Le principali novità di Word XP di Gemma Francone supporto tecnico di Mario Rinina Il programma può essere aperto in diversi modi, per esempio con l uso dei pulsanti di seguito riportati. In alternativa si può procedere facendo doppio clic direttamente sulla relativa icona posta sul desktop oppure sul menu di avvio. 1. Riquadri attività All apertura della finestra di lavoro di Word, in uno spazio sulla destra compaiono i riquadri attività, che forniscono informazioni sulle principali funzioni disponibili, permettendo di accedere alle opzioni del programma in modo più agevole e immediato. È possibile disattivare il riquadro delle attività, spuntando la casella Visualizza all avvio, posta nell angolo inferiore destro. Per riattivare il riquadro invece si deve aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Riquadro attività. Il riquadro delle attività che compare all avvio dell applicazione riporta tutte le possibili opzioni per l uso di file compatibili con l applicazione aperta. Il riquadro viene denominato Nuovo documento. Esso consente di: aprire un documento usato recentemente o altri documenti (Apri documento); aprire un documento nuovo, un pagina Web o un messaggio di posta elettronica vuoti, in alternativa al pulsante presente nella barra delle applicazioni standard (Nuovo); utilizzare un documento già esistente, sulla base del quale crearne uno nuovo (Nuovo da documento esistente); creare un documento sulla base di modelli esistenti o creare un nuovo modello utilizzando la procedura guidata (Nuovo da modello). È possibile utilizzare i modelli generali, quelli sui siti web e i modelli del sito Microsoft. Il riquadro Nuovo documento comprende anche comandi per aggiungere una risorsa di rete o attivare la Guida in linea Microsoft. I riquadri delle attività variano sensibilmente tra i vari programmi di Office. In generale, ogni applicazione ne possiede almeno quattro. 1
2. Smart tag Gli smart tag, vengono definiti anche icone intelligenti, in quanto compaiono quando il programma si rende conto che alcuni suggerimenti potrebbero risultare utili al compimento di determinate operazioni. L operatore potrà scegliere se se avvalersene oppure no). Gli smart tag riconoscono in modo dinamico il testo digitato e propongono soluzioni mirate. Per esempio, se copiamo o incolliamo un testo o una porzione di testo, si apre un quadratino che ci indica le possibili opzioni relative a quella determinata operazione. I principali smart tag presenti in Office XP sono correlati alle operazioni abitualmente utilizzate nelle varie applicazioni: opzioni Incolla opzioni di correzione automatica, che permette di annullare la correzione automatica o di modificarne le caratteristiche per adattarla alle proprie esigenze. opzioni di completamento automatico. Un qualunque nome di persona a cui si invia un messaggio di posta elettronica con Microsoft Outlook, verrà successivamente riconosciuto da Word ed inserito tra l elenco dei suggerimenti nel completamento automatico. 2
3. Le barre degli strumenti Può accadere che una particolare visualizzazione venga utilizzata quando le barre degli Strumenti standard e degli Strumenti di formattazione si trovino ad essere affiancate. All apertura di Word, infatti, sotto la Barra dei menu, troviamo la barra degli Strumenti standard e la barra degli Strumenti di formattazione. Per poter visualizzare le icone che non compaiono direttamente si usa il pulsante posto all estrema destra di ciascuna delle barre, oppure si attiva l opzione Mostra pulsanti su due righe, presente all interno della finestra dei pulsanti aggiuntivi. Un ulteriore possibilità è quella di separare le due barre trascinandone una sotto l altra. In questo stesso menu vi è anche l opzione Aggiungi o rimuovi pulsanti. 4. Inserimento di data ed ora Un modo semplice e sicuro di inserire la data in un file di Word è quello di procedere come segue: ciccare nel punto in cui si desidera inserire la data; selezionare l opzione Data e ora del menu Inserisci; scegliere lo stile da applicare alla data. Per usare una data in altra lingua fare clic sulla lingua desiderata, nella casella Lingua e quindi ciccare sulla casella Formati disponibili. Un ultima possibilità offerta da questa finestra è di specificare se si desidera che la data venga aggiornata automaticamente o rimanga quella digitata. Per aggiornarla automaticamente occorre selezionare la casella Aggiorna automaticamente. 5. Il contatore delle parole Nelle versioni precedenti a XP, il conteggio delle parole avveniva scegliendo la scheda Statistiche dal menu File/Proprietà. Questa procedura è prevista anche nella versione attuale, dove però il medesimo risultato può essere ottenuto anche in modo più agevole, aprendo il menu Visualizza e attivando la Barra degli strumenti Conteggio parole. Facendo clic su Riconteggia nella piccola barra che compare, è possibile visualizzare in qualsiasi momento il numero di parole contenute nel documento sul quale si sta lavorando, oppure selezionando una parte di testo conteggiare le parole selezionate. 3
