Estratto dell'agenda dell'innovazione e del Trade Padova 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica IL CASO DOIMO CITYLINE
Innovare e competere con le ICT: casi di successo - PARTE II Cap.3 Prendere decisioni più tempestive ed efficaci attraverso le applicazioni di Business Intelligence La progressiva digitalizzazione dei processi e delle informazioni, la disponibilità di tecnologie di memorizzazione dei dati sempre più potenti e meno costose, la diffusione della connettività su vasta scala, sono alcuni dei fattori che hanno reso più agevoli ed economici la memorizzazione e l accesso a grandi quantità di dati. Le imprese hanno a disposizione dati che possono riguardare transazioni commerciali, finanziarie e amministrative, percorsi di navigazione su Web, email, testi e ipertesti, ecc., tuttavia non sempre si mostrano capaci di valorizzare il patrimonio di conoscenza che i dati celano al proprio interno. I sistemi di Business Intelligence si propongono di esplorare i dati per ricavare informazioni e conoscenze utilizzabili nei processi decisionali, mediante logiche di estrazione flessibili, metodologie di analisi e modelli matematici di predizione e di ottimizzazione. Passiamo ora in rassegna le principali funzionalità dei sistemi di Business Intelligence. Gli strumenti di query e reporting permettono di accedere in modo flessibile e tempestivo ai dati contenuti nei database AGENDA dell INNOVAZIONE e del TRADE 69
PARTE II - Innovare e competere con le ICT: casi di successo preposti alle analisi (Data Warehouse e Data Mart) per rispondere a richieste ad hoc. L accesso ai dati può avvenire secondo criteri di estrazione espressi nella terminologia di business familiare agli utenti, senza dover impiegare linguaggi specifici per l interrogazione dei database. I cubi multidimensionali e le analisi OLAP (On-Line Analytical Processing) permettono di navigare sottoinsiemi intercorrelati effettuando aggregazioni e consolidamenti dei valori numerici rispetto alle dimensioni di analisi. I Dashboard (e la loro variante rivolta in prevalenza al top management, denominata Scorecard) si propongono di offrire, in modo grafico e sintetico, informazioni relative alle prestazioni di un impresa o di una sua funzione. I cruscotti possono contenere anche meccanismi di alerting, allo scopo di avvertire il management del superamento di valori di soglia assegnati per alcuni indicatori di prestazione. I metodi estrapolativi di forecasting si propongono di cogliere tendenza e stagionalità di serie storiche di valori, come ad esempio le vendite di un prodotto, per prevedere le loro evoluzioni future. I metodi predittivi, come la regressione e la classificazione, cercano di cogliere le relazioni tra alcune variabili esplicative e una variabile target, al fine di predirne il valore futuro e di comprendere la natura del legame sottostante. I modelli di ottimizzazione permettono di identificare la decisione migliore tra un insieme molto ampio di azioni alternative. In numerose applicazioni, che riguardano la pianificazione logistica e produttiva, l analisi finanziaria, la formazione dei turni del personale, la pianificazione di marketing, la determinazione dei prezzi di servizi e prodotti, l ottimizzazione viene utilizzata per allocare con la massima efficacia un insieme di risorse limitate tra diverse attività. I sistemi di Business Intelligence vengono utilizzati in diversi ambiti che riguardano la maggior parte delle funzioni aziendali. Tra gli impieghi più frequenti ricordiamo: analisi delle prestazioni complessive dell impresa; si tratta di applicazioni, tipicamente utilizzate dal top management, che consentono di monitorare le principali performance (misurate attraverso opportuni indicatori chiave, definititi anche Key Performance Indicator o KPI), a livello di impresa nel suo complesso e a livello di singole business unit o funzioni aziendali; analisi commerciali; tali applicazioni consentono di analizzare i dati relativi ai clienti, alle vendite e al marketing. L obiettivo è quello di supportare la definizione delle campagne promozionali e, più in generale, l attività di marketing dell impresa, con la possibilità di monitorarne i risultati nel tempo; analisi finanziarie; si tratta di applicazioni che consentono di controllare i principali flussi finanziari dell impresa (ad esempio, flussi di cassa in ingresso, crediti commerciali, flussi di cassa in uscita e debiti commerciali, ecc.) cercando di individuare ed evidenziare eventuali problematiche e criticità; analisi sulle risorse umane; tali applicazioni consentono di avere una visione completa del personale, comprendente costi e prestazioni, a livello di ogni singola area dell organizzazione; analisi dei fornitori; si tratta di applicazioni che consentono di analizzare i dati relativi alla catena di fornitura (acquisti e logistica 70 AGENDA dell INNOVAZIONE e del TRADE
