Sistemi Forlì S.r.l.

Sistemi Forlì S.r.l. Via Jolanda Baldassari n. 6-47022 FORLI' Tel. 0543.783172 Fax 0543.1900900 www.sistemiforli.it Capitale Sociale:. 25.000 - R.I. - FO: 03316020407 - R.E.A.: 295507 - Cod. Fisc. / P. IVA: 03316020407

SOMMARIO IMPOSTAZIONI PRELIMINARI... 3 Delega allo Studio... 3 Aggiornamento IDS... 3 Gestione ditte... 5 GESTIONE PRESTAZIONI DA TRASMETTERE... 8 Derivazione dati... 8 Da contabilità INTERNA...8 Da contabilità ESTERNA tramite file excel...9 Gestione prestazioni sanitarie da trasmettere... 11 Frontespizio...11 Documenti Fiscali...12 Variazione multipla...12 Dati da trasmettere...13 Validazione file...14 INVIO TELEMATICO... 14 Invio telematico tramite Intermediario... 14 Invio telematico Diretta... 16 Comunicazione scartata per errori bloccanti...18 Comunicazione accolta con segnalazioni...19 CARICAMENTO REGISTRAZIONI CONTABILI DOPO AGG.TO 2015.7... 22 Fattura di vendita... 22 Nota d accredito... 22 Fattura di vendita in parte rimborsata... 23 Incasso fatture... 23 Movimento di prima nota...23 Gestione incassi e pagamenti veloce...25 PROBLEMATICHE REGISTRAZIONI 2015... 26 Fatture registrate su cliente generico... 26 Documento riepilogativo... 27 Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 2

IMPOSTAZIONI PRELIMINARI Delega allo Studio Il medico o la struttura sanitaria privata, se non procedono direttamente all invio dei dati, devono delegare un soggetto terzo ad effettuare l invio. Il soggetto delegato deve soddisfare 2 requisiti: - essere in possesso di una abilitazione Entratel valida; - essere in possesso di un indirizzo PEC valido associato al codice fiscale abilitato Entratel Per delegare lo Studio occorre che il medico o la struttura sanitaria privata siano accreditati ed abilitati al Sistema TS, collegandosi al sito www.sistemats.it e seguendo quanto indicato nelle istruzioni scaricabili dal seguente link: clicca qui per scaricare le istruzioni Aggiornamento IDS Il pacchetto per la gestione della comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria, viene rilasciato gratuitamente a coloro che sono in possesso dei moduli Servizi Contabili e Dichiarazioni fiscali, dopo l installazione dell agg.to 2015.7, previa abilitazione del disco IDS da eseguire come segue: Strumenti Abilitazione procedure Sistemi Dal tab Strumenti (in alto a destra) selezionare il menù Abilitazione procedure Sistemi Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 3

Premere Prosegui (invio) per procedere all abilitazione Premere Aggiorna IDS (F4) Premere Si (F4) per iniziare la procedura di aggiornamento Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 4

Se la procedura termina senza errori vengono aggiornate le date in alto a sinistra e nell elenco dei servizi abilitati comparirà quello evidenziato NOTA BENE: In caso di errore (EP 506, EP 508, ecc.) contattare il servizio Assistenza Per completare la procedura e visualizzare i relativi menù, occorre uscire e rientrare in Profis Gestione ditte Servizi Contabili Tabelle di base e utilità ditte gestione ditte Sull anno iva 2015, attività iva, selezionare il tab Dati prestazioni sanitarie Impostare il flag per attivare la comunicazione Selezionare la tipologia soggetto interessato ATTENZIONE: in considerazione del fatto che potrebbero essere oggetto di comunicazione anche fatture registrare nel 2014, ma incassate nel 2015, OCCORRE attivare la comunicazione (come sopra evidenziato), anche per l anno 2014 Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 5

Per una corretta gestione della comunicazione dati, è necessario che sulla ditta siano attive le Partite Contabili. Premesso che: in caso di Impresa con contabilità ordinaria e Professionista (sia ordinaria che semplificata) le partite contabili sono già attive; in caso di impresa in semplificata potrebbero non essere attive; il messaggio di attenzione viene SEMPRE emesso, anche se le partite contabili sono già attive CONFERMARE la creazione delle partite tenendo presente che: nel primo caso (impresa ordinaria e professionista semplificato/ordinario) la procedura NON fa assolutamente nulla; nel secondo caso genera una partita contabile, con data documento uguale alla data indicata, pari al saldo di ogni singolo cliente e fornitore ATTENZIONE: Solo in caso di Struttura Sanitaria privata Accreditata Posizionarsi sul registro vendite o corrispettivi sul quale sono registrati i ricavi ed indicare il codice ASL, il codice SSA (Struttura Sanitaria Accreditata) ed il codice fiscale del titolare/responsabile Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 6

