Pag. 1 di 15 INDICE 1 SCOPO...2 2 CAMPO DI APPLICAZIONE...2 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI...3 4 DESCRIZIONE ATTIVITA E RESPONSABILITA...4 4.1 INVIO DEI CAMPIONI SPERIMENTALI DA PARTE DEL PROMOTORE...5 4.2 RICEZIONE IN FARMACIA DEI CAMPIONI SPERIMENTALI...6 4.3 CONSERVAZIONE IN FARMACIA DEI CAMPIONI SPERIMENTALI...10 4.4 CONSEGNA/INVIO AL MEDICO SPERIMENTATORE DEI CAMPIONI SPERIMENTALI...10 4.5 RITIRO, SMALTIMENTO E DISTRUZIONE DEI CAMPIONI SPERIMENTALI...11 4.6 TENUTA DELLA DOCUMENTAZIONE...12 5 RESPONSABILITÀ...14 6 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO...15 7 INDICATORI...15 8 ALLEGATI...15 Documento redatto da: Dr.ssa Nilla Viani Direttore Dipartimento Interaziendale Dr.ssa Marzia Bacchelli Direttore Farmacia ospedaliera AUSL di Modena Dr.ssa Mara Cavana Direttore farmacia Ospedaliere AOU Policlinico di Modena Verifica Approvazione Emissione Direttore del Dipartimento Interaziendale Dr.ssa Nilla Viani Direttore del Dipartimento Interaziendale Dr.ssa Nilla Viani Direttore del Dipartimento Interaziendale Dr.ssa Nilla Viani Data di emissione 05/02/2016
Pag. 2 di 15 MODIFICHE Rev. Approvazione Pagine Data Visto Modificate Tipo - natura della modifica 0 12/03/2013 Prima emissione 1 05/02/2016 Revisione completa 1 SCOPO La presente procedura descrive le modalità di gestione dei campioni sperimentali utilizzati all interno di studi clinici, siano essi: Medicinali (IMP - Investigational Medicinal Product) altri medicinali non IMP (NIMPs Non Investigational Medicinal Products) rientranti nella tipologia PeIMP (Product Equivalent to the IMP), in quanto somministrati ai pazienti solo in virtù della partecipazione di questi ultimi alla sperimentazione Dispositivi medici Dietetici e integratori alimentari Altre tipologie di beni sanitari previsti dal protocollo e richiesti per la conduzione della sperimentazione (ad escluzione di strumenti e attrezzature biomedicali). La presente procedura descrive le modalità di gestione dei campioni sperimentali relativamente ai seguenti aspetti: a) consegna da parte del Promotore o Finanziatore alla Farmacia Interna dei campioni sperimentali; b) ricevimento, controllo, registrazione, conservazione, e consegna da parte della Farmacia Interna al Medico Sperimentatore; c) stoccaggio (in casi eccezionali e preventivamente concordati) nel magazzino della Farmacia Interna dei campioni sperimentali pervenuti, quando questi non possano essere conservati direttamente in Reparto per problemi logistici. d) ritiro dei campioni sperimentali per operazioni di reso al Promotore e/o distruzione dei campioni sperimentali scaduti o non utilizzati. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Gestione dei campioni sperimentali (dalla ricezione fino all eventuale reso o distruzione) inviati alla Farmacia Interna di riferimento, relativi a sperimentazioni autorizzate e da svolgersi presso centri dell Azienda USL e/o dell Azienda Ospedaliera di Modena. La preparazione di medicinali sperimentali, siano essi IMP o PeIMP, ai sensi dell art.8 del Decreto Legislativo n.200 del 6.11.2007, compresa la produzione di medicinali di cui all art. 15 del medesimo Decreto, non verranno trattati all interno della questa procedura
Pag. 3 di 15 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI Nome Sigla Definizione Autorità competente Responsabile Legale Campione sperimentale Contract Research Organization Comitato Etico Provinciale di Modena EuDract Fascicolo dello Studio Good Clinical Practice Investigator s Brochure AC CRO CE GCP IB Ai sensi delle vigenti disposizioni normative il ruolo di autorità competente è svolto da AIFA per gli studi interventistici con farmaci, per le altre tipologie di studi è in capo alla Direzione Generale dell Azienda Sanitaria Il Direttore Generale della struttura sanitaria ove si svolge la sperimentazione clinica è il Responsabile Legale; autorizza e sottoscrive il contratto con il promotore della sperimentazione. Per le sperimentazioni per cui il contratto viene stipulato con l Università il Responsabile Legale è identificato in ambito universitario. Beni sanitari (farmaco, dispositivo medico, dietetico, integratore alimentare ) che vengono sperimentati oppure impiegati come riferimento in uno studio clinico, compresi prodotti autorizzati alla commercializzazione, qualora essi vengano impiegati o formulati o confezionati in modo diverso da quelli autorizzati, oppure qualora vengano utilizzati per un indicazione diversa da quella approvata, o siano impiegati allo scopo di ottenere ulteriori informazioni sul loro uso approvato/autorizzato. Una persona o un organizzazione (commerciale, accademica o di altro tipo) con cui il