L implementazione dei processi di fatturazione elettronica e di conservazione elettronica dei documenti amministrativi: fasi, tecnologie e criticità

L implementazione dei processi di fatturazione elettronica e di conservazione elettronica dei documenti amministrativi: fasi, tecnologie e criticità Caltanissetta, 13 Giugno 2014

Sommario 1 2 3 4 5 Scenario normativo Modello di funzionamento Gestione degli esiti Cosa cambia nei sistemi di fatturazione? Conservazione sostitutiva 2

Scenario normativo La Legge finanziaria del 2008 (L. 244/2007) introduce l obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti tra imprese e Pubblica Amministrazione () Viene stabilito che le fatture potranno essere accettate e pagate da solo se in formato elettronico In data 22.5.2013 è stato pubblicato il Regolamento Attuativo che rende operativo tale obbligo fissandone le principali regole di gestione ( D.M. 55 del 3 Aprile 2013); L art. 25 del D.L. Spending Review approvato il 18 aprile 2014 stabilisce che le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP (campi previsti normativa tracciabilità). DECORRENZA MODALITA 6.6.2014 - Amministrazioni Centrali principali Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale 31.3.2015 Altre Amministrazioni Centrali 31.3.2015 - Amministrazioni Locali Prevista procedura di accreditamento di su portale dedicato (I) e obbligo di comunicazione dei codici ufficio e dei contratti sottesi ai fornitori. Il codice ufficio, necessario per l indirizzamento elettronico delle forniture, viene generato dall I all atto dell accreditamento. LINEE GUIDA I Pubblicate in data 1 agosto 2013 a cura dell Agenzia per l Italia Digitale (AGID) - aggiornate ad aprile 2014 LINEE GUIDA SDI Aggiornate ad aprile 2014 le specifiche tecniche dell allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013

Scenario normativo Legislatore Azioni attuative La Finanziaria 2008 (Legge 244 del 2007), in attuazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Istituzione I L Indice delle Pubbliche Amministrazioni (I) è l anagrafica cui il Sistema di Interscambio (SdI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche L Indice delle Pubbliche Amministrazioni (I) provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici identificati dalle pubbliche amministrazioni come deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche SDI Il Sistema di Interscambio è il sistema informatico scelto dal legislatore a supporto del flusso di fatturazione elettronica Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture 4

Scenario normativo Dicotomia nei rapporti con rispetto ai rapporti B2B Fatturazione B2B Fatturazione B2G E facoltativa E obbligatoria secondo la tempistica prevista dal DM 55 del 3 aprile 2013 Si può utilizzare qualsiasi formato di fatturazione L autenticità e l integrità della fattura possono essere assicurati tramite sistemi di gestione, EDI o firma digitale/qualificata Si utilizza il formato XML definito dalle specifiche tecniche del SDI L autenticità e l integrità della fattura possono essere assicurate tramite firma digitale/qualificata. Si può utilizzare qualsiasi modalità di trasmissione elettronica I campi obbligatori sono quelli previsti dall art. 21 del DPR IVA La trasmissione si effettua tramite lo SDI e non direttamente verso le Sono previsti ulteriori campi obbligatori (codice ufficio, codice CIG e/o CUP)

Scenario normativo Codice Univoco Ufficio Codice Univoco Ufficio Il Codice identificativo dell Ufficio dell Amministrazione destinatario di fatturazione elettronica è necessario ai fini dell univoca identificazione degli uffici delle amministrazioni destinatari della fatturazione Per ciascun Ufficio che l Amministrazione definisce nell I, l I genera automaticamente un codice ufficio valorizzando il campo Codice Univoco Ufficio, univoco all interno dell intera struttura dell I Tale codice è una stringa alfanumerica di lunghezza pari a 6 caratteri Il Codice Univoco Ufficio è presente nella scheda di dettaglio di ciascun Ufficio e rappresenta anche una chiave di ricerca all interno del sito 6

