WHR TIME Portale del Dipendente Manuale di consultazione / utilizzo del portale della Azienda U.S.L della Romagna Ver 1.0 1
INDICE CAPITOLO 1...4 1.1. Accesso al Portale...4 1.1.1. Autenticazione...4 1.1.2. Problemi di certificazione in fase di Autenticazione...5 1.1.3. Help desk...7 1.1.4. Home Page...8 1.1.5. Menu Principale...8 CAPITOLO 2: UTENTE...9 2.1 Visualizzazione Assenze...9 2.2 PROCESSI Richiesta giustificativi di assenza e mancate timbrature da parte del dipendente...10 2.2.1. Richiesta Assenze a giorni... 12 2.2.2. Richiesta Assenze a ore... 12 2.2.3. Inserimento di mancata timbratura... 13 2.2.4. Inserimento mancata timbratura nel cartellino orario istituzionale (cd. Richiesta Mancate Timb. )... 14 2.3 Visualizzazione Stato Richieste Spedite...15 2.4 Visualizzazione Cartellino...16 CAPITOLO 3: RESPONSABILE...17 3.1 Visualizzazione Cartellini afferenti al Responsabile...18 3.1.1. Verifiche e Variazioni responsabile... 19 CAPITOLO 4...20 4.1 Formazione...20 Ver 1.0 2
ATTENZIONE Le attività di migrazione sono ancora in corso, pertanto: 1. I cartellini dell anno 2017 sono ancora provvisori, saranno visualizzabili in modo completo solo al termine dei lavori di conversione degli archivi e sono in corso di completamento gli inserimenti da parte degli uffici preposti; 2. La visualizzazione dei cartellini orari anni 2016 e precedenti al momento è effettuabile solo sul vecchio portale; 3. Le richieste on line relative al cartellino (giustificativi e mancate timbrature) al momento sono attive solo per le strutture che già nel 2016 utilizzavano il work flow (es. ambito territoriale di Ravenna e parte Servizi Centrali di Rimini); 4. La visualizzazione dei cedolini stipendiali parte dall anno 2016. I cedolini e i CU degli anni precedenti al momento è effettuabile solo sul vecchio portale; Al termine delle operazioni di consolidamento del programma verrà data comunicazione ai dipendenti delle funzionalità a regime disponibili nel portale. Ver 1.0 3
CAPITOLO 1 1.1. Accesso al Portale 1.1.1. Autenticazione L'accesso al portale di WHR-TIME può essere effettuato attraverso il link: https://portale-gru.progetto-sole.it/exec/ Dopo aver cliccato su Entra Scegliere l ambito di appartenenza e cliccare su Autentica Ver 1.0 4
Per entrare nella procedura identificarsi fornendo: 1. Utente di dominio (utente con cui si accede al proprio PC). 2. Password di dominio (password con cui si accede al proprio PC). IMPORTANTE: non salvare mai la password ed uscire dal Portale dopo l utilizzo. Ciò è particolarmente importante qualora i PC siano di uso comune in ufficio/reparto a tutela della privacy e della propria documentazione personale. In caso di errore nella digitazione di uno dei due valori, la procedura visualizzerà l errore sotto riportato. Ritentare la login e inserire i due valori correttamente. 1.1.2. Problemi di certificazione in fase di Autenticazione A causa delle possibili differenze di impostazione dei livelli di sicurezza del programma di accesso a internet potrebbero presentarsi questi messaggi: Internet Explorer Selezionare l opzione indicata con la freccia e proseguire. IMPORTANTE: la parte di menù relativa al cartellino è utilizzabile correttamente SOLO con versione di Internet Explorer 9 o successiva. Ver 1.0 5
Mozilla Firefox Selezionare l opzione indicata con la freccia e proseguire cliccando i pulsanti delle maschere in sequenza: 1. 2. 3. Un altro problema che si può presentare con Mozilla è quello di seguito evidenziato nella maschera Entra: in questo caso basta cliccare su Opzioni e scegliere la prima voce: Ver 1.0 6
1.1.3. Help desk In caso di problemi di accesso contattare il Sistema Informativo ai numeri: CESENA 0547 35 2374 FORLI Andrea Lotti 0543 73 1570 Fabrizio Ferri 0543 73 1569 Maurizio Ranieri 0543 73 1227 Alberto Menghetti 0543 73 1242 RAVENNA 0544 28 6752 RIMINI 0541 70 1800 0541 70 7854 Ver 1.0 7
1.1.4. Home Page La home page del portale riporta le informazioni anagrafiche del dipendente che accede e, se presenti, delle notifiche circa la pubblicazione di nuovi documenti o altri eventi recenti. 1.1.5. Menu Principale Il Menù Principale è sempre visibile nella sezione a sinistra e all occorrenza può essere ridotto con il tasto Nascondi. Il menù consente l accesso alle varie funzionalità del portale. Molte delle voci di menù sono comuni alle voci presenti nel portale di WHR Romagna utilizzato a partire dal 01/01/2016; la novità sostanziale riguarda la parte di portale riferita alla visualizzazione/gestione dei cartellini e alla Formazione. Ver 1.0 8
