Documentazione illustrativa
1 DESCRIZIONE SOMMARIA DEL SOFTWARE... 3 1.1 Gestione anagrafiche clienti... 3 1.2 Voci di fatturazione... 3 1.3 Tariffe clienti... 4 2 FATTURAZIONE AUTOMATICA... 5 2.1 Fatturazione da tariffe... 5 2.2 Fatturazione automatica da bolle doganali... 6 2.3 Fatturazione automatica da accise... 6 2.4 Fatturazione automatica da intrastat... 7 3 INVIO E-MAIL... 8 3.1 Stampa ed invio dei documenti tramite posta elettronica... 8 4 GESTIONE EFFETTI E RITENUTE D ACCONTO... 9 4.1 Gestione effetti attivi... 9 4.2 Gestione ritenute d acconto... 9 5 GESTIONE PARAMETRI... 10 5.1 Parametri... 10 6 STAMPE... 11 7 AMBIENTE DI SVILUPPO, REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE, TELEASSISTENZA... 15 7.1 Ambiente di sviluppo... 15 7.2 Requisiti hardware e software... 15 7.3 Assistenza / Teleassistenza... 15 8 COME CONTATTARCI... 15 2 / 15
Fatturazione di Servizi in ambiente Windows Caratteristiche principali 1 Descrizione sommaria del software 1.1 Gestione anagrafiche clienti Il programma mette a disposizione dell utente la seguente maschera per gestire, in modo completo, tutte le anagrafiche clienti utilizzate. Figura 1: Gestione anagrafiche clienti 1.2 Voci di fatturazione Le voci di fatturazione sono caratterizzate da una sigla alfanumerica di 6 caratteri, una descrizione, codice IVA, modalità di calcolo (fisso o a scaglioni) ed informazioni aggiuntive relative alla contabilizzazione. Non vi sono limiti sulla lunghezza della descrizione associata alla voce. Figura 2: Gestione voci di addebito 3 / 15
1.3 Tariffe clienti La gestione delle tariffe associa ad una sigla tariffa un elenco di voci di fatturazione. E possibile associare ad un cliente una tariffa da proporre in fase di fatturazione. Le tariffe possono essere utilizzate direttamente in fase di creazione di una fattura oppure per generare in automatico delle fatture a partire da Bolle Doganali, Accise, Intrastat. Gestione tariffe e modalità di calcolo importi Le creazione delle righe di addebito e il calcolo dei relativi importi avviene in base alla tariffa legata al cliente. Una tariffa deve essere definita nell'apposita tabella ed è composta da un codice, una descrizione ed un elenco di voci con eventuali importi di addebito; inoltre, una tariffa può essere utilizzata per più clienti. Ogni singola voce di addebito deve essere definita nella tabella Voci di fatturazione indicando il riferimento dei campi dove reperire i valori e in quale modo si devono utilizzare per effettuare il calcolo dell'addebito. Figura 3: Gestione tariffe Nell esempio sopra riportato la tariffa ESEMPIO contiene due voci: - 01 Diritti doganali, il cui importo viene reperito dai diritti della bolla doganale - 08 Commissione, il cui importo viene calcolato moltiplicando l importo unitario indicato in tariffa per la quantità (numero di bolle in questo caso) 4 / 15
2 Fatturazione automatica 2.1 Fatturazione da tariffe In fase di fatturazione verranno proposte le voci della tariffa associata al cliente in esame. Gli importi reperiti in modo automatico verranno proposti e comunque saranno modificabili dall operatore. Anche le voci di addebito potranno essere cancellate, aggiunte, variate. Figura 4: Fatturazione da tariffa Nella maschera sotto riportata, vi è l esempio della creazione in automatico delle righe della fattura a partire dalla tariffa selezionata (in questo caso ESEMPIO_1). Figura 5: Righe fattura a partire da tariffa 5 / 15
2.2 Fatturazione automatica da bolle doganali Vi sono alcune funzioni specifiche aggiuntive che possono essere utilizzate all interno del settore doganale, quali la fatturazione automatica delle bollette import/export. La procedura consente, in fase di fatturazione, di selezionare le bolle da fatturare per il cliente indicato; l utente si limiterà a scegliere le bolle e il programma creerà le voci e gli addebiti. Viene inoltre tenuto conto degli anticipi sui diritti doganali. Figura 6: Fatturazione automatica da Bolle Doganali 2.3 Fatturazione automatica da accise All interno del programma, sono presenti altre funzioni specifiche aggiuntive utilizzate all interno del settore doganale, quali la fatturazione automatica delle accise. La procedura consente, in fase di fatturazione, di selezionare le accise da fatturare per il cliente indicato; l utente si limiterà a scegliere i movimenti e il programma creerà le voci e gli addebiti. Figura 7: Fatturazione automatica da Accise 6 / 15