Lo scenario normativo Il Sistema di Interscambio Rappresentazione dei flussi di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Trasmette fatture Inoltra fatture validate Invia ricevute e Notifiche Notifica Esito fatture Comunica Esito Fatture Invia Notifiche FORNITORI Trasmette Flusso dati INTERMEDIARI dei FORNITORI Trasmette fatture SISTEMA di INTERSCAMBIO (SDI) Inoltra fatture validate INTERMEDIARI della Inoltra fatture validate DESTINATARIE Invia ricevute e Notifiche Notifica esito fatture Comunica Esito Fatture Invia Notifiche

Lo scenario normativo Il Sistema di Interscambio Caratteristiche e finalità Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema attraverso il quale dovranno essere trasmesse le fatture elettroniche destinate alla. Tale sistema presidia quindi il processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle destinatarie, facendo interagire tra loro i vari attori coinvolti nel processo: Operatori economici (fornitori), Pubbliche Amministrazioni e loro intermediari In particolare, lo SDI: fornisce i servizi di accreditamento al sistema riceve le fatture elettroniche valida e gestisce i flussi delle fatture effettua le verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità verifica che la fattura non sia stata già trasmessa, rispetto del formato, presenza e correttezza dei dati obbligatori della fattura, presenza e correttezza del codice identificativo del destinatario, validità CF/P.IVA); indirizza le fatture alle destinatarie notifica l esito di invio/ricezione dei flussi ai fornitori tramite ricevute/notifiche fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con SDI invia i flussi informativi alla Ragioneria dello Stato per il monitoraggio della spesa pubblica

Lo scenario normativo La nuova circolare ministeriale n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze e della Funzione Pubblica Le per le quali l obbligo parte dal 6 giugno 2014 dovevano accreditarsi in I entro il 6 marzo 2014. Per le che non si sono accreditate entro il 6 marzo 2014 è stato assegnato automaticamente un codice FE centrale; Tale ufficio centrale potrà essere utilizzato dal fornitore per l invio della fattura elettronica esclusivamente nel caso in cui lo stesso non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte della e, pur avendo riscontrato la presenza dell amministrazione in I, non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in proprio possesso, l Ufficio destinatario della fattura. Il fornitore della ha le seguenti soluzioni alternative tra loro: Invio al codice ufficio comunicato dalla, previa verifica della sua attivazione in I; In assenza di comunicazione da parte della, invio della fattura all unico codice ufficio esistente in I rispetto al codice fiscale del destinatario; In assenza di comunicazione da parte della, ed in presenza di più codici ufficio associati al codice fiscale del destinatario, invio della fattura al codice ufficio centrale corrispondente al suddetto codice fiscale. In assenza di comunicazione da parte della e in assenza di almeno un codice ufficio attivato in I in corrispondenza del codice fiscale del destinatario, invio della fattura al codice residuale 999999.

Lo scenario normativo La nuova circolare ministeriale n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze e della Funzione Pubblica Il Sistema di interscambio rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito negativo. La fattura elettronica può darsi per emessa, ai sensi dell art. 21, comma 1, del DPR 633/72, anche a fronte del rilascio dal parte del Sistema di interscambio della notifica di mancata consegna di cui al paragrafo 4 dell'allegato B al DM 3 aprile 2013, n. 55. La fattura si intende non emessa quando il Sistema di Interscambio rilascia una notifica di scarto (entro 24-48 ore dalla trasmissione) Le fatture cartacee emesse prima del 6 giugno 2014 ed ancora non pagate alla data del 6 settembre 2014, devono essere pagate anche se NON elettroniche.

