LA MODELLIZZAZIONE per una impostazione del metodo a cura di Ivano Franco Colombo 1 E ricercando l impossibile che l uomo ha sempre realizzato il possibile. Coloro che si sono saggiamente limitati a ciò che appariva loro come possibile, non hanno mai avanzato di un solo passo. (Michail Bakunin) Una premessa L epoca che viviamo ci ha costretto a prendere coscienza della limitatezza delle risorse. Spesso e sovente ciò che viene realizzato in un luogo non rappresenta una fonte di conoscenza per altri soggetti posti in un luogo diverso, seppur prossimo. In una visione sistemica o macro-economica, questo equivale ad uno sperpero delle risorse e ad un mancato utilizzo delle conoscenze. Ciò può essere ricondotto ad almeno due cause: - la proprietà dei diritti, la cui conseguenza non si limita ad evitare lo sfruttamento commerciale, ma ostacola anche la diffusione delle idee, dei saperi e delle prassi, di fatto isolandole. Gli unici soggetti che ne traggono giovamento sono l industria e i pochi individui proprietari; - l assenza di un meta-modello codificato che agevoli la codifica, lo stoccaggio, la mobilità delle conoscenze acquisite ed il loro trasferimento in forma utilizzabile; Questo lavoro si propone di ragionare sulla seconda di queste cause, intrecciando motivazioni ad un metodo; ossia, azzardando il perché ed il come. Un contributo ad una discussione che si snoda basandosi sulla lunga pratica quotidiana di consulenza strategica ed organizzativa alle imprese, agli enti pubblici, nella progettazione di servizi, nell innovazione e lo sviluppo. 1 Amministratore Unico di Pragma Service srl, Vice Presidente di SIPNL, Master Advanced e Master in Didattica in PNL, consulente aziendale e formatore.
Occorre distinguere informazione da conoscenza. La seconda oltrepassa la prima per la dinamicità in essa contenuta: mette in condizione chi la possiede di agire-la senza prescindere da un atto cognitivo e/o fisico. La prima rappresenta invece un contenuto della seconda, nel senso che fornisce i dati organizzati pronti per essere interpretati e, solo dopo, usati. Il costo del trasferimento dell informazione è ridotto alla riproduzione della copia; quello della conoscenza è legato alla difficoltà di elicitare gli aspetti taciti e di trasferirli, codificati e comprensibili, ad altri. L informazione si duplica; la conoscenza si apprende! Perché Modellizzare? I dispositivi sociali che consentivano una naturale trasmissione delle conoscenze, sono oggi in disuso ed il dispiegarsi delle tecnologie avanzate non consente di colmare questo gap. Anche nel mondo del lavoro vediamo sempre meno tempo e possibilità disponibili per trasferire conoscenze sia verticali (tra maestro ed apprendista), sia orizzontali (tra professionisti). Ma l intervento di modellizzazione rivela la propria utilità soprattutto nelle situazioni critiche, come ad esempio: nei processi di de-localizzazione delle attività imprenditoriali; nella costruzione di partenership o di cooperazione tra imprese; nei processi innovativi che prevedono una ricomposizione dei saperi e delle pratiche esistenti (ad es. nel business process reingeneering); nel caso di un incremento del turn over di personale; in ogni caso in cui occorre generare e consolidare conoscenza diffusa, diffondendo le migliori prassi; in vista dell ottenimento di una certificazione di prodotto e/o di sistema; by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 2
L intervento di modellizzazione è situato nella parte centrale del processo per lo sviluppo di un sistema/servizio/progetto e rappresenta una pratica necessaria qualora lo si voglia replicare e/o trasferire. Noi costruiamo un modello per specificare e comunicare al nostro sistema di riferimento la struttura ed il comportamento desiderato. Costruiamo modelli per visualizzare e controllare l architettura del sistema. Il modello serve per comprendere meglio e semplificare il sistema che ci accingiamo a sviluppare. Modellizzare serve anche a gestire i rischi di insuccesso e capire cosa funziona meglio e come. Un modello è una semplificazione della realtà, non è la realtà stessa. La semplificazione ci consente di definire una cornice di riferimento per l implementazione di un servizio, di un processo, di un progetto, di un sistema. Esso diventa sempre più importante con l aumentare della complessità di ciò che stiamo osservando e che vogliamo replicare, in quanto l essere umano necessità di strumenti di supporto