La cmunicazine scritta. Fndamenti di business writing Pagina 1
Business writing: l arte della cmunicazine scritta in azienda Il prfessinista di cmunicazine ed RP deve padrneggiare la cmunicazine scritta in tutti i sui aspetti: cntenut + frma + frmat; L apprcci vincente (rilanciat anche dagli dierni sviluppi del web writing): quell reader fcused; Fra gli strumenti di lavr più qutidiani: avvis, circlare, e-mail, lettera, verbale, slide/presentazini. Pagina 2
Semplificazine del linguaggi e «scrittura relazinale» «Al rigre di chi scrive deve crrispndere la cmprensine di chi legge» «Un test nn viene elabrat in astratt. Va pensat in relazine ai sui destinatari» Cfr. DIRETTIVA SULLA SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO DELLE P.A. (2005): <www1.intern.gv.it/minintern/exprt/sites/def ault/it/assets/files/10/20051025112716.pdf> Fnte: Dipartiment della Funzine Pubblica Presidenza del Cnsigli dei Ministri
Business writing: requisiti di qualità Creatività, capacità argmentativa, sintesi; Paragrafi brevi e fraseggi lineare, senza incisi e senza trppe subrdinate; Parle brevi, cmuni, cncrete; Verbi in frma attiva e, preferibilmente, al presente indicativ; Linguaggi psitiv/affermativ; Espressini dirette, nn ambigue; N ad avverbi e aggettivi inutili, che sttraggn vigre al messaggi, cme pure a frasi standard/lughi cmuni; N a un eccess di sigle, termini tecnic-specialistici stranieri etc.; Elenchi puntati, titli, nte esplicative, link etc.; Piacevlezza del frmat (margini, interlinea, fnt, sttlineature, etc.); Rispett delle prescrizini grafiche del manuale di crprate identity. Pagina 4
Una slida struttura testuale Una struttura efficace, applicabile a diversi tipi di test sia scritt che rale, rispetta alcuni classici prerequisiti: «cinque W»: assicurare i cntenuti infrmativi minimi (wh what when where why?); piramide rvesciata: prima i cntenuti più imprtanti, pi i dettagli; primacy/recency: frmulare cn speciale cura inizi ( decll ) e fine ( atterraggi ), perché legati rispettivamente all aspettativa del lettre e alla pssibile richiesta di un azine. Pagina 5
Lettera funzinale Lettura a S I. Incipit: ricrs a «ganci» per l attenzine (mittente; destinatari; ggett; frmula di apertura etc.); II. Crp centrale: enfasi sui vantaggi/svantaggi dal punt di vista del destinatari; testimnianze e prve a supprt etc.; III. Frmula di chiusura: invit all azine; saluti; firma/funzine; pst scriptum; allegati. Pagina 6
Avvisi e circlari («circular letter») Sn messaggi cllettivi di tip funzinale, destinati ai cllabratri (circlare) anche a utenti esterni (avvisi); Pssn essere diffusi tramite psta ppure e-mail, e/ pubblicati nella Intranet negli spazi cmuni (es. bacheche); Pssn rappresentare nn sl un fredd e burcratic strument di infrmazine, ma di cmunicazine e mtivazine delle persne. Pagina 7
E-mail È il mezz di cmunicazine interna più usat e abusat, fin all diern dilagare di una vera e prpria «e-mail mania»; Richiede testi brevi e incisivi, idnei a una lettura /«navigazine» rapida, e caratterizzati da un stile infrmale; Richiede di rispettare le regle base della netiquette: nn allegare file trpp pesanti; nn fare spamming; rispettare la privacy (indirizzari in «cpia nascsta»!); N.B.: MAI rispndere a cald e SEMPRE valutare se sia il mezz giust per affrntare dati argmenti! Pagina 8