Promotore ha stipulato un contratto per assolvere una o più mansioni e funzioni del Promotore, relative allo studio. Una struttura indipendente, costituita da medici e membri non medici, con la responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della sicurezza e del benessere dei soggetti coinvolti in uno studio sperimentale e di fornire pubblica garanzia di tale protezione. Tale struttura è responsabile di effettuare la revisione e di dare l approvazione relativa al protocollo di studio, all idoneità degli sperimentatori, delle strutture, dei metodi, e del materiale da impiegare per ottenere e documentare il consenso informato dei partecipanti allo studio. Registro istituito presso l EMA (European Medicines Agency) in accordo alla Direttiva 2001/20/CE. Questo Registro raccoglie tutti i dati di sperimentazioni cliniche di tipo interventistico con medicinali condotte nell Unione europea. Il database EudraCT è un Registro confidenziale e accessibile alle Autorità competenti degli Stati membri, all EMA e alla Commissione Europea. Fascicolo destinato a raccogliere tutta la documentazione relativa ad ogni studio che prevede l invio di campioni sperimentali. Norme di Buona Pratica Clinica. Uno standard a cui fare riferimento per la progettazione, la conduzione, l esecuzione, il monitoraggio, la verifica, la registrazione, le analisi ed i rapporti relativi agli studi clinici, che garantisce che i dati ed i risultati riportati siano attendibili ed accurati, e che siano salvaguardati i diritti, l'integrità e la riservatezza dei soggetti partecipanti allo studio. Dossier per lo Sperimentatore. Una raccolta di dati clinici e non clinici, relativi al/i prodotto/i in sperimentazione, pertinenti allo studio del/i prodotto/i in sperimentazione nell'uomo.
Pag. 4 di 15 Nome Sigla Definizione Investigational Medicinal Product No profit Non Investigational medicinal product Product Equivalent to the IMP Profit Promotore Regardless Trial NIMP Sperimentatore IMP NIM P PeI MP ReT NIM P Prodotto Medicinale Sperimentale. Una forma farmaceutica di un principio attivo o di un placebo saggiato come medicinale sperimentale o come controllo in una sperimentazione clinica, compresi i prodotti che hanno già ottenuto un autorizzazione di commercializzazione ma che sono utilizzati o preparati (secondo formula magistrale o confezionati) in forme diverse da quella autorizzata, o quando sono utilizzati per indicazioni non autorizzate o per ottenere ulteriori informazioni sulla forma autorizzata. Sperimentazioni cliniche dei medicinali che non hanno finalità di lucro ma sono finalizzate al miglioramento della pratica clinica e come tali sono parte integrante dell assistenza sanitaria, ai sensi del D.M. del 17.12.2004. Prodotto medicinale non sperimentale. Prodotti che non sono oggetti della sperimentazione clinica ma che vengono forniti ed usati nello studio secondo le indicazioni del protocollo, quali terapie di supporto, terapie di base standard. Possono essere forniti dallo Sponsor ed è preferibile che siano dotati di una AIC, almeno in un paese europeo. Prodotto equivalente dal punto di vista regolatorio all IMP. Farmaci NON oggetto della sperimentazione, ma previsti dal protocollo e necessari per la sua realizzazione e che vengono somministrati ai pazienti solo perché partecipanti allo studio. Possono essere farmaci con AIC in Italia e/o all estero, anche usati al di fuori delle condizioni autorizzative previste. Anche i challenge agents rientrano nella categoria. Devono essere forniti dal Promotore dello studio. Sperimentazioni cliniche dei medicinali che sono proposte da aziende farmaceutiche o società a fini di lucro. Un individuo, società, oppure un organizzazione che sotto propria responsabilità, dà inizio, gestisce e/o finanzia uno studio sperimentale. Farmaci NON oggetto della sperimentazione, con AIC, previsti dal protocollo, da somministrare ai pazienti indipendentemente dal protocollo (secondo RCP) quali terapie di background, per prevenire e curare reazioni connesse alla terapia standard, o per terapia di supporto, in caso di trattamento dei casi di inefficacia dell IMP. Persona responsabile della conduzione dello studio sperimentale, presso il centro di sperimentazione. 4 DESCRIZIONE ATTIVITA E RESPONSABILITA Tutti gli studi sperimentali per potere essere effettuati richiedono: Parere positivo del CE di riferimento Autorizzazione alla conduzione dello studio, secondo normativa vigente, da parte dell Autorità Competente Stipula di apposito contratto tra lo Sponsor e il Legale Rappresentante dell Azienda Sanitaria del Centro sperimentatore (ad eccezione degli studi per cui non è prevista la stipula del contratto).