ATTENZIONE: gli Studi medici associati NON accreditati come strutture sanitarie private, NON sono ricompresi nella normativa e pertanto NON sarebbero obbligati ad effettuare l invio dei dati. In merito allo Studio medico associato, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri (FNOMCeO), è intervenuta con una comunicazione inviata a tutti i presidenti provinciali dell'ordine dei Medici e della CAO in cui, facendo riferimento a colloqui informali intercorsi con SOGEI, vengono fornite indicazioni sulla modalità di trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Nella comunicazione si specifica che: L'associazione professionale non può essere accreditata al STS, quindi l'obbligo di trasmissione è in capo al medico che è stato indicato quale "rappresentante" dell'associazione. Se il "rappresentante" ha una propria partita iva ed emette anche fatture con la propria Partita IVA, deve inviare due file, uno contenente le fatture emesse con la propria Partita IVA, l'altro contenente tutte le fatture emesse con la Partita IVA dello studio. Si fa presente, tuttavia, che al momento l'agenzia delle Entrate non ha confermato ufficialmente l'obbligo di invio da parte di questi soggetti, dal momento che la norma attuale, salvo modifiche, prevede l'obbligo di invio solo per le strutture sanitarie accreditate e per i medici, persone fisiche, iscritti all'ordine dei medici e odontoiatri. A seguito di tale comunicazione, la procedura è stata implementata per permettere l invio dei dati anche da parte degli Studi Medici associati. Se ritenete di effettuare l invio impostate il flag e scegliete come soggetto interessato Studio medico associato Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 7

GESTIONE PRESTAZIONI DA TRASMETTERE Derivazione dati Clicca qui per scaricare il manuale Da contabilità INTERNA Servizi Contabili Adempimenti periodici e annuali Trasmissione prestazioni sanitarie al Sistema TS Gestione prestazioni da trasmettere Premere F7 per derivare i dati Occorre posizionarsi sull anno di riferimento 2015 Impostare gruppo e ditta per derivare i dati Premere OK per derivare i dati Visto che l obbligo di trasmissione riguarda tutte le fatture INCASSATE nell anno 2015, anche se emesse nel 2014, occorre tenere presente che: In caso di partite contabili attive (vedi pagina precedente) vengono riportate SOLO le fatture per le quali è stato registrato l INCASSO con data 2015; In caso di partite contabili NON attive (vedi pagina precedente) vengono riportate TUTTE le fatture con data documento 2015 ATTENZIONE: sarà cura dell utente riportare manualmente eventuali fatture con data 2014 incassate nel 2015; Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 8

Premere OK per derivare i dati ATTENZIONE: ogni nuova predisposizione va a SOVRASCRIVERE TUTTI i dati presenti nel modello, a meno che non venga acquisita su altro modello, tramite il pulsante Scelta progressivo Selezionare il soggetto e premere OK per acquisire i dati Vengono evidenziati eventuali errori presenti nei dati da trasmettere. ATTENZIONE: per il 2015 verrà sempre evidenziata la mancanza del Tipo Spesa in quanto non presente nelle registrazioni effettuate prima dell agg.to 2015.7 Da contabilità ESTERNA tramite file excel ATTENZIONE: versione MINIMA di Excel, necessaria all'importazione è la 2007. (il file può anche essere prodotto con versioni precedenti) Nella cartella Sistemi\profis3\testi sono presenti 2 file Excel standard da utilizzare per importare i dati. NON saranno possibili acquisizioni di file Excel che non siano questi 2 Selezionando ogni singola cella si attiva una nota in merito al contenuto della cella ed alla sua obbligatorietà. Sono presenti inoltre istruzioni più approfondite che potete scaricare cliccando qui Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 9

