Pag. 1/5 Descrizione delle Attività Il processo di gestione del magazzino farmaceutico si articola in diverse fasi : 1. Controllo al ricevimento merci: viene eseguito dall OTF incaricato alla ricezione dei prodotti farmaceutici allo scopo di verificare il numero dei colli rispetto al DDT e l integrità dell imballo esterno. Se al controllo non vengono riscontrate anomalie, l OTF timbra e firma il DDT a fronte del ricevimento della merce indicata. In caso contrario l OTF provvede a contattare il fornitore per le opportune informazioni e valutazioni. Qualsiasi non conformità alle norme vigenti viene processata secondo le norme/ procedure specifiche. 2. Controllo all'accettazione merci: il controllo quali-quantitativo specifico dei beni che precede la fase di stoccaggio viene effettuato dall OTF e consiste nella verifica dei seguenti requisiti: integrità delle singole confezioni; coerenza dei prodotti con quanto ordinato e riportato sul DDT; scadenza del prodotto; modalità di conservazione del prodotto. In caso di verifiche di non conformità la relativa merce viene separata e processata secondo le norme/procedure vigenti in relazione anche alle procedure contrattuali definite nei capitolati di gara per le ditte aggiudicatarie di fornitura. Nel caso in cui la merce consegnata sia in quantità minore rispetto a quella ordinata l OTF incaricato contatta la ditta fornitrice per verificare i tempi di completa evasione dell ordine. In caso di errore di consegna, l OTF incaricato informa il farmacista di settore per le valutazioni/decisioni del caso e il personale amministrativo assegnato alla DAF qualora debba intervenire in seguito a decisione del farmacista. 3. Controllo al ricevimento e all'accettazione di stupefacenti:in caso di ricevimento di medicinali stupefacenti, le attività di controllo e accettazione di cui ai punti precedenti sono responsabilità del farmacista di guardia che le svolge di persona.. :documento riservato, proibita la diffusione e la riproduzione anche
Pag. 2/5 4. Carico del magazzino per i beni gestiti a scorta: al termine delle operazioni di accettazione l OTF o l amministrativo di settore provvede alle operazioni di carico nella procedura informatizzata di contabilità delle quantità accettate. A seguire l OTF provvede allo stoccaggio del materiale negli appositi spazi. In casi eccezionali in cui non sia possibile procedere alle operazioni di carico immediatamente dopo il termine delle operazioni di accettazione, i DDT in attesa di carico vengono conservati in luogo separato. L OTF effettua il carico provvedendo a richiamare l ordine cui la merce si riferisce e, per ciascuna delle righe d'ordine, ad inserire la quantità consegnata che ha superato i controlli. Può succedere che la merce arrivata sia inferiore o superiore a quella ordinata: a. nel primo caso (merce in arrivo inferiore della merce in ordine) sarà necessario attendere una consegna successiva a saldo lasciando l ordine aperto per la differenza. Tale ordine risulterà evaso parzialmente. b. nel secondo caso (merce in arrivo superiore alla merce in ordine) si procederà normalmente alla restituzione al fornitore della merce in eccesso, oppure alla regolarizzazione dell ordine o all emissione di un ordine per la differenza rilevata. L operazione informatica di carico di ogni singolo prodotto crea un documento che contiene i seguenti dati: numero e data documento; riferimento dell'ordine; fornitore; riferimento del numero e della data del DDT; quantità e valore della merce arrivata; scadenza e lotto ove previsto. L'inserimento del DDT in procedura informatica e quindi la creazione del documento di carico permette di aggiornare la quantità dei prodotti giacenti in magazzino. 5. Carico/scarico di magazzino per i beni gestiti a transito: al termine delle operazioni di accettazione l OTF o l amministrativo di settore provvede alle operazioni di carico e scarico nella procedura informatizzata di contabilità delle quantità accettate.. :documento riservato, proibita la diffusione e la riproduzione anche