Innovare e competere con le ICT: casi di successo - PARTE II in ingresso), misurandone le principali prestazioni (numero di fornitori, costi, tempi di fornitura, ecc.). I principali benefici derivanti dall utilizzo di applicazioni di Business Intelligence sono relativi essenzialmente a un migliore supporto decisionale, grazie alla maggiore disponibilità di informazioni e di dati, a un accesso più tempestivo (che si traduce, in genere, in una maggiore qualità/ tempestività delle decisioni) e a un controllo più efficace sull esito di specifiche decisioni, con la possibilità di attivare un processo di apprendimento. realizzano soluzioni verticali per specifici settori o ambiti applicativi. Applicazioni verticali. Le applicazioni verticali riguardano specifiche esigenze, come ad esempio sistemi basati su analisi rivolte a problemi specifici di un determinato settore. Applicazioni custom. Sono analoghe alle applicazioni verticali, con la differenza però di essere sviluppate ad hoc per una specifica realtà aziendale invece di essere pacchettizzate. Se si guarda al mondo dell offerta di Business Intelligence, recentemente abbiamo assistito a un fenomeno di intensa concentrazione, caratterizzato da significative acquisizioni di fornitori di sistemi di Business Intelligence da parte di alcuni tra i principali player del settore informatico. L offerta di applicazioni di Business Intelligence tende oggi a concentrarsi attorno ad alcune alternative principali. Suite di Business Intelligence. Si tratta di sistemi che coprono completamente le funzionalità di accesso ai dati e di misura delle prestazioni, e in alcuni casi prevedono anche funzionalità di analisi. Nella maggior parte dei casi possono essere integrate nei sistemi gestionali, o ne rappresentano un estensione offerta dal medesimo fornitore. Piattaforme di Business Intelligence. Sistemi orientati allo sviluppo di applicazioni di Business Intelligence, si rivolgono sia alle aziende utilizzatrici sia a sviluppatori che AGENDA dell INNOVAZIONE e del TRADE 71
PARTE II - Innovare e competere con le ICT: casi di successo IL CASO Doimo CityLine Finalista Un sistema di Business Intelligence per gestire la variabilità della domanda di mercato L azienda Doimo CityLine è un azienda nata a metà degli anni 90. Produce e commercializza arredamenti. L azienda ha sede in Provincia di Treviso dove dispone di un sito produttivo in cui sono impiegati circa 135 dipendenti, per un che fatturato negli ultimi anni ha registrato una crescita costante. Doimo CityLine produce diverse linee di elementi d arredo. Mobili, camere, camerette, soggiorni e arredi da ufficio sono alcuni tra i prodotti che l azienda offre sul mercato ad un parco clienti costituito da alcune migliaia di piccoli negozi dislocati su tutto il territorio nazionale. La soluzione Per Doimo CityLine il monitoraggio delle performance commerciali è determinante per gestire la variabilità della domanda di mercato. Per migliorare il supporto decisionale, Doimo CityLine ha da diverso tempo adottato, in collaborazione con Méthode, partner SAP, applicazioni di Business Intelligence SAP BusinessObjects. Il progetto, che ha avuto inizio nel 2011, ha previsto l evoluzione dell architettura di Business Intelligence, con l introduzione del sistema di ETL (Extract, Transform, Load) grafico SAP BusinessObjects Data Integrator che, con cadenza giornaliera, si occupa dell estrazione dei dati gestionali, di budget e di produzione dai diversi sistemi di area, provvedendo alla loro trasformazione ed al caricamento nel datamart aziendale, su cui si basa l applicativo di Business Intelligence. Inoltre, sono state ampliate e rese più intuitive le funzionalità di ricerca e visualizzazione delle informazioni attraverso l adozione SAP BusinessObjects Explorer. Il progetto ha coinvolto dapprima l Area Commerciale, alla quale vengono resi disponibili report sintetici, cruscotti e modalità di navigazione dei dati interattive su grandi volumi di dati, sia attraverso PC, sia attraverso terminali Mobile 72 AGENDA dell INNOVAZIONE e del TRADE
