Aggiornamento Argo Alunni v. 5.6.0 - Esportazione dati Frequenza2 Con questo aggiornamento viene completata la nuova funzione di esportazione dati verso il Sidi La nuova funzione è accessibile tramite Altro/Esporta dati/per Sidi, e prevede l estrazione dei dati dei flussi Frequenza2 e Rilevazioni Integrative. Ricordiamo che la trasmissione dei dati deve avvenire per scuola (codice meccanografico debole) Operazioni preliminari Prima di procedere con la trasmissione dati, è necessario effettuare una serie di verifiche per evitare di predisporre un flusso contenente errori, che inevitabilmente verrà scartato. Dati anagrafici obbligatori Suggeriamo di controllare con attenzione i seguenti dati (obbligatori): - codice fiscale - cittadinanza - codice di avviamento postale - comune di residenza - comune di nascita (per gli alunni nati in Italia) - stato di nascita (per gli stranieri) Si sottolinea che questi ultimi due dati vengono trasmessi uno alternativo all altro, cioè: - se l alunno è nato in Italia, viene trasmesso il comune di nascita e lo stato di nascita risulterà vuoto - viceversa, se l alunno è nato all estero, non viene trasmesso il comune di nascita Occorre quindi verificare che non vi sia incongruenza tra questi dati, cioè che non vi siano alunni che risultino nati in un comune italiano e in uno stato estero Codice fiscale fittizio Nella scheda dei dati anagrafici è prevista una casella per specificare se il codice fiscale immesso è stato rilevato da un documento ufficiale (es, fotocopia del tesserino sanitario), oppure no; in quest ultimo caso va messa la spunta nella casella (CF NON DOCUMENTATO). La spunta su NON DOCUMENTATO viene messa automaticamente dal programma se viene utilizzata la funzione di calcolo del codice (proponi); una volta verificato che il codice fiscale elaborato corrisponde a quello reale (desunto da un documento ufficiale) occorre ricordarsi di togliere manualmente la spunta. Nel caso in cui il codice fiscale sia NON DOCUMENTATO, al Sidi non viene trasmesso il codice fiscale specificato, ma un altro codice, fittizio, composto dal codice ministeriale della scuola (10 caratteri) e da un numero progressivo (6 cifre). Pag 1
Tabella Distretti Verificare che nella tabella Distretti vi sia indicato direttamente il numero del Distretto (ad esempio 20) e non vi sia una descrizione ampia (ad esempio Distretto n. 20). Il programma esporta i primi 4 caratteri, pertanto il dato potrebbe risultare troncato. Il dato non è comunque obbligatorio Tempi funzionamento (scuola dell infanzia/primaria/secondaria di primo grado) Il programma trasferirà l informazione relativa al tempo funzionamento rilevando il codice tempo funzionamento di riferimento nella tabella Corsi (tabelle/struttura scolastica/corsi dettaglio). Occorre che venga specificato uno dei codici sotto riportati; in caso contrario il programma riporterà il codice TN ). Ordine scuola codice tempo funzionamento Primaria Os0 24 ore di attività didattica Primaria Os1 27 ore di attività didattica Primaria Os2 Oltre 27 ore di attività didattica Primaria Os3 Orario settimanale di 40 ore Primaria Tn Tempo normale Primaria Tp Tempo pieno Sec. I grado Os1 27 ore di attività didattica Sec. I grado Os2 Oltre 27 ore di attività didattica Sec. I grado Os3 Orario settimanale di 40 ore Sec. I grado Tn Tempo normale Sec. I grado Tp Tempo prolungato Per la scuola superiore viene riportato sempre il codice TN Sezione Il dato relativo alla sezione è obbligatorio, pertanto, nel caso in cui la classe fosse priva di questa indicazione, il programma inserirà la lettera U (unica). Alunni ripetenti Vi invitiamo a verificare la situazione di ripetenza; il dato viene gestito nella scheda annuale tramite il campo n.volta di iscrizione (1 per i non ripetenti, 2, 3, per gli alunni ripetenti). Pag 2
