Come convertire gli ordini d'acquisto. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transcript

1 Come convertire gli ordini d'acquisto

2 Questo video è stato creato per mostrarvi quanto sia facile inviare fatture e note di credito utilizzando il metodo Conversione ordine di acquisto del portale Tungsten Network. Per iniziare, fate clic su I miei ordini di acquisto sulla barra del menu principale nella parte superiore della pagina.

3 La pagina "I miei ordini di acquisto" vi consente di gestire gli ordini di acquisto inviati a Tungsten Network dal vostro cliente. Potete gestire i vostri ordini di acquisto assegnando loro uno stato diverso all'interno della sezione "Il mio riepilogo degli ordini di acquisto". L'aggiornamento dello stato dell'ordine di acquisto vi consente di verificare quali ordini di acquisto sono aperti, chiusi, rifiutati o archiviati. Quando un ordine di acquisto è stato appena creato o aggiornato dal vostro cliente, viene visualizzato con lo stato "Nuovo" o "In sospeso". Tungsten Network invierà un' di conferma ogniqualvolta un ordine d'acquisto sia disponibile nella sezione del portale "Il mio riepilogo degli ordini di acquisto". Dopo la verifica dell' siete pronti per iniziare.

4 Cercate l'ordine di acquisto sul lato sinistro dello schermo. Prima del completamento della ricerca, assicuratevi di selezionare il cliente o i clienti dal menu a discesa. Una volta eseguito il report, tutti gli ordini di acquisto nello stato selezionato verranno mostrati in fondo alla pagina. È inoltre possibile selezionare il testo con collegamento ipertestuale blu disponibile nella sezione "Il mio riepilogo degli ordini di acquisto". Una volta effettuata la selezione, tutti gli ordini di acquisto nello stato selezionato verranno mostrati in fondo alla pagina.

5 Selezionate l'ordine di acquisto facendo clic sul link blu situato sul lato sinistro della pagina accanto al numero di ordine di acquisto. È importante controllare i dettagli dell'ordine di acquisto prima di accettarlo. Se nell'ordine di acquisto mancano delle informazioni o sono presenti informazioni non corrette, l'opzione migliore potrebbe essere quella di verificare con il cliente, che provvederà ad aggiornarlo se necessario. Se l'ordine di acquisto è stato finalizzato e non verrà più utilizzato, contrassegnatelo con lo stato "Archiviato". Se tutti i dettagli dell'ordine di acquisto sono corretti, fate clic su "Converti ordine di acquisto".

6 Il campo "Numero fattura" consente l'inserimento del numero della fattura o della nota di credito. Una volta immesso il numero del documento, spuntate la casella accanto a Importo netto. In questo modo potrete selezionare le voci dell'ordine di acquisto che desiderate includere nella fattura elettronica o nella nota di credito. La fatturazione parziale è accettata; modificate soltanto la quantità, poiché il prezzo unitario è stato fissato e non dovrebbe essere cambiato. Tungsten Network elabora le fatture inviate dagli utenti di tutto il mondo. È importante che sulla vostra fattura le imposte siano indicate correttamente. Se nella regione in cui siete attivi le imposte vengono indicate a livello di riga, selezionate il tipo di imposta dal menu a discesa. Dopodiché inserite l'importo dell'imposta. Se siete attivi in una regione in cui le imposte vengono indicate a livello di riepilogo della fattura, avrete la possibilità di inserire l'importo dell'imposta prima di visualizzare l'anteprima e di inviare la fattura. Tungsten Network consente di inviare fatture per lo stesso ordine di acquisto. Assicuratevi di inserire un numero di fattura o di nota di credito unico per invio. Una volta selezionate tutte le voci dell'ordine di acquisto, fate clic su "Crea fattura".

7 Confermate di aver selezionato le voci dell'ordine di acquisto corrette da includere nella fattura o nella nota di credito. Se le voci non sono corrette, fate clic su "Indietro". Se tutte le informazioni mostrate sono corrette, fate clic su "Conferma" per passare all'ultima pagina.

8 Inserite il vostro nome, numero di telefono e indirizzo nella sezione "I tuoi dati". Quindi, inserite il nome, il numero di telefono e l'indirizzo del cliente nella sezione "A chi si sta fatturando". Tungsten consente anche di salvare i dati dei contatti nella pagina "Crea fattura". Fate clic sul cerchio blu nelle sezioni "I tuoi dati" e "A chi si sta fatturando". Dopo avere immesso i dati di contatto, uscite dalla casella di testo per continuare.

