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LINEE GUIDA BUDGET Premessa Per processo di Budget o Budgeting si intende un sistema di controllo direzionale basato sulla negoziazione tra i Centri di Responsabilità aziendali ed i livelli organizzativi superiori. Le finalità e le principali linee strategiche che l Azienda deve perseguire trovano, tramite tale processo, il loro raggiungimento e la loro implementazione relativamente al periodo di tempo di riferimento del Budget. Il Budget, oltre a costituire il principale riferimento gestionale e professionale nel corso del relativo esercizio, rappresenta uno strumento: a. Per la diffusione e la condivisione delle strategie e degli obiettivi aziendali; b. Per la definizione della programmazione sanitaria nell esercizio di riferimento; c. Per orientare i comportamenti; d. Per migliorare l equilibrio tra risorse (imput) e risultati (output); e. Per la misurazione del controllo dei risultati dei produttori in rapporto ai bisogni (outcome); f. Per la individuazione delle responsabilità e dei meriti. Il Budget è quello strumento che: a. rappresenta un supporto alle decisioni strategiche da adottare; b. è collegato al sistema di reporting; c. ha caratteristica di misurabilità, attraverso indicatori oggettivi; d. dovrà essere utilizzato per la definizione degli istituti della retribuzione di risultato e dell incentivazione della produttività; e. contiene gli elementi essenziali di un flusso programmato bidirezionale di informazioni fra Direzione Aziendale e Linea di Produzione; Le presenti linee guida, valide per il triennio 2009 2011, si basano sul convincimento che l efficienza ha un valore etico prioritario e pertanto rappresentano un modello di approcio sistemico dell Azienda finalizzato a rappresentare gli aspetti economici non come variabile indipendente ma come fattore determinante la programmazione socio-sanitaria. 1) I Soggetti Nel processo di Budget sono coinvolti i seguenti organi e soggetti dell Azienda: 1. Il Direttore Generale; 2. La Direzione Aziendale; 3. Il Responsabile di Zona; Pagina 2 di 7
4. Il Direttore Tecnico della Società della Salute; 5. Il Direttore Sanitario del Presidio Ospedaliero; 6. I Direttori di Dipartimento; 7. I Responsabili dei Centri di Responsabilità; 8. Il Comitato Budget; 9. I Responsabili delle risorse aziendali; 10. Il Direttore U.O. Controllo di Gestione. 2) Sequenza/Contenuti 1. Analisi dei risultati della verifica intermedia 2010 2. Indirizzi ed obiettivi strategici della Direzione Aziendale 3. Pubblicizzazione degli indirizzi ed obiettivi c/o le macrostrutture 4. Negoziazione Budgetaria sulla base delle proposte valutate e pesate dei titolari della negoziazione e degli obiettivi aziendali con relativi indicatori 5. Individuazione di obiettivi specifici e degli indicatori di risultato 6. Valutazione intermedia a cura del Comitato Budget 7. Eventuale rinegoziazione 8. Attività del Nucleo di Valutazione 9. Collegamento con la retribuzione di risultato 3) Il Comitato Budget (rappresentanza aziendale) In rappresentanza dell Azienda nella negoziazione budgetaria il Comitato Budget è formato da: 1. DG / DS / DA / DSS 2. Responsabile di Zona e Direttore Tecnico della Società della Salute 3. Direttore Sanitario del Presidio Ospedalierio 4. Responsabili Staff delle Direzioni Generale e Sanitaria 5. Direttore U.O. Controllo di Gestione 6. Direttore del Dipartimento Tecnico Sanitario 7. Direttore del Dipartimento Infermieristico 4) I Responsabili delle risorse aziendali Sono responsabili delle risorse aziendali: 1. Il Direttore del Dipartimento del Farmaco Pagina 3 di 7
2. Il Direttore della U.O. Politiche e Gestione del Personale insieme ai Direttori dei Dipartimenti Tecnico Sanitario ed Infermieristico 3. Il Direttore della U.O. Gestione Magazzini e Attività Economali 4. Il Direttore della U.O. Tecnologie Sanitarie 5. Il Direttore della U.O. Reti e Tecnologie Informatiche 6. Il Responsabile del Settore Formazione Permanente del Personale I responsabili delle risorse aziendali partecipano alla programmazione, predispongono il Budget trasversale del fattore produttivo di riferimento, attivano un monitoraggio costante del proprio fattore segnalando al Controllo di Gestione eventuali situazioni anomale e partecipano con i singoli Responsabili del CdR al conseguimento degli obiettivi assegnati. 