L APP PER IPHONE E ANDROID PER LA PIANIFICAZIONE E GESTIONE DELLA FORZA LAVORO IN MOBILITA GIUGNO 2013 RCSOFT Software House 1
GAT MOBILE COS E GAT MOBILE è una APP rivolta alle aziende che si occupano di assistenza e manutenzione di impianti. L APP viene installata sugli Smartphone o Tablet dei Tecnici in modo da evitare la carta e per rendere più efficiente ed organizzato il lavoro da svolgere, dando allo stesso tempo una immagine professionale e moderna di se stessi. COME FUNZIONA Dal software gestionale installato presso l azienda: GAT Service o GAT Thermo vengono assegnati gli appuntamenti per i tecnici, i quali tramite GAT Mobile potranno consultare in tempo reale tutti gli appuntamenti. La vista è ottimizzata per essere visualizzata in maniera agevole anche sugli Smartphone, infatti attraverso uno studio dell interfaccia oculato sono state predisposte tutte le informazioni utilizzando anche delle icone in sostituzione dei testi indicando in maniera esatta e veloce di che si stratta; ad esempio viene subito evidenziato se si tratta di una manutenzione ordinaria o se la chiamata si trova in un determinato stato attraverso un tag colorato, ecc.., oltre ovviamente a tutti i dati anagrafici del cliente e come raggiungerlo. Il vantaggio per l Azienda è l annullamento totale del cartaceo, la sicurezza di non incorrere ad errori ed avere sotto controllo il flusso chiamata->intervento- >fatturazione senza che niente sfugga. Il vantaggio per il Tecnico è che può anche farsi il suo giro giornaliero senza nemmeno contattare l Azienda in quanto nel suo terminale saranno presenti in tempo reale tutti gli appuntamenti che deve personalmente fare; può effettuare le RCSOFT Software House 2
chiamate al cliente semplicemente cliccando sulla scheda del cliente, può tracciare e navigare il percorso per raggiungerlo e può registrare l Intervento effettuato direttamente dal Cliente. TIPO DI ACCESO TECNICO Il tecnico per accedere agli appuntamenti dovrà inserire login e password comunicati dall azienda, in questo modo verrà effettuata la connessione al server e scaricati i propri appuntamenti. Ci si potrà anche disconnettere da Internet, continuando comunque a consultare gli appuntamenti e registrare gli Interventi e quando sarà di nuovo disponibile la connessione verranno effettuate le sincronizzazioni con il server inviando gli Interventi registrati e scaricando eventuali nuovi appuntamenti. Se il terminale è sempre connesso tali operazioni avvengono on-line in tempo reale. TIPO DI ACCESO AMMINISTRATORE Come per l accesso dei Tecnici, l amministratore od il responsabile dei Tecnici inserendo Login e Password (definiti come amministratore nel gestionale aziendale) potrà visualizzare tutti gli appuntamenti di tutti i Tecnici (o non ancora assegnate). La vista con tale accesso sarà organizzata raggruppando gli appuntamenti per Tecnico. Inoltre con questo tipo di accesso si potrà assegnare l appuntamento ad un tecnico (o cambiarlo) e i tecnici vedranno quindi in tempo reale le chiamate a loro assegnate. RCSOFT Software House 3
PRINCIPALI FUNZIONALITA LISTA APPUNTAMENTI (CHIAMATE) La vista degli appuntamenti viene raggruppata di default per data e tecnico nel caso di accesso di tipo Amministratore, per data nel caso di accesso ti tipo tecnico, altri raggruppamenti possibili sono per: Zona o per Cliente. Inoltre tramite un tap è possibile vedere le chiamate chiuse e lo storico di tutte le chiamate. E possibile anche filtrare per data (ad esempio solo oggi) o per stato della chiamata. Alcuni simboli rappresentano se la chiamata è di manutenzione ordinaria, la priorità, l urgenza e lo stato della chiamata. SCHEDA CHIAMATA La scheda dell appuntamento riporta in maniera più dettagliata le informazioni viste nella lista, in particolar modo: Cognome o Ragione Sociale del Cliente, Nome, Indirizzo, Cap Comune Provincia e Zona e le note del cliente. Nel caso di destinazione diversa verrà riportato il luogo dove effettuare l Intervento. Vengono riportati tutti i telefoni presenti nel cliente con la descrizione personalizzata è possibilità di avviare direttamente la chiamata cliccando sull apposita icona. Tramite il tasto Intervento sarà possibile quindi registrare l Intervento eseguito per questo appuntamento. RCSOFT Software House 4
REGISTRAZIONE INTERVENTO Nella scheda dell Intervento sarà possibile quindi indicare l ora inizio / fine lavoro, i km e ore da addebitare, una descrizione estesa del lavoro effettuato, i ricambi utilizzati, allegare una fotografia (Ad esempio dell apparecchio riparato o di un foglio di carta) ed infine far apporre al cliente la firma digitale. Alla conferma della registrazione verrà proposto di effettuare la stampa del rapporto di Intervento o della ricevuta (altri modelli saranno disponibili successivamente ed potranno hanno anche essere personalizzati per singolo cliente. CONSULTAZIONE LISTINO ARTICOLI E possibile consultare gli articoli per conoscere il prezzo o la disponibilità di magazzino. La ricerca può essere fatta indipendentemente dall Intervento o per inserire un ricambio nell Intervento che si sta registrando. Sarà possibile ricercare tramite codice, descrizione e codice a barre anche con la funzione di lettura automatica fotografando il codice a barre presente nella busta del ricambio (funzionalità non ancora disponibile al momento di scrittura di tale guida) RCSOFT Software House 5
Caratteristiche del software: Lista Appuntamenti assegnati aggiornata in tempo reale e disponibile anche in assenza di connessione (off-line). Possibilità di consultare le chiamate Aperte, Chiuse e lo Storico. Raggruppamenti per Data, Zona, Cliente. Filtri per data e stato chiamata. Scheda con dettaglio chiamata e cliente con possibilità di download di eventuale file allegato inviato dall azienda tramite il gestionale e di stampare il foglio di lavoro. Possibilità di assegnare ad un Tecnico una chiamata (accesso di Tipo Amministratore). Tracciamento GPS sulla mappa per raggiungere il Cliente. Inserimento Intervento direttamente dal dispositivo, possibilità di indicare se i ricambi sono stati utilizzati o sono da ordinare e se chiudere quindi la chiamata o no. Stampa del rapporto di Intervento, il modello potrà essere selezionato fra quelli disponibili, ad esempio: Rapporto semplice, Ricevuta, Ecc.. (è possibile anche di crearne di personalizzati per ogni azienda). Firma digitale del cliente che verrà apposta in automatico sul rapporto di Intervento che potrà essere stampato fisicamente dal cliente o inviato tramite Email o archiviato in PDF. Possibilità di allegare all Intervento una foto scattata direttamente con il terminale (ad esempio l apparecchio riparato oppure un rapporto compilato manualmente). E fino 4 foto sull apparecchio. Ricerca articoli di magazzino con indicazione del prezzo e disponibilità (anche tramite barcode con fotocamera). Lista clienti con possibilità di inserimento nuovo chiamate STAMPANTI E possibile stampare fisicamente dall App, abbinando una stampante compatibile con il terminale in Uso. Alcuni modelli consigliati (chiamare per disponibilità): Stampante BIXOLON Portatile Bluetooth con attacco da cintura, resistente all'acqua e alle cadute (ip54), batterie al litio ricaricabili a lunga durata (garantito 1 giorno di lavoro). Larghezza stampa 11 cm. RCSOFT Software House 6