Procedura operativa per gestire la Fatturazione Elettronica fra privati (B2B)

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1 Procedura operativa per gestire la Fatturazione Elettronica fra privati (B2B) Per effettuare il censimento dei Clienti per la Fatturazione Elettronica, occorre procedere in modo diverso in base ai seguenti casi: Unico Titolare dello Studio (Commercialista); Studio Associato che gestisce tutti i clienti senza distinzione fra i vari Titolari dello Studio; Studio associato che distingue i clienti per ogni Titolare dello studio; Due o più Commercialisti che utilizzano il servizio, ma solo uno è in possesso della licenza. Unico Titolare dello Studio (Commercialista) 1. Il Commercialista deve contattare Bluenext e sottoscrivere il contratto per l'utilizzo del Portale per i servizi B2B; 2. Dopo aver sottoscritto il contratto, al Commercialista saranno fornite le Sue credenziali di accesso al Portale per il B2B; 3. Inserire le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" nell'anagrafica del Commercialista in Anagrafica unica, indicando l'opzione "Titolare Studio"; 4. Il Commercialista può censire (abilitare) nel Portale B2B le anagrafiche dei Clienti per i quali emette documenti (Fatturazione C/terzi), oppure li riceve e li registra in Prima nota (Aziende in Espando Contabilità). Per eseguire il censimento occorre utilizzare l'utilità presente nel menù Utilità dell'anagrafica Unica - Censimento per Fatturazione Elettronica - Clienti. É opportuno mantenere l'opzione "Considera solo i clienti presenti in Contabilità e StudiOK" (tranne per i clienti che utilizzano il

2 modulo Contabilità PCH4), in questo modo verranno mostrati solo i propri clienti, l'elenco includerà tutte le anagrafiche; 5. Al termine dell'elaborazione saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso al Portale per il B2B nelle Anagrafiche dei soggetti selezionati; 6. Dopo aver ultimato il Censimento è possibile procedere con l'immissione e l'invio dei documenti in formato elettronico per il B2B. Studio Associato che gestisce tutti i clienti senza distinzione fra i vari titolari 1. Lo Studio Associato deve contattare Bluenext e sottoscrivere il contratto per l'utilizzo del Portale per i servizi B2B; 2. Dopo aver sottoscritto il contratto, allo Studio Associato saranno fornite le Sue credenziali di accesso al Portale per il B2B; 3. Inserire le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" nell'anagrafica dello Studio Associato in Anagrafica unica, indicando l'opzione "Studio Associato";

3 4. Lo Studio Associato può censire (abilitare) nel Portale B2B le anagrafiche dei Clienti per i quali emette documenti (Fatturazione C/terzi), oppure li riceve e li registra in Prima nota (Aziende in Espando Contabilità). Per eseguire il censimento occorre utilizzare l'utilità presente nel menù Utilità dell'anagrafica Unica - Censimento per Fatturazione Elettronica - Clienti. É opportuno mantenere l'opzione "Considera solo i clienti presenti in Contabilità e StudiOK" (tranne per i clienti che utilizzano il modulo Contabilità PCH4), in questo modo verranno mostrati solo i propri clienti, in caso contrario l'elenco includerà tutte le anagrafiche; 5. Al termine dell'elaborazione saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso al Portale per il B2B nelle Anagrafiche dei soggetti selezionati; 6. Dopo aver ultimato il Censimento è possibile procedere con l'immissione e l'invio dei documenti in formato elettronico per il B2B.

4 Studio associato che distingue i clienti per ogni Titolare dello Studio La licenza viene acquistata dallo Studio Associato e, al momento dell'acquisto, vengono fornite le credenziali per tutti i soggetti emittenti interessati (Studio Associato e singoli Professionisti) 1. Lo Studio Associato deve contattare Bluenext e sottoscrivere il contratto per l'utilizzo del Portale per i servizi B2B; 2. Dopo aver sottoscritto il contratto, allo Studio Associato e ai singoli Professionisti saranno fornite le credenziali di accesso al Portale per il B2B; 3. Inserire le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" nell'anagrafica dello Studio Associato in Anagrafica unica, indicando l'opzione "Studio Associato"; 4. Inserire, per tutti i Professionisti dello Studio, le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" in Anagrafica Unica, indicando l'opzione "Titolare Studio";

5 5. Per tutti i professionisti dello Studio è necessario eseguire il censimento dei propri Clienti selezionando dal menù Utilità dell'anagrafica Unica, la funzione Censimento per Fatturazione Elettronica - Clienti. É opportuno mantenere l'opzione "Considera solo i clienti presenti in Contabilità e StudiOK" (tranne per i clienti che utilizzano il modulo Contabilità PCH4), in questo modo verranno mostrati solo i propri clienti, in caso contrario l'elenco includerà tutte le anagrafiche; 6. Al termine dell'elaborazione saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso al Portale per il B2B nelle Anagrafiche dei Clienti selezionati; 7. Dopo aver ultimato il Censimento è possibile procedere con l'immissione e l'invio dei documenti in formato elettronico per il B2B.