Innovare e competere con le ICT: casi di successo - PARTE II come iphone e ipad. Da questi strumenti è possibile, ad esempio, verificare le proprie performance e i propri obiettivi di budget in totale autonomia e sicurezza. Il nuovo sistema di ETL consente ai sistemi informativi di dedicare il proprio impegno alla gestione dei dati, nel loro passaggio dai sistemi gestionali al datawarehouse aziendale; viene lasciato ampio margine di autonomia e flessibilità agli utenti che possono ottenere le informazioni, con la certezza che la correttezza e l unicità dei dati sono garantite. Ad esempio, ciascun Area Manager o Account Manager può accedere al sistema di Business Intelligence per visualizzare le proprie informazioni, profilate in base al proprio ruolo. Le principali informazioni a disposizione riguardano ora l andamento delle vendite confrontato con gli obiettivi commerciali previsti dai budget, che possono essere utilizzate dagli agenti anche per un dialogo più profittevole con i propri clienti. In precedenza, l attività di integrazione e aggregazione dei dati da fonti eterogenee e difficile integrazione risultava particolarmente onerosa, occupando molte persone per molti giorni al mese nella predisposizione dei report per le diverse tipologie di utenti. In molti casi, i report generati risultavano limitatamente personalizzabili, poco tempestivi a causa degli elevati tempi di elaborazione e di scarsa utilità; l eventuale intervento del personale della Funzione IT per correggere i report poteva essere risolutivo, ma poco tempestivo e molto oneroso. Grazie alla nuova MÉTHODE SRL - SAP Business Intelligence, strategia di crescita L obiettivo delle organizzazioni aziendali viene raggiunto anche attraverso la riduzione della complessità e il miglioramento dei processi. Gli andamenti economici sempre più dinamici e imprevedibili contribuiscono a rendere lo scenario di mercato più complesso. Un adeguato sistema di Business Intelligence supporta il management sia nella gestione che nel controllo delle prestazioni. Méthode, GOLD Partner SAP BusinessObjects, si propone come partner tecnologico e funzionale per l impostazione di tutta l architettura logica e tecnologica, e per l attuazione di soluzioni pronte: Ad integrare sistemi informativi eterogenei - data integration grafico, data quality, data certification certificazione e uniformità delle informazioni per tutti gli utenti, con dati integrati dalle diverse fonti informative presenti dentro e fuori l organizzazione A dare un metodo logico/funzionale di accesso all informazione - dashboarding, logica point&click, KPI messaging organizzazione infrastrutturale e funzionale apportata con il nuovo progetto realizzato nel 2011, sono state standardizzate le modalità di raccolta e presentazione dei dati aziendali per il monitoraggio delle performance. I benefici La nuova architettura di Business Intelligence ha migliorato il supporto decisionale per la direzione Vendite di Doimo CityLine, mettendo a disposizione dati certificati e di dettaglio, che possono ora essere più agevolmente diffusi, utilizzati e condivisi. Il management inoltre ha accesso diretto alle analisi ed ai report che raggruppano i dati di diverse fonti informative, aggregati e visualizzati in modo semplice e chiaro attraverso cruscotti e grafici navigabili. I dati sono facilmente interpretabili ed interamente navigabili, sia per i responsabili di Area sia per gli agenti commerciali che, in totale autonomia e con estrema semplicità, possono visualizzare le performance commerciali personali, anche in mobilità attraverso iphone e ipad aziendali. Oggi, ad esempio, le riunioni commerciali possono ora essere svolte sulla base di un unico cruscotto direzionale sul quale avvengono approfondimenti, valutazioni, considerazioni che si basano ora su informazioni certe, condivise e certificate. É quindi migliorata la pianificazione delle attività commerciali ed è ora possibile mettere in atto tempestive ed efficaci azioni correttive al verificarsi dei diversi scenari di mercato. info: vedi pag.209 la ricerca dell informazione avviene in base a ciò che è necessario conoscere, non più tramite la sola ricerca di nomi di report A rendere disponibile l informazione in mobilità - navigazione in memory sui più diffusi e moderni device l elevatissima versatilità del sistema permette di cogliere le opportunità derivate dall eventuale cambiamento di obiettivo La Business Intelligence deve evolvere da sistema dipartimentale a soluzione pervasiva, e coinvolgere tutti i livelli dell organizzazione, conferendo autonomia. La Business Intelligence, con le soluzioni SAP BusinessObjects conferisce capacità decisionale, attivando elementi di strategia nei processi responsabilizza, coinvolgendo le persone, assegnando ruoli, incentivando l autonomia arricchisce l infrastruttura, introducendo tecnologie che semplificano. AGENDA dell INNOVAZIONE e del TRADE 73