SOMMARIO.Scopo REVISIONI 0. Applicabilità N Rev. Data Approv. DESCRIZIONE N Paragr. N Pagina. Termini e Definizioni 5.0.007 Aggiunto modulo per la registrazione delle attività di Riesame e verifica della progettazione (M.04.0.0) 6. 4 4.Riferimenti.0.00 Revisione totale Tutti Tutte Responsabilità 5. ed aggiornamento 4.04.04 Revisione totale Eliminazione M 04.0.0 Inserimento M 04.0.0 Tutti Tutte 6. Modalità operative Verifica e Approvazione Emissione: Gestore Qualità Pagina di
. Scopo Lo scopo della presente Procedura Operativa è quello di definire le modalità di della progettazione dei servizi tipici offerti mediante di appalto, accreditamento (accreditamento istituzionale normato dalla Regione Piemonte), concessione, rapporti con istituzioni private con o senza scopo di lucro. Definisce altresì le modalità per la validazione dei progetti di servizio non tipici. I servizi non tipici sono quelli la cui progettazione è effettuata in assenza di pregresse esperienze gestionali.. Applicabilità La presente procedura è applicabile alla stesura della progettazione tecnica e di quella economica per tutti i servizi a cui P.G. Frassati si candida per ottenerne la.. Termini e Definizioni Per i termini e le definizioni usate in questa procedura ci si riferisce a:. Norma UNI EN ISO 9000:005 4. Riferimenti I contenuti di questa procedura si riferiscono a:. cap. 7. della norma UNI EN ISO 900:008. cap. 7.. della norma UNI EN ISO 900:008 5. Responsabilità ed Aggiornamento La responsabilità dell aggiornamento della presente procedura è del GQ. L applicazione della stessa è definita di seguito 6. Modalità operative Pagina di
6.. Ricerca bandi di, commesse, accreditamenti e concessioni CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO Direzi one, RAC e/o Coordi natore Marketing passivo. L acquisizione dei bandi di avviene attraverso una società specializzata in fornitura del servizio di di appalto. Il contratto con il fornitore prevede la selezione di specifiche tipologie attività (codice CPV) in un ambito territoriale stabilito (Piemonte, Lombardia, Liguria). L ufficio riceve, quotidianamente, i bandi pubblicati dalle stazioni appaltanti visti i requisiti contrattuali che determinano i filtri di ricerca. Marketing attivo. Ampliamento commesse: nei territori in cui la cooperativa è presente, agli enti committenti vengono proposti ampliamenti o nuovi progetti a seguito di identificazione dei bisogni rilevati nella delle attività; Inviti di ricevuti dalla cooperativa per appalti sotto soglia comunitaria affidati attraverso trattativa privata e/o cottimo fiduciario con selezione dei candidati da parte della stazione appaltante Collaborazione a richieste di interesse alla coprogettazione di nuovi servizi (partnership) da parte di enti committenti con i quali è attiva una commessa o collaborazione; Protocollo segreteria Protocollo segreteria Posta elettronica operatori ufficio Pagina di
6.. Valutazione bando di [Determinazione e riesame dei requisiti e prima pianificazione della progettazione] 4 5 CHI Diretto re Diretto re Diretto re FA COSA Determinazione dei requisiti Prima analisi della L ufficio raccoglie gli elementi in ingresso (bando di, capitolato d appalto, eventuali normative di riferimento) utili a determinare: - i requisiti richiesti dal cliente - i requisiti cogenti - ulteriori requisiti necessari Esaminata la documentazione raccolta l ufficio analizza: ) se il servizio in è di interesse dell organizzazione; ) se la cooperativa possiede i requisiti richiesti per poter partecipare alla ; Se dalla prima analisi emerge l interesse alla il bando è portato all attenzione del Direttore Determinazione dei requisiti Analisi sulla congruità economica a base di. Sui servizi tariffati: verifica se gli importi economici proposti dell ente sono congrui rispetto alle tariffe deliberate dalla Regione Piemonte e/o alle tariffe applicate dalla cooperativa per servizi simili. Sui servizi non tariffati: prima valutazione analisi di fattibilità Se dalla prima analisi emerge una congruità economica si procede con il punto.5. Riesame dei requisiti e prima pianificazione della progettazione Analisi congiunta della e dei requisiti. Si riesamina il per una valutazione sulle