ZTRAVEL rel 1.3.99 Elenco attività di implementazione dalla Rel 1.3.0 alla Rel 1.3.99 di Ztravel TUTTI I MODULI... 1 Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità... 1 EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTravel... 2 Inserimento Rimborsi... 2 Setup Ztravel/ Note Spese/ Compilazione... 4 Setup Note spese/ Generale... 4 Inserimento Rimborsi- Tabella Limiti di spesa/ Spese per fascia oraria... 4 Setup ZTravel/ Generazione File File contabilità personalizzate... 5 IMPLEMENTAZIoNE SULLA GESTIONE FONDO ANTICIPI... 11 Setup/ Gestioni... 11 Import Da Travel a Expense... 11 Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi /Gestione Fondo Anticipo... 11 TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTravel... 13 Setup Ztravel/ Trasferte/ Compilazione... 13 Setup Ztravel/ Trasferte/ Generale... 13 Setup Ztravel/ Trasferte/Integrazione Agenzia Viaggi... 14 Pianificazione Trasferta... 14 Setup Trasferte/ Mail... 15 MODULO CARTE DI CREDITO... 15 Tabelle / Pagamenti elettronici/ Anagrafica carta / Anagrafica carta di pagamento Altri Moduli/ Import File / Esecuzione/ Esegui Import... 15 TUTTI I MODULI Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità UTILIZZABILE SOLO DA UTENTI CHE UTILIZZANO L APPLICATIVO ZTIMESHEET. Sono proposte infatti le entità definite nell applicativo di cui sopra. La compilazione di questa tabella è utile solo se si è scelto in Setup Ztravel / Compilazione (sia per Travel che per Expense), la gestione dei riferimenti contabili giornalieri, che consente all utente di inserire per ogni trasferta effettuata le commesse /clienti ecc, con relative percentuali, riferite alla trasferta stessa. Per ogni entità, l utente amministratore imposta : - Se l inserimento, da parte dell utente, è obbligatorio o meno; - L aggregazione delle singole entità tra loro. L aggregazione ha senso solo se nei Setup è spuntato il relativo campo <Abilita aggregazione entità>. In base alle scelte operate in questa tabella, cambia la maschera di inserimento dei riferimenti contabili: le entità aggregate compaiono subito in evidenza, con lo scopo di facilitare l inserimento di nuovi record, precompilando alcuni dati.
Se spuntato, cambia la maschera di inserimento dei riferimenti contabili: Inserimento senza aggregazione Dove Dal \ Al sono le date di inizio e fine trasferta. Inserimento con aggregazione Se in tabella sono state aggregate due o più entità, la maschera si propone in maniera leggermente diversa. Nella prima parte si visualizzano le entità con il flag Aggrega e sono precompilate entrambe solo se, per l intera trasferta, è presente una sola combinazione di quei campi, altrimenti rimangono vuoti: una volta compilati, la griglia permette l inserimento delle entità rimanenti. Per visualizzare la descrizione associata all entità. EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Inserimento Rimborsi Nei Filtri Avanzati, sia per il menù dell utente Standard che per l approvatore, è aggiunto il campo Motivazione. Il campo dà la possibilità di effettuare lo zoom sulla tabella delle motivazioni. Se applicato un filtro per motivazione, sono estratte tutte le note spese che contengono almeno una trasferta con quella motivazione. Inserimento Rimborsi - SEZIONE RIFERIMENTI CONTBILI Quando è attivo l applicativo ZTIMESHEET e la tabella hftc_defcounts contiene dei valori, in sede di caricamento del cliente e della commessa è visualizzata un icona con il simbolo della torta (utilizzata per le statistiche ): al click sull icona il sistema mostra due contatori con etichetta Budget e Penale, il cui contenuto è letto della relativa tabella Budget e Penale di Ztimesheet. Inserimento Rimborsi - NUOVA SEZIONE RIEPILOGHI Possibilità di avere dei riepiloghi nella singola trasferta inserita: 2