Pag. 3/5 A seguire l OTF procede all invio della merce a transito ai CdC richiedenti, ove possibile tramite distribuzione ordinaria. Nel caso non sia possibile procedere alle operazioni di carico immediatamente dopo il termine delle operazioni di accettazione, i DDT in attesa di carico vengono conservati in luogo separato. L OTF effettua il carico provvedendo a richiamare l ordine cui la merce si riferisce e, per ciascuna delle righe d'ordine, ad inserire la quantità consegnata che ha superato i controlli. Per le non conformità si procede come al punto 4. 6. Valutazione delle richieste delle UU.OO. OT.: le richieste di beni di consumo farmaceutici vengono inoltrate da parte del Coordinatore Assistenziale, o suo infermiere delegato, per via elettronica oppure cartacea e sono effettuate tramite la procedura informatizzata di richiesta, con password personalizzata, oppure con appositi moduli cartacei resi disponibili dalla DAF. Gli elementi fondamentali necessari, affinché possa essere evasa la richiesta, sono i seguenti: a. codice e descrizione del CdC richiedente; b. data di emissione della richiesta; c. descrizione quali-quantitativa e codice dei prodotti richiesti; d. firma del responsabile, o suo delegato (per le richieste in formato cartaceo). e. eventuale ulteriore documentazione qualora prevista (es. RMP ). In caso di richiesta cartacea, il CdC richiedente invia la richiesta trattenendone una copia per i successivi controlli di competenza previsti. Alla consegna dei beni farmaceutici richiesti, il Coordinatore Assistenziale o altro operatore sanitario delegato, verifica la corrispondenza quali-quantitativa dei prodotti ricevuti segnalando agli OTF entro due giorni le incongruenze rilevate. 7. Prelievo, scarico magazzino ed evasione richieste: il prelievo dei prodotti dal magazzino viene effettuato dall OTF sulla base delle richieste ricevute, sia ordinarie che urgenti, previa valutazione del farmacista di guardia. L OTF, ricevuta la richiesta: a. predispone i prodotti in appositi contenitori, carrelli o bancali con indicazione del CdC destinatario;. :documento riservato, proibita la diffusione e la riproduzione anche
Pag. 4/5 b. procede allo scarico dei prodotti dal magazzino al CdC nella procedura informatizzata di gestione delle richieste apportando le necessarie variazioni. Al termine delle operazioni di prelievo e scarico, nelle giornate concordate con i CdC richiedenti, nonché con il Servizio Autisti Aziendale afferente l UOEL,. responsabile del trasporto beni, vengono organizzate le consegne di materiale allestito in base ad una calendario definito. 8. Controllo a campione richieste ordinarie allestite e controllo sistematico richieste urgenti: la responsabilità della conformità quali-quantitativa del materiale allestito rispetto alla richiesta del CdC opportunamente supportato dall OTF per competenza. è in capo al farmacista di guardia 9. Gestione e monitoraggio beni in scadenza: la corretta gestione del magazzino presuppone un monitoraggio costante dei prodotti soggetti a scadenza. La DAF dispone di una procedura informatizzata per la rilevazione dei movimenti di magazzino in entrata ed in uscita anche ai fini dell attività di controllo e vigilanza sui tutto il materiale di pertinenza. Il programma informatico consente: controllo e monitoraggio della scadenza dei prodotti in tempo reale; estrazione, da parte del Coordinatore OTF, di prodotti con aggregazione delle scadenze richieste per il periodo di tempo stabilito (trimestrale) per permettere la riallocazione della merce a scadenza ravvicinata o le valutazione opportune del farmacista di settore. I prodotti prossimi alla scadenza rimangono stoccati in magazzino fino a circa due settimane prima della scadenza indicata sulla confezione, segue poi smaltimento secondo la Aziendale sui Rifiuti. Si procede quindi allo scarico da magazzino sul CdC specifico della DAF denominato MERCE INUTILIZZATA. 10. Gestione dei documenti: i DDT controfirmati per ricevimento e accettazione, i relativi ordini ed i relativi carichi di magazzino, nonché le fatture controllate e liquidate, sono trasmessi all Unità Operativa Contabilità e Finanza ed archiviati da quest ultima. Per i medicinali stupefacenti le operazioni di carico e scarico vengono effettuate:. :documento riservato, proibita la diffusione e la riproduzione anche
Pag. 5/5 all interno della procedura informatizzata di magazzino dall OTF; registrate manualmente sullo specifico registro di carico-scarico, con le relative annotazioni conformemente alla normativa vigente, dal farmacista di settore o, in sua assenza, dal farmacista di guardia. Per quest ultima tipologia di beni la documentazione amministrativa originale relativa a DDT e fatture, viene conservata dalla DAF, così come previsto dalle norme vigenti, e all U.O.C.F. vengono trasmesse copie di tali documenti.. :documento riservato, proibita la diffusione e la riproduzione anche