ORIENTA ONLINE AREA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE* Indice UNA PANORAMICA DELL'AREA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE 1. Le caratteristiche generali e strutturali 2 2. L analisi del processo di lavoro e le figure professionali 3 2.1 L acquisizione del personale 3 2.2 L impiego del personale 6 2.3 La fuoriuscita del personale 9 *Lo studio dell Area occupazionale Gestione delle Risorse Umane è stato coordinato da Anna Grimaldi. Ginevra Benini, coordinatrice della Linea Young, ha curato la realizzazione di questo prodotto. 1
UNA PANORAMICA DELL'AREA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE 1. LE CARATTERISTICHE GENERALI E STRUTTURALI. All interno delle imprese, il successo dei processi di innovazione dipende sempre di più dalle funzioni delegate ai responsabili delle risorse umane. Si tratta di professionalità che, nell arco dell ultimo decennio, appaiono sempre meno legate alla loro funzione intesa in senso restrittivo e sempre più coinvolte nelle strategie di cambiamento, nei processi di miglioramento organizzativo e nell introduzione di nuovi sistemi di gestione del potenziale umano. Nel complesso, l area occupazionale delle risorse umane è rappresentata da professionalità trasversali. Le funzioni relative alla gestione del personale, infatti, possono essere svolte: dalle imprese e/o dalle istituzioni che operano esclusivamente nei settori Gestione ed amministrazione del personale per conto terzi, Consulenze del lavoro o Servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale ; dalle unità organizzative che, in tutti i tipi di imprese o di istituzioni, si occupano in modo specifico di gestione delle risorse umane. Tali funzioni possono essere quindi svolte dalla direzione amministrativa oppure delegate totalmente, o in parte, ad unità specificatamente costituite allo scopo. O ancora, possono essere effettuate in modo esclusivo, o in collaborazione con altre unità interne o esterne all organizzazione, in particolare società di servizi o consulenti del lavoro. Non si dispone di dati precisi sul numero degli addetti inseriti nell insieme delle unità organizzative che svolgono queste funzioni. Secondo una stima fatta nelle grandi imprese private, è possibile rilevare un addetto, impegnato a vario titolo nella gestione del personale, per ogni 500 dipendenti. All interno dei tre settori: Gestione ed amministrazione del personale per conto terzi, Consulenze del lavoro e Servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale, il più consistente, dal punto di vista occupazionale, è quello relativo alle Consulenze del lavoro. La maggior parte delle imprese operanti nella gestione ed amministrazione del personale per conto terzi e nelle consulenze del lavoro ha la forma giuridica di impresa individuale, mentre la forma societaria è prevalente nelle imprese operanti nei servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale. Si tratta, nel complesso, di imprese di piccole dimensioni: sono pochissime le realtà produttive, che fanno parte della categoria Servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale, con più di 50 addetti. 2
2. L ANALISI DELLE FUNZIONI, DEL PROCESSO DI LAVORO E LE FIGURE PROFESSIONALI. La gestione delle risorse umane comprende l insieme delle funzioni che mirano ad acquisire e impiegare in modo efficiente ed efficace il personale di cui necessita un azienda per il raggiungimento dei propri obiettivi, compatibilmente con le esigenze di soddisfazione e di sviluppo dei lavoratori ed entro i limiti definiti dalla contrattazione sindacale e dalla legislazione. La gestione delle risorse umane comporta anche lo svolgimento di attività connesse alla fuoriuscita del personale. In particolare, le funzioni che riguardano l area sono: l acquisizione del personale, l impiego del personale, la fuoriuscita del personale. 2.1 L ACQUISIZIONE DEL PERSONALE. L acquisizione del fattore umano riguarda la costituzione dello stock di personale di un organizzazione, attraverso la gestione dei flussi in entrata, interni e in uscita, avendo come riferimento il mercato del lavoro esterno e quello interno alle imprese. Le attività e gli strumenti utilizzati nelle diverse fasi che compongono il processo sono differenti, a seconda che l acquisizione avvenga sul mercato del lavoro esterno o interno, e a seconda del tipo di risorsa che viene ricercata (ad esempio l acquisizione del personale al primo impiego è diversa da quella dei professional e da quella dei dirigenti). Generalmente il processo di acquisizione del personale sul mercato esterno del lavoro comprende: La definizione del profilo delle persone di cui ha bisogno l azienda. Questo comporta un analisi preventiva delle posizioni o dei ruoli che devono essere ricoperti ed una individuazione dei requisiti che dovrebbero possedere i soggetti da reclutare. Le attività relative all elaborazione degli standard del personale da acquisire possono essere svolte da Tecnici del personale o da Consulenti esterni alle imprese. In ogni caso si tratta di professionalità che debbono possedere una serie di conoscenze relative alle modalità attraverso cui si conduce una job description (descrizione del lavoro), e si stila un profilo delle competenze più richieste. 3