6 La licenza viene acquistata dallo Studio Associato e, al momento dell'acquisto, vengono fornite solo le credenziali per un solo utente, lo Studio Associato 1. Lo Studio Associato deve contattare Bluenext e sottoscrivere il contratto per l'utilizzo del Portale per i servizi B2B; 2. Dopo aver sottoscritto il contratto, allo Studio Associato saranno fornite le credenziali di accesso al Portale per il B2B; 3. Inserire le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" nell'anagrafica dello Studio Associato in Anagrafica unica, indicando l'opzione "Studio Associato"; 4. Inserire, per tutti i Professionisti dello Studio, l'opzione "Titolare Studio" nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" in Anagrafica Unica;

7 5. Eseguire il censimento dei Professionisti dello Studio associato, selezionando dal menù Utilità dell'anagrafica Unica, la funzione Censimento per Fatturazione Elettronica - Ulteriori Titolari; 6. Nel campo "Studio associato o Titolare della licenza" sarà impostato il soggetto identificato come "Studio associato" e in cui sono state inserite le credenziali; 7. Nel successivo elenco di anagrafiche, saranno già selezionati tutti i Professionisti precedentemente identificati come "Titolari Studio"; 8. Completando l'elaborazione tali soggetti verranno censiti e saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso per la Fatturazione Elettronica; 9. Per tutti i professionisti dello Studio è necessario eseguire il censimento dei propri Clienti selezionando dal menù Utilità dell'anagrafica Unica, la funzione Censimento per Fatturazione Elettronica - Clienti. É opportuno mantenere l'opzione "Considera solo i clienti presenti in Contabilità e StudiOK" (tranne per i

8 clienti che utilizzano il modulo Contabilità PCH4), in questo modo verranno mostrati solo i propri clienti, in caso contrario l'elenco includerà tutte le anagrafiche; 10.Al termine dell'elaborazione saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso al Portale per il B2B nelle Anagrafiche dei Clienti selezionati; 11.Dopo aver ultimato il Censimento è possibile procedere con l'immissione e l'invio dei documenti in formato elettronico per il B2B. Due o più Commercialisti che utilizzano il servizio, ma solo uno è in possesso della licenza (gestito come uno Studio Associato) 1. Il commercialista deve contattare Bluenext e sottoscrivere il contratto per l'utilizzo del Portale per i servizi B2B; 2. Dopo aver sottoscritto il contratto, al Commercialista saranno fornite le credenziali di accesso al Portale per il B2B; 3. Inserire le credenziali nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" nell'anagrafica del Commercialista in Anagrafica unica, indicando l'opzione "Studio Associato";

9 4. Inserire, per tutti i Professionisti che utilizzeranno il servizio, l'opzione "Titolare Studio" nella sezione "Credenziali per Fatt. Elettronica" in Anagrafica Unica;

10 5. Eseguire il censimento dei Professionisti che utilizzano il servizio, selezionando dal menù Utilità dell'anagrafica Unica, la funzione Censimento per Fatturazione Elettronica - Ulteriori Titolari; 6. Nel campo "Studio associato o Titolare della licenza" sarà impostato il Professionista identificato come "Studio associato" e in cui sono state inserite le credenziali; 7. Nel successivo elenco di anagrafiche, saranno già selezionati tutti i Professionisti precedentemente identificati come "Titolari Studio"; 8. Completando l'elaborazione tali soggetti verranno censiti e saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso per la Fatturazione Elettronica; 9. Per tutti i Professionisti è necessario eseguire il censimento dei propri Clienti selezionando dal menù Utilità dell'anagrafica Unica, la funzione Censimento per Fatturazione Elettronica - Clienti. É opportuno mantenere l'opzione "Considera solo i clienti presenti in Contabilità e StudiOK" (tranne per i clienti che utilizzano il modulo Contabilità PCH4), in questo modo verranno mostrati solo i propri clienti, in caso contrario l'elenco includerà tutte le anagrafiche; 10.Al termine dell'elaborazione saranno inserite automaticamente le Credenziali di accesso al Portale per il B2B nelle Anagrafiche dei Clienti selezionati; 11.Dopo aver ultimato il Censimento è possibile procedere con l'immissione e l'invio dei documenti in formato elettronico per il B2B.

