Soluzioni gestionali integrate per la Pubblica Amministrazione Architettura client/server PROTOCOLLO INFORMATICO Acquisizione Massiva Documenti Manuale Utente Protocollo Informatico 1/9
INDICE 1 INTRODUZIONE 3 2 ATTIVAZIONE 4 3 ACQUISIZIONE MASSIVA DOCUMENTI 5 3.1 Gestione Processo di Acquisizione 5 3.2 Archiviazione Documenti 8 Protocollo Informatico 2/9
1 INTRODUZIONE Il Modulo di Acquisizione Ottica Massiva proposto da DEDAGROUP (AMD) consente l acquisizione massiva di documentazione cartacea finalizzata all inserimento in un sistema di gestione documentale. Il riconoscimento dei barcode apposti sui documenti, tipicamente mediante l uso di etichette, consente la ricostruzione delle componenti documentali (documenti principali, allegati, ecc ) e il loro consolidamento nel formato elettronico preferito dal cliente. Il riconoscimento dei caratteri, applicato ad ogni pagina elaborata dal modulo, consente di disporre di indici testuali utilizzabili per successive ricerche di tipo full-text nel sistema di gestione documentale adottato. AMD può essere installato in una o più postazioni, dedicate o già in utilizzo da operatori di protocollo, purché dotate di uno scanner con interfaccia Twain standard. Protocollo Informatico 3/9
2 ATTIVAZIONE L applicativo descritto in questo manuale è disponibile separatamente rispetto all installazione della suite CIVILIA OPEN e necessita di un proprio codice di attivazione fornito dall amministrazione DEDAGROUP. L integrazione con la suite si attiva con la valorizzazione dei seguenti setup: Codice Setup PR_STETI PR_CODCLI Valore Attiva la possibilità di stampare l etichetta riportante il codice a barre da apporre sui documenti; deve essere valorizzato con un codice fornito dall amministrazione DEDAGROUP. Codice di riconoscimento dell Ente; deve essere valorizzato con il codice Ente comunicato al momento dell attivazione del software AMD. Tutti i setup possono essere valorizzati da Area Affari Generali Gestione Protocollo Servizi \ Tabella di Setup, oppure da Area Master - Modulo Master - Tabelle \ Gestione \ Setup. Protocollo Informatico 4/9
3 ACQUISIZIONE MASSIVA DOCUMENTI 3.1 Gestione Processo di Acquisizione Una volta installato ed attivato il software AMD ver. 1.6.3 (vedi relativo manuale di installazione) è possibile iniziare uno o più processi di acquisizione utilizzando l apposito tasto: Nella maschera che si aprirà saranno visualizzate le impostazioni di default relative al processo che si sta iniziando. Qui sarà possibile modificare i parametri relativi alla scansione, al riconoscimento del barcode, alla compilazione del documento finale da archiviare, al collegamento con il software documentale ed ai percorsi di salvataggio dei file elaborati. La modifica di queste voci interesserà esclusivamente il processo in corso, ma è tuttavia possibile salvare la configurazione come default, utilizzando l apposito tasto. Protocollo Informatico 5/9
Premendo il tasto Applica sarà possibile proseguire con il processo di acquisizione, passando alla fase di scansione. Protocollo Informatico 6/9
Al termine della scansione dei documenti, verrà emesso un avviso che riporterà il numero di pagine importate. Il passaggio successivo denominato Avvio BCR inizializzerà il sistema di riconoscimento ed attribuzione dei barcode presenti sui documenti scannerizzati. Tramite la funzione Verifica BCR sarà invece possibile correggere, oppure attribuire manualmente i dati (Anno, Numero, Allegati) relativi al protocollo di riferimento, in modo da permettere il calcolo dell eventuale codice a barre non riconosciuto. Una volta terminata la verifica dei barcode è possibile procedere con la funzione OCR e Compilazione, che provvederà alla creazione del file definitivo che sarà archiviato nel software documentale, secondo le specifiche indicate ad inizio processo. Protocollo Informatico 7/9
3.2 Archiviazione Documenti Quando tutti i processi di acquisizione sono stati terminati, sarà possibile procedere all archiviazione dei documenti verso il software documentale e l associazione al relativo protocollo registrato in CIVILIA OPEN tramite l apposita funzione. Una volta impostato il percorso in cui si trovano i documenti acquisiti (vedi parametro Documenti nella maschera delle impostazioni del processo), il software si occuperà di recuperare i file presenti in questa directory e trasferirli verso il software documentale, allegandoli al relativo atto protocollato. Protocollo Informatico 8/9
Al termine dell importazione, verrà visualizzato un riepilogo indicante il numero totale dei documenti importati e non, con la possibilità di consultare il file di log generato, che evidenzierà eventuali anomalie. Protocollo Informatico 9/9