seguite il flusso operativo seguente 1 Rilasciate i file standard Excel "STANDARD TPS_DATI_MODELLO.xlsx" e "STANDARD TPS_DOCUMENTI_FISCALI.xlsx"(presentI nella direttiva \PROFIS3\TESTI) al Cliente avendo cura di rinominare il file per individuare in modo preciso il Cliente stesso (MAX 64 CARATTERI, COMPRESO ESTENSIONE XLSX) ATTENZIONE: per il corretto funzionamento dell'importazione è importante NON modificare la formattazione del file e NON inserire formule e/o caratteri speciali/accentati. 2 Salvate il file compilato dal Cliente in una direttiva di appoggio 3 4 Verificare che sia presente nell'anagrafica generale di Profis, l'anagrafica del cliente per il quale si vogliono importare i dati da Excel Richiamate la funzione di "Acquisizione dati da file Excel", presente nel menù adempimenti periodici e annuali, trasmissione prestazioni sanitarie al sistema TS, acquisizione prestazioni sanitarie 5 selezionate il cliente, indicate i dati della struttura, la direttiva di allocazione dei file Excel, i nomi dei file Excel da acquisire, come da copia schermo seguente Impostare anno di riferimento 2015 Impostare i dati della struttura Indicare la direttiva nella quale sono salvati i file da acquisire ed il formato del file richiamare i file di Excel nella sezione corretta Valutare le opzioni di acquisizione Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 10

Premere OK per procedere all acquisizione Nell elenco delle comunicazioni è presente quella appena importata da Excel Gestione prestazioni sanitarie da trasmettere Frontespizio Indicare se la trasmissione avviene tramite Intermediario o Diretta Impostare i dati dell intermediario e la data dell impegno Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 11

Documenti Fiscali Viene presentato l elenco dei documenti acquisiti, con possibilità di modifica dei dati entrando nel dettaglio I dati derivati possono essere modificati I dati relativi al Tipo Spesa e Tipo Esclusione, per il 2015, devono essere inseriti manualmente, in quanto non presenti, nel dettaglio di ogni singola fattura oppure con variazione multipla come di seguito evidenziato Variazione multipla Selezionare le fatture che NON presentano i dati relativi al Tipo Spesa e Tipo Esclusione e premere variazione multipla Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 12

Confermare con OK la variazione multipla Selezionare con apposito flag il tipo di dato da variare e nella colonna valore indicare il dato corretto, tenendo conto che l unico valore che dovrebbe essere inserito è il tipo spesa, in quanto il tipo operazione è già presente, mentre il tipo esclusione è un dato che per 2015 non è obbligatorio Su tutte le fatture è ora presente il Tipo Spesa E possibile integrare i dati derivati con nuovi dati manuali tramite il tasto F4, oppure eliminare dati da non trasmettere Dati da trasmettere In questo tab i dati delle varie fatture vengono aggregati per snellire l invio, ovvero a fronte di fatture composte da più righe, a parità di tipologia di spesa viene presentata una sola riga Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 13

Validazione file Premendo il tasto F5 validazione file viene effettuato un controllo sui dati inseriti per evidenziare eventuali anomalie da correggere INVIO TELEMATICO Servizi Contabili Adempimenti periodici e annuali Trasmissione prestazioni sanitarie al Sistema TS Telematico Gestione flusso telematico Invio telematico tramite Intermediario Posizionarsi sull anno di riferimento 2015, scegliere Intermediario come tipo trasmissione e selezionare l intermediario desiderato Selezionare i soggetti e premere il tasto Abilita Premere avanti per proseguire Selezionare le comunicazioni da generare e premere Genera per generare i file telematici e confermare la generazione Premere avanti per proseguire Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 14

Viene presentato l elenco dei soggetti da inviare evidenziati con il pallino bianco ATTENZIONE: l invio telematico avviene direttamente al Sistema TS e NON con Entratel. Ogni soggetto deve essere inviato singolarmente, NON è possibile creare forniture come per le DR, per cui premendo il tasto viene inviata la comunicazione del soggetto sul quali siete posizionati. Le credenziali d invio dell intermediario, però, sono quelle di Entratel e vengono riportate automaticamente, se presenti nei dati dell intermediario nel menù archivi dello studio Cliccando sul pulsante vengono riportate le credenziali dell intermediario se presenti nei dati intermediario del menù archivi dello studio, se non presenti si possono digitare e vengono memorizzate SOLO per il tempo in cui si rimane all interno del menù gestione flusso telematico. Vengono quindi azzerate se si esce dal menù oppure se si varia il tipo trasmissione da intermediario a diretta Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 15