Tabella Sedi Nella tabella Sedi è stato aggiunto un campo per specificare il comune (ai fini della trasmissione al Sidi i dati relativi a Comune e Indirizzo sono obbligatori). Esportazione dati 1) Richiesta codice di prenotazione La prima operazione da effettuarsi è la richiesta del codice di prenotazione. Si tratta di un codice univoco, che il Miur ha assegnato a ciascuna istituzione scolastica. Nel caso di istituti comprensivi, il codice è diverso per ciascuna unità scolastica (è associato al codice meccanografico debole). Per ricevere il codice di prenotazione, occorre selezionare la scuola nel pannello di scelta, immettere le chiavi di accesso al Sidi*, quindi fare partire la richiesta tramite l apposito pulsante. Il codice ottenuto verrà riportato in corrispondenza della scuola selezionata; l operazione va ripetuta per tutte le altre scuole, se più di una. Pag 3
* Importante! Le credenziali sono quelle dell utente abilitato alla trasmissione del flusso dati FREQUENZA2 al Sidi (il servizio di assistenza Argo non ne è comunque a conoscenza) e non viene presa in considerazione qualsiasi altra utenza. In caso di fallimento della funzione di richiesta del codice, viene visualizzato il seguente messaggio di errore (utente non autorizzato). Consigliamo di verificare prima se l utente è profilato per l invio del flusso in oggetto; è sufficiente accedere al servizio di invio flusso nel portale Sidi, con le proprie credenziali, e verificare che sia possibile trasmettere i dati per il flusso FREQUENZA2. Inoltre, occorre tenere conto che il programma si dovrà connettere ad un servizio Web predisposto dal Sidi ed è necessario pertanto che la navigazione su Internet non sia ostacolata. In caso di impedimento, il programma darà un messaggio di errore. 2) Allineamento tabelle I dati relativi a Stati, Comuni, Esiti e Titoli di ammissione (istituti superiori) devono essere normalizzati, cioè occorre allinearli alle tabelle ministeriali. Il programma riporta in un pannello i dati esistenti in archivio e a fianco le eventuali occorrenze individuate automaticamente nelle tabelle ministeriali; la riga viene evidenziata in rosso se la voce non è stata individuata (in tal caso l operatore dovrà ricercare ed individuare il dato corrispondente, pena la mancata trasmissione). Pag 4
Allineamento tabella Stati Allineamento tabella Esiti Pag 5
3) Creazione del file Una volta allineate le tabelle, non rimane che predisporre il file da trasmettere. Occorre scegliere la scuola nel pannellino di sintesi, scegliere in basso a destra il flusso interessato (Frequenza 2) e quindi avviare l esportazione. Al termine dell operazione il programma elabora un prospetto contenente un elenco delle classi inviate con il totale degli alunni. Il programma non produce il flusso se vengono rilevati errori bloccanti, riferiti a: - mancanza di dati anagrafici fondamentali: codice fiscale, cittadinanza, cap, - incongruenza tra comune e stato di nascita (es, comune italiano e stato estero) Viene segnalata la mancata aggregazione materie alle classi, ma il file viene prodotto ugualmente. Pag 6
4) Trasmissione file L acquisizione del file avviene tramite il portale Sidi. Occorre accedere alla gestione alunni, scegliere la scuola interessata alla trasmissione dati e confermare l anno 2010/2011. Nella pagina successiva si selezionerà la trasmissione per il flusso Frequenza2. Cliccando su Avanti viene richiesto di specificare il file da inviare; tramite il tasto Sfoglia lo si può prelevare direttamente, tenendo conto che il programma lo deposita di default nella cartella \Argo\Scambio\. E possibile che nella cartella di lavoro siano presenti più file; l individuazione è però semplice, tenendo conto che: - nel nome del file (AVVIO SCUOLA) è indicato il codice meccanografico della scuola di riferimento - gli ultimi 12 caratteri del nome del file contengono la data e l ora di creazione del file, nel formato AAAAMMGG e OOmm Una volta selezionato il file, si può procedere quindi con l invio L esito della trasmissione è accessibile tramite la funzione Visualizzazione Log, invocando la ricerca per il flusso Frequenza 2 (lasciare vuota la casella di specifica della Tipologia Errore) Pag 7