Pag. 5 di 15 La Direzione Aziendale invia alla Farmacia Interna di competenza: 1. copia della Disposizione dell Autorità Competente per gli studi che lo richiedono 2. copia del contratto e, nel caso di utilizzi compassionevoli autorizzati in procedura d urgenza ai sensi del D.M. 8 maggio 2003, dell Approvazione del CE. 3. Sinossi/Protocollo dello Studio 4. Eventuali informazioni specifiche per la Farmacia, relative al coinvolgimento della Farmacia Interna per quanto concerne lo Studio e costi relativi Tale documentazione dovrà essere in possesso della Farmacia Interna prima dell inizio dello Studio. 4.1 Invio dei campioni sperimentali da parte del promotore 4.1.1.Il Promotore potrà procedere alla fornitura dei campioni sperimentali solo se in possesso del parere positivo del CE, della autorizzazione dell Autorità Competente alla esecuzione della sperimentazione e previa sottoscrizione e rispetto delle clausole contrattuali sottoscritte con la Direzione Aziendale della struttura sanitaria cui afferisce il centro sperimentatore. 4.1.2 Il Promotore dovrà inviare i campioni sperimentali esclusivamente alla Farmacia Interna dell Azienda Sanitaria a cui fa riferimento lo Sperimentatore: AZIENDA SANITARIA Azienda USL di Modena Azienda Ospedaliera Universitaria di Modena REFERENTE E INDIRIZZO Dott c/o FARMACIA NOCSAE Via Giardini, 1355 41126 MODENA Dott c/o FARMACIA dell Ospedale di Carpi Via Vittorio Veneto, 1 CARPI (MO) Dott c/o FARMACIA OSPEDALIERA Via del Pozzo 71 41124 MODENA ORARIO RICEZIONE Dal Lunedì al Venerdì 4.1.3 Il collo, contenente i campioni sperimentali, inviato dal Promotore, con regolare documento di trasporto, dovrà riportare la seguente DICITURA ESTERNA:
Pag. 6 di 15 CAMPIONI PER SPERIMENTAZIONI REFERENTE E INDIRIZZO DELLA FARMACIA CODICE IDENTIFICATIVO DELLA SPERIMENTAZIONE TEMPERATURA DI CONSERVAZIONE Dovrà essere inoltre evidenziata la presenza, all interno del collo, di un eventuale dispositivo di registrazione della temperatura al fine di verificare immediatamente la corretta conservazione durante il trasporto. 4.1.4 Il Promotore dovrà inserire all interno del collo, la DOCUMENTAZIONE sotto specificata: codice identificativo della sperimentazione e Codice EuDract titolo della sperimentazione nome dello Sperimentatore e Reparto a cui vanno consegnati i campioni sperimentali descrizione quali/quantitativa del materiale inviato temperatura e modalità di conservazione recapiti del referente da contattare in caso di non conformita rilevate 4.2 Ricezione in farmacia dei campioni sperimentali 4.2.1 Il personale tecnico operante presso la Farmacia Interna: a) riceve i campioni sperimentali dal Corriere e verifica che vi sia esatta corrispondenza tra il documento di trasporto ed i colli consegnati (intestazione, indirizzo, n. di colli, ecc.); b) ispeziona visivamente i colli che non devono mostrare segni di ammaccatura e non devono essere bagnati; c) prende nota della data e dell orario di consegna e trattiene, qualora applicabile, la bolla di accompagnamento del corriere datata e firmata; d) verifica la presenza di un registratore della temperatura e procede al blocco immediato e alla verifica dei dati riportati (vedi Istruzione Operativa - Allegato 4); e) procede a stoccare i campioni sperimentali, secondo le modalità e la temperatura di conservazione indicate sul confezionamento esterno o all interno della documentazione. I campioni sperimentali sono stoccati separati dagli altri farmaci, premunendosi che vengano rispettati i parametri indicati dal Promotore: tra i 2 8 C, nel frigorifero in spazio dedicato, < 25 C a temperatura ambiente all interno del magazzino della Farmacia in spazio dedicato; f) procede ad avvisare il Farmacista referente per tale attività 4.2.2 Il Farmacista referente all atto della ricezione dei campioni sperimentali: a) verifica che lo stoccaggio sia avvenuto correttamente in relazione alle indicazioni del Promotore e negli spazi separati e dedicati.
