Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo magazzino e produzione
Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio
Definizione Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di un azienda. Slide 3
Definizione Rimanenze Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto dell attività dell impresa) iniziati e non conclusi alla fine dell esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno compimento in quello successivo. Si distinguono: rimanenze in senso stretto lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo termine) non trattate in questo sessione. Slide 4
Definizione Rimanenze (segue) Rimanenze: rimanenze di beni fungibili valori economici comuni a due o più esercizi beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel processo produttivo Slide 5
Definizione Rimanenze (segue) Le rimanenze sono: materie prime, sussidiarie e di consumo prodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazione prodotti finiti e merci Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui l impresa è proprietaria, cioè: beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di produzione dell azienda (escluso le merci di proprietà dei terzi) beni in viaggio quando l impresa ne ha già acquistato il titolo di proprietà beni di proprietà dell impresa presso terzi Slide 6
Principi contabili di riferimento n. 13 - Le rimanenze di magazzino n. 23 - Lavori in corso su ordinazione Slide 7
Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio
Conti di Bilancio S. P. C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti C.E. A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci Slide 9
Conti di Bilancio C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo materie prime materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all esterno 2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti anticipi a fornitori per forniture d esercizio acconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze Slide 10
Conti di Bilancio A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni. 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti. Slide 11
Contabilizzazione delle rimanenze Problematiche inerenti: quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi nelle rimanenze Slide 12
Criteri di valutazione Art. 2426 C.C. (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di produzione, o al valore di mercato se inferiore (n. 12) al valore costante se: le rimanenze sono costantemente rinnovate non suscettibili di variazioni sensibili complessivamente di scarsa importanza rispetto all attivo del bilancio PricewaterhouseCoopersSlide 13
Criteri di valutazione Valutazione dei beni: al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso al costo di fabbricazione o produzione se prodotti internamente Determinazione dei costi: dalla contabilità analitica da calcoli o valutazioni extra-contabili PricewaterhouseCoopersSlide 14
Criteri di determinazione del costo (1) Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10): FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione; restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti. Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili. LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere vendute od utilizzate in produzione Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote. Per i beni non fungibili: Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo Slide 15
Criteri di determinazione del costo: Costo medio ponderato Costo medio ponderato per: - movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo medio ponderato calcolato dopo l ultimo acquisto effettuato - periodo: il costo viene determinato solo alla fine del periodo di riferimento (mese, trimestre, anno) PricewaterhouseCoopersSlide 16
Criteri di determinazione del costo: FIFO e LIFO FIFO: - riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino - valuta il magazzino ai costi più recenti LIFO - nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se rilevante) - due varianti: 1) LIFO continuo 2) LIFO a scatti PricewaterhouseCoopersSlide 17
Il valore di mercato: definizioni Due definizioni: valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione e prodotti in corso di lavorazione) E il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di vendita costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di acquisto) Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o prodotta PricewaterhouseCoopersSlide 18
Valutazione al valore di mercato Principio della prudenza e della competenza: Obbligo di adottare il valore desumibile dall andamento del mercato, allorché questo sia inferiore al costo Svalutazione per: - obsolescenza - deterioramento dei beni - prezzi di vendita inferiori ai costi Da fare voce per voce (per articolo o categorie) Slide 19
Valutazione al valore di mercato (segue) Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo: - non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di realizzo - la svalutazione non è una rettifica straordinaria (contropartita economica direttamente in voce A 2 o B 11) - necessario che rimanga evidenza del costo originario e della svalutazione effettuata (per ripristino) * * = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze Slide 20
Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio
Principali rischi di revisione Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche di magazzino Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari Non corretta valorizzazione di magazzino Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino (adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico) Slide 22
Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio
Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli del ciclo impatto del ciclo a livello di bilancio Slide 24
Collegamenti con gli altri cicli Ricavi (R&R) Immobilizzazioni materiali Acquisti (P&P) Contabilità generale (GL) Paghe e personale Preparazione bilancio di fine anno Magazzino Transazioni finanziarie significative Processi di business Bilancio Slide 25
Collegamenti con gli altri cicli (segue) Ciclo produttivo COMPRO ( Acquisto ) FACCIO ( Produzione ) VENDO ( Ricavi ) Acquisto Produzione Ordine - RM Ordine di vendita Ricevimento Emissione semilavorati Spedizione Ricevimento fattura Paghe e personale Time Collection, Distribution, Labor Ciclo produttivo Fatturazionel pagamento Controllo qualità. (Incl Cycle Counts WIP, FG) Pagamento GL GL Prod n Work Order, (FG,QA,OH) GL Prodotti finiti Costi produttivi MAGAZZINO ( RM,, WIP, FG) Slide 26
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi Materie prime Costi produttivi semilavorati Costi produttivi prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 27
Costi produttivi materie prime Ricevimento L ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari legati alle materie prime Conteggio periodico del magazzino Slide 28
Financial reporting risks e rischi operativi Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più: Item del magazzino smarriti o rubati Magazzino non ai livelli di soglia previsti Accesso al magazzino non ristretto Slide 29
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi Materie prime Costi produttivi semilavorati Costi produttivi Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 30
Costi produttivi - semilavorati Ordine di Produzione semilavorati Time Collection/ Distribution Costi di produzione Slide 31