Visualizza: 1. UN RIEPILOGO DELLE SPESE INSERITE DIFFERENZIATE PER TIPOLOGIA DI PAGAMENTO Estrae tutte le spese (anche quelle inserite nel dettaglio spese) ordinate per tipologia di pagamento. Visualizza la tipologia di pagamento con il relativo totale: mediante un Click sulla tipologia, visualizza l elenco delle spese. I dati visualizzati per la singola spesa sono i seguenti: L elenco delle spese è ordinato per: Data Spesa/ Descrizione Spesa/ Numero Documento 2. UN RIEPILOGO DELLE SPESE INSERITE DIFFERENZIATE PER IL CAMPO ORIGINE: Questa tipologia di riepilogo è molto simile alla precedente ma il campo che aggrega tra loro i gruppi di spesa è l Origine. Per origine si intendono: - le spese inserite manualmente; - le spese importate nel programma da applicativi/ fonti esterne (esempi: inserite dall app mobile, importate dall agenzia viaggi, dai movimenti di carte di credito, ecc..) La visualizzazione è la stessa di quella indicata in precedenza, quindi: 3
Setup Ztravel/ Note Spese/ Compilazione Quando è spuntato il campo <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>, compare anche <Abilita aggregazione entità>. Vedere il paragrafo TUTTI I MODULI/ Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. Setup Note spese/ Generale <Disabilita invio richieste per inseritori> Se spuntato, gli utenti inseritori possono solo creare e modificare le richieste ma non inviarle Quando è spuntato il campo <Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente>, sono visualizzate altre due opzioni che riguardano l import delle trasferte: o <Importa trasferte modificate> Se attivato, quando una richiesta di trasferta già trattata ed anche importata nel modulo Expense viene modificata dall utente, allora le stesse modifiche, al successivo accesso ai rimborsi (oppure la successiva importazione schedulata), sono effettuate anche in Expense o <Importa trasferte annullate> Se attivato, quando una richiesta di trasferta già trattata ed anche importata nel modulo Expense viene cancellata dall utente, allora al successivo accesso ai rimborsi (oppure la successiva importazione schedulata), la trasferta viene annullata anche nei Rimborsi spese. Nella maschera di riepilogo Trasferte (nei rimborsi Spese), le successive modifiche sono evidenziate in questo modo: Inoltre è presente una segnalazione di avviso nel dashboard: Inserimento Rimborsi- Tabella Limiti di spesa/ Spese per fascia oraria Gestione del Controllo spese per fascia oraria, già presente e attivabile mediante il flag sul campo Abilita controllo spese per fascia oraria in Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione. Fino alla presente release, questa funzionalità richiedeva l utilizzo di motivazioni senza tratta di ritorno; ora il controllo viene effettuato anche per le tratte di ritorno. In questa modalità alcune spese definite dall utente, possono essere inserite all interno della trasferta solo se questa si articola in determinate fasce orarie. Esempi del funzionamento: Impostazione Tabella: 4
Trasferta dal 30/12/2014 14:00 al 30/12/2014 alle 19:29 In questa trasferta, non è consentita la spesa di cena personale. Trasferta dal 30/12/2014 14:00 al 01/01/2015 alle 20:00. Saranno consentite: Il 30 è consentita la spesa di cena, perché negli orari definiti il dipendente si trovava in trasferta; Il 31 idem come sopra. Tutte le spese nei giorni intermedi, indipendentemente dall orario, sono consentite; L 1 è ancora consentita perché è rientrato dopo le 19.30. Se fosse rientrato prima, verrebbe emessa la segnalazione. Il messaggio di errore in fase di salvataggio riporta: Trasferta a LOCALITA ARRIVO: Spesa XXX del DATA SPESA non consentita per fascia oraria. Setup ZTravel/ Generazione File File contabilità personalizzate SEZIONE Nota Spese - Generazione File Contabilità personalizzato Nuova tipologia di file, Contabilità 12 Tutti i dati estratti, saranno soggetti alla ripartizione per la percentuale indicata all interno dei riferimenti contabili della singola trasferta. Nella generazione del file determinate voci di spesa sono abbinate ad un codice specifico da scrivere in un campo. Questa codifica non è legata al codice conto da generare ma alla singola spesa: per questo è stato aggiunto un campo di Codifica in Tabelle/ Note Spese/ Anagrafica Tipologia di Spese. Le note spese oggetto di generazione sono quelle che si trovano all id status 28. Segue tracciato record da generare, suddiviso per Posting Key. File TXT (con separatore TAB ) Posting Key = 31 (totale delle spese conto dipendente ) Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 31.10.2014) 5
Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data di inserimento della nota spese. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 31.10.2014) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Posting Key Valorizzato con 31 Account Number (C/to contabile dipendente ) Centro di costo Progetto Progetto statistico Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Business Area Note Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Valorizzato con Totale per dipendente Valorizzato con la somma del controvalore delle spese sostenute conto dipendente. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente Esempio di stringa: 09-2014 ROSSI MARIO Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Posting Key = 40 (dettaglio delle spese) Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 31.10.2014) N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data in cui è stata sostenuta la spesa. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 05.10.2014) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Valorizzato con: KB per spese conto dipendente SC per spese conto azienda Il campo verrà valorizzato, in cascata, con questi valori: F -> se, la spesa, presenta il flag di fattura Codifica -> se, per la tipologia di spesa, è presente una codifica all interno di Anagrafica Tipologia di Spesa R -> se, la spesa, non rientra nei due casi indicati sopra (i rimborsi km 6
(K1,K2), avranno sempre questa codifica) Posting Key Valorizzato con 40 Account Number (C/to contabile dipendente ) Centro di costo Progetto Progetto statistico Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Business Area Note (max 250char) Valorizzato con il Codice 2 letto dalla tabella Associazione Conti Contabili per la tipologia di spesa oggetto di generazione Valorizzato con il codice del centro di costo presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con il codice del Libero 2 presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con il codice del Libero 3 presente all interno dei riferimenti contabili della trasferta Valorizzato con la descrizione della voce di spesa oggetto della generazione (utilizziamo la voce di spesa, anziché la voce, perché potremmo avere le spese raggruppate all interno dello stesso codice conto ) Valorizzato con il controvalore della spesa oggetto di generazione. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente Esempio di stringa: 09-2014 ROSSI MARIO Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Valorizzate con le eventuali note indicate all interno della singola spesa (o rimborso km). Posting Key = 50 (totale delle spese conto azienda ) Nome Campo Codice Azienda Data registrazione Document Date (data) Reference (Numero nota spese) Document Type Riepilogativo Contenuto Valorizzato con il codice azienda del rapporto di lavoro del dipendente oggetto della generazione. Valorizzata in questo modo: - Se il mese di competenza della Nota Spese è uguale al mese di estrazione, si utilizza la data di generazione del file - Se il mese di competenza della Nota Spese è diverso al mese di estrazione, si utilizza la data del fine mese di competenza Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 31.10.2014) N.B.: per mese di competenza non utilizziamo il campo MESE della Nota Spese, ma il mese della data di partenza. Se sono presente solo trasferte arretrate il mese è quello della nota spese. Valorizzata con la data di inserimento della nota spese. Il formato della data è GG.MM.AAAA (es. 31.10.2014) Valorizzato con il numero della nota spese oggetto di generazione Posting Key Valorizzato con 50 Account Number (C/to contabile) Centro di costo Progetto Progetto statistico Valorizzato con il Codice patrimoniale 2 letto dalla tabella Anagrafica Tipo Pagamento per la tipologia di pagamento utilizzata dalla spesa oggetto di generazione. 7