caratteristiche tecniche dei servizi richiesti, delle risorse in possesso dell organizzazione e della congruità economica. Pianificazione della progettazione: ) si verifica la singola o in RTI; ) viene stabilita la composizione dello staff di identificando le risorse umane per la redazione del progetto, la definizione dell offerta economica e la predisposizione della documentazione ) si pianifica la data per la convocazione del primo incontro dello staff di. ALTER NATIVA Archivia zione della Archivia zione della Archivia zione della REGISTR AZIONE RIFERIMENTO Bando e disciplinare di - Bando di - Tariffe regionali - Costi di - Bando, - Tariffe regionali Costi di Pagina 4 di
6.. Progettazione e sviluppo: elementi in ingresso e pianificazione della progettazione. CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO Staff di : Direttore, ufficio, progettisti Staff di : Direttore, ufficio, progettisti Primo incontro dello staff di in cui: ) elementi in ingresso: sono consegnati allo staff: - i documenti di - eventuali tariffe e costi di gestioni - eventuali precedenti progettazioni similari ) riesame degli elementi in ingresso: gli elementi in ingresso vengono riesaminati in sede collegiale Pianificazione della progettazione ) è nominato il responsabile della redazione del progetto (RP) e il RAC e/o Coordinatore incaricato alla progettazione (la direzione incarica un RAC e/o Coordinatore che ha una esperienza formativa, professionale e più vicina all oggetto delle attività in per la stesura del progetto di servizio) ) sono identificati ulteriori collaboratori alla stesura del progetto ) è stabilita la data di consegna allo staff di del progetto, dell offerta economica e della documentazione per il riesame della progettazione; 4) è stabilita la data dell incontro per un riesame della progettazione 5) è stabilita la data per la verifica della progettazione in RTI definizione delle modalità di raccordo Bando, - Tariffe regionali Costi di - Precedenti progettazioni similari profilo competenze mappa responsabili Pagina 5 di
6.4. Progettazione e sviluppo 6.4.. Il progetto CHI FA COSA ALTERNATIVA Responsabile del progetto, RAC e/o Coordinatore Responsabile Sicurezza Responsabile del progetto, RAC e/o Coordinatore Redazione del progetto di servizio. Il responsabile del progetto, in collaborazione con il RAC/Coordinatore e/o altre risorse identificate pianifica l attività di progettazione in funzione delle scadenze identificate nel primo incontro dello staff di Se il appalto prevede linee guida e/o indicatori tecnico gestionali si redige il progetto in coerenza con gli indicatori e con i modelli pedagogici, educativi, assistenziali, riabilitativi adottati dalla cooperativa; i progettisti si relazionano con il RSPP e con l ASPP per gli adempimenti di loro competenza (8/08) e con i referenti interni delle aree haccp e privacy vista la tipologia di attività in progettazione I progettisti illustrano tutte le risorse formali e informali: altre imprese sociali, istituzioni, enti presenti nel territorio in cui è da ero il servizio, con cui la cooperativa ha relazione al fine di documentare il rapporto con la comunità locale. Richiesta chiarimenti: segnala all ufficio la necessità di richiedere alla stazione appaltante chiarimenti in caso di difficoltà interpretative, di incongruità del testo di, di incompletezza delle informazioni. Invia al Responsabile del eventuali chiarimenti pubblicati dalla stazione appaltante che modificano i requisiti relativi al prodotto o altri elementi che possono influenzare il progetto. in RTI definizione delle modalità di raccordo e/o imprese se il capitolato non prevede linee guida il redattore fa riferimento ai modelli di progettazione elaborati dalla cooperativa adattandoli alla specificità e alle condizioni del servizio. in RTI raccordo con l impresa in RTI raccordo con l impresa REGISTRAZI ONE Email Email RIFERIMENTO Mappa responsabili Disciplinare e Normativa M 04.0.0 -TU 8 e smi - HACCP - DL. 96/0 Pagina 6 di