nella comprensione e gestione degli eventi non lineari in cui è immerso. Modellizzare lascia una traccia decisionale circa il nostro operato per consentire una replicabilità adattata. Modellizzare significa estrarre, rappresentare e formalizzare in una forma replicabile, aspetti, concetti e relazioni tra variabili di un dato sistema osservato. Il modellamento fornisce una struttura che permette di replicare delle abilità più velocemente ed in modo più controllato. Il processo di modellizzazione serve sia a esplicitare il modo di pensare impiegato, sia a verificare il comportamento delle variabili da tenere sotto controllo, affinché gli interventi su di queste possano ottimizzare le dinamiche, favorendo il raggiungimento degli obiettivi preposti. In un celebre articolo 2 G. A. Miller ha dimostrato, sulla base di una serie di esperimenti relativi a compiti diversi, che la capacità della nostra memoria a breve termine è estremamente limitata: essa può gestire in contemporanea, 2 The magical number seven, plus or minus two: Some limits in our capacity for processing information, 1956 Psychological Review, 63, 81-97 by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 3
circa sette pezzi informativi distinti, Miller parla di «magico numero sette più o meno due». Mediante la modellizzazione è come se restringessimo il campo attentivo, focalizzando l attenzione su un pezzo, o pochi pezzi d informazione alla volta, senza disperderci nel fluttuare incessante delle interazioni fra gli oggetti che compongono il sistema osservato. Requisiti del modello Il modello non va confuso con la teoria: quest ultima cerca di giustificare il comportamento di agenti in relazione alla realtà, il modello si limita descrivere il funzionamento di un agente senza indagarne l etica e l estetica. La Modellizzazione è un processo cognitivo che, interagendo con oggetti, si articola in due macro fasi: - concettualizzazione fase descrittiva che possiede un carattere qualitativo ed ha come obiettivo di raccogliere elementi utili alla definizione di una ipotesi; - realizzazione del modello fase esplicativa che ha carattere quantitativo, in quanto opera la ricomposizione delle informazioni in un prodotto predittivo. Entrambi gli elementi contribuiscono a raggiungere una interpretazione comprensibile e replicabile del comportamento di un dato sistema. Un modello per essere valido deve rispondere a determinati requisiti: - deve essere ecologicamente condivisibile, ossia inseribile tra i paradigmi dei significati culturali cui si rivolge e, ai soggetti che li popolano, deve risultare comprensibile; - deve essere ben formalizzato, ossia elicitato ed esplicitato in modo da equilibrare la sufficientemente chiarezza ed accessibilità con il necessario approfondimento; by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 4
- deve essere riproducibile, ossia deve aver ricostruito concettualmente gli elementi chiave dell oggetto e possedere la flessibilità necessaria per favorire la sua applicazione in altri contesti; - deve essere trasferibile, ossia essere congegnato in una strategia d intervento per la risoluzione di problemi d ordine differente per i quali è stato creato; - deve essere libero ed accessibile per agevolare la diffusione in quanto elemento di delocalizzazione della conoscenza; - deve saper assicurare all attuatore designato il maggior governo possibile delle variabili di decisione. Ruolo del modellizzatore Il Modellizzatore mediante strumenti e saperi, deve far emergere la conoscenza empirica o "expertise", mediante un processo definito di elicitazione al fine di poterla poi modellizzare, impiegando un linguaggio convenzionale di rappresentazione della conoscenza, per codificare infine il tutto in una struttura. Scopo ultimo del modellizzatore è individuare e descrivere schemi ripetitivi di interazione tra sistemi organizzati e l ambiente, affinché questi possano essere meglio compresi, previsti, replicati e migliorati in modo sistematico. I compiti del modellizzatore consistono nel: - osservare ed interagire con gli agenti del sistema - intervistare gli esperti operativi del sistema - elicitarne l expertise - coglierne i pattern significativi - organizzarli in una rappresentazione comprensibile e riproducibile che faciliti la trasferibilità. by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 5
