FEBBRAIO 2012 Quali sono le principali differenze fra una soluzione di Enterprise Resource Planning e un pacchetto gestionale, quali le raccomandazioni per chi deve scegliere un ERP? E quando è arrivato il momento di cambiare la soluzione di Enterprise Resource Planning? Questa E.Guide di ICT4Executive spiega alcuni concetti chiave sul mondo dei sistemi gestionali, illustrando, con una serie di domande, i campanelli d allarme che segnalano la necessità di un aggiornamento della propria soluzione. ERP o pacchetto gestionale? Una guida per capire La classificazione dei sistemi gestionali I vantaggi di un ERP rispetto a un gestionale Raccomandazioni nella scelta di un ERP Reporting e analisi dei dati Il tuo ERP è ancora in grado di supportare la strategia aziendale? Le domande a cui l ERP deve dare risposte
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire nome e cognome.1. la classificazione dei sistemi gestionali Nella scelta (1) di quale sistema gestionale risulti indicato per la propria azienda, è opportuno guardare alla questione sotto due punti di vista diversi: il livello di supporto integrato ai processi aziendali (copertura funzionale e integrazione fra le applicazioni) e livello di flessibilità delle applicazioni (aggiornamento, standardizzazione e diffusione). Questo approccio, suggerito dalla School of Management del Politecnico di Milano, permette di classificare i sistemi gestionali in differenti categorie: Pacchetti elementari Pacchetti semplici Sistemi sviluppati ad hoc Gestionali verticali ERP nazionali ERP internazionali pacchetti elementari Si tratta di applicazioni software con ampiezza funzionale molto contenuta (gestione contabilità, amministrazione e magazzino) e senza particolari specificità di settore. Risultano utili per quelli piccole aziende con poche esigenze e dove la copertura funzionale aggiuntiva viene demandata ai classici pacchetti di produttività (fogli elettronici in primis). In genere le applicazioni sono mantenute indipendenti e l integrazione avviene con operazioni di data entry manuale o esportazione/importazione dei database. pacchetti semplici Queste applicazioni presentano un insieme di funzionalità relativamente limitate (amministrazione, magazzino, produzione). Hanno visto nel tempo una forte crescita in termini di personalizzazione, resasi necessaria per accompagnare la crescita dell azienda. I pacchetti semplici sono in genere realizzati da software house nazionali, che si appoggiano a rivenditori e partner di canale per installazione e manutenzione. (1) I testi di questa eguide sono in parte tratti da Innovare e competere con le ICT - Balocco, Mainetti, Rangone, Il Sole 24 ORE sistemi sviluppati ad hoc Sono applicazioni sviluppate ex novo in base alle specifiche esigenze aziendali. Possono es- 2 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
erp o soluzione gestionale? una guida per capire.2. Quale Cloud? sere sviluppate appoggiandosi a un fornitore esterno oppure internamente (caso, questo, più raro). Queste applicazioni presentano un buon livello di supporto integrato, grazie alla forte personalizzazione delle funzionalità. Richiedono un arco temporale significativo per la definitiva messa in opera e proprio per questo rischiano di non basarsi su tecnologie o architetture allo stato dell arte. L evoluzione del sistema non è semplice sia per motivi di ordine tecnologico (l obsolescenza dell architettura di sviluppo) che di competenze (non è detto che chi ha partecipato allo sviluppo sia ancora in azienda). gestionali verticali Si tratta di applicazioni dove è significativa la componente di specializzazione per supportare processi di settore merceologici noti e definiti. Sono realizzate da software house nazionali che hanno una spiccata competenza in particolari settori e hanno sviluppato metodologia di analisi e implementazione ormai consolidate. Per l azienda utente rappresentano anche un minor rischio in termini di certezza dei tempi e dei budget. Le caratteristiche di forte specificità rappresentano però anche il limite più evidente nell evoluzione verso nuove funzionalità. ERP nazionali Sono applicazioni che presentano un notevole supporto integrato ai processi, unito