PROCEDURA INVENTARIO DI MAGAZZINO di FINE ESERCIZIO (dalla versione 3.2.0) (Da effettuare non prima del 01/01/2011) Le istruzioni si basano su un azienda che ha circa 1000 articoli, che utilizza l ultimo costo come valore di inventario e che ha un unico magazzino. Questo programma permette la creazione di movimenti di rettifica automatici, la generazione dei movimenti di inventario sia a quantità che a valore (al costo ultimo o al costo medio che ci sono in gestione articoli). Il valore del magazzino può anche essere calcolato dal programma Magazzino Fiscale (con LIFo e FiFo) e può essere effettuato anche in un secondo momento ad inventario a quantità già terminato e ad esercizio di magazzino già chiuso. Attenzione, prima di effettuare le operazioni di Inventario è necessario verificare: Che in Anagrafica AZIENDA ESERCIZI, l anno 2009 abbia lo stato CHIUSO. Viceversa, se ha lo stato IN CHIUSURA, queste istruzioni devono servire prima a chiudere il 2009. Se il 2009 è chiuso, che in Anagrafica AZIENDA ESERCIZI, l esercizio di riferimento per l inventario sia stato creato e abbia lo stato IN CHIUSURA (nel ns. caso l anno 2010). In questo caso, vuol dire che avete già creato l anno 2011. Sempre in Anagrafica DATI AZIENDA ESERCIZI, deve essere spuntata la scelta GENERA MOVIMENTI DI MAGAZZINO PER ESISTENZA INIZIALE (sia per il 2009 che per il 2010) Fatto questo, procediamo con le operazioni di inventario: Andare in MAGAZZINO e ARTICOLI INVENTARIO MAGAZZINO (nel caso di Menu Tradizionale) o in Vendite Magazzino Inventario di Magazzino (nel caso di Menu Professionale) Passo 1 di 3: dopo aver inserito una descrizione a piacere e scelto il magazzino, indicare nel tipo inventario Fine Esercizio. Nella casella Esercizio di Magazzino appare l anno in chiusura e non si può variare. Attenzione: è possibile fare inventari periodici sull esercizio in chiusura ma i movimenti vengono creati con data anno in corso (e non anno in chiusura) ed è quindi meglio evitare inventari periodici a cavallo di due anni. (in caso di creazione di inventari periodici a cavallo di esercizio contattare CRE o cancellare l inventario creato).
Passo 2 di 3: selezione articoli a scelta in base alle esigenze (per categoria, fornitore, ubicazione ) C è la possibilità (a seconda del numero degli articoli) di effettuare l inventario in più sessioni. Si sconsiglia l uso da codice a codice mentre può essere utile dividere l inventario per Categoria Merceologica. Se non si vuole, si può procedere senza dare nessuna selezione: verranno considerati tutti gli articoli. Passo 3 di 3: Data inizio e data fine prevista: è la data che indica quando effettivamente fate l inventario di magazzino, poiché, collegato al blocco degli articoli, indicato nel check a fianco, impedisce agli altri operatori di movimentare gli articoli selezionati in quell intervallo di date. Esempio: ho deciso di controllare il magazzino il 7 gennaio e penso di terminare l 7 gennaio (data inizio/data fine prevista),in questo giorno nessuno può registrare carichi, scarichi, evadere ordini e fare documenti. La casella Calcolo esistenza alla data è inibita: vale solamente nel caso di Inventario Periodico (e quindi solo per l anno in corso ). Considera gli articoli annullati. Se chiudo il magazzino a maggio, è possibile che un articolo annullato ad aprile, abbia avuto una giacenza al 31/12. Quindi è meglio mettere la spunta su Considera gli articoli annullati. Valorizzazione Articoli. Dalla 3.2.0 è stata inserita la possibilità di effettuare movimenti di rettifica (per gli inventari periodici) o di inizio esercizio (per gli inventari di fine esercizio) anche a valore, andando a prendere l ultimo costo o il costo medio ponderato che c è in anagrafica articoli. E estremamente consigliato per chi non usa il Magazzino Fiscale (inventario al Lifo o al Fifo) mettere la spunta sulla Valorizzazione e scegliere uno dei due costi.
Quando è tutto chiaro, cliccare su FINE. Dopo un elaborazione che sarà tanto più lunga quanto più elevato è il numero degli articoli da inventariare, vi apparirà la seguente finestra se gli articoli sono più di 500 Le uniche due colonne variabili sono la colonna della Giacenza rilevata Magazzino unico e la colonna Costo ultimo unitario. Nella colonna Giacenza calcolata sono riportate le quantità calcolate dai movimenti di magazzino effettuati durante l anno analizzato. Nella colonna Giacenza rilevata magazzino unico, possiamo inserire le quantità reali da noi conteggiate: andremo ad inserire solo le quantità rilevate diverse da quelle della Giacenza calcolata. Questa operazione serve per creare i movimenti di rettifica (automaticamente) nell anno di chiusura. Nella colonna Costo ultimo unitario possiamo inserire o variare il costo unitario dell articolo. Tale costo verrà poi inserito nell eventuale movimento di magazzino di rettifica (se l articolo viene variato) o solamente nel movimento di inventario se l articolo non viene variato ed ha una Giacenza calcolata maggiore di 0 (zero). Le altre colonne non permettono variazioni ma servono esclusivamente da controllo. Se gli articoli sono più di 500, la singola videata elenca solo i primi 500 articoli mentre gli altri si potranno visualizzare cliccando sui pulsanti che compaiono sulla destra della tabella. Fatte le variazioni sugli articoli dell eventuale primo blocco di 500 articoli, salvate le variazioni e passate ai successivi articoli. Nell esempio riportato gli articoli sono non più di 1000 (ci sono due pulsanti, sulla destra).
