MINI GUIDA ALL APPLICATIVO PARDO - PROCEDURA PER ASSEGNI DI RICERCA DOMANDE ONLINE
Documento redatto da: Area Ricerca Ufficio Ricerca Nazionale, Università Ca Foscari Venezia, Dorsoduro 3246 30123 Venezia ricerca.nazionale@unive.it Aggiornamento: 21/09/2015 2
Sommario Premessa... 5 Il processo... 7 1. L interfaccia per l operatore... 7 La pubblicazione del bando... 7 La creazione del link per la presentazione delle domande online... 8 Il monitoraggio delle domande... 9 La creazione dell export dei materiali... 10 2. L interfaccia per l utente... 11 Le utilità dell applicativo per l utente... 12 Altre utilità del digitale nelle procedure di selezione... 13 3
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Premessa Il progetto PARDO Procedura per Assegni di Ricerca Domande Online, partito dal 2012, prevede l allineamento delle modalità di partecipazione alle procedure selettive per il conferimento di assegni di ricerca alle altre procedure di reclutamento attive nell Ateneo che già adottano questa modalità. Il progetto persegue gli obiettivi di semplificazione e resa più efficiente e sicura delle procedure di accettazione delle domande, abbattimento delle barriere in entrata per i candidati al ruolo, realizzazione della agenda digitale della PA. Gli obiettivi del progetto si inquadrano nel seguente contesto normativo di riferimento: Legge Stanca del 2004 sull accessibilità dei dati; l Agenda Digitale Europea, una delle sette iniziative faro della strategia Europa 2020, la cui applicazione in Italia viene garantita attraverso l Agenzia per l Italia Digitale, Legge 240/2010 art. 22 che definisce gli assegni di ricerca e le modalità di reclutamento, il Regolamento di Ateneo per il conferimento degli assegni di ricerca. L Università Ca Foscari ha attuato numerosi servizi nell ottica dell inclusione promossa dall Unione Europea e dalla strategia nazionale per lo sviluppo delle tecnologie, dell'innovazione e dell'economia digitale. Forniamo qui alcuni esempi di servizi finalizzati allo lo sviluppo del percorso formativo e di carriera degli studenti anche dopo il conseguimento del titolo: servizi agli studenti link; didattica Mooc ; Disabilità e DSA ; opportunità di lavoro in ricerca link; Supporto al Placement e autoimprenditorialità link e a supporto dei docenti/ricercatori, p.es. con il supporto al trasferimento di conoscenza link. Considerato che il digitale e l ICT sono un fattore di innovazione congiunto dei processi economici, dei processi sociali e dei processi istituzionali 1, Ca Foscari in questi anni ha sviluppato azioni di digitalizzazione, dematerializzazione, semplificazione delle procedure amministrative e azioni di reingegnerizzazione dei processi, forniamo alcuni esempi per la Dimensione Ricerca: siamo passati da una situazione in cui circa un decennio fa le procedure per l assegnazione del FRA, la presentazione dei progetti sui bandi competitivi, il reclutamento di personale avveniva mediante la presentazione e la disamina dei casi avveniva su carta, infatti il motto poteva essere «Carte, carte e ancora carte» alla situazione attuale 1 Il digitale e l ICT come fattore di innovazione congiunto: 1. dei processi economici: sviluppo della capacità produttiva ICT-based, dell economia della conoscenza e della creatività, startup, realizzazione dei processi smart city & communities, imprenditoria sociale, artigianato digitale, agricoltura strategica, ecc.. 2. dei processi sociali: capacitazione all esercizio della cittadinanza digitale, supporto ai processi di comunità ed alla produzione di beni comuni, innovazione sociale, crowdsourcing e crowdfounding, ecc.. 3. dei processi istituzionali ed amministrativi: trasformazioni organizzative e servizi di e-government, identità digitale, framework di interoperabilità, semplificazione istituzionale ed amministrativa, disintermediazione e dematerializzazione vera anche con processi di adeguamento e accoglimento delle pratiche consumer, ecc.. 5