5) Negoziazione con i titolari di Budget e conseguente approvazione Nel corso di questa fase saranno valutate e pesate le proposte dei titolari, eventualmente arricchite da obiettivi specifici di interesse aziendale individuati dal Comitato Budget. Si terrà conto della misurabilità del raggiungimento degli obiettivi mediante opportuni indicatori. Ferma restando la responsabilità nel processo budgetario del titolare della negoziazione, il titolare stesso potrà avvalersi, a propria discrezione, di collaboratori. Aree negoziali: - Area Assistenza Ospedaliera 1. Direttori di Dipartimenti gestionali - Area Assistenza Territoriale (SM, SERT, ASC, Riabilitazione) 1. Responsabile di Zona e Direttore Tecnico della Società della Salute - Area Prevenzione 1. Direttore del Dipartimento - Aree di Supporto 1. Responsabile Staff Direzione Aziendale 2. Responsabile Staff Direzione Sanitaria 3. Direttore Dipartimento Area Tecnica 4. Direttore Dipartimento Area Amministrativa - Aree Trasversali 1. Direttore del Dipartimento Tecnico-Sanitario 1 1 Gli obiettivi dei dipartimenti tecnico-sanitario e infermieristico, consistono nel garantire, nel corso dell esercizio, il buon esisto del pacchetto budgetario completo attraverso l utilizzo ottimale e appropriato delle risorse umane appartenenti alle strutture organizzative professionali Pagina 4 di 7
2. Direttore del Dipartimento Infermieristico 2 3. Direttore del Dipartimento Politiche Sociali ed Alta Integrazione 4. Direttore del Dipartimento del Farmaco 5. Direttore U.O. Psicologia 6) Valutazione Intermedia a cura del Comitato Budget Tale fase comprende: 1. Elaborazione della reportistica da parte del Controllo di Gestione; 2. Invio dei report ai titolari della negoziazione ed alla Direzione Aziendale; 3. Analisi dei contenuti dei report da parte dei destinatari; Il Comitato Budget resta a disposizione dei titolari per la definizione di interpretazioni condivise dei risultati contenuti nei report. 7) Rinegoziazione La rinegoziazione è possibile nei seguenti casi: 1. Per decisione del DG, per sopravvenute diverse valutazioni 2. In presenza di eventi non prevedibili al momento della negoziazione, su proposta (soggetta a valutazione da parte del Comitato Budget), dei titolari di Budget 3. Verifica di scostamenti rilevanti nel corso del monitoraggio di valutazioni intermedie 4. A seguito di modificazioni normative 8) Il Nucleo di Valutazione Aziendale Le competenze assegnate al Nucleo di Valutazione sono le seguenti: A) La valutazione preliminare degli obiettivi al fine di verificare: la coerenza con gli obiettivi Regionali e con gli obiettivi annuali Aziendali. la coerenza con le competenze delle singole strutture. del Dipartimento ed in proiezione alle varie altre strutture organizzative e la regolarità della disponibilità delle medesime anche mediante un appropriata programmazione del turn over del personale, nella programmazione delle attività autonome e di supporto, nella promozione di innovazioni organizzative) 2 Vedi nota 1 Pagina 5 di 7
la corretta formulazione degli obiettivi, verificando se sono corredati del peso e di adeguati indicatori di risultato, al fine di consentirne una corretta valutazione finale dei risultati. B) La definizione preliminare dei Criteri di Valutazione che verranno adottati dal Nucleo di Valutazione in accordo con la Direzione Aziendale secondo quanto successivamente indicato. C) La valutazione finale del raggiungimento totale o parziale degli Obiettivi assegnati alle singole strutture aziendali. In tale processo sarà assistito dall U.O. Controllo di Gestione. 9) Valutazione finale e collegamento con la retribuzione di risultato Tale punto è trattato all interno del Regolamento del Nucleo di Valutazione nel paragrafo Criteri di valutazione. 10) Rispetto dei vincoli e relativa penalizzazione La retribuzione di risultato, calcolata sulla base delle valutazioni previste ai punti 6 e 7, verrà totalmente annullata nel caso di mancato raggiungimento anche solo di uno degli obiettivi prerequisito. Inoltre, potrà subire abbattimenti percentuali in caso di omissione (-20%) o ritardo (-10%) relativi al rispetto di uno dei seguenti vincoli essenziali: 1. Rispetto dei flussi informativi verso il Sistema Informativo ed il Controllo di Gestione; 2. Rispetto delle procedure e dei processi di cura aziendali per la sicurezza e la qualità nonché delle decisioni sull appropriatezza nell uso dei farmaci e dei dispositivi medici di cui alla Delibera Regionale 148/2007, recepita con delibera della Direzione Aziendale 338 del 09/07/2007. 11) Tempistica Di norma la definizione della programmazione budgetaria si conclude entro il 31 Dicembre dell anno precedente rispetto a quello di riferimento. Le verifiche intermedie, di norma, vengono eseguite a cadenza trimestrale. La verifica finale viene definita entro il secondo trimestre dell anno successivo rispetto a quello di riferimento. Pagina 6 di 7
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