Pianificazione Controllo Analisi Reporting 1
Controllo di Gestione La situazione dei mercati impone alle aziende la necessità di operare in modo più efficiente e tempestivo. L informazione sullo stato dell impresa deve essere per questo motivo puntuale e precisa e l imprenditore deve essere in grado in ogni momento di accedere al patrimonio delle informazioni aziendali per poter prendere le decisioni corrette Per fare questo è necessario uno strumento di pianificazione, raccolta dei dati consuntivi e simulazione che sia versatile, tempestivo e permetta di mettere assieme le informazioni che risiedono nei diversi database aziendali PCPro è la soluzione sviluppata per poter gestire tutto il flusso del processo di controllo di gestione (pianificazione, controllo, analisi e reporting) in modo versatile ed intuitivo, semplificando il processo di raccolta e analisi delle informazioni 2
Caratteristiche del prodotto PCPro è un sistema modulare sviluppato per supportare il processo di controllo di gestione nell azienda L unione dell esperienza nel campo del controllo di gestione con l esperienza nello sviluppo di progetti informatici ha dato vita ad un sistema che riduce al minimo la gestione operativa, privilegiando le fasi di simulazione e analisi dei dati La versatilità del prodotto ha permesso in questi anni di soddisfare le esigenze di aziende operanti in differenti settori merceologici ed di integrarsi in differenti ambienti informatici L integrazione con la piattaforma di office automation, oltre a rendere il prodotto user friendly, ha ridotto i tempi di apprendimento e ha permesso di interagire, anche in modalità fuori linea, con utenti meno avvezzi all utilizzo di strumenti informatici Pianificare gli obiettivi aziendali Controllare il raggiungimento degli obiettivi Pubblicare i risultati (Reportistica) Analizzare gli scostamenti 3
Modello Di Business La semplicità di progettazione e revisione del modello di business sono uno dei punti critici delle applicazioni di controllo di gestione Il modello deve essere in grado di operare in modo differente nella fase preventiva e nella fase consuntiva per poter incontrare le logiche di sviluppo dei piani di budget e le logiche contabili della raccolta dei dati consuntivi PCPro è stato sviluppato per permettere in modo semplice ed intuitivo: la gestione e manutenzione delle variabili del sistema l indipendenza di modelli di input / output dalle variabili del modello e dai dati la gestione dei moduli di visualizzazione che permettono di associare a gruppi di utenti differenti set di variabili sia in visualizzazione che manutenzione La variabile viene definita diversificando i parametri di input/formula ad Actual e Forecast Vengono definite le dimensioni in cui la variabile opera 4
Come funziona Prodotti / Linee Variabili di input Canali di vendita Q.tà Prezzo 100 1,5 Retail BtoB Sconto Canale Net Sales 120 Formula: Qtà*Prezzo* (1-Sconto Canale) 20% Il sistema è costruito con le variabili necessarie ad alimentare il P&L aziendale. Una variabile può essere definita come: variabile di input o calcolata. Per ogni variabile sono definite le dimensioni in cui la variabile opera. In funzione delle dimensioni viene richiesto l input all utente e viene effettuato il calcolo dei risultati 5
Mappature Dei Sistemi Informativi La raccolta e classificazione delle informazioni consuntive è una delle attività più delicate ed impegnative di un sistema di controllo di gestione: Diverse fonti dati con logiche e differenti modalità operative Necessità di gestire differenti livelli di dettaglio tra i sistemi contabili e quelli di pianificazione Quadratura delle informazioni tra i sistemi Semplicità di manutenzione delle tabelle di mappatura Sicurezza che tutte le mappature siano state fatte correttamente Il processo di mappatura di PCPro permette di diagnosticare e manutenere: relazioni tra gruppi di conti ed una singola variabile di pianificazione anagrafica dei prodotti con tutti i raggruppamenti necessari per l analisi struttura dei canali, centri di costo e distributori/clienti 6
Raccolta Dati Il lavoro del Controller non deve essere quello di raccogliere, organizzare e normalizzare le informazioni: la fase di raccolta dati deve essere particolarmente semplice ed intuitiva per tutti gli utenti chiamati a collaborare al processo di redazione del budget e dei forecast. Il processo della raccolta dei dati deve essere organizzato in funzione delle diverse organizzazioni aziendali che devono collaborare al processo garantendo la necessaria riservetezza delle informazioni. PCPro integra molteplici interfacce utente per semplificare il processo di raccolta dati: Interfaccia nativa dell applicazione Interfaccia con Excel Estrattori da sistemi contabili (SAP, JDE, ACG, ) Gli stessi dati visualizzati nell interfaccia nativa possono essere scaricati ed aggiornati in un foglio Excel. La struttura del foglio Excel è automaticamente definito dal sistema in base ad i parametri selezionati nel download. 7