RIEPILOGANDO: per inviare una comunicazione selezionarla e premere il tasto ed eventualmente digitare le credenziali qualora non fossero presenti Invio telematico Diretta Per inviare una comunicazione con invio diretto, selezionare il tipo trasmissione Diretta, selezionarla, premere il tasto e digitare le credenziali Le credenziali sono "specifiche" per ogni singolo soggetto emittente; sono memorizzate e utilizzate dalla procedura nella "navigazione" all'interno della "Gestione flusso telematico" ma vengono azzerate uscendo dal flusso oppure in caso di variazione del tipo trasmissione Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 16

All'interno della funzione "Invio/Ricevute", nella colonna Esito, la procedura espone il risultato del controllo evidenziato anche dalla seguente simbologia: bianco = da inviare. rosso = invio con scarto in elaborazione (es.: in caso di Pincode errato) oppure con scarto in accoglienza (ad esempio in caso di dati non corretti relativi ai documenti trasmessi). giallo = invio in fase di elaborazione oppure in corso di elaborazione, corrisponde alla fase in cui il file è stato trasmesso ma si è ancora in attesa a conoscenza dell'esito. verde = invio con elaborazione avvenuta ma con diverso esito (elaborato correttamente oppure elaborato con errori che però non hanno compromesso l'accoglienza del file). Il tasto Verifica Esito : consente, nel caso in cui Sistema TS non abbia fornito una ricevuta contestuale all'invio, di verificare se la ricevuta è stata resa disponibile. La verifica dell'esito è possibile solo per le comunicazioni in corso di elaborazione, evidenziate dal pallino giallo Il tasto Ricevute : consente di visualizzare la ricevuta elaborata da Sistema TS, ma non è selezionabile quando risulta attiva la funzione di Verifica esito. La visualizzazione dell'esito è possibile solo se, la comunicazione ha lo stato di Elaborato correttamente (simbolo pallino verde) oppure lo stato di Scartato in elaborazione (simbolo pallino rosso) Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 17

Il tasto Errori : consente di visualizzare la griglia contenente gli errori sui documenti rilevati da Sistema TS in fase di invio. Il tasto è disabilitato quando dal Sistema TS non viene fornito il file relativo agli errori. Comunicazione scartata per errori bloccanti Nel caso in cui una comunicazione venisse scartata dal Sistema TS per errori bloccanti, per poter procedere ad un nuovo invio della comunicazione, è necessario creare un nuovo progressivo della comunicazione, procedere alla modifica dei documenti scartati ed al successivo invio. E possibile procedere alla copia della comunicazione inviata e scartata come da istruzioni seguenti: Servizi Contabili Adempimenti periodici e annuali Trasmissione prestazioni sanitarie al Sistema TS Utilità trasferimento/copia/annullamento comunicazione Copia prestazioni sanitarie su stesso gruppo Selezionare codice e progressivo della comunicazione da copiare e premere OK Nell elenco comunicazioni da gestire adesso è presente il progressivo n. 2. Occorre entrare in questo progressivo, modificare le righe oggetto di scarto e completare l invio, come sopra descritto Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 18

Comunicazione accolta con segnalazioni Nel caso in cui invece la comunicazione venisse "accolta con segnalazioni" dal Sistema TS, per poter procedere alla rettifica di quanto in precedenza inviato, è necessario creare un nuovo progressivo della comunicazione, in cui comprendere solo i documenti accolti con segnalazione, rettificare i dati non corretti, impostare come "Tipo operazione = Variazione" (tramite l'apposita funzione <Variazione multipla>) e procedere al successivo invio. E possibile procedere alla copia della comunicazione inviata e scartata come da istruzioni seguenti: Servizi Contabili Adempimenti periodici e annuali Trasmissione prestazioni sanitarie al Sistema TS Utilità trasferimento/copia/annullamento comunicazione Copia prestazioni sanitarie su stesso gruppo Selezionare codice e progressivo della comunicazione da copiare e premere OK Nell elenco comunicazioni da gestire adesso è presente il progressivo n. 2 Selezionare le righe relative alle fatture corrette e premere F8 Elimina Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 19

Premere Ok per procedere con l eliminazione delle righe selezionate Modificare i dati ed impostare come tipo operazione Variazione Il tipo operazione Variazione può essere impostato anche in modo massivo su tutti i documenti oggetto di variazione. Selezionarli e premere F9 Variazione multipla Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 20

