato. 1. La migrazione della casella di posta elettronica dal dominio @infrastrutturetrasporti.it e @trasporti.gov.it al dominio @mit.gov.it è a carico del personale tecnico dei Sistemi Informativi del Ministero. 2. Sulla nuova cassetta postale l utente troverà tutti i dati personali (messaggi, contatti, calendario) presenti nella vecchia casella di posta ad esclusione di eventuali deleghe e/o condivisioni (ad es. di contatti e calendari) che dovranno essere ripristinati manualmente. 3. L accesso alla nuova casella di posta elettronica avverrà via internet all indirizzo https://webmail.mit.gov.it UseID: dominio\nome.cognome Password: password_personale Le credenziali di accesso sono quelle della precedente casella di posta. 4. Per la riconfigurazione del client OutLook seguire le istruzioni illustrate al Capitolo 5. 5. Nell elenco degli indirizzi globali compariranno tutte le caselle di posta elettronica del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti. 6. Le mail cancellate concorrono all occupazione dello spazio sul server, pertanto è bene ricordarsi di svuotare periodicamente il cestino, selezionando la Posta eliminata e con il tasto destro del mouse selezionare opzione Svuota la cartella Posta eliminata. 7. Ricordarsi che anche la posta contenuta nella cartella Posta inviata occupa spazio.
4 8. Per memorizzare i messaggi in locale occorre creare un file di Cartelle Personali. Di seguito nei Capitoli 5 e 6 vengono illustrate le diverse procedure per salvare i messaggi di posta elettronica, il calendario e altri elementi nel computer locale in un file pst. 9. E buona abitudine fare periodici salvataggi dei propri messaggi e-mail. I passi procedurali sono i seguenti: Dal menu File selezionare Importa/Esporta Selezionare la voce Esporta in un file Nella finestra Crea file di tipo: selezionare File cartelle personali (.pst) 10. nella finestra Esporta cartelle personali selezionare la cartella di cui si deve fare il backup selezionare la directory in cui fare il backup ed indicare il nome del file di backup A questo punto nelle cartelle personali verranno visualizzati i messaggi archiviati 11. Eventuali problemi riscontrati nel servizio di posta elettronica dovranno essere segnalati al servizio di help-desk contattabile al numero verde: 800.903.634 Il servizio di Help Desk è disponibile nelle seguenti fasce orarie: Lun Venerdì: dalle 8:00 alle 20:00 Sab: dalle 8:00 alle 14:00 Le segnalazioni verranno poi inoltrate al personale tecnico dei Sistemi Informativi. Le richieste di creazione mailbox e reset password dovranno invece essere inoltrate via fax al numero 06.44126131 previa compilazione dei relativi moduli disponibili in allegato
5 4. Configurazione del client Outlook Per configurare il proprio client Outlook, attenersi alla seguente procedura: Microsoft Office Outlook 2003 è l'applicazione di Microsoft Office per la comunicazione e per la gestione di posta elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali. Per configurare il client Oulook selezionare la posta elettronica dal pannello di controllo: Start>Pannello di controllo>account utente> posta elettronica
6 Ciccando su Posta elettronica apparirà la finestra impostazioni di posta Outlook : Ciccare: Mostra Profili e poi : Aggiungi :
7 Per chi ha la visualizzazione classica di windows: Start>Impostazioni>Pannello di controllo>posta elettronica
8 Ciccando su Posta elettronica apparirà la finestra impostazioni di posta Outlook : Andare su Mostra Profili Alla maschera successiva andare su Aggiungi, come illustrato nell immagine seguente.
9 Inserire quindi il nuovo nome profilo posta MIT e dare OK: Apparirà quindi una nuova maschera in cui selezionare Aggiungi un nuovo account di posta ed andare su AVANTI:
10 A questo punto occorre inserire i nuovi parametri di connessione ai server. Selezionare come server da utilizzare Microsoft Exchange Server: Connessione a un server di Exchange per il download dei messaggi, l'accesso alle cartelle pubbliche e la condivisione dei documenti. Cliccare Avanti> Impostazioni parametri Server Le 'Informazioni server' richieste riguardano il Server Microsoft Exchange immettere: INFEXCEVS02.Minfra.local. Le 'Informazioni accesso' richieste riguardano il Nome utente, e cioè il nome dell utente intestatario della casella di mail. Immettere il proprio nome.cognome (lo stesso con cui si accede al dominio), verificare che l utenza sia corretta effettuando il controllo del nome cliccando su controlla nome.