a un buon grado di flessibilità e standardizzazione. Al contrario delle applicazioni tradizionali, che lavorano principalmente per funzioni, gli ERP lavorano per processo (definito nell attività di parametrizzazione). Hanno un elevato grado di diffusione e sono caratterizzate da una specifica localizzazione nel contesto italiano. Non solo in termini di peculiarità normative, fiscali e commerciali, ma anche per quanto riguarda i partner di canale e i rivenditori in grado di supportare le imprese utenti nell implementazione. ERP internazionali I sistemi di Enterprise Resource Planning internazionali sono soluzioni realizzate da fornitori leader e sono molto diffusi, soprattutto nelle imprese di maggiori dimensioni. Hanno un elevata copertura funzionale e sono in grado di supportare tutti i principali processi aziendali. La copertura avviene tramite specifici moduli destinati a un ben preciso processo o funzione aziendale (amministrazione, risorse umane, finanza, produzione, logistica e via dicendo) che condividono un database comune. Gli ERP internazionali sono già studiati per essere personalizzati secondo opportuni parametri e la grande diffusione in contesti internazionali permette di mettere a fattor comune le migliori best practice. 3 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire nome e cognome.2. i vantaggi di un erp rispetto a un gestionale Per certi aspetti, l ERP potrebbe essere considerato come un set di moduli. I conservatori, che hanno visto nascere l ERP nei primi anni 90, affermano che un ERP consta in realtà di soli 4 moduli: finanziario risorse umane gestione degli ordini produzione Tutte le altre funzioni che nel corso del tempo si sono aggiunte (si pensi al CRM, SCM o PLM) non sono strettamente parte dell ERP. Altri osservatori sostengono, al contrario, che nel perimetro ERP rientrano anche le funzionalità precedenti, vista la stretta integrazione con i 4 moduli fondamentali. Al di là della querelle semantica (nuova categoria di differenziazione o estensione dell integrazione), definire l ERP in termini di numerosità di moduli è riduttivo: la vera forza dell ERP non è tanto il numero di funzionalità del singolo modulo, ma quanto i moduli sono integrati fra di loro. Bisogna allargare la visuale andando a considerare come le varie tessere del mosaico aziendale si intrecciano fra loro. Non a caso Gartner Group definisce l ERP come una strategia tecnologica che integra una serie di funzioni di business (acquisti, finanza, risorse umane) con gli aspetti di operation (produzione, distribuzione) attraverso connessioni molto strette, dalle transazioni ai record finanziari. Il concetto di integrazione è quindi fondamentale ed è un importante elemento differenziante rispetto al gestionale puro, magari completo nelle funzionalità ma frammentario nel collegamento fra i moduli. i benefici di una soluzione erp L implementazione di un sistema ERP in azienda porta con sé diversi benefici, descritti di seguito: Minori costi di integrazione. Le soluzioni legacy richiedono importanti costi di integrazione per gestire i processi di business end-to-end. La consistenza del dato (propria dei sistemi ERP che incidono su un unica base dati) permette ai manager di concentrarsi sulla mission aziendale, senza preoccuparsi dei problemi di integrità del dato. Sottolineiamo, comunque, come i costi di integrazione con gli altri sistemi non verranno completamente eliminati (l ERP mappa 4 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
erp o soluzione gestionale? una guida per capire.2. Quale Cloud? in genere l 80-90% dei processi, ma alcune aree non sono presidiate) Consolidamento delle piattaforme. L implementazione di un ERP permette di ripensare l attuale infrastruttura e razionalizzare le applicazioni obsolete. Maggior efficienza nei processi. Quando correttamente implementato, il sistema ERP permette di standardizzare i processi e gestirli da un unica consolle centralizzata. La mappatura dei processi su ERP, per inciso, rende più facile anche le riorganizzazioni interne, poiché i processi core dell azienda sono già stati identificati. Infine, gli ERP più diffusi si basano su best practice raccolte in oltre 20 anni d uso e