Sviluppo Processo di Budget Prodotti Il processo di budget risulta complesso in quanto presuppone il coinvolgimento di tutti i centri di decisione dell azienda È un processo recursivo che per iterazioni successive giunge a determinare il risultato di impresa Durante il processo di budget vengono simulati degli scenari ed ipotizzati i lanci di nuovi prodotti / canali Struttura P&L Funzioni Aziendali PCPro è stato studiato per permettere la collaborazione degli utenti nel processo di creazione del budget attraverso la gestione del workflow Il sistema offre la possibilità di gestire delle anagrafiche specifiche per il budget svincolate da quelle gestionali Le anagrafiche di budget riallineate nel momento in cui i prodotti vengono effettivamente lanciati sul mercato Per ogni funzione aziendale possono essere definite le linee di P&L e i prodotti per il quale la stessa può operare. In questo modo il sistema può essere esteso alle diverse funzioni aziendali che possono collaborare alla processo di definizione degli obiettivi ed al controllo del raggiungimento degli stessi 8
Analisi What-IF? Un sistema di controllo di gestione deve supportare il Controller nella simulazione ed individuazione di alternative e nella creazioni di scenari di business Il sistema deve storicizzare i diversi piani e simulazioni per i necessari confronti Nella fase di simulazione il sistema deve rispondere in modo immediato alle variazioni dei parametri del sistema PCPro offre la possibilità di simulare degli scenari alternativi e di storicizzare le diverse versioni nel sistema. La funzione di What IF? permette in modalità fuori linea di operare le classiche simulazioni di scenario, per il raggiungimento dei target obiettivo operando su tutti i prodotti o su gruppi nella stesso layout del P&L. L utente può decidere se storicizzare i risultati nel sistema o abbandonare le modifiche L utente può decidere se operare su tutti i prodotti indistintamente, su alcuni raggruppamenti o su un prodotto specifico Dopo aver simulato i dati l utente può decidere di salvare e storicizzare i dati nel sistema I risultati sono subito calcolati e visualizzati nel P&L 9
Analisi dei Dati L attenzione del Controller deve essere focalizzata ad analizzare i dati, individuare criticità e attivare per tempo i correttori necessari Il sistema deve essere in grado di integrarsi nel DWH aziendali e deve permettere di operare con gli stessi strumenti che sono già familiari all utente. Il patrimonio informativo deve essere reso disponibile in modo facile, veloce ed intuitivo PCPro integra gli strumenti di Pivot e Pivot Graph che permettono di visualizzare, analizzare ed esportare le informazioni. Le analisi possono essere salvate e distribuite La struttura normalizzata del database dell applicazione garantisce l integrazione con il DWH I dati possono essere interrogati attraverso delle tabelle pivot collegate direttamente al DataBase dell applicazione L utente può salvare le analisi costruite in modo da poterle riutilizzare in momenti successivi su differenti set di dati 10
Reporting Oltre ad effettuare le analisi dei dati, il Controller deve essere in grado di fornire una reportistica di facile lettura e di semplice personalizzazione Deve essere utilizzata una terminologia e degli indicatori comuni per condividere le informazioni all interno dell'azienda. L utente può estrarre dal sistema dei report in Excel PCPro utilizza un sistema integrato con Microsoft Excel che permette all utente di personalizzare i report implementandoli anche in forma grafica La creazione di indici ed indicatori permette di aggiungere valore alla reportistica L utente può costruire dei modelli di report utilizzabili su differenti set di dati Nella costruzione del report l utente può utilizzare tutte le funzionalità di Excel e può inserire a piacimento delle formule 11
Allocazione dei costi Il processo di raccolta dei dati deve essere integrato con le logiche di cost allocation per permettere la corretta allocazione dei costi / ricavi sui centri aziendali PCPro è in grado di utilizzare le logiche di cost allocation dei sistemi gestionali quando questi ne sono forniti oppure è in grado di gestire delle regole autonome di cost allocation Il sistema è in grado di produrre una reportistica della situazione pre e post allocata 12
A chi si rivolge PCPro è stato installato in aziende operanti in differenti settori merceologici e con differenti logiche di business La sua funzionalità multilingua lo rende particolarmente adatto per l impiego in aziende multinazionali Può essere utilizzato in realtà complesse, in cui sono presenti sistemi ERP e DWH, sia in realtà semplici È la naturale evoluzione per quelle aziende che devono passare da un sistema semplice, sviluppato direttamente dall utente in Excel, ad un sistema aziendale. 13
Moduli dell Applicazione 14
Technical Flow ERP Upload Actual Diagnostics Report System User Interface: Bdg and Fct Assignment VB Module Excel Module SQL DB Allocation Rules Data Consolidation SQL DB Cube On Line Analysis Pivot Analysis Ms Office Integration 15
Progetti s.r.l Via Bartolomeo Progetti D Alviano, 53 20146 Milano Telefono: 02427021 http://www.progettimilano.it/ e-mail: progetti@progetti.net 16