Questionario per il Candidato Lussemburghese A. Dati societari e struttura organizzativa 1. Ragione sociale; 2. Compagine societaria e struttura del Gruppo di appartenenza; 3. Ubicazione della sede operativa; 4. Ultimo Bilancio consolidato di Gruppo, con chiara indicazione di quanta parte del fatturato deriva dalle attività di custodia, amministrazione e regolamento titoli sia in generale che per le sole attività basate in Lussemburgo; 5. Ultimo rating disponibile (indicandone data e agenzia di rating); 6. Organizzazione aziendale relativa al servizio di Global Securities Service (GSS) indicando la gamma di servizi forniti e, per ciascuno di essi, le unità responsabili; 7. Struttura organizzativa delle unità di custodia, amministrazione e regolamento titoli con indicazione del personale dedicato direttamente e a tempo pieno alla funzione (FTE), della rispettiva esperienza/seniority e ruolo; 8. Illustrazione della gestione delle risorse umane delle unità di custodia, amministrazione e regolamento titoli, indicando: i requisiti minimi di esperienze lavorative/accademiche/linguistiche; il turnover negli ultimi 6/12/24 mesi e le tempistiche per il training dei nuovi dipendenti; le ore dedicate alla formazione aziendale (differenziando per livello e tipologia di formazione, soft/hard skill, on-the-job education, lezioni in aula); 9. Descrizione della struttura interna di controllo dei rischi e compliance, incluse le procedure e gli strumenti per l aggiornamento dei propri sistemi all evoluzione legislativa (max 500 10. Procedure per mantenere la confidenzialità delle informazione dei clienti; 11. Procedure di Business Continuity/Disaster Recovery (max 300 parole). B. GSS: Esperienze e copertura dei mercati 1. Illustrazione delle esperienze maturate nei confronti di OICR lussemburghesi, in particolare SICAV armonizzate, riferite ad attività di custodia, amministrazione titoli, regolamento e controllo dall inizio dell attività ad oggi (max 500 2. Servizi di custodia titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Anno Patrimonio (Mln euro) Num. SICAV Num. Subfunds 1
3. Servizi di amministrazione titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): Anno SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Patrimonio (Mln Num. SICAV Num. Subfunds euro) 4. Numerosità e frequenza del calcolo del NAV per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue, specificando se il calcolo avviene in house o è affidato in outsourcing a terzi): Subfund di SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX NAV giornaliera NAV settimanale Altre frequenze Anno In-house Outsourcing In-house Outsourcing In-house Outsourcing 5. Servizi di regolamento titoli per SICAV armonizzate aperte Lux negli ultimi 3 anni (compilare la tabella che segue): Anno SICAV ARMONIZZATE APERTE LUX Volumi (Mln Num. SICAV Num. Subfunds euro) 6. Copertura dei mercati globali, per le attività di custodia e sub-custodia (con particolare riferimento all utilizzo di eventuali banche del Gruppo), di regolamento e di amministrazione; 7. Descrizione e referenze dei 3 maggiori mandati attualmente in essere e relativi a custodia, amministrazione, regolamento titoli. Indicazione volumetrica dell attività svolta per essi (integrata se possibile con il relativo valore di media triennale) 8. Esistono impegni o progetti in chiusura nei prossimi 12 o 18 mesi tali da ridurre od inficiare la vostra capacità di offrire servizi ad un numero elevato di nuovi fondi? 2
C. Amministrazione titoli 1. Breve descrizione dei sistemi contabili usati, della loro manutenzione, sviluppo ed auditing (max 400 2. Descrizione della gestione del flusso ordini (ricezione, riconciliazione, pre-matching, regolamento, ecc.) e dei flussi di liquidità, includendo i controlli connessi e le tipologie di risposta in caso di criticità rilevata, in particolare in caso di mancati regolamenti o ritardi (max 300 3. Descrizione della gestione delle sottoscrizioni/disinvestimenti quote della SICAV, tempistiche e cut-off standard per NAV giornaliere e settimanali, procedure e sistemi di mitigazione in caso di sottoscrizioni/disinvestimenti di entità rilevanti, controlli connessi e tipologie di risposta in caso di criticità, in particolare in caso di mancati regolamenti o ritardi (max 400 4. Descrizione dei processi, degli strumenti e dell esperienza acquisita (in termini di numero di subfund e total asset) per quanto riguarda la gestione multimanager (max 300 5. Monitoraggio delle corporate action e degli eventi societari, procedure per la segnalazione e per la valorizzazione in portafoglio (max 200 6. Sistemi per la gestione delle fatture, autorizzazione e contabilizzazione dei pagamenti, calcolo dei ratei commissionali ed altri oneri, calcolo delle performance fee e meccanismi per la loro equalizzazione; 7. Procedure di verifica dei prezzi dei titoli, con particolare riferimento ai provider utilizzati, alla possibilità di personalizzare le fonti o a recepire modifiche da parte di Comitati Prezzi