CONTROLLO PRESTITI E INVIO SOLLECITI TRAMITE SOL CONTROLLO PRESTITI Viene effettuato in automatico dal sistema tutte le notti per le biblioteche che utilizzano già i servizi. Si possono controllare da Reports>Operatore C_BATCH. Il funzionamento del meccanismo è il seguente: i controlli consentono l'aggiornamento degli stati dei movimenti selezionati tra: prestiti, prenotazioni, richieste di prestito, pianificazioni, richieste ILL in attesa di risposta, prestiti ILL registrati ai propri utenti o ad altre biblioteche. N.B.: l'aggiornamento degli stati è un pre-requisito indispensabile per la produzione e l'invio delle lettere di prenotazione e di sollecito (o degli elenchi degli stessi). Il controllo prestiti esamina e aggiorna tutti i movimenti in corso: controllo prestiti: i prestiti la cui data di rientro previsto sia trascorsa da un numero di giorni pari a quelli configurati come tolleranza per il sollecito, ricevono lo stato da sollecitare (nel caso in cui sul prestito sia attiva una prenotazione, la tolleranza precedente al primo sollecito viene ignorata); allo stesso modo, i prestiti la cui data di ultimo sollecito sia trascorsa da un numero di giorni pari a quelli configurati come tolleranza per il sollecito, ricevono lo stato da sollecitare. N.B.: per il primo sollecito di prestiti scaduti e prenotati non vengono considerati né la tolleranza sollecito né quanto configurato nella tabella di invio solleciti: i movimenti ricevono subito lo stato da sollecitare; La procedura di controllo prestiti effettua anche la storicizzazione delle Sospensioni scadute degli utenti. controllo prenotazioni: le prenotazioni scadute senza che l'utente si sia presentato in biblioteca per trasformarle in prestiti, ricevono lo stato scaduto e non vengono quindi più visualizzate nella situazione del documento e dell'utente (questa operazione viene effettuata dopo il numero di gg di durata del movimento specifico più gli eventuali gg configurati di tolleranza per il ritiro); inoltre, le prenotazioni accodate ad altre prenotazioni divenute in stato scaduto oppure cancellate dall'utente o dal bibliotecario, ricevono lo stato da notificare. N.B.: la prenotazione di un'utente che risulta sospeso al momento del rientro dell'inventario prenotato non viene messa in stato da notificare dal controllo prenotazioni, ma in stato sospeso. L'inventario risulta così disponibile per il prestito (locale o ILL) ad altri utenti o per un'eventuale prenotazione successiva a quella sospesa, che riceve lo stato da notificare. Al termine del periodo di sospensione dell'utente il controllo prenotazioni riabilita la prenotazione sospesa, che riceve lo stato in corso. Se configurata la sospensione automatica per mancato ritiro dei documenti prenotati, nel file viene riportato l'elenco degli Utenti sospesi per mancato ritiro. controllo richieste: le richieste di prestito, scadute senza che l'utente si sia presentato in biblioteca per trasformarle in prestiti, ricevono lo stato scaduto e non vengono quindi più visualizzate nella situazione del documento e dell'utente (questa operazione viene
effettuata dopo il numero di gg di durata del movimento specifico più gli eventuali gg configurati di tolleranza per il ritiro). Se configurata la sospensione automatica per mancato ritiro dei documenti richiesti, nel file viene riportato l'elenco degli Utenti sospesi per mancato ritiro. controllo pianificazioni: le pianificazioni scadute senza che l'utente si sia presentato in biblioteca per trasformarle in prestiti, ricevono lo stato scaduto e non vengono quindi più visualizzate nella situazione del documento e dell'utente (questa operazione viene effettuata dopo il numero di gg di durata del movimento specifico più gli eventuali gg configurati di tolleranza per il ritiro) controllo richieste ILL: le richieste di prestito interbibliotecario e intersistemico e di DD interbibliotecario e intersistemico ricevute, dalla cui data di inserimento della richiesta è trascorso un numero di giorni maggiore di quello configurato per la propria biblioteca nei parametro di servizio Giorni entro cui risponde alla richiesta... ricevono lo stato scaduto e non vengono quindi più visualizzate tra le richieste in corso. Se configurata la sospensione automatica per mancato ritiro dei documenti richiesti in prestito ILL, nel file viene riportato l'elenco degli Utenti sospesi per mancato ritiro. Controllo prestiti biblioteca richiedente (prestiti tra biblioteca e utente): i prestiti interbibliotecari e intersistemici in stato consegnato a lettore, la cui data di rientro previsto sia trascorsa da un numero di giorni pari a quelli configurati come tolleranza per il sollecito, ricevono lo stato da sollecitare Controllo prestiti biblioteca prestante (prestiti tra biblioteca e biblioteca):i prestiti interbibliotecari e intersistemici spediti alla biblioteca richiedente, la cui data di rientro previsto sia trascorsa da un numero di giorni pari a quelli configurati come tolleranza per il sollecito, ricevono lo stato da sollecitare Al termine dell'elaborazione viene prodotto un report con il conteggio dei movimenti letti e aggiornati. Nell'elenco dei reports, si potranno quindi trovare le stampe: Log - controllo prestiti - (tipo movimento), report relativo ad un controllo richiesto singolarmente (ad es. Log - controllo prestiti - Prenotazioni o Log - controllo prestiti - Prestiti ILL a utenti) Elenco richieste ILL scadute elenco delle richieste ILL scadute senza risposta dalla biblioteca destinataria della richiesta.