arricchite degli input che arrivano dai clienti. Produttività individuale. Gli ERP consentono di avere una maggiore visibilità in tempo reale sui dati finanziari e relativi alle operation. Con un modulo di Business Intelligence, si possono aggregare i dati in un cruscotto e prendere decisioni di business più efficaci. Benefici indiretti. La possibile riduzione dell hardware derivante dal consolidamento delle piattaforme è di aiuto per una strategia green dell azienda e per una maggiore razionalizzazione. L automazione e standardizzazione dei processi riduce la circolazione di documentazione cartacea in azienda e i costi associati alla compliance e alla governance. 5 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire nome e cognome.3. raccomandazioni nella scelta di un erp Come abbiamo visto, l ERP non va considerato come un mero set di moduli che coprono varie funzioni aziendali, ma va inquadrato in una strategia tecnologica più ampia. Il ciclo di vita di un ERP è, in genere, superiore ai 10 anni e la scelta della soluzione più adeguata avrà un effetto significativo sul business complessivo dell azienda. IL PROCESSO DECISIONALE Il punto di partenza, nella scelta di un ERP, è fare una precisa analisi dei requisiti e dei risultati di business desiderati. Come accennato, l ERP ha un ciclo di vita molto lungo, il che richiede un analisi strategica particolarmente approfondita: non si tratta solo di scegliere un software per un uso a breve termine, ma di proiettare un processo evolutivo da qui a 10 anni. Solitamente si parte da un business case che include gli obiettivi di business strategici, i KPI, la mappatura dei processi e il flusso delle informazioni. Questa analisi dovrebbe portare a identificare i moduli base che dovranno far parte dell ERP e quelli che potranno essere implementati in un secondo tempo. Dopodiché si passa a identificare i fornitori, e si valuta in incontri vis a vis successivi la rispondenza dell offerta ai requisiti definiti nell analisi iniziale. In questa fase, molte aziende utenti si focalizzano sulle funzionalità nel valutare gli ERP alternativi. E certamente un punto importante, ma è necessario valutare con attenzione anche la strategia complessiva del vendor nel mondo ERP, senza dimenticare che è la sua strategia e non la vostra. Per cercare di semplificare il processo decisionale, consideriamo la strategia di valutazione di un ERP in base ad opportuni criteri che Gartner identifica nelle seguenti macrocategorie: Il supporto delle funzionalità di business La strategia tecnologica Il ciclo di vita supporto delle funzionalita di business Il primo passo consiste nel valutare come e quanto le funzionalità dell ERP coprono le attuali esigenze di business. Il problema è che le esigenze di business cambiano nel corso della vita dell azienda, per cui le imprese devono scegliere un ERP che supporti un variegato tipo 6 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
erp o soluzione gestionale? una guida per capire.2. Quale Cloud? di processi di business. Non solo, il fornitore deve avere anche nel proprio DNA il concetto di cambiamento dei processi aziendali. Il criterio di valutazione parte quindi dall assesment iniziale, ma deve già tenere in debito conto la flessibilità necessaria per far fronte a esigenze future. Gartner identifica tre livelli per valutare il supporto dell ERP alle funzioni di business: Basso. Il fornitore è in grado di soddisfare i requisiti funzionali dei clienti solo per certi settori o business model. Intermedio. Il fornitore copre fino al 75% delle funzioni orizzontali in azienda su diversi settori o business model. Elevato. Il fornitore supporta oltre il 75% delle funzioni orizzontali in azienda su molti settori o business model. strategia tecnologica Nei primi anni 90 gli ERP sono stati sviluppati come applicazioni monolitiche, poco inclini alle personalizzazioni e all adattamento a nuove condizioni di business. La situazione sta ora decisamente migliorando e molte aziende si trovano nella condizione di valutare il loro ERP alla luce delle nuove tecnologie per capire se e quando devono procedere all aggiornamento della propria soluzione. La modernizzazione dell ERP è un progetto