Pag. 7 di 15 b) si accerta qualora si tratti del primo invio che lo Studio a cui fanno riferimento i campioni sperimentali inviati abbia ottenuto parere favorevole del CE e autorizzazione da parte dell Autorità Competente, attraverso la verifica della presenza in Farmacia della Documentazione prevista al punto 4; nel caso di utilizzi compassionevoli autorizzati in procedura d urgenza sarà necessario disporre in farmacia dell approvazione del CE. c) Predispone, in caso di I invio, apposito fascicolo informatico e cartaceo per lo studio, contenente le informazioni elencate in Dati per Fascicolo /Registro ; nel caso di invii relativi a studi già attivati, identifica il fascicolo dello studio all interno dell Archivio Sperimentazioni della Farmacia. Verifica la corrispondenza tra la documentazione inviata e quella in possesso: sigla/acronimo dello Studio, codice Eudract (oppure iniziali/data nascita del paziente in caso di autorizzazioni ai sensi del D.M. 8 maggio 2003), Promotore, Farmaci o altri beni sanitari oggetto della sperimentazione, Reparto e Sperimentatore principale; 1 Dati per Fascicolo/Registro FASCICOLO CHIUSURA IL Numero pratica CE Anno Tipo studio SIGLA Titolo Studio Codice EUDRACT Campioni oggetto di sperimentazione: Promotore C.R.O.(se presente) REPARTO Sperimentatore Atto autorizzativo n. del 1 L implementazione in tutte le Farmacie dell archiviazione informatica dei dati relativi alle sperimentazioni (Archivio Elettronico delle sperimentazioni) deve prevedere l inserimento delle seguenti informazioni: Numero pratica CE e anno di riferimento; Numero progressivo e anno del Registro delle Sperimentazioni della Farmacia (facoltativo). Sigla, seguita dall acronimo del protocollo (ove applicabile); Codice EuDract o Iniziali/Data di Nascita in caso autorizzazioni ai sensi del D.M. 8 maggio 2003; N protocollo contratto della Direzione Aziendale Titolo dello Studio
Pag. 8 di 15 d) aggiorna il Registro delle Sperimentazioni della Farmacia relativo all anno in corso e) verifica la corrispondenza quali-quantitativa del materiale inviato rispetto a quanto riportato sui documenti accompagnatori ed esamina l idoneità dei campioni sperimentali inviati, in particolare in relazione alla loro integrità, alla scadenza, alla corretta conservazione, ai certificati di analisi (ove applicabile); f) verifica dell idonea etichettatura dei prodotti conforme alle disposizioni normative applicabili; in particolare, tutte le seguenti informazioni devono comparire in etichetta (art. 26 30, Annex 13 dell Eudralex volume 4): 1. per Farmaco: unità posologica, forma farmaceutica, via di somministrazione, numero di unità posologiche contenute, numero di lotto e scadenza e, in caso di studio in aperto, denominazione del farmaco e relativo dosaggio; 2. per i DM: denominazione, numero di lotto e scadenza, presenza di marchio CE (non previsto in caso di studi pre-marketing), eventuali istruzioni d uso, indicazioni relative alla sterilità, se richiesta. 3. codice di riferimento dello Studio; 4. numero di identificazione del soggetto/ numero di trattamento (se richiesto dalla tipologia di studio) ; 5. Istruzioni per l'uso; 6. Dicitura Campione sperimentale ; 7. Condizioni di conservazione; 8. Periodo di utilizzo (data di scadenza espressa in mesi/anno, in modo da evitare ambiguità); In casi eccezionali la data di scadenza può essere omessa qualora lo Studio preveda l assegnazione del patient kit al paziente tramite sistema di assegnazione -Interactive Voice Responce Sistem- IVRS (es. quando si ha la necessità di mantenere la doppia cecità inserire la data di scadenza, differente tra farmaco e placebo, potrebbe essere un elemento identificativo del prodotto utilizzato e quindi invalidare il metodo della doppia cecità). L assegnazione tramite telefonata IVRS garantisce il fatto che possano essere assegnati solo kit con data di scadenza idonea; 9. Tenere fuori dalla portata dei bambini (tranne quando l'imp deve essere utilizzato in ospedale); Se necessario modificare la data di scadenza (ri-etichettatura), una etichetta aggiuntiva può essere posta sul prodotto. Quest ultima deve riportare la nuova data di scadenza e riprendere il numero di lotto. Può essere sovrapposta all etichetta precedente ma non deve coprire il numero di lotto. Qualora l operazione di rietichettatura venga effettuata dal Monitor dello Studio in Farmacia, deve essere presente documentazione anche nel Fascicolo dello studio. g) conserva nel Fascicolo dello studio copia del documento di trasporto (ove applicabile), una copia della documentazione relativa alla ricezione dei campioni sperimentali inviati dal Promotore e una copia del modulo datato/firmato, inviato (generalmente via fax) al Promotore per avvenuta ricezione del campione sperimentale (quando richiesto).