Sommario 1 2 3 4 5 Scenario normativo Modello di funzionamento Gestione degli esiti Cosa cambia nei sistemi di fatturazione? Conservazione sostitutiva 11

Modello di funzionamento Registrazione sull I Registrazione Portale di registrazione (owner AgID) CF CU Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie, tutti gli Uffici Fattura delle amministrazioni dello Centro Stato di Fatturazione e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono registrarsi sul sito dell I Per ciascuna che si registra sull I, il sistema genera automaticamente un codice ufficio valorizzando il campo Codice Univoco Ufficio Centro di Fatturazione In attuazione alle indicazioni contenute nella circolare esplicativa del Ministero delle Finanze del 31 Marzo 2014, è stato creato un ufficio virtuale, denominato Uff_eFattura, al quale è stato associato il relativo servizio di fatturazione elettronica Centro di Fatturazione SDI Portale di indirizzamento delle fatture (owner SOGEI)

Modello di funzionamento Flusso XML Tutti i fornitori della, tra cui Enel, hanno l obbligo di inserire il Codice Univoco Ufficio, identificativo dell Ufficio destinatario di fatturazione nell elemento CodiceDestinatario Registrazione presente nel tracciato della Fattura elettronica al fine dell identificazione univoca, all interno dell Amministrazione, dell Ufficio deputato al ricevimento della fattura elettronica Centro di Fatturazione Portale di registrazione (owner AgID) I sistemi tecnici di Enel sono stati predisposti per creare un flusso in formato XML da inviare allo SdI CF CU Fattura Centro di Fatturazione SDI Centro di Fatturazione Portale di indirizzamento delle fatture (owner SOGEI) 13

Modello di funzionamento Sistema di Interscambio Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: Ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura Registrazione Effettuare controlli sui file ricevuti Inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie Portale di registrazione (owner AgID) CF CU Centro di Fatturazione Fattura Centro di Fatturazione SDI Centro di Fatturazione Portale di indirizzamento delle fatture (owner SOGEI) 14

Modello di funzionamento Registrazione CF CU Portale di registrazione (owner AgID) Centro di Fatturazione Fattura Centro di Fatturazione SDI Centro di Fatturazione Portale di indirizzamento delle fatture (owner SOGEI) 15

IL CREDITORE LA 1. Invia le fatture elettronica alla debitrice 1. Riceve le fatture elettroniche 2. Riconosce i debiti, certifica i crediti scaduti, registra i pagamenti 2. Monitora lo stato dei crediti

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Se non trascorsi 10 gg Gestione Esiti Sintesi Processo - Notifiche Lo scambio di flussi tra ENEL e lo SdI e tra lo SdI e le può avere esiti diversi: 1 Invio flusso xml contenente le fatture SDI AT - Avvenuta trasmissione impossibilità recapito 1 Fattura inviata correttamente al codice 999999 (codice virtuale utilizzato qualora non sia stato possibile associare alla un codice ufficio reale) NS Notifica di Scarto 2.b 1 Tracciato della fattura non completamente compilato (es. mancanza di un dato obbligatorio) 2 Fattura contenente un errore formale (es. CU o CF errato, etc) Utilizzo improprio del codice di Fatturazione centrale quando esiste un 3 codice ufficio specifico RC Ricevuta di consegna 1 Trasmissione fattura a andata a buon fine 2.a 3.a 2.c Invio fattura 4 Ricezione Fattura MC Mancata consegna 3.b 1 Trasmissione fattura a non andata a buon fine AT - Avvenuta trasmissione impossibilità recapito 1 Fattura inviata correttamente ad un Codice Ufficio, ma assenza della a cui indirizzare la fattura (Mancata Consegna perpetuata per 10 giorni) DT- Decorrenza dei termini 1 Trascorsi 15 gg dalla dalla prima comunicazione inviata al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente)e la non risponde NE Notifica di Accettazione 1 La accetta la fattura NE Notifica di Rifiuto 1 La rifiuta la fattura 3.c 4.a 4.b 4.c Se trascorsi 10 gg 18

Sommario 1 2 3 4 5 Scenario normativo Modello di funzionamento Gestione degli esiti Cosa cambia nei sistemi di fatturazione Conservazione sostitutiva 19