riassumibile dal motto «Tutto con un click», infatti oggi il riparto delle Assegnazioni Dipartimentali per la ricerca (ADIR) si effettua in via telematica, la sottomissione di proposte sui bandi competitivi avviene online, le proposte per l ottenimento di premi alla ricerca o contributi per i progetti di ateneo si svolge su piattaforma informatica infine il reclutamento di Ricercatori a tempo determinato e di dottorandi avviene attraverso una procedura online. Da un primo nucleo di progetto pilota, che ha portato alla realizzazione dei moduli per il reclutamento dei ricercatori e del candidati al dottorato summenzionata, si giunge ora alla presentazione dell applicativo PARDO - Procedura per Assegni di Ricerca Domande Online elaborato grazie alla collaborazione fra ARic - Area Ricerca, ASIT - Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni di integrazione e una sperimentazione dell applicativo da parte del Dipartimento di Studi Linguistici e Culturali Comparati (DSLCC). La nuova Procedura è un opportunità per far fronte ai seguenti aspetti che caratterizzano la selezione comparativa degli assegnisti: a) Numero sempre crescente di candidature b) Numerose candidature da parte di persone straniere c) Abbattimento costi per l invio dei materiali a carico dei partecipanti d) Difficoltà invio materiali via @pec e) Superamento barriere in entrata per candidati disabili f) Dematerializzazione e semplificazione nella gestione amministrativa delle procedure di selezione Il documento presenta le caratteristiche tecniche dell applicativo e si configura come una guida operativa al suo utilizzo. Le persone operative di riferimento per l Area Ricerca sul progetto sono: Alessandra Pellin e Daniela De Cal (tel. 041.234.8297/8083, e-mail: ricerca.nazionale@unive.it ). 6
Il processo A Ca Foscari il finanziamento annuale destinato all attivazione e/o rinnovo degli assegni di ricerca viene individuato dalle varie strutture dipartimentali a carico del Fondo Unico di Dotazione Dipartimentale FUDD. Si presenta di seguito il macro processo degli assegni di ricerca: fase 1: riparto fondi fase 2: istruttoria pre-bando fase 3: selezione (pubb. bando, selezione, decreto appr. e nomina) fase 4: gestione del contratto (contratto e gest. amm. contabile) fase 5: verifica dei risultati ed eventuale rinnovo L applicativo viene utilizzato nelle fasi 2 e 3 del processo perché serve a creare il link per la procedura di sottomissione delle candidature online, il monitoraggio delle stesse e la predisposizione dei materiali utili al lavoro della commissione di valutazione. Vediamo di seguito i passi corrispondenti. 1. L interfaccia per l operatore La pubblicazione del bando L applicativo raggiungibile dal seguente link http://static.unive.it/domandeconcorso/backoffice permette di entrare in un area riservata dello spazio web dell Ateneo dove effettuare la creazione del bando nel folder Concorsi, mediante il tasto + Aggiungi e di due link utili alla partecipazione al concorso per il conferimento di assegni di ricerca. Il sistema chiede di implementare alcuni dati fondamentali della procedura di selezione. 7
Dati fondamentali bando NB: Per Gruppo si intende la struttura che emette il bando. Ciascun collega del Dipartimento/Centro /Scuola potrà visionare e gestire solo i materiali del proprio Gruppo. Per Codice suggeriamo di indicare il una stringa tipo sigla dipartimento_numero di repertorio_data p. es. DIP_DAIS_425_20150915. La creazione del link per la presentazione delle domande online Dopo aver creato il Concorso il sistema restituisce due link, che si ottengono facendo click sopra il Codice bando : 8
uno per la procedura di sottomissione di domande online per candidati italiani; uno per la procedura di sottomissione di candidature per candidati stranieri. Questi link devono essere riportati rispettivamente nel bando in italiano e in quello in inglese (o nell announcement). Il bando completo in italiano e inglese, completo della segnatura di protocollo e di link, deve essere inviato nella versione pdf navigabile 2 all Area Ricerca per la pubblicazione sui siti ufficiali di Ateneo, Miur e Euraxess. Il monitoraggio delle domande L applicativo gestionale permette di monitorare le candidature pervenute già durante il periodo di apertura del bando, mediante il folder Domande. Verranno visualizzate le domande nella loro versione definitiva, ovvero all ultimo eventuale aggiornamento effettuato dal candidato, per questo motivo suggeriamo di usare la funzione Versioni (mediante la tendina corrispondente al Codice domanda ) solo in caso di scrupolo e di verifica di eventuali dati dichiarati e modificati dal candidato. 2 Per la creazione del Pdf navigabile, rispondente alle esigenze di accessibilità dei documento amministrativi della Pubblica Amministrazione, è sufficiente salvare il file word, completo di tutti gli elementi descritti, in altro formato, scegliendo fra le varie estensioni proposte dal programma il pdf. Non è necessario quindi che compaiano le firme di chi sottoscrive il documento. Il documento firmato e la scansione con firme dovranno essere tenuti agli atti e archiviati secondo le regole interne di Ateneo. 9