Pag. 9 di 15 h) effettua la registrazione nell archivio elettronico (se attivato) e stampa la Dichiarazione di Ricevimento (Allegato 1), completa in tutte le sue parti: 1. Numero pratica CE 2. Codice di identificazione del protocollo sperimentale e acronimo, ove previsto 3. Nome del Centro Sperimentale 4. Nome dello Sperimentatore Principale 5. Dicitura contiene campioni sperimentali come da D.d.t. accompagnatorio (vedi punto 4.4) 6. Numero dei colli consegnati distinti per modalità di conservazione 7. Note relative alle modalità di conservazione dei campioni sperimentali (temperatura di conservazione), data di scadenza prossima e specifiche relative ad invii anomali. 8. Data della consegna allo Sperimentatore 9. Firma dello sperimentatore o suo delegato per presa in carico dei campioni sperimentali 10. Firma del Farmacista referente che ha eseguito il controllo del materiale da consegnare allo sperimentatore 4.2.3 Nel caso che i campioni sperimentali inviati siano idonei sotto tutti gli aspetti sopra elencati, relativamente alla qualità, quantità, confezionamento secondo norma, etichettatura, data di scadenza e stato di conservazione, il Farmacista provvede alla consegna allo Sperimentatore secondo le modalità definite dalla seguente procedura (punto 4.4). I campioni sperimentali verranno conservati in Farmacia Interna in idonee condizioni di ambiente e temperatura, separati dagli altri farmaci, fino alla consegna al Centro Sperimentale. 4.2.4 Nel caso che i campioni sperimentali inviati NON siano idonei (mancata corrispondenza con quanto dichiarato sui documenti accompagnatori per qualità o quantità, o il campione sperimentale sia pervenuto rotto o avariato, anche solo in parte, o non vi sia la garanzia del rispetto della temperatura di conservazione prevista, anche tramite rilevazione di appositi temp-tale accompagnatori), il Farmacista provvede ad avvertire il Promotore/CRO, a mezzo fax o e-mail, di quanto riscontrato, mantenendo il materiale in quarantena. I campioni sperimentali saranno trattenuti presso la Farmacia Interna fino a che il Promotore/CRO non abbia provveduto a far pervenire al Farmacista la formale comunicazione (per mail o fax) che gli stessi possano essere o meno utilizzati, resi e/o sostituiti. Tale comunicazione è da archiviarsi nella documentazione relativa all invio all interno del Fascicolo. Il materiale in quarantena dovrà recare sul lato frontale del collo a chi lo guarda In quarantena NON CONSEGNARE. Nel caso il campione sperimentale possa essere effettivamente utilizzato questo verrà inviato in Reparto secondo le modalità previste dalla seguente procedura (punto 4.4), con nota relativa. Nel caso il campione sperimentale non possa essere effettivamente utilizzato questo dovrà essere ritirato, nel caso di studi profit, direttamente dal Promotore/CRO (punto 4.5), mentre nel caso di studi no profit si potrà procedere alla relativa distruzione (punto 4.5).
Pag. 10 di 15 4.2.5 Tutta la documentazione inerente le comunicazioni tra Farmacista e Promotore/CRO e/o Sperimentatore inerenti all invio dei campioni sperimentali, verranno arichiviate nel Fascicolo relativo allo Studio. 4.3 Conservazione in farmacia dei campioni sperimentali 4.3.1 Il Farmacista è tenuto alla corretta conservazione dei campioni sperimentali, separati dagli altri farmaci e suddivisi per protocollo, fino al momento dell invio al Medico Sperimentatore. Le condizioni di stoccaggio e di trasporto devono garantire le idonee condizioni di temperatura previste. Nel caso di studi che richiedono la conservazione dei campioni sperimentali in Farmacia, questi dovranno essere stoccati in zona dedicata chiaramente identificabile. 4.3.2 I campioni sperimentali da conservarsi al di sotto dei 25 C saranno tenuti in zona preposta del magazzino di Farmacia Interna, in ambiente con un impianto di condizionamento, atto a mantenere la temperatura di al di sotto dei 25 C, e monitoraggio della temperatura. I campioni sperimentali da conservarsi al di sotto dei 8 C saranno tenuti in frigoriferi idonei, in spazio dedicato, dotati di un sistema di monitoraggio della temperatura. 4.3.3 Il Monitoraggio della Temperatura prevede un documento datato/firmato dei controlli effettuati da archiviarsi nei Documenti generali relativi alla Gestione del Campioni Sperimentali. 4.4 Consegna/invio al medico sperimentatore dei campioni sperimentali 4.4.1 Il farmacista provvede all inserimento, all interno dei colli contenenti i campioni sperimentali, tutta la documentazione in originale relativa al contenuto (D.d.t. e altra eventuale documentazione) e provvede alla stampa della Dichiarazione di ricevimento (Allegato 1), da applicare ai colli pronti per la consegna allo sperimentatore. La Dichiarazione di ricevimento è presente in due copie; una resta allo Sperimentatore e una resta alla Farmacia. 