FUNZIONE E ATTIVITA' NELLA "GESTIONE DELLE RISORSE UMANE" ACQUISIZIONE DEL PERSONALE Elaborazione degli standard del personale da assumere Ricerca e selezione Assunzione Accoglimento e inserimento del personale IMPIEGO DEL PERSONALE Formazione ed addestramento Analisi e valutazione del lavoro Valutazione delle prestazioni Valutazione del potenziale Programmazione delle carriere Politiche retributive Comunicazioni con il personale Amministrazione del personale Relazioni sindacali FUORIUSCITA DEL FATTORE UMANO Outplacement La ricerca del personale. Definito il profilo, la ricerca del personale può avvenire attingendo sia all esterno che all interno dell impresa, impiegando in nuovi compiti le persone a suo tempo selezionate, che possono avere maturato nuove esperienze, conoscenze e attitudini. La ricerca sul mercato esterno può essere compiuta dall azienda stessa, da studi di consulenza, da agenzie per il lavoro o da società per il lavoro interinale, adottando strumenti di comunicazione appropriati all immagine aziendale e correlati al tipo di professionalità ricercata. Ad esempio, l inserzione e la ricerca diretta è utilizzata soprattutto per il reclutamento di professional, mentre gli elenchi (da scuole, università, agenzie regionali per l impiego) e le candidature spontanee sono utilizzati soprattutto nella ricerca di personale alla prima esperienza lavorativa. Il supporto di consulenti esterni all impresa è richiesto soprattutto per manager e professional. Anche queste attività possono essere svolte dai Tecnici del personale o dai Consulenti esterni alle imprese. In questo caso essi debbono possedere 4
un approfondita conoscenza delle diverse tecniche di ricerca (bando, elenchi dalle scuole, candidature spontanee, inserzioni, ecc.) e di comunicazione (se si utilizza in particolare l inserzione), che permetta loro di elaborare, in relazione al profilo ricercato, una strategia e un budget. Nei casi in cui la ricerca si rivolga ad una fascia alta del mercato del lavoro allora la figura del Consulente assume le caratteristiche di un Consulente head hunter (cacciatore di teste) che, con riservatezza, diplomazia e secondo un preciso codice etico-professionale, prende contatti con persone che, normalmente, sono già occupate e, spesso, in aziende concorrenti. La selezione. La selezione consiste nel vagliare i requisiti posseduti dai candidati e confrontarli con il profilo disegnato in sede di analisi dei fabbisogni aziendali, al fine di operare la scelta della persona più adatta allo svolgimento del lavoro previsto. La selezione vera e propria è preceduta da una preselezione, in cui si analizza accuratamente il curriculum inviato dagli aspiranti candidati e si escludono quelli privi dei requisiti richiesti. Successivamente avviene il colloquio di selezione che mira ad un approfondimento delle caratteristiche dei candidati che hanno superato la preselezione, in modo da accertarne la rispondenza al profilo prefissato. Spesso il colloquio viene completato da test psicologici che tendono ad appurare attitudini e personalità degli individui, mediante strumenti elaborati dalla psicologia applicata. Al responsabile dell unità organizzativa che ne ha fatto richiesta viene presentata solo una rosa ristretta di candidati, che sono sottoposti al colloquio finale. Questo rappresenta l ultima verifica prima di operare la scelta definitiva del candidato da assumere. Le attività di selezione sono svolte prevalentemente da: Psicologi del lavoro, che si occupano di individuare e somministrare test adatti, elaborandone i risultati; Tecnici del personale esperti nella conduzione di colloqui o interviste, che conoscono il tipo di lavoro che deve essere svolto e sono in grado di sondare la coerenza delle competenze tecniche e delle eventuali precedenti esperienze; Tecnici della selezione telematica (ancora poco diffusa in Italia) in grado di impostare una selezione telematica e di condurre un colloquio telefonico per realizzare un primo screening. L assunzione del personale. In questa fase opera il Tecnico dell amministrazione