11 Invio di un documento in formato elettronico per il B2B Per poter procedere con l'invio del documento in formato elettronico da StudiOK, occorre seguire la seguente procedura: 1. Indicare le informazioni utili al fine della Fatturazione Elettronica nell'anagrafica del Professionista/Emittente (Anagrafiche Generali - Professionisti/Emittenti); Nota: Il Commercialista può emettere un documento in formato elettronico per se, oppure per i suoi Clienti inseriti come Emittenti in StudiOK (Fatturazione C/Terzi). 2. Selezionare il Professionista/Emittente (Cliente del Commercialista) per il quale si desidera emettere un documento in formato elettronico (Soggetto Censito nel Portale B2B); 3. Procedere con l'inserimento del documento. Dopo il salvataggio del documento, è' possibile procedere con l invio del documento sia direttamente dalla videata del documento, oppure tramite l'utilità "Fatturazione Elettronica - Generazione Fatture verso PA e verso Privati (B2B)";

12 4. Dopo aver elaborato ed inviato il documento, sarà messa una spunta nel campo "Fattura Elettronica Elaborata" nella sezione "Fatturazione Elettronica" del documento in questione. Nota: Se non è valorizzato il campo " " nell'anagrafica del Cliente Destinatario, durante la procedura di Elaborazione/Invio del documento in formato elettronico, sarà visualizzato un messaggio di avviso; questo, perché, contemporaneamente all invio del documento, il Portale con i Servizi per il B2B invierà anche una E-mai al Cliente Destinatario, dove sarà fornita l'anteprima di stampa del documento che si sta emettendo. Prima di essere inviati, durante l'elaborazione, i documenti saranno anche validati secondo i controlli forniti dall'agenzia delle Entrate, per cui, nella report finale di scaricamento, qualora vi dovessero essere degli errori, saranno visualizzati i motivi che hanno impedito lo scaricamento e l'invio di un documento. La procedura "Generazione Fatture verso PA e verso privati (B2B)" elabora ed invia i documenti selezionati solo se in nessuno dei documenti sono presenti errori. Se viene riscontrato anche solo un errore su un singolo documento considerato per lo scaricamento, anche gli altri documenti selezionati non saranno elaborati ed inviati.

13 Se durante l'elaborazione e l'invio dei documenti dovesse esserci assenza di rete, oppure qualche altra anomalia, verrà visualizzato lo stesso un messaggio nella report finale dello scaricamento. Un documento già Elaborato ed Inviato non può essere inviato una seconda volta, poichè, se vi è stata una notifica di "Consegna" o Mancata consegna da parte del Portale, il documento viene considerato "Emesso". E' gestita anche l emissione del documento in formato elettronico "arricchito", secondo le specifiche tecniche "Assosoftware". Ad ogni elaborazione ed invio di un documento in formato elettronico per il B2B, sarà inviata al Cliente destinatario del documento una con i riferimenti al documento emesso. Note sulla Fatturazione Elettronica verso Privati (B2B) La Fatturazione Elettronica verso Privati (B2B), modifica in maniera rilevante alcuni aspetti della vecchia gestione dei documenti. I maggiori dubbi riguardano l'emissione e la ricezione dei documenti:"quando si può considerare emesso un documento?", "Come ci si comporta se un documento con data XX/XX/XXXX, lo ricevo in data YY/YY/YYYY?" Un Documento è considerato "Emesso" quando vi è la ricevuta di "Accettazione" del Sistema di Interscambio, quindi dopo che l'elaborazione ed invio è andata a "buon fine". Il Documento va considerato "Emesso" anche in presenza di una "Notifica di Mancata Consegna". Un Documento è "Non Emesso" se si ricevono ricevute di "Scarto" da parte del Sistema di Interscambio (Agenzia delle Entrate). Per quanto riguarda, invece, la "Ricezione" di un documento, la data dalla quale l'iva diventa detraibile, è la "Data Ricezione" documento.

14 Accesso al Portale B2B Dopo aver eseguito l'elaborazione e l'invio dei documenti in formato elettronico, è possibile verificare il loro "stato di avanzamento" direttamente da Espando. Dopo aver cliccato sulla voce "Accesso al Portale", sarà visualizzato l'elenco di tutti i Soggetti presenti in Anagrafica Unica, per i quali sono state inserite le Credenziali nella sezione "Credenziali per Fatturazione Elettronica". Selezionare il soggetto desiderato ed accedere al Portale B2B con doppio click sul soggetto. E' possibile eseguire l'accesso al Portale B2B anche direttamente dalla videata delle Parcelle/Fatture, così da poter accedere velocemente allo "Stato di Avanzamento" del documento su cui si è posizionati.