Protocollo elettronico e forniture ASP: esperienze, ostacoli, opportunità Dott.ssa Maria Pia Giovannini Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC
10 OBIETTIVI DI LEGISLATURA obiettivo n.ro 9. 2/3 degli uffici della Pubblica Amministrazione con accesso on-line all iter delle pratiche da parte dei cittadini e delle imprese
OBIETTIVO Dematerializzazione dei documenti e gestione dei flussi documentali Workflow di procedimenti amministrativi Tracciatura dei singoli procedimenti Protocollo informatico
STATO DELL ARTE Normativa, regolamenti attuativi e atti di indirizzo definiti Strumenti abilitanti operativi Tecnologia matura
NORMATIVA NORMATIVA PRIMARIA Dpr 445/2000 Dpr posta certificata REGOLE TECNICHE Dpcm 31/10/2000 Circ. CNIPA n.ro 28/2001 Del.ra CNIPA n.ro 11/2004 LINEE GUIDA
STRUMENTI ABILITANTI FIRMA DIGITALE POSTA CERTIFICATA INDICE DELLE PA RETE elenco C.A. autorizzate elenco fornitori accreditati http://indicepa.gov.it evoluzione RUPA verso SPC
TECNOLOGIE Diffuso uso di applicazioni via internet (web services) Ampia offerta di prodotti di: protocollo informatico a norma workflow content management Capacità di banda per trasmissione
STATO DI ATTUAZIONE La scadenza del 1 gennaio 2004 ha dato un forte impulso alle iniziative presso le amministrazioni Ma Sono per lo più limitate all introduzione del solo nucleo minimo Impattano solo su una parte degli uffici spesso in forma sperimentale
OSTACOLI DA SUPERARE Di tipo tecnologico Utilizzo ancora non pienamente diffuso di infrastruttura di rete di larga banda, Esigenza di strutture ed impianti tecnologici con alti livelli di gestione (continuità di servizio, back up e disaster recovery) Bassa diffusione di strumenti abilitanti
OSTACOLI DA SUPERARE Di tipo organizzativo Sensibilizzazione dei vertici delle amministrazioni (definizione di ruoli e responsabilità) Dinamicità e dimensione delle strutture organizzative Cambiamento culturale a sostituire il terminale con la carta Difficoltà di analisi ed revisione organizzativa e di processo Difficoltà ad avviare nuove procedure organizzative
OSTACOLI DA SUPERARE Di tipo archivistico Gestione dello start up dell archivio corrente in elettronico Sovrapposizione della gestione dell archivio documentale elettronico con l archivio cartaceo Accentramento degli archivi di protocollo e conseguente perdita del controllo diretto
AZIONE DEL CNIPA Azione di indirizzo, regolamentazione e coordinamento delle iniziative rivolte ad attuare la normativa Supporto e monitoraggio Predisposizione di un servizio in ASP
SUPPORTO E MONITORAGGIO IL CENTRO DI COMPETENZA per fornire consulenza sull attuazione della normativa Il Progetto di Formazione protocollo del CNIPA La gestione del sito web http://protocollo.gov.it e della casella postale cc@protocollo.gov.it Assessment periodico
RISULTATI PRELIMINARI DELL INDAGINE IN CORSO (PAC) Campione di riferimento (*) : Pubbliche amministrazioni Centrali (PAC) destinatarie del questionario : 61 PAC incontrate sino al 10 maggio 2004: 15 Numero progetti attivi: 19 (4 PAC hanno un sistema in esercizio ed una nuova versione in realizzazione) (*)Si precisa che il campione in esame non è esprime significativamente le PAC in quanto il piano degli incontri è stato elaborato in ordine alfabetico
DATI DI SINTESI DELLA RILEVAZIONE PRELIMINARE (Stato dei progetti al 30-4-2004) 40% 35% 30% 25% 20% 37% 15% 10% 21% 21% 5% 11% 5% 5% 0% non progetto progettazione realizzazione esercizio diffusione completato
DATI DI SINTESI DELLA RILEVAZIONE PRELIMINARE (scelta della soluzione) 80% 70% 60% 50% 40% 79% 30% 20% 10% 5% 5% 11% 0% non decisa Asp di terzi Asp di CNIPA Soluzioni tradizionali
DATI DI SINTESI DELLA RILEVAZIONE PRELIMINARE (funzionalità previste) 100% 90% 80% 100% 70% 92% 60% 50% 40% 30% 20% 25% 10% 0% Nucleo minimo Gestione documentale WFM Trasparenza 0%
IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO IN ASP Il servizio di gestione del protocollo informatico in modalità ASP : È stato realizzato sulla base delle esigenze manifestate da diverse amministrazioni Accelera il processo di diffusione del protocollo Promuove un nuovo modello di servizio, esportabile anche ad altre tematiche
IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO IN ASP Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l amministrazione che non deve effettuare bandi di gara Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi Ha costi correlati ai consumi effettivi Non vincola le scelte successive
Per maggiori informazioni www.cnipa.gov.it cc@protocollo.gov.it