11 Se la cassetta postale è stata creata regolarmente il server di posta dovrebbe trovare l utenza senza problemi, sottolineandola. Nel caso chieda di inserire la password immettere quella di connessione all avvio del pc. Se il pc non è in dominio, al nome.cognome va anteposto il dominio, infrastrutture ( trasporti per gli utenti di Viale dell Arte ): infrastrutture\nome.cognome Cliccare Avanti> Sono state immesse tutte le informazioni necessarie per la configurazione della casella di posta. Per chiudere la procedura guidata, scegliere fine.
12 Cliccare Fine> CONGRATULAZIONI: Tutte le informazioni richieste sono state inserite correttamente. Una volta cliccato il tasto 'Fine' sarà possibile utilizzare Outlook con la nuova casella di posta.
13 Per una migliore gestione della propria casella di posta è bene memorizzare i messaggi in cartelle personali locali. 5. Creare la cartella personale locale Per creare una cartella personale locale occorre creare un nuovo file pst tramite il menu Strumenti, attenendosi alla seguente procedura: a) Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti. b) Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti. c) Nella finestra di dialogo Account di posta elettronica scegliere Nuovo file di dati di Outlook. d) Nell'area Tipi di archiviazione fare clic su File delle cartelle personali di Office Outlook (.pst) e Scegliere OK. e) Utilizzare il percorso della cartella predefinita di Outlook oppure scegliere un'altra cartella. f) Nella casella Nome file digitare un nome per la nuova Cartella Personale. Scegliere OK. Il nome immesso nella casella Nell area Recapita nuovi messaggi selezionare il nome del nuovo file pst e scegliere Fine Tecnologie e Servizi Il nuovo ambiente di posta elettronica è basato su Microsoft Exchange 2007, mentre l attuale su PIATTAFORMA Microsoft Exchange 2003. La nuova versione di Microsoft Exchange Server è pensata per ridurre costi e complessità legata alla gestione dei sistemi di messaggistica aziendali. Offre servizi di messaggistica evoluta e potenti motori antivirus e antispam. Il Ministero delle infrastrutture sarà la prima Pubblica Amministrazione centrale ad utilizzare la nuova piattaforma Microsoft. Esistono casi di successo in strutture private come Telecom e Poste Italiane. Maggiori dettagi tecnici sono disponibili all indirizzo web: www.microsoft.com/italy/exchange Ricordarsi che quando un messaggio viene spostato in una cartella personale, esso non è più visibile accedendo alla casella in modalità webmail.
14 6. Aggiungere un file pst ad una Cartella Personale Per creare un file pst mentre Outlook è in esecuzione, attenersi alla seguente procedura: a) Scegliere Nuovo dal menu File, quindi File di dati di Outlook. b) Nell'area Tipi di archiviazione fare clic su File delle cartelle personali di Office Outlook (.pst) per creare un nuovo file pst di Outlook 2003 Scegliere OK. c) Utilizzare il percorso della cartella predefinita di Outlook oppure scegliere un'altra cartella. d) Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo file pst oppure utilizzare il nome predefinito. Scegliere OK. e) Nella casella Nome digitare un nome per il file pst oppure utilizzare il nome predefinito Cartelle personali. f) selezionare il nome del nuovo file pst e scegliere Fine. Il nuovo file pst viene aggiunto all'elenco delle cartelle. Ricordarsi che. 1. La posta è disponibile, fino alla riconfigurazione del client OutLook, solo via web. 2. Eventuali deleghe e/o condivisioni (ad es. di contatti e calendari) sulle vecchie caselle devono essere segnalati al personale tecnico che provvederà a ripristinarli manualmente. 3. Per consultare la posta archiviata localmente è necessario riconfigurare il client OutLook con i nuovi parametri ed importare i file *.pst. 4. Per riconfigurare il client di posta elettronica seguire la procedura descritta nel CAPITOLO 4.