9 Se l'ubicazione di spedizione è diversa da quella dei campi "fattura a" o "fattura da", inserite i dettagli di spedizione corretti nei campi appropriati. Se non spedite prodotti, ignorate questa sezione. Per immettere le informazioni sulla spedizione, spuntate la casella. Per aggiungere un indirizzo di spedizione al vostro profilo da utilizzare per gli invii futuri, fate clic sul cerchio blu situato accanto al campo "Nome azienda". Dopo aver immesso i dati della spedizione, uscite dalla casella di testo per continuare.

10 Espandete il campo Intestazione aggiuntiva se sono richieste informazioni sull'intestazione aggiuntiva dal cliente. Dopo aver immesso informazioni quali polizza di carico, numero di nota di consegna e centro di costo, passate alla sezione successiva.

11 È importante aggiornare la data della fattura, la data di scadenza pagamento e la data di consegna selezionando il calendario che si trova nella sezione "Dati fattura". Questo assicura che la data sia nel formato corretto al momento dell'invio della fattura. In alcune regioni del mondo è necessario inserire una data di esigibilità dell'imposta. Se siete attivi in una di queste regioni, dovrete indicare questo dato obbligatorio nel campo "Data di esigibilità dell'imposta". La valuta e il numero di ordine di acquisto non devono essere modificati. La fattura o la nota di credito verrà convalidata in base ai dettagli dell'ordine di acquisto disponibili nel sistema di Tungsten Network. Se i dettagli dell'intestazione e a livello di voce non corrispondono ai dati dell'ordine di acquisto, la fattura potrebbe essere rifiutata da Tungsten Network.

12 Se inviate una nota di credito, è importante che vi assicuriate che il tipo di documento indichi "Nota di credito". Se così non fosse, selezionate "Nota di credito" dal menu a discesa nel tipo di documenti che si trova all'interno della sezione "Dati fattura". Dopo aver selezionato "Nota di credito", assicuratevi di fornire il numero, la data e il motivo della fattura originale per l'invio della nota di credito. La sezione "Voci fattura" non accetta valori negativi nei campi della quantità o del prezzo unitario. In altre parole, il sistema non consente di inserire il segno negativo. Quando la voce viene salvata, il documento viene trattato come una nota di credito. L'importo lordo non rifletterà un valore negativo.

13 È importante sottolineare ancora una volta che i dettagli delle voci non devono essere modificati. Questi dettagli sono stati forniti a Tungsten Network dal vostro cliente. Le voci Bene o Servizio possono essere modificate solo per fornire informazioni aggiuntive e/o un intervallo di date. Ad esempio, lavoro eseguito tra il 1 gennaio e il 15 gennaio. Consigliamo di seguire le prassi di fatturazione standard quando indicate sconti e/o immettete ulteriori informazioni a livello di riga.

14 L'aggiunta di voci speciali è consentita. Le voci speciali non sono elencate negli ordini di acquisto. Se ritenete che un'ulteriore voce normale debba essere aggiunta al vostro ordine di acquisto, contattate direttamente il cliente. Chiedete che l'ordine di acquisto venga aggiornato e inviatelo nuovamente a Tungsten Network. Una volta che l'ordine di acquisto è stato aggiornato, sarà disponibile in "In sospeso" e in "Il mio riepilogo degli ordini di acquisto". Per ricevere assistenza con l'aggiornamento del vostro ordine di acquisto, create un ticket di assistenza dalla pagina Assistenza e supporto. Tungsten Network sarà lieta di contattare il cliente per conto vostro. Ricordatevi di aggiungere l'allegato prima di inviare la fattura o la nota di credito. Non allegate una copia aggiuntiva della fattura. Gli allegati dovrebbero essere utilizzati solo per la documentazione di supporto richiesta per l'approvazione della fattura.

15 Il riepilogo della fattura include l'importo netto, quello lordo e le imposte. Se vi trovate in una regione del mondo in cui le imposte vengono indicate a livello di riga, il tipo di imposta e l'importo sono stati immessi dopo l'accettazione dell'ordine di acquisto. Se vi trovate in una regione del mondo in cui le imposte vengono indicate solo a livello di riepilogo, inserite l'importo totale delle imposte della fattura o della nota di credito. Effettuate l'"anteprima" prima di inviare la fattura o la nota di credito. Come potete vedere, convertire il vostro ordine di acquisto utilizzando la pagina "I miei ordini di acquisto" è molto semplice. Non esitate a visitare la sezione "Assistenza e supporto" nel caso in cui abbiate bisogno di aiuto durante la navigazione del portale Tungsten Network o qualora si verifichino problemi tecnici durante l'utilizzo del sito.

16 Per ulteriori informazioni e per vedere altri video, vi invitiamo a visitare la sezione "Assistenza e supporto"