4.4.2 La farmacia provvede ad avvertire (mail/telefono) lo Sperimentatore (o il referente individuato della sperimentazione) in merito all arrivo dei campioni sperimentali. I campioni sperimentali vengono di norma ritirati presso la Farmacia direttamente dal medico sperimentatore o suo delegato, che al momento del ritiro firma per ricevuta la Dichiarazione di Ricevimento di Campioni per Sperimentazioni Cliniche (Allegato 1). Tra la documentazione relativa allo studio presente presso la Farmacia vi è anche l elenco dei medici/professionisti coinvolti nella sperimentazione e autorizzati al ritiro dei campioni sperimentali presso la Farmacia. Eventuali ulteriori deleghe devono essere formalizzate per iscritto alla Farmacia dal referente della sperimentazione. 4.4.3 Dal momento della consegna da parte della Farmacia Interna, lo Sperimentatore risulterà consegnatario dei campioni sperimentali. Lo Sperimentatore sarà responsabile della corretta gestione dei prodotti sperimentali che non potranno assolutamente essere utilizzati al di fuori del protocollo sperimentale. Lo sperimentatore è responsabile anche della corretta conservazione che dovrà avvenire in condizioni ambientali e di temperatura idonee e in spazi chiaramente identificati e nettamente separati da altri farmaci o dispositivi o beni sanitari utilizzati nella struttura. Anche nel caso di campioni sperimentali non utilizzabili (scaduti/deteriorati/resi dal paziente/ritirati/non più utilizzabili ai fini dello studio) lo Sperimentatore continua ad essere responsabile della loro
Pag. 11 di 15 conservazione. Tali campioni devono essere conservati presso il centro sperimentale, separatamente da altri prodotti, in contenitori chiusi riportanti l indicazione del contenuto e la dicitura CAMPIONE SPERIMENTALE NON USARE In custodia sotto la responsabilità dello Sperimentatore (...) fino alla data prevista dal protocollo di Studio (SIGLA/TITOLO...) Data prevista per lo smaltimento/reso/ritiro (...). 4.4.4 Nel caso fosse necessario organizzare il trasporto dei campioni sperimentali dalla Farmacia al centro sperimentatore le procedure da adottare sono le seguenti: Il Farmacista provvede ad avvertire tramite mail/telefono lo Sperimentatore (o il referente individuato della sperimentazione) sulla data esatta di consegna dei campioni sperimentali in Reparto: tale mail viene stampata e allegata alla documentazione cartacea relativa allo Studio conservata in Farmacia Interna, nel Fascicolo relativo alla Sperimentazione. I campioni sperimentali vengono confezionati in contenitori idonei, in modo da evitare qualunque deterioramento durante il trasporto, identificati da apposita etichetta ed inviati allo Sperimentatore, tramite servizio di trasporto, che utilizza automezzi attrezzati per il trasporto di beni farmaceutici (se necessario abilitato al trasporto a temperatura controllata). Allo Sperimentatore viene consegnata, insieme ai campioni sperimentali, la seguente documentazione, a completamento dell invio: a) Dichiarazione di Ricevimento (Allegato 1), contenente tutte le informazioni relative alla spedizione, (punto 4.2.2 h). Tale dichiarazione deve essere controfirmata dal Medico Sperimentatore o suo delegato al ritiro e reinviato alla Farmacia Interna; b) Documentazione relativa all invio (In originale: D.d.t., certificati di analisi, schede di raccolta dati, materiale cartaceo, accessori previsti dalla Sperimentazione o altro materiale ricevuto). La consegna allo Sperimentatore viene documentata da una bolla di consegna (redatto su modulo in dotazione alla Farmacia ) che deve contenere: a) Reparto Sperimentatore o altro referente individuato b) La dicitura campioni per sperimentazione con numero di riferimento del Fascicolo dello Studio, che renda possibile rintracciare l invio. Tutte le bolle di consegna firmate dal personale addetto al trasporto, vengono conservate nel fascicolo dello studio. Nel caso di spedizione a centri esterni all azienda la spedizione deve essere indirizzata alla farmacia del centro. 4.5 Ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni sperimentali 4.5.1 I motivi del ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni sperimentali comprendono: a) prodotto scaduto o prossimo alla scadenza b) mancato utilizzo da parte del Centro Sperimentatore c) prodotto reso dal/dai pazienti in studio d) prodotto non conservato correttamente e/o deteriorato
Pag. 12 di 15 e) ritiro del prodotto su richiesta del Promotore o dell Autorità Regolatoria In caso di RESO al Promotore o Finanziatore o CRO, lo sperimentatore o personale da lui delegato, deve provvedere ad inviare in Farmacia, copia della documentazione attestante l avvenuto ritiro da parte dello Sponsor/Finanziatore/CRO. Tale documentazione deve comprendere: copia dell elenco quali-quantitativo del materiale reso copia del documento di trasporto attestante l avvenuto ritiro Il Farmacista referente: conserva la copia dei documenti attestanti il reso al Promotore o Finanziatore o CRO 4.5.2 Per quanto riguarda le sperimentazioni PROFIT, il ritiro e lo smaltimento/distruzione dei campioni sperimentali, sia farmaci che dispositivi medici o altri beni sanitari, forniti ma non utilizzati all interno della sperimentazione clinica, deve essere a carico del Promotore, che quindi deve provvedere al ritiro degli stessi presso il Reparto e/o al loro successivo smaltimento, fatto salvo eventuali diversi accordi in sede di contratto e fermo restando che nessun onere collegato al ritiro