della SICAV, alle procedure per gli stale prices, per la valorizzazione dei titoli non quotati, di titoli con fonti di prezzo multiple e dei derivati (max 400 8. Per quanto concerne il ciclo di produzione delle NAV, indicare le tempistiche di cut-off per la ricezione delle informazioni (ordini, sottoscrizioni/rimborsi, altro), le tempistiche di delivery, le procedure sulla pubblicazione, archivio, gestione dei ritardi, i controlli effettuati ed i rischi monitorati sulla valorizzazione e sulle fluttuazioni (max 300 9. Tipologie e tempistiche d intervento in caso di correzione della NAV, numero di correzioni effettuate negli ultimi 3 anni e loro eventuale impatto finanziario; 10. Modalità tecniche (sistemi informatici) ed operative (procedure), mediante le quali saranno effettuati controlli di legge, prospetto e convenzione di gestione, con specificazione della procedura e tempistiche di comunicazione delle eventuali violazioni, delle modalità di riconoscimento di violazioni attive/passive e delle successive azioni correttive/informative; allegare esempi di tabulati rappresentanti i controlli effettuati e gli esiti degli stessi (max 300 11. Servizi offerti per l efficientamento fiscale, la riduzione alla fonte per le tasse sui proventi esteri, oppure dove non possibile, di recupero tasse pagate in eccesso all'estero; 12. Metodo di calcolo per il Total Expense Ratio (TER), possibilità di inclusione del TER implicito in OICR target o altri strumenti finanziari; 13. Procedure, strumenti e tempistiche per il reporting regolamentare (bilancio annuale e 3
semestrale, ecc.) per la reportistica ed informativa per il Board e le Conducting Persons (max 300 14. Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail e delle lingue disponibili. D. Servizi di custodia 1. Descrizione del programma di global custody e della rete delle sub-depositarie, criteri per la loro identificazione, valutazione periodica e responsabilità legali dell operatività (max 400 2. Turnover dei clienti per servizi di custodia negli ultimi 3 anni, indicando il numero e le masse di clienti persi e di quelli nuovi; 3. Descrizione dei sistemi di custody, indicando quali sono state le migliorie più importanti degli ultimi 3 anni e se il sistema è alimentato, sviluppato e mantenuto in house o in outsourcing; 4. Descrizione delle informazioni presenti sulle piattaforme online disponibili per i clienti, indicando il tipo di informazioni disponibili (saldi, movimenti, trades pending), le tempistiche di aggiornamento (dati in tempo reale o in ritardo), le notifiche sugli eventi societari, la profondità dell archivio storico di saldi e movimenti, la possibilità di personalizzazione, la possibilità di scarico dati ed il tipo di file scaricabili (compatibili Ms Excel, Adobe Acrobat, ecc.) (max 300 5. Servizi offerti per il cambio a pronti e a termine delle divise straniere; 6. Possibilità di ricevere e gestire standing instruction, in particolare nella gestione dei flussi di liquidità e nel cambio automatico di divise straniere nella divisa di denominazione del subfund. E. Regolamento titoli 1. Descrizione dei principali canali usati per ricevere gli ordini, specificando la possibilità di usare i canali SWIFT, FundSettle, Vestima, NSCC ed i corrispondenti processi; 2. Descrizione dei possibili canali per ricevere gli ordini dagli investitori (fax, FTP, altri canali telematici o fisici); 3. Procedure per l identificazione degli investitori e dell accertamento dei loro requisiti all investimento (investitori istituzionali, investitori appartenenti ad un Gruppo); 4. Procedure, strumenti e controlli sulla qualità degli ordini (ammontare minimo, controlli per evitare short selling delle quote, controlli sul prezzo stale della NAV, dati mancanti o incoerenti nell ordine). Indicare inoltre le azioni e le procedure per rispondere tempestivamente alle criticità elencate. Specificare in particolar modo i controlli e le procedure per ordini via Clearstream (max 400 5. Possibilità di switch di quote tra subfunds della stessa SICAV; 4
6. Procedure per evitare il late trading e il market timing, come richiesto da CSSF (circolare 04/146). F. Cloning 1. Descrizione dell attività di cloning, intesa come tecnica contabile che permette di creare un portafoglio aggregato in virtual pool e replicarlo sui conti specifici di diversi subfunds (clones), metodi di determinazione in fase di ribilanciamento dei pesi o attribution ratios (max 400 2. Esperienza nei servizi contabili di cloning, specificando sia da quanti anni si offre il servizio sia il numero di pool clonati e le loro masse negli ultimi 3 anni; 3. Identificare le metodologie adottate per ottenere la separatezza patrimoniale, contabile, fiscale e legale tra i clones (max 200 4. Descrizione dello stato legale dei subfunds soggetti a cloning; 5. Descrizione delle tecniche di arrotondamento utilizzate per la ripartizione del virtual pool nei clones, sia nel calcolo delle NAV sia in sede di bilancio annuale e semestrale che in sede di