Tipo spesa Amount (Importo spesa in euro) Line Item Text (mese nota spese e nome cognome ) Business Area Note Valorizzato con Totale per DESCRIZIONE TIPO PAGAMENTO dove, DESCRIZIONE TIPO PAGAMENTO corrisponde alla relativa descrizione della tipologia di pagamento oggetto della generazione (es. Totale per carta di credito ) Valorizzato con la somma del controvalore delle spese sostenute conto azienda. Il formato del campo è NN,DD (es. 100,00) Valorizzato con MESE-ANNO COGNOME NOME, dove: MESE: corrisponde al mese della NS, formato MM (es. 09) ANNO: corrisponde all anno della NS, formato AAAA(es. 2014) COGNOME NOME: corrisponde al cognome e nome del dipendente Esempio di stringa: 09-2014 ROSSI MARIO Valorizzato con il valore inserito all interno del campo Account Number che si trova nella sezione Trasferte/Note Spese del rapporto di lavoro oggetto della generazione Note generali: 1. In presenza di più record per i riferimenti contabili, i record (di conseguenza anche gli importi delle spese), sono ripartiti sulla base della % indicata. ATTENZIONE: questo comportamento è applicato solo al Posting Key -> 40: nel caso di Posting Key -> 31/50, verrà esposto sempre e solo un record con il totale. 2. La voce da generare ripresa da Associazione Conti Contabili, deve leggere tutti e 4 i valori inseriti all interno del campo Sede\Fattura. 3. Se, per una voce, NON è stato compilato il campo Codice 2, il record relativo alla voce di spesa va comunque generato lasciando il corrispettivo campo vuoto. Questo perché, per il cliente, non è necessario indicare, per le spese con fattura, il conto contabile (in questo modo evitiamo di cablare il comportamento a programma ma lo gestiamo a livello di configurazione del file). 4. NON è prevista la generazione degli anticipi. 5. Il file deve essere ordinato nel seguente modo: a. Azienda b. Data registrazione c. Business Area d. Posting Key (in questo ordine: 40, 31, 50) 6. Il record relativo al Posting Key -> 50, va generato solo se, per quella nota spese, è prevista la generazione di un record per voci di spesa non riconosciute. Se, a livello di configurazione, non sono gestite voci per le spese non riconosciute non si hanno mai record con l indicazione del Document Type -> SC e del Posting Key -> 50. Nuova tipologia di file, Contabilità 13 Le note spese oggetto di generazione sono quelle che si trovano all id status 28. Basato sull utilizzo i riferimenti contabili giornalieri, simile all export contabile personalizzato Contabilità 10. Il tracciato prevede l esportazione di centro di costo e commessa, letti dai riferimenti contabili, con la suddivisione percentuale. Tracciato del file: Nome Campo Numero identificativo nota spese Numero identificativo trasferta Motivazione trasferta Contenuto Stringa composta da: Codice Azienda (es. 000001) Valore Fisso / Anno Nota Spese (es. 2014) Valore Fisso / Numero Nota Spese (es. 340) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/340 Da valorizzare solo se la trasferta è stata importata dal modulo Travel (altrimenti rimane vuoto). Valorizzato con il codice identificativo della richiesta di trasferta che ha generato la nota spese: Codice Azienda (es. 000001) Valore Fisso / Anno Trasferta (es. 2014) Valore Fisso / Numero Trasferta (es. 25) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/25 Indicare la motivazione inserita nella trasferta riferita alla 8
Stabilimento di appartenenza del dipendente Codice Fiscale dipendente Data Inizio Trasferta Data Fine Trasferta Paese di destinazione della trasferta Codice località di destinazione Descrizione località di destinazione Data della spesa Codice della spesa Codice tipologia di pagamento della spesa Importo Spesa in valuta Valuta Spesa Controvalore Spesa Centro di costo anagrafico I SEGUENTI CAMPI SONO GENERATI SOLO QUANDO NEL DATABASE SONO PRESENTI LE TABELLE DI ZTIMESHEET Commessa dai riferimenti contabili Attività dai riferimenti contabili spesa. Il codice da indicare è (in cascata): Campo Codice della tabella delle motivazioni (CODICE_EST) Campo Codice della tabella delle motivazioni (IDCODICE) In entrambi i casi si prendono in considerazione le sole motivazioni TR \ T2. Valorizzato con il codice presente nel campo Cod Filiale\Dipendenza presente in Rapporto di Lavoro / Rapporto\Organico / Dati Organico. In fase di scrittura del valore sono considerate eventuali storicizzazioni (scrivie il valore valido alla data di partenza della trasferta della spesa che si sta generando) Valorizzare il codice fiscale del dipendente presente in Soggetto / Anagrafici Valorizzata con la data di partenza della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzata con la data di arrivo della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzato con il codice dello stato di destinazione della