GLI INCASSI CON I RID Per riscuotere il pagamento delle fatture emesse ai clienti è possibile utilizzare la modalità RID. La sigla Rid significa Rapporti Interbancari Diretti, ed è un incasso di crediti sulla base di un mandato di addebito conferito dal debitore. Con Mexal Express si possono generare i file per: RID SEPA CBI a tracciato fisso; RID SEPA in formato Xml. L emissione di RID SEPA in formato XML può avvenire in due modalità distinte a seconda della tipologia del debitore. Le tipologie ammesse sono le seguenti: SDD CORE: sostituisce il RID ordinario/domiciliazione Pagamenti e si applica nei confronti di qualsiasi tipologia di pagatore, sia esso "consumatore", "micro impresa" o altro soggetto "non consumatore"; la scadenza per la presentazione è fissata a 5 giorni lavorativi precedenti al regolamento per la prima presentazione e 2 giorni lavorativi precedenti al regolamento per le disposizioni successive. SDD B2B (Business to Business): sostituisce il servizio di RID veloce, è applicabile esclusivamente se il pagatore assume la qualifica di "micro impresa" o altro soggetto "non consumatore"; impossibilità per il debitore di esercitare il diritto di rimborso a fronte di operazioni autorizzate; obbligo per il pagatore a raccogliere l autorizzazione dal pagatore per poter dar luogo all addebito; le distinte di SDD B2B possono essere presentate fino al giorno precedente al regolamento. OPERAZIONI PRELIMINARI Prima di procedere con l emissione dei RID occorre impostare una serie di informazioni: - Inserire la propria banca, - Inserire la banca del cliente, - Utilizzare il corretto pagamento in emissione della fattura. Pagina 1 di 15
CODIFICA LA BANCA Codificare la propria banca dal menù Pagamenti Banche, come illustrato nel documento Inserire la propria banca. In particolare compilare i seguenti campi. Nella prima pagina: Codice Univoco CBI (CUC); Codice S.I.A.; Firma azienda; Id impresa; Codice IBAN. Nella seconda pagina: impostare i dati relativi all archivio elettronico, ovvero il percorso in locale su cui si vuole salvare il file da presentare in banca. impostare a SI i campi RID CBI-Coordinate ordinante e RID CBI-Coordinate debitore. Ad ogni banca creata il programma associa un Conto del piano dei conti che movimenta in fase di emissione dei Rid. Pagina 2 di 15
ANAGRAFICA CLIENTE Impostare le condizioni commerciali dei clienti per l emissione dei Rid. In particolare la banca d appoggio con relative coordinate. Selezionare il pulsante Condizioni e automatismi (F6 da tastiera) e poi la voce Condizioni di pagamento : Nella videata inserire il pagamento abituale (che deve avere le rate di tipo A) prelevandolo dalla tabella dei pagamenti. Per impostare la banca del cliente, premere il pulsante Gestione banche d appoggio (F6). Come si nota nella videata, si possono impostare fino a quattro banche diverse Premere Selezione sulla riga Banca d appoggio abituale e codificare la banca del cliente, inserendo i dati per compilare il BBAN (Cin, Abi, Cab, Conto Corrente). Pagina 3 di 15
Per gli incassi con RID occorre anche compilare i campi relativi all emissione del Rid arricchito: Data mandato Stato sequenza. Data mandato: è la data sottoscritta dal debitore in cui autorizza la propria banca ad eseguire gli addebiti direttamente sul suo conto corrente. Indicando una data viene richiesta la compilazione anche del campo Stato sequenza. Se la data non viene inserita l emissione del Rid elettronico assume la data convenzionale 02/01/2012 ed il campo Stato sequenza viene impostato automaticamente a RCUR. Stato sequenza: identifica delle diciture da riportare obbligatoriamente nel file telematico. Dopo avere impostato il campo, questo si aggiornerà in automatico dal programma Emissione effetti (emissione Rid). Per il primo invio di una serie, il campo deve essere lasciato vuoto e dopo la prima emissione sarà impostato automaticamente allo stato FRST Quando si arriva ad emettere l ultimo RID di una serie, il campo deve essere modificato ed impostato su FNAL. Pagina 4 di 15
INSERIMENTO FATTURA Si ipotizzi di vendere merce per un valore di 450,00 con pagamento Rid 30/60 gg d.f. Sul campo pagamento del piede, viene impostato in automatico il pagamento inserito in anagrafica cliente. Indicando la modalità di pagamento Rid 30/60 gg d.f. il programma, alla conferma della registrazione della fattura emessa al cliente, genera in automatico le rate stampandole in calce al documento come da immagine allegata: Pagina 5 di 15
EMISSIONE DELLA DISTINTA Per emettere la distinta, è necessario utilizzare la funzione Pagamenti Emissione effetti. Entrando nella funzione si presenta l elenco degli invii disponibili. Scegliere Emissione Rid e premere OK (invio da tastiera): Si accede alla maschera di immissione suddivisa in 4 sezioni: Pagina 6 di 15