CAPITOLO 2: UTENTE 2.1 Visualizzazione Assenze Per la visualizzazione delle assenze fruite occorre selezionare dal Menù Principale Di default vendono visualizzate le assenze degli ultimi 6 mesi Utilizzando i filtri è possibile visualizzare le assenze per un determinato intervallo di tempo e/o per una specifica causale: Ver 1.0 9
2.2 PROCESSI - Richiesta giustificativi di assenza e mancate timbrature da parte del dipendente Per la richiesta occorre selezionare dal Menù Principale La maschera Nuovo permette una gestione delle richieste di giustificativo da inviare al proprio responsabile perché venga approvata oppure respinta. Per selezionare una richiesta: 1. posizionarsi sulla riga relativa alla tipologia di richiesta che si vuole inoltrare 2. cliccare sulla freccia a destra della finestra In seguito si apre maschera di compilazione della richiesta. Al termine della compilazione occorre cliccare sul pulsante in alto a sinistra Approvazione per confermare la richiesta e quindi inviarla al proprio responsabile. Se dovessero mancare delle informazioni fondamentali ai fini della richiesta, l invio ad approvazione non sarà consentito e verranno evidenziati in rosso i campi che necessitano di compilazione. Il campo Note non è mai obbligatorio. Ver 1.0 10
Elenco dei processi attualmente attivi: Denominazione processo Utilizzo Richiesta Assenze a giorni Richiesta Assenze a ore Richiesta Mancate Timb. Richiesta Mancate Timb. PD Richiesta Mancate Timb. Att.Aggiuntiva Richiesta Mancate Timb. LP INSERIMENTO MANCATA TIMBRATURA NEL CARTELLINO ORARIO ISTITUZIONALE INSERIMENTO MANCATA TIMBRATURA NEL CARTELLINO REPERIBILITÀ INSERIMENTO MANCATA TIMBRATURA NEL CARTELLINO SIMILALP INSERIMENTO MANCATA TIMBRATURA NEL CARTELLINO LIBERA PROFESSIONE INDIVIDUALE Di seguito le istruzioni per la compilazione dei processi Ver 1.0 11
2.2.1. Richiesta Assenze a giorni Nella richiesta occorre compilare: data inizio nel formato gg-mm-aa, ovvero utilizzando il calendario data fine nel formato gg-mm-aa, ovvero utilizzando il calendario causale ferie, riposo biologico (RX), ecc Al termine della compilazione occorre cliccare sul pulsante in alto a sinistra Approvazione per confermare la richiesta e quindi inviarla al proprio responsabile. 2.2.2. Richiesta Assenze a ore Nella richiesta occorre compilare: data inizio nel formato gg-mm-aa, ovvero utilizzando il calendario data fine nel formato gg-mm-aa, ovvero utilizzando il calendario ore richieste nel formato hh:mm oppure hhmm e automaticamente verrà trasformato nel formato corretto causale Recupero Eccedenze orarie Recupero Ore Eccedenti Anni Precedenti Diritto allo studio Permesso commissione concorso Ver 1.0 12
IMPORTANTE: per la compilazione del campo ore richieste Se l assenza copre tutta la giornata, la durata deve essere indicata per il debito medio giornaliero contrattuale, e precisamente: COMPARTO 06:00 se a tempo pieno con orario su 6 gg 07:12 se a tempo pieno con orario su 5 gg DIRIGENZA 06:20 se a tempo pieno con orario su 6 gg 07:36 se a tempo pieno con orario su 5 gg Il personale con rapporto di lavoro a part time dovrà indicare il debito medio giornaliero relativo al proprio rapporto di lavoro. 2.2.3. Inserimento di mancata timbratura I processi di inserimento di mancata timbratura sono differenziati in relazione alla tipologia di timbratura da inserire. Pertanto occorre selezionare prioritariamente il processo specifico: denominazione processo Richiesta Mancate Timb. Richiesta Mancate Timb. PD Richiesta Mancate Timb. Att.Aggiuntiva Utilizzo inserimento mancata timbratura nel cartellino orario istituzionale inserimento mancata timbratura nel cartellino reperibilità inserimento mancata timbratura nel cartellino similalp Una volta selezionato il processo occorre scegliere il mese (cliccare sulla freccia sulla destra) selezionare il giorno (cliccare sulla freccia sulla destra) Ver 1.0 13
2.2.4. Inserimento mancata timbratura nel cartellino orario istituzionale (cd. Richiesta Mancate Timb. ) Nella sezione in alto sono indicate le timbrature già presenti per la giornata ed il cartellino selezionato Nella sezione sottostante, occorre compilare: timbratura nel formato hh:mm oppure hhmm e automaticamente verrà trasformato nel formato corretto È possibile inserire fino a 4 timbrature nella stessa richiesta Campo Cavallo notte da utilizzare se la timbratura mancante à relativa ad un turno di notte. Occorre compilare nel campo Cavallo notte l opzione monto/smonto, per indicare se la timbratura si riferisce all inizio o alla fine del turno notturno, a cavallo della mezzanotte. Campo motivo da utilizzare per inserire una motivazione ma non è obbligatorio I processi di inserimento timbrature relativi alle restanti tipologie di cartellino: cartellino attività in reperibilità cartellino attività in similalp cartellino attività in libera professione individuale seguono lo stesso procedimento di compilazione. Al termine della compilazione occorre cliccare sul pulsante in alto a sinistra Approvazione per confermare la richiesta e quindi inviarla al proprio responsabile. Ver 1.0 14