della merce o al suo smaltimento deve ricadere sull Azienda Sanitaria. Tutte queste operazioni devono essere debitamente tracciate e documentate come indicato al punto 4.5.1. Per quanto riguarda le sperimentazioni NO PROFIT, se vengono utilizzati farmaci in confezione ospedaliera, secondo quanto previsto dal DM 17/12/2004, lo smaltimento viene effettuato nel rispetto della procedura aziendale dei farmaci scaduti come per gli altri farmaci ospedalieri. Nel caso invece in cui i farmaci utilizzati nell ambito della sperimentazione siano forniti dal proponente no profit o direttamente dal finanziatore industriale etichettati come campioni sperimentali e come tali inviati alla Farmacia per il controllo e registrazione prima della consegna al reparto di competenza, è concesso lo smaltimento interno al Reparto, seguendo il canale dei farmaci scaduti, previo accordo tra il personale che segue lo studio e il Farmacista referente in modo che sia garantita la tracciabilità del percorso di smaltimento al pari di quanto avviene per gli Studi Sponsorizzati in presenza del monitor dello Studio. Tale operazione dovrà essere adeguatamente documentata tramite compilazione dell Allegato 2 da inviare in copia alla Farmacia. Nel caso in cui il Reparto non sia in grado di garantire la tracciabilità di tale percorso (ad esempio perchè non presente un data manager dedicato), lo smaltimento deve avvenire tramite la Farmacia. Tale operazione dovrà essere concordata con il Farmacista referente e adeguatamente documentata tramite compilazione dell Allegato 2 da inviare in copia alla Farmacia insieme al materiale oggetto dello smaltimento. 4.5.3 Qualora venga richiesto lo SMALTIMENTO del campione sperimentale, questo avverrà nel rispetto della Procedura Aziendale Gestione Dei Rifiuti Sanitari Pericolosi e dei Farmaci Scaduti o Inutilizzabili. 4.6 Tenuta della documentazione 4.6.1 I documenti essenziali sono quei documenti che singolarmente e collettivamente permettono di valutare le modalità di conduzione di uno studio clinico, il rispetto della normativa e la qualità dei dati prodotti. Questi documenti sono anche quelli che vengono usualmente sottoposti a verifica da parte della struttura indipendente ed ispezionati dalle Autorità regolatorie come parte del processo per confermare la validità della conduzione dello studio e l integrità dei dati raccolti.
Pag. 13 di 15 4.6.2 La tenuta del Registro delle Sperimentazioni della Farmacia deve prevedere una numerazione univoca degli Studi, e le informazioni per ogni singolo Studio come indicato al punto 4.2.2.e. Alla chiusura dello Studio, a seguito di comunicazione da parte della Segreteria del CE e/o da parte dei Servizi Ricerca Innovazione (sulla base dell organizzazione adottata nelle singole Aziende), dovrà essere indicata anche la data di chiusura sul Registro delle Sperimentazioni, oltre che sul Fascicolo dello Studio. Questa data consentirà l archiviazione del Fascicolo dello Studio in luogo dedicato c/o la Farmacia Interna. 4.6.3 La Documentazione Generale presente in Farmacia, prevede la gestione, l aggiornamento e l archiviazione di: a) Foglio delle firme, per documentare le firme e le iniziali di tutte le persone autorizzate ad inserire dati e/o a gestire le informazioni; b) Istruzioni per il monitoraggio della Temperatura (ambientale e dei frigoriferi); c) Autorizzazione del CE, in relazioni a procedure d urgenza ai sensi del D.M. 8 maggio 2003 4.6.4 La Documentazione relativa al Fascicolo dello Studio prevede che in Farmacia Interna devono essere a disposizione i seguenti documenti: 4.6.4.a 4.6.4.b Documento Parere positivo del CE, autorizzazione dell Autorità Competente alla esecuzione della sperimentazione, contratto della sperimentazione Documentazione relativa all invio del prodotto in studio e dei materiali relativi allo studio Scopo Per documentare che una appropriata Autorizzazione/Approvazione è stata ottenuta prima di iniziare lo studio in conformità alle disposizione normative applicabili. Per documentare le date di invio, i numeri di lotto in studio e dei materiali relativi ed il metodo usato per la spedizione/consegna. 4.6.4.c Registrazioni dell invio del prodotto Ciò consente di risalire ai lotti del prodotto, di rivedere le condizioni di spedizione e la contabilità. 4.6.4.d 4.6.4.e Gestione quantitativa del prodotto in studio (solo per casistiche limitate di studi che prevedono la conservazione dei campioni sperimentali c/o la Farmacia Interna) Certificato di analisi del prodotto in studio Per documentare che il prodotto in studio e stato usato in accordo al protocollo. Per documentare l identità chimica, la purezza e la concentrazione del prodotto in studio; il certificato di analisi viene consegnato per lotto. Ogni nuovo lotto deve essere dotato di nuovo certificato di analisi; Inviati al Medico Sperimentatore. 4.6.4.f Altre comunicazioni pertinenti (mail appunti degli incontri, appunti delle chiamate telefoniche, ecc) Per documentare qualsiasi accordo o discussione significativi riguardante gli aspetti inerenti la gestione dei campioni sperimentali (comunicazione al medico, al Promotore/CRO, invii non conformi, ecc.).