Il Sidi evidenzierà in un elenco le trasmissioni effettuate, indicando a fianco l esito di ciascun flusso. Nel caso in cui venga segnalato errore per un invio effettuato, basta selezionare la riga corrispondente e cliccare in basso sul pulsante Visualizza Log. Importante: il flusso FREQUENZA2 trasferisce i dati relativi al censimento dell Anagrafe Nazionale con un arricchimento di informazioni. Se vengono evidenziati errori non vuol dire che sia fallita anche la trasmissione dati per l Anagrafe (con scadenza 30 ottobre). Vi consigliamo pertanto di verificare anche i log di trasmissione relativi al flusso FREQUENZA e che non siano presenti errori per questo flusso, mentre quelli relativi a FREQUENZA 2 potranno essere corretti in un secondo momento. Pag 8
Note conclusive sulla trasmissione dei dati Invio dati per singola scuola (codice meccanografico) L invio dati deve avvenire per scuola (codice meccanografico debole); il programma rileva questo dato: -dalla tabella istituzioni scolastiche -dalla tabella delle sedi (più plessi) Modalità di gestione delle sedi Nel caso in cui l istituzione scolastica è una sola, il codice meccanografico viene specificato nella tabella delle Istituzioni Scolastiche, pagina di dettaglio (Tabelle/Opzioni). Se invece si tratta di un istituto comprensivo, l utente può optare di gestire le varie scuole inserendo più istituzioni scolastiche (e per ciascuna indicherà, nella pagina di dettaglio, il relativo codice ministeriale), oppure gestire tutto sotto un unica istituzione scolastica e ricorrere alla tabella delle sedi (tabelle/struttura scolastica/sedi) per differenziare le classi In ogni caso, se sono presenti più scuole, nel pannello di esportazione, sul lato sinistro, il programma le elencherà tutte, e l operatore dovrà sceglierle una per volta. Pag 9
Alunni portatori di handicap Nella tabella delle particolarità anagrafiche sono presenti due voci nuove che servono a dettagliare la condizione di handicap psicofisico (codice EH) e a specificare se si tratta di handicap fisico (codice EH1) oppure psichico (EH2). Non abbiamo disposizioni precise sull argomento, si suggerisce però di associare all alunno il dato puntuale. Si fa presente che nel Sidi può essere inserito un solo codice handicap, pertanto nella scheda anagrafica va caricato il codice prevalente. Titolo di ammissione Per la scuola primaria e secondaria di primo grado non è necessario specificare il titolo di ammissione (il campo è comunque accessibile tramite curriculum/modifica rapida delle schede annuali) Dati da escludere Il programma esporta i dati di tutti gli alunni presenti in archivio. Nel caso in cui dovesse essere necessario escludere un gruppo di alunni, è sufficiente creare nella tabella sedi una sede fittizia e associare a questa sede la classe o le classi da escludere. Si può specificare al posto del codice meccanografico una apposita descrizione che farà riconoscere la sede fittizia nelle varie fasi (richiesta codice prenotazione, esportazione dati). Pag 10