trasferta (es. IT, ES, US, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prende sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con il codice della città di destinazione della trasferta (es. E648, F028, ecc.). Nel caso di multi-tratta, prende sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la descrizione della città di destinazione della trasferta (es. LODI, MASSALENGO, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prende sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la data in cui è stata sostenuta la spesa nel formato GG/MM/AAAA Nel caso di scrittura degli anticipi, la data corrisponde sempre alla data di partenza della trasferta. Nel caso di scrittura di rimborsi kilometrici, la data corrisponde alla data di partenza della tratta corrispondente al rimborso km. Valorizzato con il Codice 2 presente, per la tipologia di spesa che si sta generando, in Tabelle / Note Spese / Definizione Output / Contabilità / Associazioni Conti Contabili (vedi punto 3 nelle NOTE GENERALI ) Valorizzato con i seguenti codici (in cascata) per la tipologia di pagamento con cui è stata sostenuta la spesa: Voce Contabile Codice N.B.:nel caso di rimborsi kilometrici (K1 e K2) ed anticipi (AN) il campo rimane blank. Valorizzato con l importo in valuta della spesa sostenuta (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice ISO della valuta (es. EUR, USD) Valorizzato con il controvalore in valuta aziendale della spesa sostenuta ( separatore dei decimali virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice del centro di costo del dipendente ripreso da Rapporto di Lavoro / Rapporto\Organico / Dati Organico Valorizzato con il codice della commessa inserita Nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell attività inserita nei 9
Centro di costo dai riferimenti contabili N.B.: campo esportato solo se presente in htht_entcfg, altrimenti non viene generato Reparto dai riferimenti contabili Filiale dai riferimenti contabili Squadra dai riferimenti contabili Articolo dai riferimenti contabili Entità libera 1 dai riferimenti contabili Entità libera 2 dai riferimenti contabili Cliente dai riferimenti contabili Commessa sulla voce di spesa il campo rimane blank Valorizzato con il codice del centro di costo inserito nei il campo è valorizzato con il centro di costo anagrafico. Valorizzato con il codice del reparto inserito nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della filiale inserita nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della squadra inserita nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell articolo inserito nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell entità libera 1 inserita nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice dell entità libera 2 inserita nei il campo rimane blank. Valorizzato con il codice del cliente inserito nei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimane blank. Valorizzato con il codice della commessa inserita all interno della spesa (se presente) La nota indicata sui singoli campi evidenziati, va interpretata in questo modo: le entità sono dinamiche rispetto ad un setup di ZTimesheet. Sono controllate le entità presenti nella tabella htht_entcfg sul codice azienda del Setup ZTravel; in mancanza di azienda specifica, con l azienda 00000. Metodo di lettura: i valori da attribuire alla singola riga generata vanno verificati con i riferimenti contabili validi per la data della spesa che si sta scrivendo, e ripartiti in percentuale. 10
IMPLEMENTAZIONE SULLA GESTIONE FONDO ANTICIPI Implementazione utile ad azienda che: - Vogliono che sia possibile richiedere gli anticipi in Pianificazione trasferta (nella sezione specifica); - Gli anticipi richiesti siano importati nella sezione specifica del fondo anticipi, visibile in Inserimento rimborsi con click sul relativo bottone: - Il dipendente possa comunque reintegrare gli importi di eventuali anticipi, sempre dall Inserimento rimborsi, sezione Fondo Anticipo. Funzioni interessate: Setup/ Gestioni <Considera anticipi come reintegro> Se spuntato attiva la gestione commentata sopra. Quindi gli utenti possono richiedere gli anticipi dal modulo TRAVEL, e questi saranno importati in EXPENSE come Reintegro Anticipi. In ogni caso