stop-cloning su uno dei clones; 6. Descrizione dei processi che si possono adottare in caso di transfer in kind da un clone ad un altra entità. G. Promotership e servizi a supporto di SICAV autogestite 1. Disponibilità ad assumere il ruolo di Promoter di FPSPI: dettagliare i compiti, le responsabilità e la tipologia di servizio offerto oltre alle garanzie/assicurazioni richieste (max 300 2. Disponibilità, qualora si assuma il ruolo di Promoter, a lasciare la maggioranza del Board di FPSPI agli iniziatori ed il ruolo che si intende ricoprire nel Board stesso; 3. Disponibilità nell identificare la Conducting Person Lussemburghese, indicando criteri di selezione (professionalità, seniority, ecc.), ruolo, responsabilità. Indicare inoltre se tale Conducting Person può assumere un ruolo di referente per l attività di Risk Management; 4. Disponibilità ad offrire servizio di supporto legale completo per SICAV autogestite: dettagliare la tipologia e la profondità del servizio svolto nella copertura del rischio legale, nella stesura di tutti i documenti (Prospectus, KIID, contratti, procedure, altro), nell informazione ed aggiornamento di Board e Conducting Persons riguardo all evoluzione normativa lussemburghese e in altri ambiti legali (max 400 5. Supporto alla lettura e commento del Long Form Report. H. Prestito titoli 1. Esperienza nell attività di prestito titoli in termini di volumi e di numerosità e standing medio delle controparti mutuatarie. Indicare quanti volumi sono stati prestati come principal e quanti 5
con altre modalità (max 200 2. Descrizione del servizio di prestito titoli fornito in modalità di principal: selezione e diversificazione delle controparti, garanzie e collateral, disponibilità dei titoli prestati a valuta regolare, tipologia di titoli trattati (max 300 3. Descrizione del servizio di prestito titoli erogato in altre modalità (es. agency) evidenziando i vantaggi e gli svantaggi rispetto alla modalità principal (max 300 4. Sistema dei controlli dell attività, in particolare riguardo alla selezione delle controparti, alla durata del prestito, ai ritardi nella restituzione del titolo prestato o del manufactured dividend (sia nella soluzione principal sia in altre eventuali soluzioni); 5. Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI sull attività, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail. I. Risk Management 1. Identificazione del soggetto preposto alla funzione di Risk Management e dei rapporti che intercorrono tra voi ed esso, oltre ai criteri per la sua selezione; 2. Descrizione dell attività e delle procedure di risk management ex-ante e presidio dei rischi (max 300 3. Descrizione dell attività di risk management ex-post con particolare dettaglio alla copertura dei rischi di mercato, controparte, liquidità, operativi e di regolamento (max 500 parole), includendo la tipologia dei controlli, le loro tempistiche; 4. Modalità di informativa dei controlli effettuati, azioni intraprese in caso di criticità appurata, relazione con il Board della SICAV e con le Conducting Persons; 5. Breve descrizione degli strumenti informatici a disposizione del Risk Management (max 200 parole), indicando se gli strumenti sono stati sviluppati internamente o in outsourcing e chi è il soggetto preposto alla loro manutenzione ed aggiornamento; 6. Fornire un esempio di reportistica che verrà presentata a FPSPI, specificandone la relativa frequenza, la possibilità di personalizzazione, di visualizzazione online o per mail e delle lingue disponibili. J. Client Relationship Management 1. Illustrazione del modello di gestione della clientela implementato (max 500 parole), indicando la disponibilità del servizio in termini di orario e calendario, gli eventuali requisiti di expertise per il team e per i responsabili, i criteri di determinazione del responsabile per cliente; 2. Struttura organizzativa dell unità di client relationship management, indicando anche il numero di clienti medio per responsabile e per team; 3. Per quanto riguarda la/e persona/e incaricata/e di gestire la relazione con FPSPI: presentazione di una breve biografia ed indicazione del ruolo, esperienza, seniority, responsabilità, 6
conoscenza della lingua italiana, numero e tipologia degli altri clienti seguiti; 4. Procedure per misurare la customer satisfaction (questionari, meeting, altro specificare). In caso di questionari, allegarne un esempio; 5. Referenze e contatti di 3 SICAV clienti che presentino asset, complessità e tipologia di servizi simili a quelli richiesti da FPSPI. I nominativi potranno essere contattati per successive verifiche. K. Informazioni specifiche 1. Indicare, in caso di affidamento dell incarico, il tempo necessario al fine di essere completamente operativi oltre agli elementi d attenzione (fiscalità, cambio di sistemi contabili, altre criticità) che ritenete opportuno monitorare; 2. Segnalare eventuali ulteriori servizi a valore aggiunto specificando impatti operativi e vantaggi per FPSPI (max 200 parole). 7