Costi produttivi - semilavorati Ordine di produzione semilavorati Movimentazione dei beni dalle materie prime ai semilavorati (registrata e approvata) Registrazione delle quantità di magazzino, emissione ricevute, trasferimento da materie prime a semilavorati Slide 32
Costi produttivi semilavorati (segue) Time Collection / Distribution Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai prodotti finiti e semilavorati Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati Slide 33
Costi produttivi - semilavorati (segue) Costi produttivi Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati Conteggio periodico del magazzino Processazione dei costi dei prodotti finiti Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di semilavorati a prodotti finiti Confronto tra costi reali mensili e costi standard Slide 34
Financial reporting risks e rischi operativi L informativa dei costi di produzione e di magazzino è inaccurata La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui prodotti finiti è incompleta o inaccurata Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Le differenze con i costi standard non sono indagate Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti non autorizzati Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel trasferimento dei materiali Slide 35
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi Materie prime Costi produttivi semilavorati Costi produttivi prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 36
Prodotti finiti Rettifiche Conteggio periodico del magazzino Supporto di documentazione formale Approvazione Slide 37
Financial reporting risks Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati elementi di bilancio Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e non soggette a valutazione Obsolescenza e slow moving Perdite Slide 38
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi Materie prime Costi produttivi - semilavorati Costi produttivi Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 39
Inventory Release Stoccaggio / Movimentazione di magazzino Stoccaggio Spedizione dei prodotti Slide 40
Financial reporting risks Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare a financial reports inaccurati Slide 41
Rischi operativi Eccessivo costo di movimentazione dei materiali, contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti. Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze, con più passaggi. Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino al momento dell inventario fisico. Slide 42
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi materie prime Costi produttivi semilavorati Costi produttivi prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Maintenance Standing Data Maintenance Slide 43
Esempi di rettifiche Variazioni nei files dei costi (Costi standard) Variazioni nel MPS (Master Production Schedule) Variazioni nell Inventory Master (RM, WIP, FG) Variazioni nell Allocation / Distribution / Overhead Rates Journal entries Slide 44
Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi materie prime Costi produttivi semilavorati Costi produttivi Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 45
Manutenzione dei dati fissi ( Standing Data Maintenance ) File di costo (Costi standard) MPS (Master Production Schedule) Inventory Master (RM, WIP, FG) Overhead Rates Inventory Reports Slide 46
Ruoli e responsabilità Costi produttivi materie prime Produzione Costi produttivi semilavorati Costi produttivi prodotti finiti Inventory Release Magazzino Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Contabilità Slide 47
Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti diagramma di flusso - collegamento Financial ai conti Statements ERP system Inventory (BS) Raw Material (BS) WIP (BS) Finished Goods (BS) Cost of goods sold (BS) DR DR DR CR -FG DR - CGS Production costs Raw Materials Production costs Work in Progress Production costs Finished Goods Inventory Release ERP system ERP system ERP system ERP system Purchasing Payroll Fixed Asset Master data (Inventory/Costs of production) Revenue ERP system Slide 48
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Esempi di Test sui controlli - Transazioni Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli 1. Entrate I beni potrebbero non essere registrati Utilizzo di documenti prenumerati per la registrazione di entrata delle merci e di trasferimento interno delle medesime alla produzione Financial Statement Assertion E/ O C A C O Verificare l'integrità della sequenza numerica dei documenti a a P D IPO R O V C A V R 2. Uscite di magazzi no Diminuzioni di magazzino non autorizzate Riconciliazione indipendente delle registrazioni di magazzino con i conti di controllo della contabilità industriale e generale I magazzinieri sono responsabili per il ricevimento delle merci nel magazzino Rieseguire le riconciliazioni effettuate (reperformance) Osservare, per un campione di documenti di entrata e di trasferimento alla produzione, la presenza della sigla/firma dei magazzinieri a a a a a a a a a a I magazzinieri sono responsabili per l'ottenimento di appropriati documenti attinenti tutte le uscite dal magazzino Confronto periodico tra saldi contabili e fisici Verificare, per un campione di rilevazione delle uscite dal magazzino, che sussistano documenti di uscita e di trasferimento alla produzione autorizzati Osservazione fisica di alcuni controlli; Rieseguire alcuni dei controlli effettuati a a a a a a a a a Slide 51
Esempi di Test sui controlli - Saldi Fasi Rischio Procedure di conta fisica inaffidabili Punti di controllo necessari Separazione delle mansioni di custodia del magazzino e di tenuta delle registrazioni di contabilità di magazzino Test dei Controlli Osservazione; Verifica di mansionari Financial Statement Assertion E/ O C A C O P D IPO R O V C A V R a a a a a a Adeguate istruzioni inventariali seguite in modo appropriato Osservazione; Riesecuzione di alcune conte fisiche a a a a Inventario fisico Indagini e correzioni delle differenze inventariali inadeguate Logica di calcolo inappropiata Metodi di calcolo inappropriati Adeguata documentazione delle differenze inventariali riscontrate e della loro correzione Documentazione sulle logiche di calcolo approvata dalla direzione amministrativa Controllo sull'adeguato funzionamento dei software di produzione Analisi delle risultanze del controllo; Riesecuzione di alcuni controlli sulle differenze riscontrate a a a a Inquiry - Confronto con le disposizioni dei principi contabili a a a Test sul funzionamento del software a a Slide 52
Esempi di diagrammi di flusso ( Flow Chart ) Flow chart livello 1: Microsoft Visio Drawing Flow chart livello 2: Microsoft Visio Drawing Flow chart livello 3: Microsoft Visio Drawing Slide 53
Segregazione dei compiti ( Segregation of duties ) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Magazzino 1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di esecuzione della movimentazione/custodia dei beni 2. Separazione tra le attività di esecuzione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione/custodia dei beni medesimi 3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e le responsabilità operative di gestione Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze versus Funzione di Contabilità di Magazzino e Industriale Funzione di supervisione dell'inventario fisico versus Funzione di gestione della Produzione e di gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze Funzione di gestione della Produzione versus Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale Funzione di Contabilità Industriale versus Contabilità Generale Slide 54
Domande? Slide 55