Sorgenti di conoscenza per la modellizzazione La fonte principale di conoscenza sono le interazioni e gli attori del sistema che spesso non sono in grado di esplicitare le competenze e le strategie impiegate. Inoltre il modellizzatore potrà fare riferimento a: - documenti (progetti, piani, modulistica, procedure, report, verbali, ecc.) - dati empirici (esperienza soggettiva e di gruppo, rappresentazioni mentali, presupposizioni, ecc). Occorre saper scegliere con cura il tipo di modello da realizzare: esso influenzerà la percezione del problema/bisogno cui vogliamo fornire risposta e gli obiettivi della risposta/servizio resi. Il modello realizzato dovrà servire a conseguire in modo più agevole, efficiente ed efficace i risultati auspicati. In una parola deve essere elegante! by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 6
Costruzione del modello Per congegnare un modello occorre individuare e visualizzare: - gli elementi strutturali che compongono il sistema/servizio/progetto, - la sintassi come l insieme delle regole necessarie al funzionamento del sistema/servizio/progetto. La modellizzazione può spingersi a differenti livelli di precisione. A seconda dei requisiti del cliente, degli obiettivi dichiarati e del background teorico di riferimento del modellizzatore stesso, il modello potrà descrivere e rappresentare: oggetti che ricadono nell area della conoscenza esplicita 3 oggetti che ricadono nell area della conoscenza tacita 4 L ambiente Il contesto in cui il sistema/servizio è inserito Il comportamento organizzato Le attività I processi Le relazioni Le competenze e le capacità Le strategie I presupposti 5 I valori di riferimento L identità 3 in quanto direttamente osservabili 4 non osservabili, di norma destrutturati e difficilmente individuabili ma che influiscono sulle attività. Spesso contengono il più elevato valore del progetto/servizio 5 convinzioni, ipotesi e assunti di base utilizzati perché una rappresentazione abbia un senso by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 7
Come si vede, la conoscenza è in prevalenza tacita. Essa, in qualche modo, incarna i pensieri nelle azioni che, rese inconsapevoli ed automatiche dalla pratica, restano invisibili agli osservatori comuni. Emerge sotto forma di metafore e nei pattern linguistici. Essa è prodotta prevalentemente dai cosiddetti lead users, facendo (by doing) e usando (by using) in un determinato contesto 6 e sempre in misura maggiore, appare sostenuta dall impiego delle tecnologie dell informazione e della comunicazione, in un processo sia individuale, sia collettivo. Sia interno all organizzazione, sia nel coinvolgimento dei vari stakeholder. Di norma quella che viene codificata, scritta e de-localizzata (spesso venduta) riguarda solo la parte visibile; la parte tacita resta quasi sempre all interno dell impresa, del servizio, del progetto, in forma frammentata e soggetta a dispersione. E spesso in essi esaurisce il proprio ciclo vitale. La conoscenza tacita è difficile da codificare, da memorizzare, immagazzinare, da trasportare e trasferire, ricombinare ed apprendere. Il processo di generalizzazione della conoscenza viene definito disseminazione ed è conseguente alla creazione di un modello. Per generalizzare un modello occorre possedere abilità sistemiche e di attivare connessioni analogiche fra differenti teorie e fra pratiche diverse. La disseminazione è un processo interattivo che aiuta nello scambio di informazioni innovative con un significato condiviso. Quando una disseminazione ha successo produce dei cambiamenti significativi nel modo di pensare ed agire dei destinatari. Essa include quattro elementi definiti: - innovazione - canali di diffusione - tempo - agenti e comunità che interagiscono nel sistema sociale di diffusione. Una disseminazione di buona qualità deve evitare la casualità: deve rendersi disponibile proprio per quegli agenti che la necessitano nel momento in cui 6 Tyre M. e Von Hippel E. by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 8