N.B. Non tutte le biblioteche hanno richiesto l attivazione di tutte le tipologie di controllo elencate sopra. Verificare cosa risulta attivo per la propria biblioteca in questo modo: I controlli dei prestiti da sollecitare e delle prenotazioni da notificare, seguono le scadenze indicate in Circolazione documenti > Configurazioni di biblioteca > Regole. N.B. E possibile anche lanciare i controlli in modo manuale da Circolazione documenti > Funzioni di servizio > Controllo prestiti. E preferibile scegliere, in ogni caso, il lancio automatico notturno perché non comporta l invio di alcuna comunicazione all utente ma agevola il lavoro del bibliotecario.
INVIO SOLLECITI SOLLECITI: i solleciti possono essere inviati in tre modalità differenti: 1) AUTOMATICI dal sistema: va comunicato a Data Management la biblioteca che desidera l automatismo e quindi ogni notte, dopo il controllo prestiti, il sistema invierà in automatico i solleciti e le notifiche e i preavvisi agli utenti interessati via e-mail o via e- mail/sms. Per chi ha scelto posta o telefono produrrà un report contenente le lettere, e il bibliotecario le potrà vedere entrando in report scegliendo l operatore C_BATCH. Vedrà così i report del controllo e quelli delle stampe. 2) AUTOMATICI ma manuali : entrando nella funzione Circolazione Documenti > Controllo prestiti e flaggando le tre voci di stampa (stampa solleciti/preavvisi/notifiche) e poi confermando, il sistema manderà in automatico le mail o gli sms e produrrà le lettere. L operatore andando in report vedrà le stampe sotto il proprio nome. 3) Completamente MANUALE: Entrando in Circolazione Documenti > Gestione movimenti posso ricercare tutti i prestiti scaduti mettendo il flag alla voce Prestiti scaduti. E anche possibile filtrare per date di inizio e fine movimento. In questo modo il sistema presenterà una lista di movimenti scaduti e l operatore potrà decidere caso per caso come comportarsi per effettuare il sollecito (vedi maschera 1): MASCHERA 1: 1 MODO: Con la ricerca veloce Prestiti scaduti, SOL fa vedere tutti i prestiti, AD OGGI, scaduti.
Uso la voce del menù verticale STAMPA TUTTE LE LETTERE e in questo modo mi verrà prodotto un report con le lettere e mi invierà in automatico le mail o gli sms. 2 MODO: Seleziono i movimenti che mi interessano e tramite il menù verticale di sinistra uso la voce STAMPA LETTERE SELEZIONATE; mi invierà le mail o gli sms oppure mi stamperà le lettere (che troverò nei report).
N.B. La generazione della lettera tra i reports, così come l invio dell sms o dell e-mail, equivale alla sollecitazione dell utente. Il movimento passa automaticamente allo stato sollecitato. 3 MODO: Se si preferisce sollecitare tutti gli utenti via telefono è sempre possibile comunicare al sistema che li ho sollecitati andando a trasformare i movimenti da sollecitare in sollecitato. Per questo basta usare il menù verticale di sinistra: seleziono il movimento e clicco sulla voce segna come sollecitato. In questo modo il sistema trasformerà il movimento in stato sollecitato. L elenco dei movimenti da Gestione movimenti riporta anche tutti i recapiti degli utenti. N.B. Posso anche decidere di selezionare a mano i movimenti degli utenti con recapiti e-mail e numero di cellulare e per questi far partire le comunicazioni da SOL tramite Stampe > Lettere selezionate ; per gli utenti con solo il numero di telefono fisso posso andare ad indicare a mano lo stato sollecitato dopo aver selezionato i movimenti e cliccato su Segna come sollecitato, una volta effettuata la telefonata. Lo stesso percorso può essere seguito per le notifiche, che sono avvisi agli utenti nel momento in cui il documento che hanno prenotato è rientrato dal prestito. Anche per questi valgono le stesse identiche cose dette per i solleciti con le stesse modalità di stampa e invio.