La creazione dell export dei materiali Quando il bando sarà chiuso e saranno pervenute tutte le candidature sarà possibile scaricare il riepilogo delle domande e i relativi allegati mediante la funzione Crea Export dal folder Concorsi. Come fare? Nel folder Concorsi vicino al titolo del bando appare un pulsante Azioni, fra le quali è annoverata Crea Export. L azione può essere impostata mediante la scelta di due spunte nella finestra di dialogo: pdf domanda e allegati. 10
Il sistema restituisce nel folder export uno zip corrispondente al concorso in cui sono contenuti i pdf delle domande di partecipazione, gli allegati caricati da ogni singolo candidato e un excel con il riepilogo delle candidature pervenute e dei dati fondamentali indicati dal candidato nel modulo di domanda. Questi materiali possono essere forniti in via telematica alla commissione di valutazione e archiviati secondo le norme vigenti e le prassi in uso nel Dipartimento/Centro/Scuola. NB: Si ricorda che periodicamente a concorso concluso è opportuno cancellare i materiali relativi al concorso e alle relative candidature onde evitare possibili problemi di sicurezza dei dati inseriti nel DB gestionale e liberare spazio sul server web correlato. 2. L interfaccia per l utente Il candidato al concorso nel Bando e nella pagina di pubblicazione dei bandi troverà il link per effettuare la sottomissione della domanda online. Utilizzando questa modalità di invio della domanda il candidato approderà a una pagina in cui registrerà i propri dati, a partire dal Codice fiscale, e ogni altro elemento abitualmente contenuto nelle domande di partecipazione alle selezioni per il conferimento degli assegni, gli allegati obbligatori e eventuali altri allegati ritenuti importanti dal candidato per valorizzare la propria domanda 3. Es. interfaccia utente: 3 I candidati stranieri attraverso il link in inglese arrivano ad una pagina come quella per i candidati italiani e avranno la possibilità di creare un codice fiscale provvisorio (qualora ne fossero sprovvisti) da usare esclusivamente per questo concorso come codice univoco di identificazione del candidato. 11
Una volta compilata la domanda e allegati i files, il candidato deve salvarla e inviarla, la chiusura e l invio sono testimoniati da una schermata come la seguente. Nonché da una e-mail che perverrà al recapito indicato nell applicativo, ved. paragrafo successivo. Es. Chiusura e invio Le utilità dell applicativo per l utente L utente attraverso questo applicativo può essere agevolato rispetto ai seguenti aspetti. Abbattimento delle barriere in accesso. Il candidato con sei semplici passi fornisce tutti i dati necessari per partecipare alla selezione e i documenti obbligatori previsti da bando. Abbattimento dei costi. La procedura online permette di risparmiare in termini di spedizione dei materiali, pensiamo ai candidati stranieri e/o l utilizzo della posta elettronica certifica, mezzo di comunicazione previsto solo in Italia e Tanzania e/o il costo per il trasporto rispetto ai casi in cui il candidato in precedenza sceglieva la modalità di consegna a mano. Certezza della presentazione della domanda e continuo aggiornamento della domanda e degli allegati fino alla scadenza del bando. Ogni candidato che abbia correttamente compilato, chiuso e inviato la domanda online corredata dei documenti obbligatori ed eventuali altri documenti accessori riceve una e-mail di conferma dell avvenuta presentazione della domanda, un codice identificativo della domanda associato al proprio codice fiscale con cui può continuare a correggere o aggiornare la domanda fino alla data di scadenza del bando. 12
es. e-mail di conferma della sottomissione e link per l aggiornamento della candidatura. Altre utilità del digitale nelle procedure di selezione Trasparenza delle procedure e accesso agli atti. Il candidato può seguire l andamento della procedura dal momento della pubblicazione del bando di selezione fino alla chiusura del procedimento selettivo con la pubblicazione passo passo dei documenti e dei risultati pertinenti alla selezione comparativa. La pubblicità degli atti risponde alle norme vigenti in materia di gestione e tenuta degli atti amministrativi e garanzia dell accesso e della partecipazione al processo amministrativo da parte dell utente (Legge 241/1990) e ai criteri di trasparenza (DM 33/2013). Esempio pagina bando 13
Esempio trasparenza procedura ed esiti. Possibilità di sostenere il colloquio per via videotelematica: si viene incontro alle esigenze dei candidati residenti a più di 200 Km di distanza dalla sede dove si svolge la selezione e/o a candidati stranieri abbattendo le barriere all accesso alla selezione. 14