4 5 CHI FA COSA ALTERNATIVA Responsabile del progetto, RAC e/o Coordinatore Responsabile del progetto, RAC e/o Coordinatore Adegua il progetto tenendo conto dei chiarimenti ricevuti stesura del progetto e sua consegna allo staff per il riesame della progettazione REGISTRAZI ONE revisionato RIFERIMENTO Email M 04.0.0 6.4.. Offerta economica 4 5 6 CHI FA COSA ALTERNATIVA ufficio, RAC/Coor dinatore ufficio Predispone un primo preventivo economico (rev.) viste le specifiche tecniche richieste nel appalto e i differenti livelli di analiticità dell offerta richiesta. Per la definizione dell offerta economica in integrazione ai costi diretti e interni, sono richiesti preventivi a fornitori e consulenti per l affidamento a terzi di fornitura di beni o servizi o subappalto. È illustrato il preventivo rev.. Sono analizzate le poste e i costi imputati e il loro rapporto al valore posto a base di dalla stazione appaltante viste le prestazioni oggetto di richiede alla stazione appaltante chiarimenti in caso di difficoltà interpretative, di incongruità del testo di, di incompletezza delle informazioni in relazione ai dati necessari per la stesura dell offerta economica Esamina eventuali chiarimenti pubblicati dalla stazione appaltante che modificano i requisiti relativi al prodotto o altri elementi che possono influenzare l offerta economica. Adegua il preventivo tenendo conto dei chiarimenti ricevuti. Informa il Responsabile di di eventuali variazioni che possono influire sul progetto Predisposizione dell offerta economica visti i differenti livelli di analiticità richiesti dalla stazione appaltante. REGISTR AZIONE Preventi vo di Preventi vo di Posta elettroni ca operator i ufficio Preventi vo di revision ato Offerta economi ca RIFERIMENTO Capitolato di appalto: Costi gestionali DL. 8/08 e smi HACCP DL. 96/0 Preventivi fornitori M 04.0.0 Disciplinare e appalto appalto appalto M 04.0.0 Pagina 7 di
6.4.. Predisposizione documentazione CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO 4 L ufficio effettua un riesame della documentazione da produrre e pianifica la tempistica per la predisposizione della documentazione RTI, se PGF è impresa capofila: ) produce la documentazione di PGF; ) pianifica le attività al fine di acquisire tutta la documentazione dalle imprese raggruppate; ) verifica che i documenti e/o le dichiarazioni ricevuti siano coerenti con le prescrizioni del disciplinare di e/o capitolato di appalto; 4) ntisce la pianificazione e verifica dei tempi al fine di acquisire i documenti che compongono l offerta (documentazione, progetto tecnico e offerta economica) nel rispetto della data di scadenza della. Richiesta chiarimenti: richiede alla stazione appaltante chiarimenti in caso di difficoltà interpretative, di incongruità del testo di, di incompletezza delle informazioni. Adegua la documentazione tenendo conto dei chiarimenti ricevuti. in RTI raccordo con l impresa e/o imprese vista la posizione di PGF all interno dell RTI RTI, Se PGF è impresa mandante: ) predispone la documentazione nelle modalità e tempi previsti dalla capofila; ) verifica la congruità organizzativa con l impresa capofila viste le prescrizioni del disciplinare di. Documentazione Posta elettronica operatori ufficio Documentazione Bando e M 04.0.0 Bando e M 04.0.0 Pagina 8 di
6.5. Riesame della progettazione complessiva (progetto, preventivo/offerta economica e documentazione ) CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO 4 Staff di Staff di Lo staff analizza congiuntamente il progetto e l offerta economica. Si esamina in particolare la congruità fra la quantità/qualità delle attività offerte nel progetto e l offerta economica e la soddisfazione dei requisiti. Si concordano e si attuano eventuali modifiche migliorative. Riesame documentazione complessiva: RTI, Se PGF è impresa capofila: ) verifica che la composizione dei plichi che compongo l offerta sia coerente con quanto prescritto dalla stazione appaltante ) verifica la presenza e la correttezza della documentazione da produrre Ove necessario modifica/aggiorna la documentazione in RTI raccordo con l impresa e/o imprese in RTI raccordo con l impresa e/o imprese RTI, Se PGF è impresa mandante: verifica la congruità organizzativa dell attività con l impresa capofila viste le prescrizioni del disciplinare di. Preventivo di Preventivo di e offerta economica revisionati revisionato Documentazione Bando di Disciplinare e appalto Bando, Offerta economica M 04.0.0 Pagina 9 di