6. Selezioni multiple e formattazione facilitata Office XP consente di effettuare selezioni multiple, risparmiando così tempo e fatica nella formattazione grafica del testo. Per attivare le selezioni multiple occorre procedere come segue: selezionare la prima parte di testo; tenere premuto il tasto Ctrl e selezionare le altre parti del documento; effettuare le operazioni di formattazione. Questa funzionalità, se abbinata alla funzione Trova del menu Modifica, consente di selezionare la funzione Evidenzia tutti gli elementi trovati in per selezionare, evidenziare e riformattare una parte del testo inserita nel documento principale, nelle intestazioni o nel piede di pagina. Un nuovo modo disponibile in Word XP per rifinire la formattazione applicata al documenti, prevede l utilizzo del riquadro delle attività Stili e formattazione. 7. Creazione di documenti in collaborazione La creazione di documenti in collaborazione è resa più agevole tramite la barra degli strumenti denominata Revisioni. Le revisioni apportate vengono visualizzate da commenti, che non ostacolano la leggibilità del documento né modificano il layout di base. I commenti vengono visualizzati attivando il rilevamento delle modifiche o anche confrontando le due versioni del documento. Anche per il revisore verranno attivati e visualizzati gli strumenti atti alla revisione e gli verrà chiesto se desidera apportare le modifiche, una volta che la copia verrà restituita. Sarà possibile dunque accettare o rifiutare le modifiche apportate dal revisore stesso. 4
8. Stampa unione Attraverso il riquadro delle attività intitolato Stampa unione è notevolmente migliorata la procedura atta a porre in essere questa funzione. I passaggi sono stati semplificati e seguendo le indicazioni dei riquadri è possibile connettersi all origine dati e creare in grandi quantitativi letteretipo, etichette e indirizzi, buste, elenchi per la distribuzione di messaggi di posta elettronica, fax. 9. Utilizzo di modelli Office XP permette l uso di numerosi modelli, predisposti per la realizzazione di documenti vari: lettere, tabelle, fax ecc. I modelli possono essere utilizzati così come sono, oppure possono essere personalizzati. Essi facilitano e velocizzano il lavoro e i documenti assumono un aspetto professionale e una forma standard. Per aprire i modelli di Word occorre: fare clic su Start e selezionare Nuovo documento Office; compare la finestra Nuovo documento che è suddivisa in diverse schede; fare clic sulla scheda per visualizzare i modelli che ciascuna contiene, selezionare il modello che risponde al nostro lavoro; Confermare con OK. E anche possibile salvare un documento prodotto da noi con Salvataggio come modello. Il nuovo modello da noi creato andrà a posizionarsi nella scheda Modelli assieme a quelli proposti da Word. 5
10. Traduzione del testo Word XP offre la possibilità di traduzione immediata e automatica in inglese, tedesco e francese. Tale operazione viene richiamata all occorrenza partendo dal menu Strumenti, oppure tramite il riquadro attività Traduci. È possibile effettuare l operazione desiderata scegliendo di applicarla all intero documento o alla selezione effettuata. 6
11. Protezione del documento La scheda Protezione della finestra Opzioni, consente di subordinare l apertura e/o la modifica del file all inserimento di password decise dall utente che effettua questa operazione. Si tratta di una funzione che può risultare estremamente utile, in modo particolare quando questo sia condiviso. Inoltre è possibile attivare firme digitali e avviare protezioni sulle macro. Per eliminare le informazioni personali dal documento, quali le proprietà del file (autore, società e autore ultimo salvataggio), rimuovere i nomi associati ai commenti ecc. è necessario infine selezionare le relative opzioni selezionabili nella parte bassa della scheda Opzioni/Protezione. 12. Segnalazioni di errore Con Office XP, quando per un qualsiasi motivo una delle applicazioni si blocca, viene generato un messaggio di errore da inviare a Microsoft. Il verificarsi di un errore di questo tipo comporta la perdita di tutti i dati che fino a quel momento non siano ancora stati salvati, anche se Office cerca di salvare quanto è possibile prima di segnalare l errore. Il messaggio di errore che compare offre le opzioni: Invia segnalazione errori Non inviare L applicazione viene chiusa e se è attiva la casella Recupera il lavoro e riavvia, dopo il riavvio si riparte dall ultimo salvataggio effettuato. Per attivare o modificare il salvataggio automatico, si procede tramite il menu Strumenti/Opzioni. Nella scheda Salva, nella casella Salva automaticamente ogni: digitare il numero di minuti che si desidera intercorrano tra un salvataggio e l altro. Confermare con OK. È infine possibile recuperare i documenti aperti e non salvati in caso di blocco del programma, in quanto questi vengono visualizzati nel riquadro attività Ripristino documenti alla successiva apertura del programma. 7
13. Raccolta multimediale La nuova raccolta multimediale, precedentemente denominata Raccolta ClipArt, comprende numerose nuove ClipArt, una facile interfaccia con i riquadri delle attività che guidano l utente, oltre alle funzioni per ricercare e organizzare nuove immagini digitali. 14. Inserimento di simboli e caratteri internazionali È ora possibile tramite la finestra di dialogo Simbolo, aggiungere nuovi tipi di carattere a un documento. Caricando il relativo software, inoltre, Word XP supporta anche la scrittura in lingue con caratteri non latini, quali ad esempio l arabo e l ebraico. 15. Supporto per la scrittura Un ultima, comoda possibilità è infine quella di utilizzare una periferica di input per la scrittura, quali una tavoletta grafica o un tablet PC. Il testo immesso così verrà automaticamente convertito in caratteri digitali. 8