molto importante all interno delle organizzazioni IT. In questo percorso, le aziende devono avere una chiara visione della strategia tecnologica del proprio ERP, in particolare per quanto riguarda le seguenti aree: Applicazioni pacchettizzate (rivedere le soluzioni in ottica SOA) Strumenti di business analytics (integrare la BI all interno dei processi di business) Applicazioni social (integrare le componenti sociale all interno dell ERP) Mobile (gli accessi all ERP dagli utenti in mobilità saranno sempre più diffusi) Indipendenza dei moduli (l implementazione dell ERP è un processo a più fasi, dove è importante ragionare a blocchi fra loro autonomi) Software as Service (il Cloud e il SaaS giocheranno un ruolo importante nell implementazione futura degli ERP). ciclo di vita Come abbiamo più volte ripetuto, un ERP ha un ciclo di vita superiore ai 10 anni. Un simile progetto richiede un attenta valutazione del Total Cost of Ownership che, su una lunghezza di tempo così lunga, rischia di non essere calcolato compiutamente. Ad esempio, nel TCO vanno inseriti anche i costi relativi alla ricerca di mercato e valutazione dei fornitori, costi di implementazione, licenze software, attività di migrazione dei dati, customizzazione, testing, formazione, costi legati ai cambiamenti organizzativi, manutenzione e supporto, senza dimenticare eventuali costi associati all alienazione dell ERP di fine vita (clausole contrattuali). 7 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire nome e cognome.4. reporting e analisi dei dati Un componente chiave nella valutazione di un ERP è il supporto della Business Intelligence. Come noto, l obiettivo delle applicazioni di business intelligence è sfruttare la mole di dati (transazioni commerciali, finanziarie, amministrative, eccetera) presenti in azienda a supporto delle decisioni d impresa, tramite la creazione e consultazione di cruscotti, report di supporto decisionale o funzioni di data mining. La stragrande maggioranza di questi dati viene processata dall ERP, per cui risulta naturale studiare moduli di integrazione. Questa presa di coscienza, in sé naturale, è stata storicamente accantonata, tanto che i consulenti preposti a mappare i processi in un ERP in genere non consideravano il fatto che questi processi di business potevano anche basarsi su componenti di analitycs. Spieghiamoci con un esempio: un pacchetto sistema gestionale è in grado di evidenziare se un determinato articolo è presente in magazzino. Cosa succede se due clienti vogliono comprare l ultimo pezzo rimasto a disposizione? Un integrazione in tempo reale con le analitycs permetterebbe di sapere qual è il cliente più profittevole e quindi assegnargli direttamente il prodotto. Analisi ancora più sofisticate consentirebbero di stimare il rischio di perdere il cliente, se non trovasse proprio quell articolo. Nel tempo i fornitori hanno arricchito i propri ERP con funzioni di analytics o sviluppandole al proprio interno, o rilevando aziende specializzate in questo ambito. gli ambiti di utilizzo delle soluzioni di bi Di seguito sono riportati alcuni degli ambiti di utilizzo più frequenti dei sistemi di Business Intelligence. Come indicato dall Osservatorio sulla Business Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, la BI condiziona molte aree aziendali: Analisi delle prestazioni complessive dell impresa. Si tratta di applicazioni, usate tipicamente dal top management, che consentono di monitorare le principali performance (tramite KPI), a livello di impresa complessiva o di singole business unit/funzioni aziendali Analisi commerciali e marketing. Queste applicazioni permettono di analizzare i dati 8 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