Se si è sicuri di volere eseguire in modo esecutivo l inventario di magazzino, consolidate cliccando sul tasto veloce martello (Consolida) appare la seguente finestra: E importante leggere bene la richiesta che viene fatta: il programma vi chiede se per quegli articoli dove NON è stata compilata la colonna della Giacenza rilevata, si conferma comunque la giacenza proposta (cioè quella della colonna Giacenza calcolata ) o si vuole azzerare la giacenza. La seconda opzione (azzera la giacenza) porta a zero tutte le giacenze e quindi nell anno successivo non vi troverete nessun riporto di quantità iniziale. Nel dubbio lasciate la spunta su Conferma la giacenza. La data che viene proposta è quella degli eventuali movimenti di rettifica che vengono elaborati in base alle quantità che avete inserito nella colonna Giacenza rilevata che coincide con la data di fine esercizio e che, per l inventario di fine esercizio, non potete variare (31/12/--) La data dei movimenti di inventario è invece sempre imposta come 01/01/--(naturalmente dell anno successivo a quello di chiusura). Dopo aver confermato il primo avviso appare questo nuovo messaggio che vi avvisa che si appresta a creare i movimenti di rettifica e vi avverte che è possibile poi Annullare il consolidamente ed cancellare tutti i movimenti di magazzini creati. Se si conferma, appare infine il terzo e ultimo avviso dopo un periodo di elaborazione (il tempo dipende direttamente dal numero degli articoli presenti nell inventario) A questo punto, se avete un unico magazzino e avete fatto l inventario di TUTTI gli articoli, avete terminato l inventario. Vi rimane di stamparlo e di chiudere l esercizio oppure di annullare tutto ciò che avete fatto.
Per stampare, e sufficiente scegliere il report InventarioPerArticoloAValore.rpt, nel caso che vogliate stampare anche il valore, altrimenti potere scegliere la stampa InventarioPerArticolo.rpt. Per chiudere l esercizio, andare in Strumenti e cliccare su Chiudi esercizio. E velocissimo. Per annullare ciò che è stato fatto, andare in Strumenti e cliccare su Annulla consolidamento.
Situazioni diverse dallo standard Se avete più magazzini E necessario fare l inventario di tutti i magazzini in maniera separata e solo dopo aver consolidato ogni singolo magazzino si può chiudere l esercizio (una sola volta). In caso di articoli con Lotti o Matricole In questo caso, la situazione si complica un po. E obbligatorio specificare la quantità totale e la quantità per lotto/matricola (con apposito pulsante). Se non si assegnano correttamente le quantità non è possibile consolidare. Prima di tutto, vengono evidenziati, con uno sfondo grigio, gli articoli che hanno i lotti (o le matricole). Se andiamo a variare la giacenza rilevata su uno degli articoli con i lotti è necessario modificare anche le giacenze nel pulsante Lotti (o in Strumenti Lotti). Nel ns. esempio, un articolo ha giacenza calcolata uguale a 17. Se vado nella scheda per controllare i lotti, mi accorgo che ci sono due lotti e il totale delle quantità assegnate corrisponde alla giacenza calcolata. In questo caso non c è nulla da variare. Non è possibile consolidare se la giacenza per singolo articolo non coincide con la giacenza complessiva dei lotti inseriti. Le stampe permettono di evidenziare le differenze, se vengono richieste con il dettaglio del lotto o della matricola.
Errori frequenti L inventario non contiene articoli e pertanto non verrà creato E l errore più frequentè: alla creazione dell inventario (normalmente avviene con l inventario di controllo) appare la seguente scritta Vuol dire che è stato creato un inventario ma che non è stato consolidato. Dobbiamo quindi CANCELLARE tutti gli inventari non consolidati perché non solo non servono a nulla ma impediscono la creazione degli inventari successivi. Il programma infatti, si accorge che c è un inventario precedente ed aspetta il consolidamento per effettuare le modifiche agli articoli oppure la sua cancellazione. Nell inventario mancano degli articoli Un altra situazione è che l inventario viene creato ma contiene solo una minima parte degli articoli in archivio. Potrebbero esserci, ad esempio, 10 articoli, invece che 1000. Anche in questo caso è stato fatto un inventario e non è stato consolidato. I 10 articoli che vengono contenuti nel nuovo inventario sono semplicemente articoli che non esistevano quando è stato creato l inventario precedente. Un altra cosa che può succedere è la seguente: faccio un inventario di una sola categoria merceologica e non lo consolido. Poi effettuo un inventario di tutto il magazzino (magari qualche settimana dopo). In questo caso, se gli articoli sono molti, posso non accorgermi che nel secondo inventario non ci sono gli articoli della categoria che ho già inventariato precedentemente. In sostanza la regola è sempre: NON LASCIARE INVENTARI NON CONSOLIDATI se non servono.