Altre modifiche Giustificazione assenze a mezzo Sms E disponibile una nuova funzione di giustificazione assenze/ritardi/permessi a mezzo Sms: - è stato predisposto un apposito applicativo che predispone l invio degli sms (lato genitore); il prodotto è disponibile gratuitamente agli utenti di Argo Sms; - è stata introdotta una nuova funzione di ricezione degli Sms che consente all operatore di segreteria un controllo maggiore, dalla ricezione del messaggio all accettazione della giustificazione Argo Mobile Giustifica Assenze Il programma è scaricabile da http://www.pannellosms.argosoft.it/giustificaassenze.jar, o si può trasferire tramite cavo USB oppure Bluetooth oppure, come suggeriamo, si può inviare al genitore un messaggio Sms di auto installazione (il telefonino del genitore si deve poter connettere ad internet!), digitando il seguente testo: http://www.pannellosms.argosoft.it/giustificaassenze.jar Tramite la procedura di Stampa Comunicazioni/Varie si produce la comunicazione dei dati di accesso per il genitore: password, id alunno, codice scuola. Il documento è accessibile tramite la funzione Altro/Personalizzazione documenti/comunicazioni varie (Comunicazione dati per giustificazione con Sms) e va completato con l inserimento manuale del Codice Utente per (del servizio Sms) Questo codice è rilevabile dalla lettera di attivazione del servizio, oppure, più semplicemente, dalla pagina principale del servizio Sms Pag 11
Riepilogando, il genitore installa il programma sul cellulare, lo configura con i dati ricevuti con l apposita comunicazione e subito dopo può agevolmente inviare gli Sms per giustificare le assenze dei figli. Nella cartella Argo\Alunni è disponibile la scheda pieghevole del prodotto (Argo Mobile Giustifica Assenze.pdf), da stampare, fronte/retro, e consegnare al genitore unitamente allegare alla comunicazione dei dati accesso al servizio. Ricezione Sms di giustificazione Tramite la voce Curriculum/Assenze/Giustifica da Sms l utente accede alla funzione di ricezione degli Sms di giustificazione. Tramite il pulsante viene avviata la funzione che interroga il server Argo. E necessario inserire le credenziali del servizio Sms In un apposito riquadro vengono visualizzati i messaggi ricevuti e sotto, per ciascuno di essi, l elenco delle occorrenze trovate nell archivio assenze Pag 12
Il programma evidenzia con un icona verde lo stato in cui c è perfetta corrispondenza tra la giustificazione e le assenze/ritardi/permessi presenti in archivio. Un icona rossa evidenzierà situazioni di errore derivanti da: - password non valida; il genitore non ha immesso una password corretta - date incongruenti; la giustificazione è riferita ad eventi con date differenti rispetto a quelle rilevate in archivio - tipologia incongruente; la giustificazione è riferita ad una tipologia di evento che non è presente in archivio (esempio, giustificazione per un ritardo, ma in archivio è presente, per quel giorno, un permesso di uscita) Le incongruenze rilevate vengono comunque evidenziate dal programma. In questo caso l operatore può intervenire manualmente e può accettare la giustificazione anche se è riferita ad evento diverso oppure se è evidente che genitore ha sbagliato il riporto della data. L icona dello stato, se si interviene manualmente, diventerà di colore giallo. Infine, dopo il salvataggio, il programma prevede la stampa di un report contenente i dati del messaggio Sms, l elenco degli eventi giustificati ed eventualmente quelli che rimangono da giustificare. Pag 13
Importante: gli Sms di giustificazione ricevuti non sono più richiamabili attraverso il programma, in quanto risultano già consegnati (la logica è quella di non visualizzare sempre gli stessi messaggi ). L utente può però consultarli tramite il portale ARGO Sms, accedendo alla sezione SMS Ricevuti. Modulo di autorizzazione per ingresso in ritardo (o giustificazione assenze) Tramite la procedura Curriculum/Assenze/Giustifica assenze/ritardi/permessi è possibile stampare il modulo di autorizzazione di ingresso in classe. Pag 14
Il modello viene prodotto in formato A5 e contiene il riepilogo dei permessi e dei ritardi precedentemente fruiti, con indicazione di quelli che non sono stati giustificati. Buon lavoro Argo Software Pag 15