questa gestione non consente la restituzione anticipi (quindi il punto di menù Restituzione Anticipi rimane disabilitato). Va da sé che si potrebbe avere attiva la gestione del fondo anticipo ma, per un dipendente, disabilitarla dal rapporto di lavoro. Import Da Travel a Expense L anticipo viene importato e visualizzato nella sezione fondo Anticipi come reintegro, e non può essere cancellato: inoltre, la data di riferimento corrisponde alla data di erogazione dell anticipo da parte dell ufficio cassa. Inoltre eventuali reintegri sono considerati nei totali a destra nei dashboard. Il conteggio effettuato è: 1. Anticipi inseriti nelle relative trasferte + 2. Restituzione anticipi - 3. Prelievo carta di credito aziendale + 4. Saldo iniziale fondo anticipo legato alla nota spese + 5. Reintegro anticipi + Inoltre, qualora la somma definita come Totale da rimborsare sia negativa (es. ho più anticipi rispetto alle spese da rimborsare), il totale riporta il valore 0. (es. 100 di anticipo, 30 di spese. Totale da rimborsare: 0 e non -70 ). Quando la gestione è abilitata nel Setup, nella Nota Spese NON si visualizza la causale Anticipi nei movimenti finanziari; qualora si dovesse avere la necessità, occorre attivare la causale di Reintegro anticipi. Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi /Gestione Fondo Anticipo Nel menù di amministratore è abilitata anche la modifica del saldo generato dalla procedura. La modifica del saldo da parte dell utente amministratore, o da chi è abilitato ad accedervi, è storicizzata come se fosse un saldo effettivo : in questo modo, abbiamo evidenza del saldo precedente e di quello attuale. 11
All interno del calcolo della posizione anticipo, di conseguenza, non bisognerà prendere in considerazione il saldo originale ma quello modificato dall utente. 12
TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTRAVEL Setup Ztravel/ Trasferte/ Compilazione Se scelto Inserimento per destinazione, compare un ulteriore opzione <Abilita scelta cliente nell inserimento destinazione> Se spuntato, in Pianificazione Trasferta, nel campo località di arrivo compare l icona Con click compare la finestra SEDE CLIENTE. La ricerca punta alla tabella contenuta in Dati Comuni/ Tabelle/ Presenze / Clienti. In base al cliente selezionato dall utente, compaiono sotto le sue sedi, ed è possibile selezionare quella in cui ci si è recati, che viene compilata come località di arrivo. Se scelto Attiva sezione riferimenti contabili compare anche <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>. L OPZIONE E UTILIZZABILE SOLO DA UTENTI CHE UTILIZZANO L APPLICATIVO ZTIMESHEET. Attivando la gestione, in Pianificazione Trasferta il dipendente può già effettuare l inserimento del proprio Timesheet per quanto riguarda i dati della trasferta, che saranno poi importati in Inserimento Rimborsi, dove è presente la stessa gestione. Vedere paragrafo Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. Se spuntato il precedente campo <Abilita riferimenti contabili a ripartizione giornaliera>, compare <Abilita aggregazione entità>. Vedere il paragrafo TUTTI I MODULI/ Tabelle/ Riferimenti Contabili/ Configurazione entità. <Attiva sezione mail di avviso> Attiva, in Pianificazione Trasferta, la seguente sezione, dove l inseritore sceglie a chi inviare la mail comprensiva dei dati della propria trasferta: Nella mail di avviso, sono ripresi alcuni dati dell utente che ha effettuato l invio della trasferta. Le mail sono inviate le a trasferta approvata, e al loro interno sono riportati i seguenti dati: INDIRIZZO MAIL UTENTE CHE HA ESEGUIITO L INVIO CODICE BUSINESS UNIT UTENTE CHE HA ESEGUIITO L INVIO DESCRIZIONE BUSINESS UNIT Per ricavare il dato della business unit, viene eseguita una lettura storica nella sezione Rapporto Organico del Rapporto di Lavoro, alla data di invio della trasferta. Setup Ztravel/ Trasferte/ Generale Alla scelta degli uffici a cui inviare la mail della trasferta, sono stati aggiunti due gruppi nuovi: <Ufficio Cassa> ed <Ufficio Viaggi>. Abbinare i relativi gruppi di sicurezza a cui inviare le mail, nella stessa modalità degli altri gruppi presenti in questa sezione. Il funzionamento della mail, per tuttii gruppi indicati qui, ora è legato alla spunta sul campo < Attiva sezione mail di avviso> in Setup/ Trasferte /Complilazione. <Abilita copia richieste prenotazioni>: se spuntato, in fase di copia, verranno riportate anche tutte le richieste di prenotazione (biglietti, hotel, auto) nello stato Nuova. In fase di copia, attenzione a non copiare i dati riservati all ufficio viaggi, altrimenti li troverebbe già precompilati. <Abilita copia anticipi>: se spuntato, in fase di copia, verranno riportate tutte le righe di anticipo (che non siano state rifiutate), anche nella nuova trasferta 13