del personale, che deve avere un approfondita conoscenza della legislazione inerente al diritto del lavoro, ai contratti, agli incentivi per le assunzioni e alle procedure di assunzione. L accoglimento del personale. L accoglimento costituisce la fase iniziale dell inserimento in azienda. Spesso è un funzionario della direzione del personale, o della stessa unità organizzativa interessata, che si dedica al neoassunto, fornendogli tutte le informazioni utili alla comprensione della realtà organizzativa di cui è entrato a far parte. Queste attività sono sempre seguite da Tecnici del personale e da Consulenti esterni L inserimento del personale. Attraverso l inserimento, ci si propone di facilitare l ambientamento e l integrazione dell individuo nell unità organizzativa e nell azienda in cui è stato assunto. Nel processo di inserimento appaiono rilevanti la dimensione del self (personale), le aspettative e i progetti del soggetto, la capacità di padroneggiare complessivamente la situazione e di valutarla, i problemi di transizione al ruolo. In questa fase operano i Tecnici del personale, intervenuti nella fase di selezione e di accoglimento. 5
SINTESI: LE FASI DI ATTIVITA' DEL' "L'ACQUISIZIONE DEL PERSONALE" ELABORAZIONE DEL PROFILO DEL PERSONALE DA ASSUMERE Individuazione delle caratteristiche del tipo di lavoro che deve essere svolto (attività, grado di autonomia e di responsabilità, capacità mentali o fisiche richieste, ambiente di lavoro, orario, rischi e disagi, livello contrattuale, livello retributivo, sviluppo di carriera, ecc.) Disegno del profilo del candidato con i requisiti da ricercare (età, sesso, stato civile, titolo di studio, attributi fisici e mentali, personalità, professionalità, esperienza, attitudini e potenzialità, ecc.) ASSUNZIONE DEL PERSONALE Scelta del contratto da applicare. ACCOGLIMENTO DEL PERSONALE Erogazione di informazioni sull azienda attraverso diversi strumenti (video, piantine, organigrammi). Esame delle competenze. RICERCA DEL PERSONALE Predisposizione di strumenti di comunicazione Inserzioni, esame delle candidature spontanee. INSERIMENTO DEL PERSONALE Addestramento/formazione Affiancamento del neoassunto SELEZIONE DEL PERSONALE Gestione del colloquio di selezione Prove attitudinali e test psicologici (quasi esclusivamente per il personale al primo impiego) Accompagnamento al colloquio con il responsabile dell unità organizzativa che ha avanzato la richiesta di personale. Accompagnamento nella graduale assunzione di responsabilità sul lavoro Sistematica verifica del grado di apprendimento ed integrazione nell azienda Graduale coinvolgimento nelle decisioni, laddove sia invalso uno stile di leadership partecipativo Organizzazione di incontri periodici con il direttore dell unità di appartenenza. 2.2 L IMPIEGO DEL PERSONALE. La gestione del personale già acquisito ed inserito si esplica attraverso lo svolgimento di una serie di attività che mirano a garantire un efficace ed efficiente impiego delle risorse assunte. L addestramento e la formazione. Attraverso questi strumenti viene fornita, mantenuta o migliorata la professionalità dei lavoratori. Con essi l impresa si propone di fornire le conoscenze tecniche specifiche o di sviluppare le capacità di interpretare realtà complesse, ritenute necessarie per consentire ai neo-assunti di apprendere il mestiere loro assegnato e, ai lavoratori di ogni livello e qualifica, di stabilizzare o modificare il proprio comportamento nelle situazioni di lavoro. Le professionalità operanti in questo campo sono: l Analista di fabbisogni formativi e Progettista di formazione, una figura che conosce le strategie didattiche nonché le modalità di progettazione, formativa e di apprendimento; il Formatore/Docente che, oltre ad avere conoscenze di tipo specialistico, padroneggia le tecniche didattiche e le situazioni d aula. 6
L analisi e valutazione del lavoro. L analisi del lavoro o job description è l individuazione sistematica di tutti gli elementi oggettivi che contraddistinguono un lavoro, indipendentemente dalla persona che lo compie. La valutazione del lavoro o job evaluation è un procedimento con cui ciascuna posizione o ruolo (a seconda dell elemento organizzativo prescelto come oggetto di indagine) viene confrontato con altri, allo scopo di stabilirne il valore relativo per permettere la formazione di un equo piano retributivo. Le professionalità operanti in questo campo sono: gli Esperti di analisi organizzativa e sviluppo risorse umane, che effettuano le attività di job analysis (analisi e descrizione dei ruoli professionali e dei sistemi di competenze); gli Esperti di analisi organizzativa e sviluppo