Se dovessero mancare delle informazioni fondamentali ai fini della richiesta, l invio ad approvazione non sarà consentito e verranno evidenziati in rosso i campi che necessitano di compilazione. Il campo note non è obbligatorio. IMPORTANTE: l inserimento delle timbrature mancanti non deve mai generare una sequenza dispari nella giornata. 2.3 Visualizzazione Stato Richieste Spedite Per la visualizzazione dello stato delle richieste occorre selezionare dal Menù Principale La maschera delle richieste spedite consente di avere un riepilogo delle richieste inoltrate (ciò include anche lo stato e la data dell approvazione/rigetto). 1. con il menù a tendina è possibile scegliere l intervallo di tempo da visualizzare; 2. permette di annullare richieste inviate ma non ancora approvate o respinte dal responsabile; 3. cliccando sulla doppia freccia è possibile vedere in dettaglio la richiesta inviata. Ver 1.0 15
2.4 Visualizzazione Cartellino La maschera consente di consultare il proprio cartellino tramite generazione di un file PDF. Al termine della compilazione occorre cliccare sul pulsante in alto a sinistra Stampa PDF per confermare la richiesta ed elaborare la stampa. IMPORTANTE: Nel caso in cui il PDF non dovesse essere visualizzato. verificare l impostazione dei popup nei modo seguente: Ver 1.0 16
CAPITOLO 3: RESPONSABILE Per la validazione delle richiesta pervenute occorre selezionare dal Menù Principale La maschera Processi Ricevuti permette a un Responsabile di consultare le richieste ricevute e di gestirle tramite approvazione/rifiuto. Ogni Responsabile può filtrare l elenco delle richieste arrivate e ancora da gestire per N. giorni (impostato automaticamente a 30gg.) o per centro di costo. E inoltre possibile aprire la finestra di dettaglio della richiesta premendo sulla freccia messa in evidenza. Per approvare una richiesta occorre cliccare sulla spunta nella finestra di riepilogo o sul tasto Presenze dalla finestra di dettaglio. Per respingere una richiesta occorre cliccare sulla croce nella finestra di riepilogo o sul tasto Cestino dalla finestra di dettaglio. Qualunque stato della richiesta (approvato/respinto) può essere Motivato tramite l apposito campo dalla finestra di dettaglio. Ver 1.0 17
Una volta che la richiesta è stata validata, cioè approvata o respinta, la medesima scompare dall elenco delle richieste ricevute e viene trasferita nell elenco delle richieste spedite, consultabile dal Menù Principale 3.1 Visualizzazione Cartellini afferenti al Responsabile Per la visualizzazione dei cartellini occorre selezionare dal Menù Principale La maschera permette al Responsabile di visualizzare i cartellini dei colleghi della UO riferimento, tramite generazione di un file PDF. Ogni Responsabile può filtrare l elenco dei cartellini da visualizzare per Centro di costo o per Nominativo. di Al termine della compilazione occorre cliccare sul pulsante in alto a sinistra Stampa Responsabile per confermare la richiesta ed elaborare la stampa. Di seguito appare un avviso in cui viene segnalato il codice della coda di stampa appena lanciata con il quale individuarla Ver 1.0 18
La stampa in PDF per il Responsabile è consultabile selezionando dal Menù Principale Nella maschera appare l elenco delle stampe lanciate e si sceglie quella da visualizzare cliccando sull icona evidenziata dalla freccia 3.1.1. Verifiche e Variazioni responsabile In caso sia necessaria una verifica sulla configurazione del Work Flow o si debba comunicare la variazione di un responsabile contattare: CESENA Francesca Buratti Maria Chiara Grossi francesca.buratti@auslromagna.itm mariachiara.grossi@auslromagna.it FORLI Paola Spazzoli paola.spazzoli@auslromagna.it RAVENNA RIMINI Marina Scozzoli Francesca Tampieri Ilaria Bonfè Michela Giorgi marina.scozzoli@ auslromagna.it francesca.tampieri@auslromagna.it ilaria.bonfe@auslromagna.it michela.giorgi@auslromagna.it Ver 1.0 19
CAPITOLO 4 4.1 Formazione Il menù permette la preiscrizione on line alle edizioni dei corsi disponibili. Cliccando sull icona dell edizione scelta, si aprirà la pagina informativa di quest ultima con la possibilità di prenotare la partecipazione. Ver 1.0 20