Se non spuntati i flag sopra, verranno copiate tutte le altre sezioni (Itinerario, Riferimenti Contabili, Dati Aggiuntivi, Annotazioni, Stima Costi, ecc.). Vedere il paragrafo Pianificazione Trasferta. <Disabilita invio richieste per inseritori> Se spuntato, gli utenti inseritori possono solo creare e modificare le richieste ma non inviarle Setup Ztravel/ Trasferte/Integrazione Agenzia Viaggi Aggiunta la possibilità di fare in modo che ZTravel si interfacci con l agenzia di viaggi Seneca nel momento in cui la richiesta di trasferta viene inviata. Precedentemente la comunicazione all agenzia viaggi avveniva nel momento dell autorizzazione. <Modalità di comunicazione> Post invio Post approvazione Pianificazione Trasferta Viene richiesta la possibilità di eseguire la copia di una richiesta di trasferta, già inserita, da poter utilizzare come precompilazione. Per eseguire il clone della trasferta utilizzare il tasto: A seconda che l utente che esegue la copia sia un dipendente o un approvatore\inseritore, il programma si comporta in maniera differente: - Dipendente: la funzione di copia riporta gli stessi dati su una nuova trasferta, in bozza, dopo che è stato dato l ok in seguito alla copia; - Approvatore\Inseritore: stesso funzionamento di cui sopra ma, il messaggio di conferma per eseguire la copia, permette la scelta del dipendente fra quelli per i quali è possibile inserire la trasferta, sul quale copiare la richiesta. Attenzione: dopo la copia, per la nuova richiesta creata in bozza, non è attivo il tasto invio. Questo perché, l utente, deve entrare almeno una volta per controllarne i dati ed eseguire il salvataggio. I dati copiati dipendono dalle scelte effettuate in Setup Trasferte/ Generali, sui campi <Abilita copia richieste prenotazioni> e <Abilita copia anticipi>. Prenotazione hotel: quando si inserisce un hotel scegliendolo dalla relativa tabella in cui il campo indirizzo è valorizzato, questo viene riportato nella richiesta di prenotazione hotel. Prenotazione biglietti: in fase di inserimento di una qualsiasi prenotazione che prevede la compilazione deil campo telefono, questo viene precompilato automaticamente dal programma che controlla nell ordine: TELEFONO: a. Cellulare inserito nel Soggetto - Altri Indirizzi - RA b. Cellulare inserito in Soggetto - Indirizzi - Residenza TELEFONO UFFICIO: a. Telefono inserito nel Soggetto - Altri Indirizzi - RA b. Telefono inserito nel Soggetto - Indirizzi - Domicilio fiscale c. Telefono inserito nel Soggetto - Indirizzi Residenza 14
Setup Trasferte/ Mail Per gli utenti con attivato, nei parametri per approvatori, la gestione via mobile, è data la possibilità di togliere dalla mail che arriva il link ad HRPortal. Per farlo, togliere la spunta dal campo <Abilita il link a HRPortal>. MODULO CARTE DI CREDITO Tabelle / Pagamenti elettronici/ Anagrafica carta / Anagrafica carta di pagamento Altri Moduli/ Import File / Esecuzione/ Esegui Import Ora è gestita la storicizzazione delle carte di credito assegnate ai dipendenti. Quando per la carta di credito sono presenti delle storicizzazioni, visibili dal bottone evidenziato nella figura, il programma di importazione dei movimenti assegna gli stessi al record valido a parità di data movimento. Con click sul pulsante, è abilitata la visione/modifica dei record storici. La carta di credito è visibile, dal dipendente intestatario per il periodo, nel cruscotto in inserimento rimborsi, a partire dal mese di inizio validità. AD AMMINISTRAZIONE ULTIMATA, DOPO IL RIAVVIO DEL SERVIZIO, OCCORRE ACCEDERE A ALTRI MODULI/ IMPORT FILE/ CONFIGURAZIONE/ SETUP IMPORT, APRIRE LA SEZIONE DATA/ ORA IMPORTAZIONE FILE E CLICCARE L ICONA IN CORRISPONDENZA DI DEFINIZIONE CAMPI. 15