La fatturazione elettronica verso la P.A. Gli step necessari per adeguare il proprio processo di fatturazione La verifica del tracciato : la compatibilità delle specifiche tecniche con le peculiarità della società emittente Implementazione anagrafica cliente e tracciato fattura per la gestione dei codici ufficio, dei CIG e dei CUP Adeguamento contrattualistica per recepimento codici ufficio Censimento contratti verso la ed associazione dei codici ufficio comunicati dalla Implementazione sistema gestione notifiche provenienti da SOGEI. Implementazione processo di conservazione sostituitiva dei documenti

Fatturazione Elettronica Le coinvolte dalla nuova normativa Le Pubbliche amministrazioni impattate sono circa 15.000 entità giuridiche. Conteggio di CODICE_FISCALE DESC_LIVELLO1 ok AGENZIA DEL DEMANIO 1 AGENZIA DELLE DOGANE E DEI MONOPOLI (EX AGENZIA DELLE DOGANE) 2 AGENZIA DELLE ENTRATE 2 MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI 6 MINISTERO DEI BENI E DELLE ATTIVITA' CULTURALI E DEL TURISMO 270 MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI 113 MINISTERO DELLA DIFESA 565 MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 1596 MINISTERO DELLA SALUTE 44 MINISTERO DELL'AMBIENTE E DELLA TUTELA DEL TERRITORIO E DEL MARE 4 MINISTERO DELLE INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI 261 MINISTERO DELLE POLITICHE AGRICOLE ALIMENTARI E FORESTALI 95 MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE 360 MINISTERO DELL'INTERNO 490 MINISTERO DELL'ISTRUZIONE DELL'UNIVERSITA' E DELLA RICERCA 10933 MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO 19 PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Totale complessivo 14761

Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: il tracciato Codici Ufficio CIG e CUP obbligatori per il pagamento Definire un processo di transcodifica che trasformi le informazioni elaborate dal sistema, che oggi vengono stampate, nel formato atteso dalla. Un punto di attenzione particolare per le utilities in quanto la bolletta, stilata secondo lo schema tipo dell Authority, è soggetta a numerose normative ed obblighi informativi aggiuntivi, quali: il D.M. n. 370/2000, le delibere dall AEEG20 e la disciplina su IVA ed accise.

Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: il tracciato Il formato della fattura elettronica (Formato SdI) è definito tramite XML Schema. Le specifiche tecniche sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it. Lo schema della fattura XML SDI è disponibile al seguente indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/fatturapa_v1.0.xsd Il tracciato è descritto al seguente indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/specifiche_tecniche_del_formato_fattura_v1.0.pdf http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/formato_fattura_tabellare_1.0.pdf Riguardo ai dati richiesti per la consultazione dei documenti si precisa che per il documento fattura il pdf viene enucleato all interno dell XML come da esempio allegato in formato xs:base64binary L allegato è parte integrante della fattura XML e quindi può contenere tutte quelle informazioni non obbligatorie nel tracciato SDI ma che sono presenti e necessari per l emittente.

1.1 ID Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: il tracciato Nome Tag XML <DatiTrasmissione> <IdFiscale> 1.1.1 Descrizione funzionale blocco sempre obbligatorio contenente informazioni che identificano univocamente il soggetto che trasmette, il documento trasmesso, il formato in cui è stato trasmesso il documento, il soggetto destinatario è l identificativo univoco del soggetto; per i soggetti residenti in Italia, siano essi persone fisiche o giuridiche, corrisponde al codice fiscale preceduto da IT; per i soggetti non residenti corrisponde al numero identificativo IVA 1.1.1. 1 <IdPaese> codice della nazione espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code Formato e valori ammessi 1.1.1. 2 <IdCodice> contatto identificativo fiscale formato 1.1.2 <ProgressivoInvio> 1.1.3 <FormatoTrasmissio ne> 1.1.4 <CodiceDestinatario > progressivo univoco, attribuito dal soggetto che trasmette, relativo ad ogni singolo documento fattura contiene il codice identificativo del formato/versione con cui è stato trasmesso il documento fattura codice dell'ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito dall'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica Indice. Obbligatorietà e occorrenze <1.1> <1.1> Dimensio ne min max [IT], [ES], [DK],[ ] <1.1> 2 alfanumerico <1.1> 1 28 formato alfanumerico <1.1> 1 10 valori ammessi: [SDI10] <1.1> 5 formato alfanumerico <1.1> 6 <ContattiTrasmitten te 1.1.5 dati relativi ai contatti del trasmittente <0.1> 1.1.5. 1 <Telefono> contatto telefonico fisso o mobile formato alfanumerico <0.1> 5 12 1.1.5. 2 <Email> indirizzo di posta elettronica formato alfanumerico <0.1> 7 256 Obbligatorietà : 1= campo obbligatorio - 0 campo facoltativo

Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: il tracciato Metadato NUMERO_FATTURA DATA_EMISSIONE CLIENTE_P_IVA CLIENTE_CF RAGIONE_SOCIALE CTIPO_DOC CCANALE CSOC TIPO_DOC_CANALE CA COD_UFF Xpath - XML FATTURA XML SDI /FatturaElettronica/FatturaElettronicaBody/DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/Numero /FatturaElettronica/FatturaElettronicaBody/DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/Data Concatenazione dei nodi: /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/CessionarioCommittente/DatiAnagrafici/idFiscaleI VA/idPaese /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/CessionarioCommittente/DatiAnagrafici/idFiscaleI VA/idCodice /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/CessionarioCommittente/DatiAnagrafici/codiceFis cale /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/CessionarioCommittente/DatiAnagrafici/Anagrafic a/denominazione F EW Può essere calcolato in base al valore di /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/DatiTrasmissione/IdTrasmittente/IdCodice utilizzando una tabella di trascodifica F_CA FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/CedentePrestatore/RiferimentoAmministrazione /FatturaElettronica/FatturaElettronicaHeader/DatiTrasmissione/CodiceDestinatario Metadati per il DMS fatture formato XML SDI

Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: il tracciato Nell attività di trascodifica del tracciato della fattura utilizzato dall azienda rispetto al formato XML SDI bisogna prestare attenzione ad alcune informazioni che possono assumere solo dei valori predefiniti nel formato fattura SDI. Tipo documento [TD01]: fattura [TD02]: acconto/anticipo su fattura [TD03]: acconto/anticipo su parcella [TD04]: nota di credito [TD05]: nota di debito [TD06]: parcella Natura delle operazioni [N1]: escluse ex art. 15 [N2]: non soggette [N3]: non imponibili [N4]: esenti [N5]: regime del margine Dati obbligatori Modalità pagamento [ MP01]: contanti [MP02]: assegno [MP03]: assegno circolare Dati facoltativi [MP04]: contanti presso Tesoreria ma se compilati [MP05]: bonifico devono essere [MP06]: vaglia cambiario conformi al [MP07]: bollettino bancario formato XML [MP08]: carta di credito [MP09]: RID [MP10]: RID utenze [MP11]: RID veloce [MP12]: RIBA [MP13]: MAV [MP14]: quietanza erario [MP15]: giroconto su conti di contabilità speciale [MP16]: domiciliazione bancaria [MP17]: domiciliazione postale Condizioni di pagamento TP01: pagamento a rate TP02: pagamento completo TP03: anticipo

Fatturazione Elettronica Le fasi operative per l implementazioni: le anagrafiche clienti Aggiornamento dei codici fiscali e /o partite IVA presenti nei propri archivi gestionali in quanto il sistema di controllo dello SDI verifica la presenza degli stessi nell ambito dell anagrafe tributaria e, in caso contrario, scarta la fattura del fornitore che in questo caso si intenderebbe non emessa ai fini fiscali. Associazione delle proprie anagrafiche clienti ai codici ufficio comunicati o reperiti dall Indice delle Pubbliche Amministrazioni senza i quali non è possibile trasmettere la fattura. In corrispondenza di ogni codice ufficio caricato in I è possibile risalire al codice fiscale della corrispondente. A tal fine sono state adeguate le chiavi di ricerca dell archivio WEB dell I al fine di consentire ai fornitori di verificare l esistenza del codice ufficio attraverso il codice fiscale della destinataria della fattura. Nell I, per ogni codice ufficio, è indicata la data di attivazione dell obbligo di fatturazione elettronica. Su scorta di tale informazione sarà possibile per il fornitore distinguere le di prima applicazione (Ministeri, Agenzie fiscali, Enti di previdenza e loro emanazioni locali, come ad es. le scuole, ecc.), per le quali l informazione riportata sarà il 6 giugno 2014, da quelle per le quali l obbligo è previsto per il 31 marzo 2015.. Nel caso in cui il fornitore invia la fattura indicando un codice ufficio non ancora attivo in I, la stessa verrà scartata dal SDI.