risorse umane, che sono in grado di progettare e implementare sistemi di valutazione del lavoro, utilizzando metodi diversi (qualitativi, quantitativi, analitici, sintetici) basati sulla posizione, sul ruolo, sulle competenze, ecc. La valutazione delle prestazioni. Consiste in un giudizio sistematico sull attività svolta da una persona che ricopre una certa posizione organizzativa, sul come lo fa e sui risultati conseguiti. La valutazione ha effetti sulla retribuzione e sugli sviluppi di carriera. In una accezione moderna, la valutazione delle prestazioni non si conclude con un semplice giudizio ma con un piano di miglioramento : il Valutatore deve indicare, dopo averne discusso con il valutato, quali siano le azioni da mettere in campo per consentire un miglioramento delle performance del diretto interessato. Le professionalità operanti in questo campo sono gli Esperti di analisi organizzativa e sviluppo risorse umane con competenze nel campo della valutazione delle prestazioni, che possiedono un adeguata conoscenza dei principi e dei metodi attraverso cui è possibile analizzare e descrivere i comportamenti, in termini quantitativi e misurabili, nonché hanno le capacità di individuare e graduare quei comportamenti ritenuti importanti, in relazione ad un certo ruolo organizzativo e all organizzazione nel suo complesso. La valutazione del potenziale. Il processo di analisi e valutazione del potenziale è un attività diagnostica indirizzata ad individuare le attitudini dei membri attuali o futuri di un organizzazione, per poterne orientare lo sviluppo verso le posizioni professionali più congruenti. L Esperto nello sviluppo delle risorse umane con competenze nella valutazione del potenziale è la professionalità chiamata a progettare, sviluppare e controllare i sistemi di valutazione del potenziale. La programmazione della carriera. Con la programmazione delle carriere ci si propone di garantire, con le risorse interne disponibili, l adeguata copertura di posizioni con responsabilità di media e alta direzione o significativo contenuto tecnico-professionale. Nel complesso, occorre sempre considerare l assetto organizzativo complessivo dell impresa, che condiziona le decisioni sui possibili percorsi di carriera e le scelte in merito al sistema di ricompensa. In questa funzione ritroviamo ad operare gli Esperti di analisi organizzativa e sviluppo risorse umane con competenze nel campo della programmazione delle carriere. La retribuzione. La retribuzione è uno strumento attraverso cui l organizzazione persegue l obiettivo di attirare, trattenere e motivare i lavoratori di cui necessita: le organizzazioni cercano di ottenere un identificazione del lavoratore con gli obiettivi aziendali o, almeno, di sovrapporre obiettivi 7
individuali e obiettivi aziendali. La variabile retributiva da sola non può sostituire tutto il sistema premiante, in cui convergono variabili come l organizzazione del lavoro, lo sviluppo professionale, la formazione, lo status, il potere e l autonomia ma, certamente, ne costituisce una parte importante. Le professionalità che operano in questa funzione sono: i Tecnici o Manager aziendali esperti in compensation, molto diffusa negli Stati Uniti, o Consulenti esperti, presenti soprattutto nelle società di servizi alle imprese, che sono in grado di analizzare, progettare e ridefinire il sistema retributivo per conto dell azienda committente. La comunicazione con il personale. Questa attività ha l obiettivo di accrescere il grado di integrazione e di identificazione delle persone, nei confronti dell organizzazione. Perché la comunicazione sia efficace, è necessario che siano chiaramente definite le finalità che l azienda si propone di conseguire; che vi sia un adeguata conoscenza del pubblico a cui il programma è indirizzato; che si adotti un approccio di marketing nella realizzazione dei diversi prodotti di comunicazione adatti ai diversi tipi di pubblico; che si adotti un metodo manageriale di gestione delle iniziative, basato sulla previsione, sull organizzazione e sulla decisione. La professionalità che opera in quest ambito è l Esperto in comunicazione con il personale che ha il compito di favorire e sviluppare il processo di identificazione e integrazione delle risorse umane con la propria azienda. L amministrazione del personale. Per amministrazione del personale si intende una serie di attività consistenti, soprattutto, nell interpretazione e nell applicazione del diritto del lavoro. L ufficio svolge in particolare tutti gli adempimenti connessi al rapporto di lavoro. Le professionalità presenti sono: il Tecnico dell amministrazione del personale, che si occupa di