2.4 Fatturazione automatica da intrastat Il programma Wfattu permette anche di effettuare la fatturazione automatica dall intrastat. Per eseguire questa operazione è necessario che dal programma Xintra avvenga l'esportazione dei dati per la fatturazione. Inoltre è necessario agganciare i clienti di fatturazione con i soggetti obbligati (operazione che può essere effettuata in automatico a parità di partita Iva). Per fatturare le dichiarazioni sarà sufficiente visualizzare gli elenchi selezionare quelli che si vorranno fatturare: in automatico il programma creerà una fattura per ogni cliente avente già valorizzate le voci e gli addebiti in base alle tariffe. Figura 8: Fatturazione automatica da Intrastat 7 / 15
3 Invio e-mail 3.1 Stampa ed invio dei documenti tramite posta elettronica Il programma di Fatturazione permette di stampare documenti su files in formato PDF e di allegare, in modo manuale o automatico, tali files a messaggi di posta elettronica. Le funzionalità del modulo in oggetto sono: Creazione in modo automatico di un messaggio di posta elettronica verso l intestatario del documento (cliente) contestualmente al caricamento del documento stesso (gli indirizzi di posta elettronica sono memorizzati sull anagrafica dei clienti). Possibilità di differenziare il destinatario in funzione del tipo di documento inviato. Invio in modo automatico delle e-mail con allegate le fatture del periodo (da numero a numero) Visualizzazione e stampa dello storico delle e-mail inviate suddivise per cliente / periodo. Figura 9: Gestione invio documenti via e-mail 8 / 15
4 Gestione effetti e ritenute d acconto 4.1 Gestione effetti attivi A partire dalle fatture con pagamento di tipo Ricevuta Bancaria si possono generare gli effetti. Essi saranno aggregabili per distinte e la procedura genererà il file per l invio telematico alla banca (Home Banking o Internet). Figura 10: Gestione effetti 4.2 Gestione ritenute d acconto Per le persone fisiche, quali i liberi professionisti, il programma gestisce le ritenute d acconto. 9 / 15
5 Gestione parametri 5.1 Parametri Il programma fornisce all utente la possibilità di gestire molteplici parametri tra cui la gestione degli anticipi doganali, il logo e altri, utili soprattutto nelle procedure di stampa. Figura 11: Parametri Modalità di stampa Non è necessario utilizzare moduli preparati in tipografia, in quanto il programma provvede in modo autonomo a stampare l aspetto grafico su carta bianca. Anche il logo aziendale può essere stampato sull intestazione dei documenti. Possibilità di scegliere fra tre modelli di stampa fattura proposti. Possibilità di gestire il numero di decimali della quantità e del prezzo unitario da visualizzare sia in stampa che nelle voci di fatturazione. 10 / 15
6 Stampe Stampa fattura Pag 12 Stampa fatturato clienti Pag 13 Stampa distinta effetti Pag 14 11 / 15
Di seguito, i tre modelli di stampa fattura selezionabili nel programma: Figura 12: Modulo di stampa fattura 1 Figura 14: Modulo di stampa fattura 2 Figura 13: Modulo di stampa fattura 3 12 / 15
Figura 15: Stampa fatturato 13 / 15
Figura 16: Stampa distinta effetti 14 / 15
7 Ambiente di sviluppo, requisiti hardware e software, teleassistenza 7.1 Ambiente di sviluppo Sia il programma di sviluppo del software che la base dati sono in Access della MicroSoft. Ciò permette un facile accesso alle strutture dati con strumenti Office, e permette all utente di integrare il software con proprie elaborazioni e stampe. E inoltre possibile integrare completamente la procedura WFattu, al nostro prodotto di contabilità WConta, che gestisce tutti gli aspetti contabili di un azienda. 7.2 Requisiti hardware e software I requisiti minimi per l utilizzo del programma sono: Sistema Operativo: Spazio libero su disco: Stampanti: Windows XP o successivi 500 MB Stampante laser o a getto di inchiostro 7.3 Assistenza / Teleassistenza L assistenza al software e gli aggiornamenti vengono effettuati tramite collegamento remoto con opportuni programmi (teleassistenza) e con il supporto telefonico. In questo modo qualsiasi problema può essere risolto velocemente da parte del nostro personale operando direttamente sul PC del cliente. 8 Come contattarci Per qualsiasi informazione potete contattarci ai seguenti numeri: Telefono: 011/3161357 Fax: 011/3162907 e-mail: euroarpa@euroarpa.it Indirizzo: C.so Traiano 159 Torino 15 / 15