Impostare il flag su Tipo operazione e selezionare il valore Variazione. Premere OK per confermare Su tutte le righe è stato impostato il Tipo operazione V - Variazione Procedere all invio della comunicazione con progressivo 2, come per le altre comunicazioni seguendo le istruzioni fornite Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 21

CARICAMENTO REGISTRAZIONI CONTABILI DOPO AGG.TO 2015.7 Fattura di vendita Dopo aver installato l agg.to 2015.7 in fase di caricamento registrazioni in ambito vendite e corrispettivi, effettuate con tipo registrazione 201,209 e 301, nei confronti di cliente privato con anagrafica completa di codice fiscale, sono presenti 3 colonne in merito all adempimento Tessera Sanitaria Tutte le righe vengono già impostate come da trasmettere, occorre modificarle se non lo sono. Impostare il tipo spesa, scegliendolo dall elenco proposto. L opzione Assistenza diretta consente di identificare la parte di prestazione che non è a carico dell'assistito in quanto rimborsata da parte di un soggetto terzo. Nota d accredito ATTENZIONE: dalle registrazioni delle Note di Credito effettuate dopo l installazione dell agg.to 2016.1, occorrerà indicare il riferimento al documento di origine (fattura che si rettifica) Tutte le righe vengono già impostate come da trasmettere, occorre modificarle se non lo sono. Impostare il tipo spesa, scegliendolo dall elenco proposto. L opzione Assistenza diretta consente di identificare la parte di prestazione che non è a carico dell'assistito in quanto rimborsata da parte di un soggetto terzo. Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 22

Fattura di vendita in parte rimborsata In caso di fatture che presentano un importo rimborsato da un soggetto terzo, in fase di registrazione occorre tenere separati gli importi e in corrispondenza della riga con l importo rimborsato apporre il flag su Assistenza Diretta Incasso fatture Movimento di prima nota Per le registrazioni 2015 per i soggetti con le partite contabili attivate, per le registrazioni 2016 per TUTTI, occorre procedere all incasso delle fatture emesse, con movimento di prima nota, tipo registrazione 500 o 501, confermando il messaggio d attenzione che segue Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 23

Impostare il flag se la fattura è interamente incassata Se la fattura non è interamente incassata, indicare l importo incassato nella colonna importo chiusura ed eventualmente fleggare il calcolo automatico dell abbuono Premere End per ritornare alla registrazione Premere End per completare la registrazione Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 24

Gestione incassi e pagamenti veloce Servizi Contabili contabilità generale e iva operazioni giornaliere Gestione incassi/pagamenti Premere OK per entrare nella ditta Premere F2 per visualizzare l elenco delle fatture da incassare Indicare il conto di contropartita incasso Impostare il flag in corrispondenza delle fatture incassate In caso di incasso parziale indicare l importo incassato nella colonna importo chiusura Premere End per contabilizzare gli incassi Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 25

Fatture registrate su cliente generico PROBLEMATICHE REGISTRAZIONI 2015 ATTENZIONE: dal 2016 NON utilizzare più il cliente generico ma registrare ogni singola fattura con il cliente effettivo compreso di codice fiscale ATTENZIONE: se sull anagrafica del cliente privato NON è presente il codice fiscale, occorre inserirlo prima di predisporre i dati altrimenti questi non vengono derivati Per il 2015 predisporre i dati da trasmettere che risulteranno come da immagine seguente: Entrare nel dettaglio di OGNI singola fattura e sostituire i dati del soggetto assistito con i dati corretti. ATTENZIONE: i dati possono essere richiamati dall anagrafica generale se presenti, oppure semplicemente digitati Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 26

Documento riepilogativo ATTENZIONE: dal 2016 NON utilizzare più il documento riepilogativo, ma registrare ogni singola fattura con il cliente effettivo comprensivo di codice fiscale ATTENZIONE: in caso i dati siano stati registrati con tipo registrazione 290 (Imprese e Professionisti in ordinaria) oppure 291 (Imprese o Professionisti semplificata) documento riepilogativo, purtroppo, questi non vengono derivati nella comunicazione. Occorre inserirli manualmente nella gestione dati da trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria. Istruzioni comunicazione dati al sistema Tessera Sanitaria Pagina 27