gestire la documentazione relativa al rapporto di lavoro nell ambito della normativa vigente (assunzione, trasformazione, cessazione), di controllare l orario di lavoro di ogni singolo dipendente, di contabilizzare le ferie e gli straordinari, di provvedere all elaborazione degli stipendi e al calcolo dei relativi versamenti fiscali. Annualmente svolge la chiusura della contabilità del personale. L Addetto all amministrazione del personale si occupa, in sintesi, dell immissione-gestioneelaborazione dei dati inerenti al personale. SINTESI: LE FASI DI ATTIVITA' DELL' "IMPIEGO DEL PERSONALE" ADDESTRAMENTO E FORMAZIONE Analisi dei bisogni Pianificazione formativa Progettazione formativa Erogazione degli interventi Valutazione degli interventi. ANALISI E VALUTAZIONE DEL LAVORO Definizione e modificazioni della struttura organizzativa Valutazione del lavoro (job evaluation) Disegno del profilo dei candidati ai fini del reclutamento PROGRAMMAZIONE DELLE CARRIERE E POLITICHE RETRIBUTIVE Mappa delle posizioni organizzative attuali e future di livello manageriale o professionale e dei relativi profili Inventario delle posizioni libere o liberabili per promozioni, dimissioni, pensionamenti, ecc. Gestione dei livelli, struttura e dinamica delle retribuzioni. COMUNICAZIONE CON IL PERSONALE Gestione della comunicazione scritta e orale. 8
Pianificazione delle carriere. VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI E VALUTAZIONE DEL POTENZIALE Individuazione dei comportamenti organizzativi attesi e degli obiettivi da raggiungere Gruppi di controllo (assessment center) attraverso test ed esercitazioni individuali e di gruppo Raccolta di informazioni attraverso interviste. AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE Gestione dei rapporti di lavoro. RELAZIONI SINDACALI Gestione delle relazioni sindacali e degli adempimenti previdenziali. Le relazioni sindacali. Attraverso le relazioni sindacali, le parti pervengono alla stipula di accordi che possono avere come oggetto un campo molto ampio di problematiche: ad esempio le retribuzioni, le ferie, i diritti di informazione e di consultazione, la formazione e le pari opportunità. Le politiche delle relazioni sindacali hanno come assunto il concetto-base dell organizzazione, intesa come sistema pluralistico, come coalizione di gruppi con diversi orientamenti, in cui il compito dell alta direzione è quello di ricercare un equilibrio degli interessi dei diversi attori organizzativi. In questo ambito opera l Esperto in relazioni sindacali, una professionalità specialistica di supporto a chi deve gestire le risorse umane. 2.3 LA FUORIUSCITA DEL PERSONALE. L outplacement è un attività che ha l obiettivo di fornire servizi tesi a trovare una nuova occupazione a chi, per qualsiasi motivo, deve separarsi dall organizzazione in cui opera. L outplacement può essere distinto in individuale (quando i servizi vengono offerti ad una singola persona) o collettivo (quando i servizi vengono offerti a gruppi di persone o al personale di un intera organizzazione). In entrambi i casi i servizi vengono erogati su mandato specifico dell azienda e senza alcun onere per il dipendente. L outplacement consente di trasformare la risoluzione del rapporto di lavoro da fatto traumatico a processo strutturato, rimuovendo o limitando ansie, paure e conflitti. Le fasi su cui si basa un intervento di outplacement sono: analisi della personalità e della professionalità delle persone interessate dall intervento; determinazione degli obiettivi professionali, aiutando il candidato a definire i propri obiettivi di carriera sulla base delle sue attese e delle opportunità di mercato; identificazione dei mezzi di azione, sostenendo l elaborazione di una campagna per la ricerca del lavoro, anche attraverso interventi di formazione; supporto nell azione di ricerca, assistendo il candidato nell identificazione delle aziende da contattare. Le professionalità di quest area funzionale sono state identificate: nell Esperto senior di outplacement, una figura in grado di acquisire e gestire un intervento con le aziende alla ricerca di personale e con l impresa che ha promosso il progetto di outplacement; curando i rapporti con le persone da ricollocare 9
nell Operatore di outplacement che sviluppa la parte relativa ai colloqui, ai percorsi di formazione e ai contatti con le aziende del territorio; nel Job account che si occupa di curare il marketing del progetto e di sviluppare i contatti con le aziende del territorio, in cui si sta realizzando l intervento. S I N T E S I : L E FA S I D I AT T I V I T À D P I E G O D E L P E R S O N A L E S I N T E S I : L E FA S I D I AT T I V I T À 10