Pag. 14 di 15 4.6.4.g 4.6.4.h Rapporti di visite di monitoraggio (ove applicabile) Documentazione riguardante operazioni di reso o smaltimento del prodotto in studio Per documentare le visite presso la Farmacia e le osservazioni dell addetto al monitoraggio. Per documentare il ritiro o la distruzione, da parte del promotore o da parte della Farmacia, del prodotto in studio inutilizzato. 4.6.4.i Comunicazione di chiusura dello studio Per documentare l avvenuta archiviazione del Fascicolo dello Studio. 5 RESPONSABILITÀ Descrizione dell attività Direzione Aziendale (Ricerca e Innovazione) Farmacista Operatore tecnico Ricezione in farmacia dei campioni sperimentali R C Verifica autorizzazione (approvazione CE Determina Autorità Competente, contratto) C R Controllo dell integrità dei campioni sperimentali R C Registrazione in entrata dei campioni sperimentali Conservazione della documentazione relativa alla consegna Conservazione in farmacia dei campioni sperimentali Consegna al medico sperimentatore dei campioni sperimentali Ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni sperimentali laddove previsto R R R R R C C C Tenuta della documentazione C R 6 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Decreto Ministeriale del 15 luglio 1997 - Recepimento delle linee guida dell Unione Europea di buona pratica clinica per la esecuzione delle sperimentazioni cliniche dei medicinali (All. 1, punto 4.6.3 - All. 1, punto 5.14. Eudralex volume 4: Medicinal Products for Human and Veterinary Use: Good Manufacturing Practice
Pag. 15 di 15 Decreto Ministeriale 8 maggio 2003 - Uso terapeutico di medicinale sottoposto a sperimentazione clinica Decreto Legislativo n. 211 del 24 giugno 2003 - Attuazione della direttiva 2001/20/CE relativa all'applicazione della buona pratica clinica nell'esecuzione delle sperimentazioni cliniche di medicinali per uso clinico. Decreto Ministeriale del 17 dicembre 2004 - Prescrizioni e condizioni di carattere generale, relative all'esecuzione delle sperimentazioni cliniche dei medicinali, con particolare riferimento a quelle ai fini del miglioramento della pratica clinica, quale parte integrante dell'assistenza sanitaria. Decreto Legislativo n. 200 del 6 novembre 2007 - Attuazione della direttiva 2005/28/CE recante principi e linee guida dettagliate per la buona pratica clinica relativa ai medicinali in fase di sperimentazione a uso umano, nonché requisiti per l'autorizzazione alla fabbricazione o importazione di tali medicinali. Decreto Ministeriale 21 dicembre 2007 Modalità di inoltro della richiesta di autorizzazione all Autorità competente, per la comunicazione di emendamenti sostanziali e la dichiarazione di conclusione della sperimentazione clinica e per la richiesta di parere al comitato etico Decreto Balduzzi 7 INDICATORI N Segnalazioni di NC a seguito di ispezioni nei reparti nell anno N Segnalazioni di NC da parte delle farmacie 8 ALLEGATI ALLEGATO 1: DIF.MO.001 Dichiarazione di ricevimento campioni sperimentali ALLEGATO 2: DIF.MO.002 Modulo per Ritiro/Reso di campioni sperimentali dal reparto alla Farmacia ALLEGATO 3: Riferimenti per l invio ALLEGATO 4: Istruzione operativa Utilizzo e blocco dei registratori di temperatura