erp o soluzione gestionale? una guida per capire.2. Quale Cloud? relativi ai clienti, alle vendite, al marketing. L obiettivo è supportare la definizione di campagne promozionali e le attività marketing, con la possibilità di misurarne i risultati nel tempo. Analisi finanziarie. Si tratta di applicazioni che permettono di controllare i principali flussi finanziari dell impresa (crediti e debiti commerciali, flussi di cassa in ingresso e in uscita), cercando di inviduare eventuali problemi e criticità. Analisi delle risorse umane. Queste applicazioni permettono di avere una visione completa del personale in termini di costi e performance. Analisi dei fornitori. Tali applicazioni consentono di analizzare i dati relativi alla catena di fornitura (acquisti e logistica in ingresso), misurandone le principali prestazioni con opportuni indici (numero di fornitori, costi e tempi di fornitura e via dicendo). 9 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
ERP o soluzione gestionale? una guida per capire nome e cognome.5. l erp in uso e ancora in grado di supportare le strategie aziendali? Un momento particolarmente critico per l ERP di un azienda è capire quando è arrivato il momento di cambiare. Come si fa a comprendere quando l aggiornamento è la mossa giusta? Cominciamo subito col dire che la complessità di un upgrade è molto variabile, dipendendo in genere dal numero di moduli installati e dall obsolescenza dell ERP. Se l aggiornamento di applicazioni, quali il Supply Chain Planning (SCP), è relativamente facile da effettuare, intervenire sulla Supply Chain Execution (SCE) o sul CRM (Customer Relationship Management) è un altro discorso. In genere, gli upgrade che implicano importanti aggiornamenti tecnici o funzionali richiedono anche un significativo periodo di testing e di formazione per gli utenti. Considerate anche questi voci di costo nel famoso TCO complessivo. AGGIOrnamento si o no? Per valutare se l aggiornamento (o la sostituzione) è la mossa giusta, Gartner Group consiglia di guardare alla questione da più prospettive: Prospettiva di business (visto il fortissimo legame fra ERP e business, è fondamentale capire il reale valore che deriva dall aggiornamento) Prospettiva tecnica (a livello di impatto sulle attività del team IT) Prospettiva di rischio (qual è il rischio aziendale nel fare e soprattutto non fare l upgrade) Se l azienda è propensa all aggiornamento/ sostituzione, quali sono le conseguenze nel farlo subito o più tardi? le domande da porsi Per facilitare il processo che porta alla decisione di aggiornamento (o sostituzione) dell ERP, abbiamo riassunto di seguito alcune domande da porsi (sia di carattere generale che più specifiche). Se molte hanno una risposta negativa, bisognerebbe prendere in seria considerazione l upgrade o la sostituzione. L ERP in azienda è scritto con tecnologie standard ed aperte in modo da consentire all impresa di integrarsi facilmente con i 10 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
erp o soluzione gestionale? una guida per capire.2. Quale Cloud? partner di business interni ed esterni? L ERP è facilmente parametrizzabile in modo da consentire all impresa di adattarsi alle nuove esigenze del mercato? L ERP è multipiattaforma, cioè in grado di supportare l azienda nei cambi di infrastruttura senza aggravi di costi? L ERP copre oltre il 75% dei processi in azienda? L ERP dispone di uno strumento di CRM che aiuti ad acquisire e fidelizzare i clienti attraverso il miglioramento delle modalità di relazione e interazione? L ERP è in grado di rispondere alle esigenze aziendali senza la necessità di sviluppare moduli/applicazioni ad hoc per avere delle risposte che l ERP non è in grado di fornire? L ERP adotta un approccio per processo a livello di interfaccia utente? L ERP risulta stabile e non richiede particolare attività di manutenzione da parte dello staff IT? L ERP è in grado di fornire informazioni di analytics in tempo reale? L ERP consente di navigare in modo flessibile all interno dei dati, integrando informazioni relative a ciascun dominio applicativo? L ERP dispone di uno strumento che consente di effettuare una pianificazione finanziaria che tenga conto anche degli ordini, attivi e passivi, in portafoglio? L ERP è in grado fornire informazioni puntuali e rapide sull andamento di business dell impresa? Ad esempio: -E in grado di proporre cosa produrre, quando lanciare la produzione e/o cosa ordinare e a quale fornitore? Se sì, in quanto tempo? -Quando un utente immette una richiesta di acquisto si è in grado di verificare se c è un budget disponibile? 11 ICT4E.Guide www.ict4executive.it
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