serve. Questo può avere luogo solo se preceduta da una modellizzazione realizzata con cura. Le Micro fasi della modellizzazione La Concettualizzazione consiste: nel recupero dei dati e nell analisi, nell osservazione partecipante degli agenti e degli oggetti; scomposizione in micro elementi la Realizzazione del modello consiste: nella codifica mediante la conversione della conoscenza rilevata in un messaggio comprensibile; nella ricomposizione degli elementi e dei saperi in un linguaggio accessibile. Questo è un momento di creazione attiva in cui il modellizzatore formalizza il modello, includendo la propria visione del mondo, impiegando la propria expertise. Di seguito la matrice operativo-metodologica: AZIONI OBIETTIVI TECNOLOGIE Concettualizzare il modello elicitare, rappresentare, concettualizzare ed analizzare il problema; determinare gli obiettivi identificare i fattori chiave/critici; identificare risorse e migliori prassi SCORE 7, Logical Framework 8, PCM 9, Risk management, SWOT analisys 10, Metamodello 11, Benchmarking 12 7 Sintomi, Cause, Obiettivi, Risorse, Effetti: metologia per l identificazione e la risoluzione dei problemi in PNL 8 E uno strumento di pianificazione, che struttura gli obiettivi, le attività e le corrispondenti ipotesi e pre-condizioni di un progetto/programma, ponendoli, in base alla loro relazione gerarchica di causa effetto, all interno di una matrice 9 Project Cicle Management, metodologia di gestione dei progetti edita dalla Commissione Europea 10 analisi dei punti di forza e di debolezza interna, delle opportunità e delle minacce esterne 11 tecnica di precisione linguistica prevista nella PNL 12 confronto sistematico tra i processi, attività, ecc, per l individuazione delle migliori pratiche by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 9
AZIONI OBIETTIVI TECNOLOGIE Realizzazione del modello determinare attivita, processi, responsabilita, funzioni, mappa e rating degli stakeholder, flussi comunicativi interni ed esterni Codificare mediante un processo di conversione dei dati in un messaggio comprensibile Total quality management; Workflow analisys 13 ; UML 14 ; BPM 15 ; Compentence analisys; Knowledge management 16 Workflow management, Business process management, Gantt 17, Pert 18 Criteri di riuscita della modellizzazione L esito positivo della fase di modellizzazione è facilitato dalla co-presenza di alcuni presupposti: - l organo di governo del sistema/servizio/progetto deve sponsorizzare fortemente le azioni del modellatore, assicurando le risorse e l appoggio necessario - occorre definire con precisione la missione e gli obiettivi sia dell atto modellizzante, sia del sistema/servizio/progetto - occorre scegliere e costituire un gruppo di lavoro che possegga sufficienti conoscenze ed influenza di tipo verticale (sia verso l alto, sia verso il basso) - la piena disponibilità del gruppo ad esplicitare le informazioni esistenti e a diffondere e a far applicare a tutti i livelli le informazioni, le metodologie ed i prodotti emersi dal gruppo e dal modellizzatore. 13 Tecnica di modellamento delle attività mediante diagrammi di flusso 14 Unified Modeling Language - linguaggio standard per visualizzare, specificare, costruire, documentare prodotti principalmente in ambito informatico 15 Business Process Management tecnica per scoprire, analizzare, progettare, sviluppare, eseguire, ottimizzare i processi aziendali 16 insieme di strumenti e metodologie gestionali che facilitano un efficiente creazione e scambio di conoscenza a tutti i livelli dell organizzazione, con il fine di creare valore per l impresa 17 istogrammi orizzontali che descrivono la pianificazione delle attività correlandole 18 Project Review Evaluation and Technique: network di eventi ed attività visualizzate in sequenza logica by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 10
Bibliografia Booch G. e Rumbaugh J. e Jacobson I., The Unified Modeling Language User Guide, Addison Wesley 1998 Dewalt C., Business Process Modeling with UML, Johns Hopkins University 1999 Dilts R., Creare modelli con la PNL, Astrolabio Roma 2003 Eriksson H. E. e Penker M., Business Modeling with UML: Business Patterns at Work, John Wiley & Sons 2000 European Commission EuropeAid Co-operation Office General Affairs Evaluation, PCM handbook, Bruxelles 2002 Forray D., L economia della conoscenza, il Mulino Bologna 2006 Gardner H., Cambiare idee, Feltrinelli Milano 2005 Sharp A. e McDermott P., Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development, Hartec Hpouse Inc. Norwood MA USA 2001 Sistemi di gestione per la qualità, UNI EN ISO 9000 9001 9004, UNI Milano 2000 Tyre M. e Von Hippel E., The situative nature of adaptive learning in organisations, in Organisation Science n. 8 1997 Wil van der Aalst e Kees van Hee, Workflow Management: Models, Methods, and Systems, The MIT Press Cambridge, Massachusetts London, England 2002 by Ivano Franco Colombo Pragma Service srl www.pragmaservice.info 11