6.6. Verifica della progettazione complessiva CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO Legale rappresentante Gare Legale rappresentante 4 5 L ufficio presenta tutta la documentazione prodotta all attenzione del legale rappresentante Il legale rappresentante (o un suo delegato con potere di firma) effettua la verifica del progetto, dell offerta economica e della documentazione. Se la verifica ha esito positivo firma la documentazione nelle modalità previste dal capitolato e/o dal /o dal bando di Se la verifica ha esito negativo chiede all ufficio la modifica dei documenti non ritenuti congrui (secondo le caratteristiche delle modifiche richieste il processo riparte dai punti precedenti) Verifica la corretta apposizione di firme e timbri, Verifica la sigillatura delle buste/plichi in conformità al disciplinare di e/o appalto. Valida la sigillatura e la chiusura delle buste/plichi oppure, se non conformi, richiede di ritornare ai punti procedi (secondo le caratteristiche della non confomità) Firma del legale rappresentante sul progetto, sull offerta economica, sulla documentazione Firma del legale rappresentante su buste e plichi M 04.0.0 Pagina 0 di
6.7.A. Verifica esiti di validazione esterna della progettazione CHI FA COSA ALTERNATIVA Stazione appaltante Direzione Partecipazione alle sedute pubbliche, presso la sede della stazione appaltante, per l ammissione alla e l esposizione dei punteggi attribuiti alla cooperativa in relazione al progetto di servizio e all offerta economica presentati. L affidamento o il riaffidamento del servizio sono da considerarsi quali validazione della progettazione. affidamento a terzi valuta l opportunità di un eventuale ricorso RTI è il capofila a partecipare alle sedute pubbliche e a informare PGF dell esito della Affidamento a terzi REGIST RAZIONE RIFERIMENTO Documentazione tecnico Offerta economica 6.7.B. Validazione interna della progettazione CHI Direzione, Staff RAC e/o Coordinato re Direzione, RAC/Coord inatore 4 Direzione, contabilità 5 Direzione / Contabilità 6 Direzione, Contabilità RAC/Coord inatore FA COSA Analisi sugli esiti della Predisposizione di eventuali modifiche o correttivi alla struttura progettuale ed economica proposta dalla cooperativa visti i punteggi attribuiti dalla stazione appaltante. Valutazione sulle specificità dell ente appaltante. A seguito di aggiudicazione della il progetto di servizio sarà assunto dal Responsabile quale strumento metodologico ed operativo. A seguito di aggiudicazione della l offerta economica è illustrata al RAC o Coordinatore che assumerà il coordinamento del servizio: il documento sarà assunto dal responsabile quale preventivo ai fini del controllo di. Il preventivo è trasmesso alla contabilità della cooperativa per la predisposizione del budget di Predispone il budget di ; è riportato il preventivo quale indicatore delle risorse a disposizione del servizio e una proiezione periodica dei costi stimati. Periodicamente, viste le registrazioni contabili, il budget viene aggiornato nella sezione consuntivo scostamenti significativi fra il budget a disposizione e i consuntivi è convocato uno o più incontri per analizzare le cause degli scostamenti e identificare i correttivi da apportare ALTER NATIVA REGIST RAZIONE RIFERIMENTO Budget di Protocollo segreteria PQ.NC. Lettera di aggiudicazione della stazione appaltante Protocollo segreteria tecnico Preventivo di Preventivo di Budget di Pagina di
6.8. Modifiche della progettazione CHI FA COSA ALTERNATIVA REGISTRAZIONE RIFERIMENTO Cliente 4. Direttore e R.A.C. del Servizio Direzione, RAC/Coordi natore Direzione, RAC/Coordi natore Comunica alla Cooperativa eventuali richieste di modifiche alla progettazione (progetto e/o offerta economica) Analizza la congruità della richiesta (per quanto riguarda il progetto e la sostenibilità economica delle modifiche) Modifica la progettazione del servizio (progetto e/o offerta economica) e invia la proposta e/o l accettazione della richiesta al cliente Il flusso riprende dal punto 7.B.. Risponde negativamente alla richiesta di modifica Protocollo segreteria Protocollo segreteria e/o offerta economica modificati Pagina di