SOLUZIONI INFORMATICHE PER LO STUDIO LEGALE Nekte Srl Viale Gran Sasso, 10-20131 Milano Tel. 02 29521765 - Fax 02 29532131 info@nekte.it www.nekte.it
GESTIRE, CONSULTARE E RICERCARE OGNI DOCUMENTO CON FACILITA ED EFFICIENZA I documenti di Studio: un patrimonio in crescita Con il maggior utilizzo di strumenti informatici da parte dei professionisti, è aumentato anche nello Studio Legale il numero di utenti che, creando, modificando ed archiviando documenti digitali, concorre a creare il database documentale di studio. Si allegano al fascicolo della pratica documenti in formati diversi: redatti con Word o Excel, ricerche di giurisprudenza, scaricati da internet, fax in formato digitale o e- mail. La gestione documentale: funzione organizzativa ad alto valore aggiunto Tempi di lavoro serrati, importanti volumi di dati, molteplicità di soggetti e tecnologie, generano una gestione spesso caotica e antieconomica del database documentale: ritrovare un contratto o un atto inerente una determinata materia diventa difficile e dispendioso, dovendo dedicare tempo e risorse per la ricerca e la redazione di documenti già creati.
Usare il database documentale: un reale strumento a disposizione dei Professionisti Disporre di un importante patrimonio documentale assume un valore effettivo quando: È possibile effettuare ricerche strutturate e libere con risposte in tempi brevi, così come brevi devono essere spesso i tempi di risposta al cliente; È possibile accedervi da qualunque luogo, data l esigenza di dover lavorare a volte lontano dallo studio; È possibile utilizzare strumenti informatici semplici, perché la tecnologia deve essere al servizio del Professionista e non viceversa
GDN Gel Document Navigator Ogni Studio organizza l archivio documentale in funzione delle proprie attività Ogni professionista organizza il proprio archivio basandosi sull attività quotidiana: per il giudiziale, è utile ad esempio tenere sempre aggiornato il fascicolo elettronico, comprensivo di corrispondenza, atti, sentenze ed aprirlo sul computer anziché cercare il fascicolo cartaceo. Per le attività stragiudiziali, è più importante organizzare i propri testi non solo per cliente, ma per materia, per lingua, per tipologia. Queste ed altre possibilità convivono naturalmente negli Studi con differenti divisioni ed esigenze. Consente di archiviare qualsiasi documento, prodotto dallo Studio o ricevuto dall esterno Possono essere archiviate e indicizzate tutte le tipologie di documenti comunemente presenti in studio: testi creati con Microsoft Office, ricerche, estratti da ricerche su internet, fax, e-mail inviate e ricevute, files audio o immagine. I criteri di indicizzazione vengono impostati in funzione delle esigenze
di ricerca dei professionisti dello studio e possono essere ampliati o modificati in qualsiasi momento. Abilita le versioni del documento senza avere tanti files Lavorare in più persone porta ad avere a volte diverse versioni del documento: la gestione nativa del versioning consente di utilizzare un unico testo tracciando le diverse versioni salvate e, per chi desidera attivare le funzionalità di work flow, definire gli iter di approvazione delle singole versioni. Gestisce la massima condivisione nel rispetto delle policy di riservatezza dello Studio La presenza di gruppi di lavoro differenti nella struttura richiede spesso un accesso alle informazioni controllato e filtrato, consentendo visibilità o modifica solo ad alcuni utenti e non ad altri. Questo istituendo profili utenti differenziati, dalla minima visualizzazione dei documenti fino alla completa gestione.
Dedica al singolo professionista uno spazio personale Ogni professionista accede, se desidera, ad un area riservata che ha assoluta caratteristica di riservatezza, senza obbligarlo a salvare i propri dati su supporti esterni o in locale sul proprio pc. Consente di scegliere con quale strumento operare La necessità di essere operativi ovunque è risolta dalla semplicità di collegamento alle informazioni documentali di Studio, con la massima sicurezza nella gestione del dato e riservatezza nell accesso. Utilizzando quindi Internet, smart-phone, tablet.
Consente di effettuare ricerche strutturate con risposte veloci Le modalità di ricerca di GDN permettono interrogazioni accurate e dettagliate, che portano a risultati completi e precisi per qualsiasi richiesta da parte dell utente. È possibile effettuare ricerche in modalità ipertestuale, offrendo la massima flessibilità per ricerche non previste. Inoltre viene sempre visualizzata una sintesi significativa del testo che consente di vedere un anteprima del documento, prima di aprirlo. Una tecnologia innovativa ed affidabile L applicazione propone le ricerche attraverso una semplice interfaccia web, garantendo immediata confidenza con l ambiente operativo. Inoltre consente di sfruttare le tecnologie web oriented, rendendo disponibili le ricerche non solo all interno dello studio ma, se di interesse, anche via web dall esterno, il tutto attraverso collegamenti sicuri e protetti. Nekte Srl Viale Gran Sasso, 10-20131 Milano Tel. 02 29521765 - Fax 02 29532131 info@nekte.it www.nekte.it