SELEZIONI DI STAMPA In questa sezione, si selezionano le scadenze da incassare. E possibile selezionare anche un cliente per poter creare una distinta solo per il cliente selezionato EMISSIONE EFFETTI In questa sezione, occorre indicare se l elaborazione è in prova o in definitiva ed il conto contabile per l emissione della distinta. Il campo Conto per emissione distinta è il conto banca sul quale vengono girati gli effetti. Per ricercare la propria banca scrivere su tale campo la parola Banca e premere invio, si ottiene l elenco come da seguente immagine: Il programma alla conferma compila in automatico i campi prelevandoli dalla banca selezionata: Pagina 7 di 15
STAMPA DISTINTA In questa sezione, occorre indicare come realizzare la stampa ARCHIVIO ELETTRONICO In questa sezione, occorre indicare che tipo di file generare. Il campo Nome archivio RID è obbligatorio solo facendo l emissione definitiva e vi si deve indicare il percorso in cui sarà salvato il file nel formato a tracciato fisso che viene sempre generato. Se compilato in fase di codifica della banca dalla funzione Banche i dati vengono prelevati in automatico per la creazione del file nell archivio indicato. Per le successive elaborazioni il programma emette un messaggio di avvertimento che informa sull esistenza del file nel percorso indicato. In questo caso è possibile sovrascrivere l archivio oppure si può indicare un percorso alternativo come ad esempio C.\TEMP\RID1, C:\TEMP\RiD2; ecc. Per generare il file anche in formato XML impostare ad S il campo Formato Xml, che si attiva solo facendo l emissione definitiva: Una volta inseriti i dati per la presentazione dei Rid, alla conferma della videata con il pulsante OK vengono elencate tutte le scadenze che rispondono alle selezioni effettuate. Se presenti coordinate bancarie incomplete il programma emette un messaggio di avvertimento: Pagina 8 di 15
In questo caso, occorre annullare l operazione e sistemare i dati anagrafici. Oppure escludere quelle rate dal flusso che si va a generare. La videata con l elenco delle scadenze è la seguente. Tutte le rate sono selezionate ed incluse nel totale (Totale eff. selezionati). Tramite il pulsante Includi/Escludi è possibile selezionare le fatture da escludere nella generazione della distinta RID, il totale effetti si ridurrà dell importo delle rate escluse. Se sono state escluse delle rate, queste sono evidenziate con la lettera E : Confermando con OK vengono eseguite l elaborazione e la stampa: L emissione definitiva genera i file che potranno poi essere trasmessi alla banca tramite il proprio Home banking. Il file CBI a tracciato fisso viene salvato nella directory indicata nel campo Nome archivio RID, mentre se si è scelto di generare anche il file in formato Xml, tale file viene salvato presso la Server Farm Passepartout e lo si dovrà copiare sulla propria macchina attraverso il pulsante Acquisisci formato SEPA (ShF7 da tastiera). La videata che appare è simile alla seguente: Pagina 9 di 15
Premendo Selezione[Invio] è possibile specificare il percorso locale in cui copiare il file. Con il pulsante Elenco directory[f2] si può aprire Esplora risorse per scegliere il percorso di salvataggio: Pagina 10 di 15
GESTIONE SCADENZARIO Se l emissione del RID è stata effettuata in definitivo, viene generata la registrazione in primanota che chiude il cliente e movimenta il conto bancario selezionato. La scrittura può essere visualizzata dalla funzione Revisione primanota come descritto nella documentazione Stampare, consultare, modificare i movimenti di primanota. A livello di scadenza, la rata assume lo stato E (in esposizione) La rata sarà impostata allo stato P (pagato) dopo che saranno trascorsi i giorni di esposizione impostati nei parametri contabili (Impostazioni Dati aziendali tasto dati aziendali Parametri contabili) Pagina 11 di 15
Di default questo parametro è impostato su 40 giorni ma si può modificare (si veda guida Modificare i propri dati ). Nel caso in cui si visualizzi lo scadenzario con una data di accesso a Mexal Express successiva alla scadenza ed ai rispettivi giorni di esposizione (scadenza + 40) automaticamente la procedura considera tale rata pagata. Pagina 12 di 15
GESTIONE INSOLUTO Se dovesse verificarsi un insoluto del cliente procedere alla registrazione dello stesso utilizzando l apposita causale presente in Primanota dal menù Documenti Primanota : Compilare i riferimenti dell insoluto, richiamare il cliente ed inserire la contropartita (Banca) con il relativo importo. E possibile aggiungere altri conti sulla prima riga disponibile (ad esempio spese addebitate dalla banca per l insoluto): Pagina 13 di 15
Confermando con OK si apre automaticamente lo scadenzario in cui indicare la nuova modalità di pagamento da associare alla rata di insoluto. Si può generare una nuova modalità di pagamento o emettere nuovamente Rid : Esempio 1: insoluto saldato con Rimessa Registrando l insoluto, generiamo una nuova rata scegliendo Rimessa diretta. In questo caso la rata andrà saldata successivamente utilizzando la funzione Incassi e pagamenti : Esempio 1: insoluto saldato riemettendo un altro Rid Registrando l insoluto, generiamo una nuova rata scegliendo ad esempio Rid a 30 GG D.F. Pagina 14 di 15
La rata sarà gestibile dalla funzione Emissione effetti. Nell elenco degli effetti saranno infatti presenti le rate di tipo IN: Pagina 15 di 15