Fatturazione Elettronica La gestione dei contratti Censimento di tutti i contratti attivi nei confronti della ; Associazione dei contratti vigenti al codice ufficio specifico associato al codice fiscale/partita IVA riportato nel contratto (interlocuzione con ); Inserimento obbligatorio per i nuovi contratti del codice ufficio (già possibile per le per le quali la data di avvio è il 6 giugno 2014) Inserimento obbligatorio dei codici CIG o CUP o evidenza della esclusione dall applicazione della normativa sulla tracciabilità. Inserimento clausole contrattuali relative alle modalità di comunicazione delle modifiche ai codici ufficio precedentemente notificati.

Fatturazione Elettronica La gestione delle notifiche da parte dello SDI: codici errore per notifica di scarto Codice 00100 - Certificato di firma scaduto; Codice 00101 - Certificato di firma revocato; Codice 00103 File firmato senza riferimento temporale; Codice 00106 File / archivio vuoto o corrotto; Codice 00200 - File non conforme al formato; Codice 00403 La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione; Codice 00301 IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido; Codice 00302 - CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido; Codice 00305 - Partita IVA del "Cessionario/Committente" non valida Codice 00306 - Codice Fiscale del "Cessionario/Committente" non valido Codice 00311 Codice Destinatario non trovato Codice 0312 Codice Destinatario non attivo Codice 00399 - Codice Fiscale del "Cessionario/Committente presente nell anagrafica di riferimento in presenza di codice identificativo del destinatario valorizzato a 999999 Codice 00404 - Fattura duplicata Codice 00409 Fattura duplicata nel lotto Definire il workflow per la gestione delle notifiche da parte delle diversi Funzioni Aziendali (IT, Amministrazione, Vendite)

Gestione Esiti Codici errori di competenza ICT Codice Descrizione 00100 Certificato di firma scaduto 00101 Certificato di firma revocato 00103 File firmato senza riferimento temporale 00106 File / archivio vuoto o corrotto 00403 La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione 00404 Fattura duplicata 00409 Fattura duplicata nel lotto 30

Gestione Esiti Codici errori di competenza Amministrazione/Funzione gestore della fatturazione Codice Descrizione 00417 Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente deve essere valorizzato 00305 IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido 00306 CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido 00311 CodiceDestinatario non valido 00312 CodiceDestinatario non attivo 00398 Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell anagrafica di riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio Centrale 00399 Codice Fiscale del CessionarioCommittente presente nell anagrafica di riferimento in presenza di CodiceDestinatario valorizzato a 999999 31

Sommario 1 2 3 4 5 4 Scenario normativo Modello di funzionamento Gestione degli esiti Cosa cambia nei sistemi di fatturazione? Conservazione sostitutiva 32

Conservazione sostitutiva: sintesi normativa DM 23 gennaio 2004 Per le fatture trasmesse e ricevute in formato elettronico è obbligatoria la conservazione elettronica a norma Documenti Analogici Documenti Informatici Acquisizione Immagini Emissione documento apposizione Riferimento Temporale e Firma Elettronica dell emittente Creazione file Impronta per ogni documento Apposizione Marca Temporale e Firma Elettronica dal Responsabile Conservazione Invio All Agenzia delle Entrate delle singole Impronte o della Superimpronta entro un mese dall approvazione Della dichiarazione dei redditi Creazione del documento informatico 33 Conservazione sostitutiva